Conseils pour bien gérer un restaurant débutant

Vous vous lancez en restauration et ne savez pas réellement comment gérer un restaurant ? Pas de panique, la gestion d’un restaurant n’est pas si difficile ! Voici un tour d’horizon de ce qu’il faut avoir en tête pour ouvrir un restaurant.

Chiffres clés à connaître

15% de votre chiffre d’affaires : c’est ce que vous coûtent les réservations non honorées en 2025 (Zenchef pour la Dépêche).
20-30 propositions au menu pour une efficacité maximale (CCI).
75% des clients en France ont utilisé la réservation en ligne pour booker leur table en restaurant (Tendances Restauration).
94% des français regardent les avis de vos clients actuels avant de se rendre dans votre restaurant (UFC Que Choisir).

Quels sont les enjeux de la gestion d'un restaurant ?

La gestion d'un restaurant implique de s'occuper des tâches quotidiennes de l'entreprise de restauration, de superviser les opérations, de gérer les finances et le personnel, de planifier les stratégies, de s'assurer que les efforts de marketing atteignent les objectifs et de maintenir une bonne réputation de l'entreprise.

Pour diriger un restaurant, les gestionnaires doivent avoir une connaissance approfondie de leur entreprise et de son fonctionnement, ce qui nécessite un suivi régulier des performances. En outre, ils doivent accorder une attention particulière au service client et à l'expérience client offerte, afin de maximiser les résultats.

Gérer les finances et les marges

Pour assurer la pérennité d'une entreprise de restauration, la trésorerie doit être gérée d’une main de maître. Afin d’assurer la bonne gestion financière d’un restaurant, il faudra tenir à jour un tableau de trésorerie rigoureux avec les rentrées d’argent d’une part (en précisant le canal de vente et le moyen de paiement) et les dépenses d’autre part (masse salariale, loyer, matières premières, taxes…).

L’analyse des encaissements et des décaissements vous permettra de visualiser votre flux de trésorerie, d’anticiper d’éventuelles difficultés financières et de mettre en place des solutions pour améliorer votre seuil de rentabilité.

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La gestion comptable : une bonne budgétisation des charges et des ressources nécessaires au fonctionnement de l’activité ; des prix de vente adaptés ; une bonne gestion du stock ; le calcul des ratios (ratio matière ; ratio masse salariale…) ; le suivi quotidien du nombre de couverts réalisé, du coût de revient par plat, de la marge brute… Vous l’aurez compris, il est essentiel de maîtriser quelques notions de comptabilité pour optimiser la gestion de son restaurant.

Pour simplifier cette tâche complexe essentielle à la bonne gestion de l’établissement, un logiciel de comptabilité est un allié indispensable. Un tel outil vous permettra d’avoir rapidement une vue d'ensemble sur votre flux de trésorerie, votre marge brute, vos ratios et autres indicateurs clés. De plus, n’hésitez pas à faire appel à un expert-comptable qui pourra piloter la gestion des finances du restaurant.

Créer un menu attractif et optimisé

Véritable pièce maîtresse de votre restaurant, le menu doit être attractif, tant sur la forme (design élégant, typographie moderne, mise en page épurée…) que sur le fond (plats de qualité, transparence sur l’origine des produits…).

Pour créer son menu, le maître mot est la simplicité. Optez pour un menu court, car un menu qui propose trop de plats sera à la fois plus coûteux, plus difficile à gérer et plus fastidieux à consulter pour le client.

Votre menu doit afficher des prix justes, définis en fonction de plusieurs critères tels que le coût des matières premières, le type de cuisine, les prix des concurrents… N’hésitez pas à faire évoluer votre menu, à renouveler la carte et à retirer les plats qui ne se vendent pas. En plus de vous aider dans la gestion de restaurant, cela participe aussi à la fidélisation de votre clientèle.

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En effet, le coût de vos matières premières doivent représenter environ 30% du prix de vente. Le premier calcul vous aide à définir les prix de vente en appliquant un ratio. Avec les fiches techniques, c’est très simple de calculer le coût de revient.

Contrôler la gestion des stocks et des livraisons

Une bonne gestion des stocks est fondamentale pour assurer la rentabilité de votre restaurant. Pour optimiser les stocks et éviter le gaspillage alimentaire, rédigez des fiches techniques détaillées pour chaque plat, afin de permettre au personnel en cuisine de respecter le bon grammage et de ne pas dépasser les quantités prévues.

Une autre étape essentielle est de réaliser l’inventaire des stocks de façon régulière, afin de faire le point sur les approvisionnements nécessaires (vous pouvez, là encore, utiliser un logiciel de gestion dédié pour simplifier ces tâches et gagner du temps). Pensez aussi à négocier avec vos fournisseurs pour bénéficier de tarifs attractifs, sur les commandes de gros volumes notamment. Enfin, contrôlez minutieusement les livraisons afin de vérifier la quantité et la qualité des produits.

Du jour où j’ai commencé à contrôler les livraisons, j’ai relevé une erreur sur dix. Soit un produit est manquant, soit les quantités livrées sont bien supérieures à la commande, soit il y a un problème de qualité.

Gérer les équipes et les plannings

La gestion du personnel et la gestion des cuisines dans un restaurant requiert plusieurs tâches importantes, telles que l'embauche efficace des salariés (sachant que le secteur de l'hôtellerie-restauration subit un fort turn-over), la répartition des tâches, la mise en place de points réguliers, la formation continue et le développement des compétences du personnel, la création d'un cadre de travail sécurisé et bienveillant, la promotion du bien-être et de la motivation de l'équipe (en reconnaissant et en remerciant leurs performances, en favorisant la cohésion d'équipe et en réduisant les facteurs de stress), l'évaluation des employés et la remise de feedbacks constructifs.

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En outre, il incombe au restaurateur d’organiser des plannings de services de façon minutieuse. Pour cela, il faut commencer par lister l’ensemble des tâches à accomplir tous les jours (nettoyage, entretien, dressage, décoration, gestion des réservations, prise de commande, service, encaissement…). En fonction du temps nécessaire à chaque mission, il faudra déterminer les besoins en effectif et élaborer un planning fonctionnel et réaliste (de façon hebdomadaire, bimensuelle ou mensuelle).

Pour réussir cette mission, le responsable doit animer et motiver son équipe avec efficacité, bienveillance et dynamisme. La convivialité de votre personnel fera la réussite de votre restaurant : si vos clients se sentent bien chez vous, ils reviendront avec plaisir.

Assurer une excellente expérience client et gérer les réservations

Fournir une excellente expérience client est un facteur clé de la bonne gestion de restaurant. Pour fidéliser votre clientèle, assurez-vous d’offrir une expérience mémorable. Cela passe notamment par un service irréprochable, rapide et organisé, un accueil souriant, une salle à manger confortable, une ambiance agréable et chaleureuse, une décoration esthétique et bien évidemment par des plats savoureux, avec des produits de qualité et un dressage soigné.

Pensez également à proposer un service sur mesure : mémorisez les noms des habitués ; faites-leur des suggestions personnalisées, proposez des programmes de fidélité… Prenez également en compte les avis des clients, même négatifs, et répondez aux éventuelles plaintes avec tact et bienveillance.

En outre, les réservations doivent être gérées de façon efficace. Pour cela, n’hésitez pas à vous tourner vers des outils digitaux, tels que le module de réservation en ligne développé par Zenchef. Cela vous fera gagner un temps précieux et vous permettra de ne louper aucune demande de réservation.

Soigner sa visibilité et sa communication

Pendant l’ouverture et la vie du restaurant, une stratégie de communication efficace est un levier très puissant pour attirer de nouveaux clients, fidéliser votre clientèle actuelle, renforcer votre avantage concurrentiel et asseoir votre notoriété.

Pour gérer le marketing de votre restaurant, il vous faudra déployer différents canaux de communication : le site internet, les réseaux sociaux, Google My Business, l'envoi de newsletters et de flyers, la publication d'articles dans la presse locale, l'organisation des événements et l'inscription sur des sites spécialisés.

Les clients ont désormais pris l’habitude de rechercher un restaurant sur internet avant de s’y rendre, c’est pourquoi avoir un site web est essentiel pour tous les restaurateurs. Les réseaux sociaux sont un outil puissant pour donner de la visibilité à votre restaurant. Interagissez au maximum avec vos clients sur les réseaux sociaux. N’hésitez pas à surprendre également en envoyant des bons de réductions ou même des menus surprises à vos followers.

exemple de vidéo promotionnelle réalisée pour les réseaux sociaux 06/2025

Normes d’hygiène, sécurité et réglementation

Bien gérer un restaurant implique aussi de respecter un certain nombre de normes sanitaires et de règles d’hygiène, concernant notamment : les locaux et les équipements, le stockage et la conservation des aliments (respect de la chaîne du froid et de la chaîne du chaud), les règles d’accessibilité aux handicapés et les règles de sécurité, le fonctionnement du restaurant (port d’une charlotte en cuisine, de gants, nettoyage des plans de travail et des ustensiles à chaque fin de service pour assurer la salubrité du lieu…), les règles d’affichage obligatoires, l’obtention d’une licence et d’un permis d’exploitation, le respect des horaires fixés par arrêté préfectoral, l’interdiction de fumer, la diffusion de musique, le bruit et le tapage nocturne…

Il est très important de bien connaître ces différentes normes HACCP et de les respecter au quotidien. Le non-respect de ces obligations peut en effet engendrer des sanctions pénales, voire causer la fermeture du lieu. Vous retrouverez l’ensemble des règles à respecter sur le site service-public.fr.

Se faire accompagner : experts et formations

Si vous rencontrez des difficultés dans la gestion de votre restaurant et que cela commence à menacer la survie de l’activité commerciale, il sera très salutaire de faire appel à un expert. Un consultant en restauration pourra réaliser un audit complet de votre activité : le menu est-il adéquat ? La qualité du service est-elle au rendez-vous ? Les normes sont-elles bien respectées ? Les stocks sont-ils correctement gérés ? Ce spécialiste sera en mesure de déceler les failles éventuelles, de mettre en relief les points d’amélioration et d’activer les bons leviers pour améliorer la rentabilité de votre activité.

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10 conseils pratiques pour débuter

Mettez votre personnel au centre de vos préoccupations : recrutez les bons profils, formez-les et offrez-leur de bonnes conditions de travail.
Élaborez votre carte avec soin : un menu simple, court et bien tarifé augmente vos chances de succès.
Ouvrez de nouveaux canaux de commande : livraison, click & collect, restauration évènementielle.
Maximisez votre marge : ventes additionnelles, offres groupées, upselling via bornes ou suggestions.
Organisez votre préparation en cuisine : fiches techniques, inventaires réguliers, flux et communication clairs.
Soignez votre communication : site web, réseaux sociaux, newsletters, événements locaux.
Surveillez de près les finances : tableau de trésorerie, ratios, suivi quotidien des couverts et marges.
Négociez avec vos fournisseurs et contrôlez la qualité des matières premières.
Prêtez attention aux feedbacks clients et personnel : mesurez, répondez, améliorez.
Offrez une expérience mémorable : accueil, rapidité, décoration, confort et plats soignés.

Outils et solutions pour simplifier la gestion

Pour réunir et centraliser toutes ces informations, vous pouvez vous équiper d’un logiciel de gestion. Un logiciel de caisse performant peut vous donner des informations précises sur les consommations de vos clients. Lorsqu’on optimise son menu, c’est le moment de repenser ses prix. Les logiciels nouvelle génération peuvent faciliter tous les aspects de la gestion d’un restaurant, du plan de salle aux stocks.

Un logiciel de gestion de relation client (CRM) va vous aider à collecter des données essentielles, à les regrouper et à les analyser. Il existe des applications comme Octopus HACCP ou Traqfood pour l’hygiène, des solutions de maintenance préventive comme Brigade Hocaré, et des outils de réservation et de gestion des plannings pour anticiper les besoins en personnel.

Erreurs à éviter

Proposer une carte trop longue et contradictoire : cela augmente les coûts et complique la gestion.
Négliger la communication digitale et les avis clients : 94% des français regardent les avis avant de venir.
Oublier de contrôler les livraisons et les stocks : de nombreuses erreurs peuvent passer inaperçues sans contrôle.
Ne pas suivre ses marges et sa trésorerie régulièrement.
Miser uniquement sur l’ouverture sans stratégie marketing continue.

Mesurer pour améliorer

La maîtrise de la qualité et des coûts ne suffisent pas pour bien gérer son restaurant. Après ces étapes et quelques mois de vente, on peut analyser le menu du restaurant. Les données de vente de la caisse sont d’une richesse incroyable pour booster les ventes et la marge brute. Dans cette analyse, on mesure chaque produit, chaque plat en fonction de sa popularité et la marge qu’il dégage. Cette classification permet de ranger ce que vous vendez en quatre cases différentes. Vous décidez alors très simplement des actions à appliquer pour chaque case.

Motivation et leadership

La recette magique pour bien gérer son restaurant est simple. Un manager de restaurant exceptionnel supervise les opérations de manière transparente, stimule la croissance et cultive une atmosphère de travail prospère. Un bon manager de restaurant possède à la fois de solides compétences en leadership, une connaissance approfondie du secteur et d’excellentes aptitudes interpersonnelles.

Reconnaissez et récompensez les réalisations des salariés, tant en public qu’en privé. Identifiez des cibles à court et à long terme, tels que des objectifs reliés au chiffre d’affaires, des scores de satisfaction de la clientèle ou la réduction des déchets. Même en tant que manager, il est essentiel de prendre des pauses et de veiller à ne pas être constamment sur appel.

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