TVA Récupérable : Définition, Types de Dépenses et Optimisation pour Votre Entreprise
La TVA (Taxe sur la Valeur Ajoutée) est un impôt indirect sur la consommation supporté par le consommateur final, mais collecté par les entreprises. Ces dernières collectent la TVA lors des achats et des ventes, puis reversent le surplus à l'État. Comprendre la TVA récupérable est essentiel pour optimiser les finances de votre entreprise.
La récupération de la TVA peut représenter un trésor caché pour votre entreprise, en particulier pour les dépenses et frais professionnels engagés par les salariés lors de l’exercice de leur fonction. Mais encore faut-il connaître les règles applicables.
Qu'est-ce que la TVA Récupérable ?
La TVA récupérable est la part de TVA déductible réglée par l’entreprise lorsqu’elle achète un bien ou service, et qu’elle peut déduire de la TVA collectée au moment de l’encaissement des règlements clients. Concrètement, la récupération de TVA s’opère par un jeu d’écritures au moment des déclarations :
TVA Collectée - TVA Récupérable = TVA à payer à l’administration fiscale.
La TVA déductible est payée par l’entreprise lorsqu’elle achète des biens ou services à ses fournisseurs. La TVA collectée est perçue lorsque l’entreprise vend des biens ou services à ses clients.
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A priori, l’entreprise bénéficie de la récupération de TVA dès lors qu’elle engage des dépenses dans le cadre de ses besoins professionnels. Achats de matériel, documentation, abonnements à des services… de nombreux investissements permettent de récupérer la TVA.
Les frais professionnels engagés par les salariés dans le cadre de l’exercice de leurs fonctions, de même, peuvent générer de la TVA déductible. A noter que les biens ou services achetés par les salariés doivent entrer dans le cadre de l’activité de l’entreprise et ne pas faire l’objet d’une utilisation privative supérieure à 90 %.
TVA déductible et TVA collectée : quelle différence ?
Si le fournisseur doit verser la TVA à l’Etat alors son client pourra la déduire. A noter qu’une TVA qui a été facturée à tort, ne pourra pas être déductible.
La TVA non récupérable en effet n’ouvre pas droit à déduction. TVA récupérable et non récupérable, quelles sont les types de dépenses concernés ?
En ne récupérant pas la TVA, vous devrez imputer à votre budget des surcoûts importants. Si vous oubliez de récupérer une partie de la TVA à laquelle vous avez droit, c'est de l'argent en moins dans votre trésorerie.
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La TVA déductible récupérée par votre entreprise permet de réduire le montant de TVA que vous devez reverser à l’État.
Types de Dépenses et TVA Récupérable
La récupération de la TVA dépend du type de dépense engagée. Voici un aperçu des principales catégories :
- Frais de déplacement : Les frais de déplacement professionnels (frais kilométriques, péage, parking, frais d’hébergement, frais de restaurant) peuvent représenter une part importante des dépenses de vos collaborateurs. En effet, les frais de déplacement comme les billets d’avion, de train ou encore une location de voiture ne sont pas assujettis à la TVA.
- Carburant : Le montant de la TVA payée sur les frais de carburants est également déductible. En fonction du type de carburant et de véhicule, la récupération de la TVA peut atteindre 100 %. Pour les véhicules de tourisme à essence, la TVA est récupérable à 80 %.
- Restauration : Vous pouvez récupérer la TVA sur les notes de frais de restauration. Cela rassemble de nombreux types de dépenses professionnelles. En dessous de 150 euros de dépense, un ticket de caisse suffit pour justifier votre note de frais. Le paiement de la TVA sur l’alcool au restaurant est également déductible. Cependant, le taux de TVA applicable sur l’alcool (20 %) est différent de celui de la TVA sur la nourriture (10 %).
- Hébergement : Les frais de logement font partie de la liste des dépenses professionnelles avec TVA non déductible, peu importe la situation. Il existe une autre exception à la déductibilité de la TVA sur les frais de logement : les dépenses de logement du personnel de sécurité, de gardiennage et de surveillance des locaux d’entreprise.
- Stationnement : Les frais de stationnement, s’ils sont dûment justifiés, sont assujettis à la TVA.
- Véhicules : Dans le cas de l’achat d’un véhicule utilitaire, vous pouvez récupérer la TVA.
En déplacement, vous pouvez être amené à offrir des cadeaux à vos clients, fournisseurs ou partenaires. Si vos collaborateurs ont effectué des déplacements professionnels à l'étranger, la récupération de la TVA étrangère ou intracommunautaire sur les frais engagés sur place est possible.
Les carburants considérés comme plus respectueux de l’environnement (gaz ou électricité) offrent la possibilité d’une récupération de la TVA intégrale. Cette fiscalité avantageuse, ainsi que l’amortissement déductible séparé de la batterie, favorise l’achat d’un véhicule électrique au sein d’une entreprise.
Si par le passé, il n’était pas possible de récupérer la TVA sur l’essence, depuis 2018 la fiscalité a évolué.
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Les emplacements sont achetés ou loués pour répondre aux besoins de l’entreprise (personnel, client) et se trouvent à proximité du lieu de travail ou de la mission ; Il s’agit de boxes, garages, parkings publics (aériens, souterrains ou de surface) fermés par des barrières.
Il est possible de récupérer la TVA sur tous les types de véhicule (utilitaire comme de tourisme), mais celle-ci est uniquement récupérable pour le personnel de l’entreprise, y compris les dirigeants, et ses clients.
🚨 La TVA n’est pas récupérable sur les emplacements de stationnement situés sur la chaussée. Si vos salariés réalisent des déplacements professionnels, il peut donc être plus intéressant pour vous de leur conseiller de se garer dans des parkings publics plutôt que dans la rue.
Tableau récapitulatif de la TVA récupérable
| Type de dépense | TVA Récupérable |
|---|---|
| Carburant (essence) | 80% (véhicules de tourisme) |
| Carburant (gaz ou électricité) | 100% |
| Restauration | Oui (sous conditions) |
| Hébergement | Non (sauf exceptions) |
| Stationnement | Oui (si justifié) |
| Véhicules utilitaires | Oui |
Comment se faire rembourser la TVA récupérable ?
Dans ce cas, la récupération de TVA n’est pas automatique et doit faire l’objet d’une demande de remboursement des frais engagés. Prenez garde à comptabiliser la TVA non déductible de manière précise afin d’éviter de réclamer le remboursement d’un crédit de TVA trop important.
Si vous devez récupérer plus de TVA que vous n’en avez collecté, il est possible de faire une demande de remboursement. Il suffit pour cela de se rendre sur le site impots.gouv.fr et de faire une demande de remboursement de crédit de TVA si celui-ci dépasse 760 euros lorsque l’administration vous réclame un acompte trimestriel (si vous êtes au régime simplifié) ou un acompte mensuel (si vous êtes au régime réel). Pour cela vous devrez remplir le formulaire Cerfa n°3519.
Il existe toutefois une autre solution : le report de crédit de TVA. Cette fois, vous pouvez demander que ce crédit soit imputé sur un prochain solde de TVA à reverser.
Naturellement, avant toute demande de remboursement ou de report, assurez-vous bien du montant de votre TVA récupérable en fonction des informations que nous vous avons livrées ici. En cas de doute, n’hésitez pas à vous tourner vers votre expert-comptable qui saura vous conseiller en la matière.
La TVA peut être déduite uniquement à partir du moment où elle devient exigible. En effet, la notion d'exigibilité est importante car elle détermine la période au cours de laquelle vous allez devoir déclarer la TVA et par la même occasion la déduire.
Selon le type de vente, la TVA n'est pas exigible au même moment :
- Vente de biens : la TVA est exigible au moment de la livraison (généralement en corrélation avec la date de la facture). Lorsqu'un acompte est versé, la TVA devient alors déductible dès le versement de l'acompte.
- Vente de prestations de services : la TVA est exigible au moment de l'encaissement du prix. Cependant l'entreprise peut opter pour le régime des débits. Dans ce cas, la TVA est exigible à la date de la facture.
L'entreprise doit déduire la TVA au moment de sa déclaration de TVA. Elle doit indiquer les opérations de vente ou d'achat qu'elle a réalisées et la TVA déductible aux lignes correspondantes.
Lorsque la TVA déductible est supérieure à la taxe collectée, on dit que l'entreprise a un crédit de TVA. Autrement dit, l'administration fiscale lui doit de la TVA.
Pour obtenir un remboursement de TVA, l'entreprise doit en faire la demande au service des impôts des entreprises (SIE) dont elle dépend au moment de sa déclaration de TVA sur laquelle le crédit de TVA est mis en évidence. Autrement dit, il s'agit de la déclaration sur laquelle la TVA collectée est inférieure à la TVA déductible.
Pour pouvoir déduire la TVA, les conditions suivantes doivent être respectées :
- L'entreprise doit être soumise à un régime réel de TVA (réel simplifié ou réel normal). Elle ne doit pas être exonérée de TVA ou être en franchise en base de TVA.
- La TVA à déduire doit concerner des achats de biens ou de services nécessaires à l'exploitation de l'entreprise. Si l'achat est réalisé aux fins personnelles du dirigeant, alors la TVA appliquée à cet achat ne peut pas être remboursée.
- L'entreprise doit pouvoir justifier les achats sur lesquels elle demande une déduction de TVA. On doit également pouvoir y lire le montant de la TVA qu'elle a versée et dont elle demande le remboursement. Le justificatif sera généralement une facture, mais il peut s'agir d'un autre document (ex : bon de commande).
Il faut faire très attention aux formalités administratives, notamment aux règles qui concernent la facturation (mentions obligatoires, délais de conservation, etc.). En cas de contrôle, l'administration peut demander le remboursement de la TVA déduite si les factures justificatives ne sont pas conformes.
Veillez à fournir une facture en bonne et due forme, avec mention du montant de la TVA déductible. Sachez que la TVA déductible suppose que le fournisseur soit assujetti à la TVA.
La loi de finances pour 2022 précise également que la TVA sur les acomptes qui seront perçus à partir du 1er janvier 2023 sera exigible au moment de leur encaissement.
Pour les livraisons de biens, la date d’exigibilité de la TVA correspond à celle de la livraison ou celle de la facturation.
Vous réalisez des dépenses dans un pays étranger ?
💡 La TVA étrangère récupérable peut représenter jusqu’à 5 % du budget voyage de votre entreprise. Si l’on se penche un peu plus sur les chiffres relatifs à la TVA étrangère, on s’aperçoit pourtant que dans la grande majorité des cas, elle ne sera pas souvent récupérée. Cela représente une perte importante.
Solutions pour Optimiser la Récupération de TVA
Plusieurs outils et solutions peuvent vous aider à optimiser la gestion de la TVA récupérable :
- Logiciels de gestion des notes de frais : Ces outils automatisent les calculs de TVA, y compris dans les cas complexes, et s'interconnectent avec les logiciels comptables.
- Cartes de paiement corporate : Elles permettent de piloter les dépenses, de remonter les justificatifs et de faciliter l'export des données comptables.
- Experts-comptables : Ils peuvent vous conseiller et vous accompagner dans la gestion de la TVA et la préparation des demandes de remboursement.
Résidence services : comment faire lors d'un oubli de récupération de TVA ? 🏠🤔
Pour faciliter et optimiser la récupération de la TVA sur les notes de frais, il est recommandé d’utiliser une solution logicielle adaptée. Une solution optimisée pour gérer la récupération de la TVA sur les notes de frais permet donc de gagner du temps, de réduire les risques d’erreur ou de contrôle, et d’améliorer la trésorerie de l’entreprise.
La carte corporate Mooncard vous permet d’optimiser la gestion de vos dépenses professionnelles. Pour piloter l’ensemble de vos cartes de paiement Mooncard, nous mettons à votre disposition une application de gestion 100 % en ligne. Remontée des justificatifs, accès expert-comptable, archivage à valeur probante, export des dépenses… Mooncard met, depuis plus de 5 ans, la puissance de son moteur comptable à votre service.
N2F, solution de gestion de notes de frais réalise automatiquement ces calculs de récupération pour vous, y compris en cas de dépenses plafonnées par une politique de dépense d’entreprise. Notre logiciel de note de frais calcule également automatiquement la TVA récupérable dans les cas complexes de récupération de TVA qui dépendent de la classification du véhicule et de son énergie (et de l’année de la dépense pour le cas de l’essence).
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