Guide pratique d'utilisation du logiciel BNC Bofip

Ce guide pratique vise à aider les professionnels relevant des bénéfices non commerciaux (BNC) à utiliser efficacement le logiciel BNC Bofip pour respecter les obligations déclaratives et de tenue de comptabilité, en s'appuyant sur les règles et références issues du Bulletin Officiel (BOI) et du Code général des impôts (CGI).

Qui est concerné et cadre fiscal

Les généalogistes exercent, en principe, une profession non commerciale. Les recettes doivent être déclarées dans la catégorie des bénéfices non commerciaux pour les profits résultant de certaines activités spécifiques.

Les autres catégories de praticiens conventionnés (chirurgiens-dentistes, auxiliaires médicaux…) doivent scrupuleusement l'obligation d'inscrire sur les feuilles de maladie les honoraires qu'ils ont effectivement reçus de leurs clients. Le correspondant à la partie de l'activité couverte par la convention doit être distingué des recettes afférentes à la partie de leur activité non couverte par la convention.

Les exploitants astreints aux mêmes obligations que les exploitants exerçant à titre individuel sont tenus de connaître le détail de leurs recettes quotidiennes et de conserver les pièces justificatives. Les écritures soit ensuite regroupé, en fin d'année, au niveau du groupement.

Obligations de tenue des documents et registres

La tenue n'obéit à aucune règle particulière mais doit rendre possible le contrôle des indications qui doivent y figurer. Il convient de conserver ainsi que toutes les pièces justificatives tendant à établir la valeur probante des indications qui y figurent, sur son lieu d'exercice d'activité, à la disposition des agents des finances publiques.

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La date d'acquisition ou de création des éléments affectés à l'exercice de la profession doit figurer. En cas d'aliénation, le prix de la cession et la date à laquelle elle est intervenue doivent également être portés.

Les éléments s'entendent de l'ensemble des biens affectés par nature à l'exercice de la profession (de fait ou par détermination de la loi). Le contribuable peut se dispenser de faire figurer au registre les locaux utilisés exclusivement à un usage privé.

Enregistrement des recettes et périodicité

L'article 99 du CGI précise que les recettes doivent être inscrites dès leur encaissement. Il est notamment prévu que leurs commissions figurent sur un document journalier de recettes, dès réception des chèques qui leur sont adressés par les compagnies. Le détail des primes encaissées ainsi que le nom de chaque assuré doivent être conservés pour les agents généraux d'assurances.

La conservation des bordereaux et la périodicité des enregistrements doivent être effectuées selon une périodicité qui n'excède pas un mois. Les correspondantes lorsque, s'agissant de quittances à terme, lesdites commissions figurent déjà sur les bordereaux mensuels de quittances établis par les compagnies d'assurances doivent être prises en compte.

Utilisation du logiciel BNC Bofip pour la saisie et le contrôle

Le logiciel BNC Bofip doit permettre d'enregistrer les recettes quotidiennes, de gérer les pièces justificatives et de produire un rapprochement en fin d'année lorsque les écritures ont été regroupées au niveau du groupement. Dans ce cas, il n'y a pas lieu de porter en regard de l'écriture globale l'identité des différents clients.

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Le logiciel doit aussi permettre de tenir un registre des éléments amortissables et des éléments encore en service devant être portés sur le registre, dès lors qu'au 1er janvier de l'année à partir de laquelle le régime de la déclaration contrôlée trouve à s'appliquer, ils sont encore affectés à l'exercice de la profession.

Pour l'utilisation professionnelle des éléments, la fonctionnalité de justification et d'affectation doit être disponible afin que l'utilisation professionnelle des éléments puisse être admise en déduction.

Justificatifs et valeur probante

Le logiciel doit conserver ainsi que toutes les pièces justificatives tendant à établir la valeur probante des indications qui y figurent. Il est essentiel que ces pièces soient conservées sur le lieu d'exercice d'activité, à la disposition des agents des finances publiques.

Les documents comptables relatifs aux dépôts de fonds appartenant aux clients doivent pouvoir être représentés et accessibles via le logiciel.

Spécificités pour certaines professions et situations

Les recettes liées à la réalisation, à titre habituel, d'actes de commerce peuvent devoir être imposées au titre des bénéfices industriels et commerciaux si la nature de l'activité l'exige. Certaines activités telles que l'exercice d'une profession accessoire ou complémentaire peuvent être regardées comme une simple extension de l'activité non commerciale.

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La qualification fiscale dépend de la nature des opérations : en principe, le commissionnaire a la qualité de commerçant toutefois, conférée que s'il exerce son activité à titre de profession habituelle. Les opérations relevant de l'entremise, la publicité ou des droits de propriété intellectuelle obéissent à des règles spécifiques qui ne doivent pas être interprétées de manière extensive.

Traitement des commissions et des honoraires

Les commissions doivent être mentionnées sur un document journalier de recettes, avec les détails nécessaires. Les praticiens conventionnés doivent inscrire sur les feuilles de maladie les honoraires qu'ils ont effectivement reçus de leurs clients ; le fait de ne pas le faire peut placer le praticien en dehors du champ d'application de certaines mesures de tempérament.

Le logiciel BNC Bofip doit permettre de distinguer les recettes afférentes à la partie couverte par une convention et celles afférentes à la partie non couverte, afin d'éviter toute confusion lors de la déclaration fiscale.

Cas particuliers et contrôle fiscal

Lorsque des recettes sont perçues pour le compte de clients (dépôts de fonds, opérations financières), il est indispensable que les documents comptables relatifs aux dépôts de fonds appartenant aux clients soient clairement identifiables et séparés des recettes professionnelles. Le contribuable est en droit d'arrêter d'office les bases d'imposition correspondantes en cas de manquement, et l'administration peut mettre en œuvre les procédures prévues aux articles L. 10, L. 16 et L. 69 du LPF.

Le logiciel doit donc faciliter les contrôles en permettant l'extraction des écritures, la présentation des pièces justificatives et la production de rapports conformes aux exigences du CGI et du LPF.

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Amortissements et immobilisations

Les éléments affectés à l'exercice de la profession doivent être reportés : date d'acquisition ou de création, nature des éléments, mode d'amortissement (linéaire, dégressif ou exceptionnel) selon les taux adoptés figurant dans les références BOI. Les éléments en service doivent être portés sur le registre.

Le logiciel doit permettre d'enregistrer l'utilisation professionnelle des éléments et de calculer automatiquement les amortissements admis en déduction, en tenant compte des règles fixées par le BOI-BNC-BASE-50.

Élément	Date d'acquisition	Valeur	Mode d'amortissement	Durée
Matériel informatique	01/03/2024	3 000 €	Linéaire	3 ans
Mobilier	15/05/2022	1 500 €	Dégressif	5 ans

Bonnes pratiques d'utilisation du logiciel

Enregistrer quotidiennement les recettes et conserver les justificatifs numériques attachés à chaque écriture.
Paramétrer des catégories distinctes pour les recettes conventionnées et non conventionnées afin de faciliter les déclarations.
Mettre en place une périodicité mensuelle d'export des bordereaux et des relevés pour assurer la conformité avec l'article 99 du CGI.
Utiliser le module immobilisations pour suivre les dates d'acquisition, les cessions et les amortissements.
Préparer des rapports d'aide au contrôle fiscal exportables et lisibles par l'administration.

Cas pratiques et exemples

Pour un praticien conventionné qui perçoit des honoraires partiellement remboursés via des feuilles de maladie, il convient d'inscrire précisément sur les feuilles de maladie les honoraires effectivement reçus et de conserver les justificatifs. Le logiciel doit permettre de tracer ces opérations et de distinguer la partie conventionnée de la partie non conventionnée.

Pour un agent général d'assurances, leurs commissions doivent figurer sur un document journalier de recettes, et le détail des primes encaissées doit être disponible, ainsi que le nom de chaque assuré, afin d'assurer la traçabilité et la valeur probante des enregistrements.

Points de vigilance

Veiller à la sincérité des enregistrements à la date de leur encaissement.
Conserver toutes les pièces justificatives originales et les versions numériques afin d'établir la valeur probante.
Respecter les règles spécifiques applicables à certaines professions pour éviter une requalification fiscale.
Tenir à jour le registre des immobilisations et les documents relatifs aux cessions.

En appliquant ces recommandations et en utilisant les fonctionnalités du logiciel BNC Bofip pour l'enregistrement quotidien, la gestion des immobilisations et la production de rapports, le professionnel peut s'assurer d'une tenue conforme aux exigences fiscales et faciliter les contrôles éventuels.

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