Fonctionnement et avantages de la carte essence pour une SARL et ses collaborateurs

La carte carburant Total (ou carte essence) est un moyen de paiement de plus en plus utilisé par les professionnels : elle permet à la fois de faciliter la gestion des frais de carburant des collaborateurs, mais aussi de sécuriser les transactions. Le suivi et le contrôle des dépenses carburant sont optimisés et l’organisation dans l’entreprise se voit améliorée. Dans cet article, nous explorerons ses avantages et inconvénients, et en quoi la carte Anytime est-elle une bonne alternative à la carte essence. Il est primordial pour les professionnels équipés de véhicules de disposer d’un service de gestion pertinent, pour contrôler et analyser les dépenses de manière détaillée et en temps réel.

Pour qui est destinée la carte carburant Total ?

La carte carburant Total est réservée aux professionnels uniquement, et en particulier :

Aux employés conduisant un véhicule de service
Aux salariés possédant un véhicule de fonction
Aux employés conduisant un véhicule utilitaire

Les avantages et les bénéfices de la carte carburant Total

La carte essence s’est démocratisée ces dernières années, offrant des avantages non négligeables en termes de gestion des problématiques liées aux dépenses carburant.

Plus de rapidité dans la comptabilité

La carte essence rime avec disparition des notes de frais liées au carburant. Leur traitement peut s’avérer long et fastidieux, entraînant des frais supplémentaires. De plus, les employés n’ont plus à avancer eux-mêmes les frais engagés et n’ont pas à conserver de justificatifs. Leur trésorerie personnelle est préservée, et le paiement se présente sous forme d’une facture mensuelle regroupant toutes les dépenses.

Une traçabilité détaillée

Chaque carte carburant est attribuée à un véhicule ou à un employé, et dispose d’un code secret connu seulement du collaborateur. Cette offre permet d’avoir une vision globale des frais de trajet pour chaque titulaire de carte essence, notamment pour s’assurer que le véhicule est utilisé normalement grâce aux remontées kilométriques.

Des prix à la pompe négociés

La carte carburant Total propose un prix barème au niveau national. Une remise est appliquée sur le prix à la revente, on gagne quelques centimes d’euros au litre.

Des fonctions élargies

Les cartes carburants ne sont plus seulement réservées à l’essence. Elles proposent un nombre croissant de prestations liées à l’utilisation de véhicules de flottes. On peut par exemple régler les frais de parking, de péage ou de lavage avec cette même carte essence. La carte carburant Total propose également un programme de fidélisation, avec des avantages partenaires et des offres spéciales dans les stations-services du groupe.

Même si ces programmes peuvent être efficaces, les avantages offerts ne suffisent pas à contrebalancer le coût financier des cartes essence. En effet, les cartes carburants ne permettent pas de réaliser de grandes économies. Une solution très chère

La plus grande économie réside dans la suppression des coûts indirects, liés au traitement des notes de frais. Cependant, malgré un prix au litre moins cher, la solution des cartes carburants reste onéreuse. Avec la carte essence Total, comptez 1,5% de frais sur les dépenses essence et 2% sur les frais de péage. Il faut également rajouter 3€ HT à chaque commande de carte.

Par exemple, pour un plein d’essence de 80€, il faut compter des frais de 1,20€, et pour un péage de 25€ des frais de 0,50€. Bien que l’utilisation de la carte essence soit très pratique, cette solution reste extrêmement coûteuse pour l’entreprise. Il ne faut donc pas espérer faire de réelles économies.

Un réseau de stations essence limité

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Avec la carte Total, vous avez accès aux stations essence du réseau Total. Le réseau est certes étendu, mais il faut bien vérifier que le nombre de stations essence soit suffisant selon les déplacements des collaborateurs et selon la localisation de l’entreprise. Par manque d’anticipation, un employé peut se retrouver à avancer les frais de carburant à une station essence ne faisant pas partie du réseau, ce qui enlève tout l’intérêt de la carte. On peut également ajouter que le nombre de pays est limité, que ce soit pour la distribution d’essence ou le règlement des péages.

La carte Anytime, une vraie alternative à la carte carburant Total

Une solution moins chère

Avec des frais de 1,5% sur les dépenses essence et de 2% sur les péages, la carte carburant Total, malgré sa praticité, a un coût non négligeable. Faire appel à un compte pro en ligne pour vos dépenses de flotte vous permet d’avoir un service similaire en faisant des économies. Chez Anytime, une fois votre cotisation réglée, vous disposez d’un nombre de cartes inclus dans votre offre, et ce sans frais supplémentaires d’utilisation, contrairement aux cartes essence qui prennent systématiquement un pourcentage sur vos dépenses. Vous disposez d’une solution flexible et à bas coût.

Un suivi simple et fluide

Vous avez une vision globale des dépenses de votre flotte sur une même interface. Les transactions sont remontées en temps réel : vous savez précisément qui dépense quoi à l’instant T. Contrairement à la facturation mensuelle d’une carte essence, les frais sont clairs et transparents. On remarque immédiatement la moindre anomalie.

Une gestion des notes de frais intuitive

Anytime vous aide à trouver une solution pour fiabiliser et simplifier la gestion des notes de frais de votre entreprise. Si la carte carburant Total simplifie la gestion de notes de frais, faire appel à un compte pro en ligne reste une solution pertinente. Les employés utilisent simplement la carte Anytime Mastercard pour payer leurs frais professionnels, comme on utilise sa carte bancaire dans la vie quotidienne. Chaque collaborateur peut directement enregistrer via l’application une photo de la facture liée à la dépense. Ainsi, les justificatifs sont conservés, sans risque de perte ou de confusion. L’accès à l’outil de gestion de notes de frais peut être donné à un ou plusieurs gestionnaires et aux managers. Chaque niveau a des droits spécifiques. Toutes les transactions sont réconciliées par catégorie et par employé. Les transactions peuvent également être intégrées dans les logiciels comptables utilisés par votre entreprise. Les justificatifs des frais professionnels sont archivés sur un serveur sécurisé. Une recherche par mot-clé, nom de l’employé ou transaction vous permet de retrouver rapidement un justificatif. Un véritable gain de temps !

Définir facilement le budget de chaque collaborateur

Chaque carte est affectée à un collaborateur avec un code PIN propre. Vous définissez un plafond par carte en allouant un budget par collaborateur : quand le plafond est atteint, la carte est bloquée. Vous avez également la possibilité d’accepter ou de refuser les demandes de paiements de vos employés par SMS ou depuis votre interface Anytime. Des recharges automatiques de la carte sont également programmables.

Un réseau et des services élargis

En plus d’être utilisable pour l’achat de carburant, la carte Anytime peut également servir à régler tous les frais en général, du péage au parking en passant par les repas. En cas d’imprévu, votre collaborateur peut utiliser sa carte bancaire dans tous les magasins, pour n’importe quel achat, sans frais supplémentaires et intégrer sa dépense dans l’interface de gestion Anytime. Rajoutons la possibilité d’utiliser sa carte Anytime dans tout le réseau Mastercard en France, mais aussi à l’étranger. L’employé a la possibilité de régler dans toutes les devises, sans frais et au taux de change interbancaire. L’utilisation de la carte Anytime est un jeu d’enfant pour les employés. Du côté de l’entreprise, c’est une solution intuitive qui vous permet de dématérialiser toutes les notes de frais, de contrôler l’ensemble de vos dépenses pro en temps réel et d’exporter les écritures en quelques clics, et pas seulement pour vos dépenses carburant.

Le carburant du véhicule de société représente un coût non négligeable pour votre entreprise. La carte carburant assure un suivi des dépenses de chaque véhicule de fonction. Elle permet également de mettre fin à la gestion des notes de frais. La carte essence pour véhicule de société est un avantage pour les salariés, qui n'ont plus à avancer les frais de carburant. Ils peuvent ainsi utiliser la voiture de fonction de l'entreprise sans gérer de budget carburant eux-mêmes.

Qu'est-ce que la carte carburant pour une entreprise ?

La carte carburant est une solution de paiement mise en place par l'employeur. Les cartes sont ensuite accordées aux salariés pour régler leurs frais d'essence. La carte est obtenue par l'entreprise via un forfait ou un contrat souscrit auprès d'un distributeur de carburant. Elle donne droit à un certain nombre d'avantages sur les prix. Pour l'entreprise, la carte essence peut être prépayée ou postpayée au choix de l'employeur. Elle vient directement remplacer les enveloppes ou les chèques d'entreprise parfois distribués aux salariés pour couvrir ce type de frais.

Les avantages de la carte carburant

La carte carburant accorde des avantages aussi bien pour l'employeur que pour les salariés. Souvent, les entreprises octroient des cartes inscrites de manière à identifier un véhicule précis. La plaque d'immatriculation est enregistrée sur la carte essence afin de simplifier la gestion. Vous pouvez ensuite exploiter ces données pour analyser l'usage de chaque salarié. Les cartes sont sécurisées puisqu'elles disposent d'un code PIN. Cela vous permet de protéger les comptes de votre entreprise d'une fraude ou d'un vol. L'usage de la carte essence pour véhicule de société permet également d'en finir avec la gestion des notes de frais. Les ressources mobilisées par votre entreprise sont de ce fait réduites. Enfin, les cartes de carburant permettent à votre entreprise de suivre les dépenses en temps réel.

Où utiliser la carte essence pour un véhicule de fonction ?

La carte carburant d'une voiture de société ne peut pas être utilisée dans tous les points de vente. L'usage est défini avec les partenaires de l’organisme qui la délivre. Vos collaborateurs doivent donc se rendre dans des lieux partenaires. En outre, les cartes essence peuvent avoir plusieurs types d'utilisation. Elles servent dans les stations-service, les parkings, mais aussi dans certains cas pour les péages. En tant qu’employeur, vous pouvez ainsi centraliser l'ensemble des dépenses d'un véhicule en un même point.

Utiliser la carte essence dans les stations-service

De nombreuses cartes ne fonctionnent qu’avec les stations-service issues d’une enseigne similaire. D'autres établissent des partenariats avec la plupart des stations-service afin de permettre aux salariés d'utiliser un plus grand réseau pour leur voiture de fonction. Il s'agit alors d'une carte carburant multi-enseigne. La carte essence pour véhicule de société est utilisable quel que soit le carburant. Elle permet également de régler un montant pour le nettoyage de la voiture de fonction.

La carte carburant pour régler un parking ou un péage au travail

Certaines cartes de carburant donnent également le droit de payer le parking. Il s’agit d’un avantage de plus pour l’entreprise, qui peut ainsi renforcer son suivi des dépenses. Là encore, les notes de frais sont effacées pour le salarié. Les dépenses peuvent être transmises directement à la comptabilité sans vérification de chaque ticket. Dans certains cas, les péages peuvent aussi se régler facilement avec une carte carburant.

Destinée aux professionnels, la carte carburant, ou carte essence, permet aux conducteurs de se ravitailler dans les stations-services dans le respect d’un cadre fixé par l’entreprise. Au lieu de payer directement et d’accumuler les tickets de caisse, les cartes carburant centralisent toutes les dépenses de tous les salariés équipés dans une seule et même facture, mensuelle ou bimensuelle selon l’offre choisie. Une carte carburant pourra être associée aussi bien à un utilisateur unique qu’à un véhicule. Associée à un utilisateur, la carte est nominative. La carte carburant offre une large couverture nationale avec la garantie de pouvoir se ravitailler facilement. Une carte multi-enseignes (ou multimarques) permet quant à elle de se ravitailler dans les stations-services de différentes enseignes. L’utilisateur peut ainsi accéder à un plus large réseau de stations. Il faut donc comparer les réseaux pour trouver celle qui vous convient le mieux !

(cf. Le carburant représente le deuxième poste de coûts pour les flottes de véhicules légers et pèse pour 20-25% des dépenses d’une flotte, après le financement (45-50%). Par ailleurs, une mauvaise gestion des notes de frais peut coûter très cher. Plus besoin de traiter les tickets et les notes de frais ! Avec la carte carburant, l’entreprise ne reçoit qu’une seule facture bimensuelle ou mensuelle selon l’offre choisie et s’acquitte de son paiement sous 10 à 15 jours. Autre avantage de la facture unique, la récupération de la TVA est largement simplifiée. La carte carburant est sécurisée grâce à un code PIN qui lui est associé. Cela évite les fraudes ou les utilisations malveillantes de la carte. De la même façon, il n’y a jamais de mauvaises surprises grâce à la mise en place d’alertes de consommation et au paramétrage des plafonds de carte. Le plafond de la carte, quant à lui, offre à l’utilisateur la possibilité de mettre en place une limite de consommation personnalisée mensuelle, hebdomadaire, voire journalière.)

La mécanique est la même. Comme pour le carburant, l’utilisateur peut laver son véhicule et régler ses dépenses de péage ou de parking, sans avancer les frais. Attention cependant à bien comprendre quel prix de référence est utilisé par l’émetteur de la carte carburant. Il existe en effet deux modèles: la facturation au prix « pompe » et la facturation au prix dit « barème ». Pour en savoir plus, rendez-vous ici. Mis à jour le 22 octobre 2025 à 10:33

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