Procédure de cessation et passation de fonction du trésorier d'une association loi 1901

Pour vous, trésorier prêt à prendre les rênes de la comptabilité de votre association, c'est la période qui commence avec votre nomination et la passation avec l'ancien trésorier. Elle s’achève une fois que vous avez pris vos marques et mis en place votre mode de fonctionnement. Face à l’ampleur de la tâche, il est courant de ne pas savoir par où commencer. Dans cet article, nous vous aidons à franchir l’étape des 100 premiers jours, déterminante pour le reste de votre mandat de trésorier. Suivez le guide !

Préambule : obligations déclaratives auprès de la préfecture

Si la prise de fonction commence après qu’un procès-verbal de nomination du nouveau trésorier a été dressé, les choses sérieuses commencent avec la déclaration auprès de la préfecture. Sur le plan juridique, tous les changements intervenus dans l’administration de l’association doivent être déclarés à la préfecture ou la sous-préfecture du ressort du siège social de l’association dans un délai de trois mois (L. du 1er juillet 1901, JO du 2, art. 5).

Il convient donc qu’un membre habilité du bureau de votre association (généralement le Président) déclare le changement de trésorier auprès de la Préfecture avec :

Le formulaire CERFA 13971
La copie du PV de nomination du trésorier

Cette lettre peut ensuite être envoyée en recommandé avec avis de réception. Il est sage de garder une copie de ce courrier, ainsi que son accusé de réception jusqu'à ce que le nouveau trésorier de l'association soit officiellement nommé. Il est également possible d'effectuer la déclaration de modification en ligne, une option plus rapide et plus efficace.

Quand vous obtiendrez le récépissé de la préfecture, le changement de trésorier devra être consigné dans le registre spécial éventuellement détenu par l'association.

La passation entre l'ancien et le nouveau trésorier : pourquoi elle est primordiale

La passation est primordiale pour que vous démarriez dans les meilleures conditions. Distinguons deux phases : la passation officielle et la passation officieuse.

Passation officielle de la comptabilité

Lors d'un changement de trésorier au sein d’une association, il est important d'effectuer une passation de pouvoir. En tant que nouveau trésorier, il faut également vous remettre les documents suivants :

Le journal de banque : extraits de compte bancaire et carnets de chèques
L'inventaire des biens dont l'association est propriétaire : matériel et stocks
Les bilans des trois exercices précédents
Le tableau des emprunts et des contrats de prêt

Plus généralement, il faut que les engagements de l’association (paiements à venir, calendrier des divers paiements obligatoires ou emprunts par exemple…) soient identifiés et vous soient communiqués par l’ancien trésorier. Par exemple : la liste des adhérents pour déterminer ceux qui sont à jour de leur cotisation, les contrats en cours conclus par l'association (bail, téléphone, électricité, factures, etc.).

Il faut également que vous vérifiiez que la comptabilité est à jour au moment du changement ou que les pièces restantes à enregistrer sont clairement identifiables. Si la situation financière de l’association est délicate au moment de la prise de fonction du nouveau bureau ou si l’on soupçonne des malversations de la part de l’ancienne équipe, il peut être utile de faire procéder à l’établissement des comptes à la date de la passation de pouvoirs, et éventuellement un audit des comptes diligenté par un expert-comptable extérieur à l’association.

Si l’association utilise un logiciel comptable, l’ancien trésorier doit vous remettre l’accès au logiciel de trésorerie ou vous nommer administrateur de ce dernier. Il est également important que vous preniez connaissance des documents juridiques. Vous devez récupérer :

la copie des statuts de l'association et du règlement intérieur
la liste des membres du conseil d'administration

Passation officieuse : opportunité d'amélioration

Un changement de trésorier est une bonne occasion de faire un audit de ce qui fonctionne et de ce qui fonctionne moins bien au sein de l’association. Listez avec lui les points à améliorer dans le suivi ou le traitement comptable. Il y a sûrement des petites améliorations simples à mettre en place.

C’est également le moment de se poser la question d’outils qui pourraient vous simplifier la vie comme des logiciels de comptabilité ou la mise en place d’un ERP. Un investissement qui pourrait vous faire gagner du temps, et in fine de l’argent s'il vous permet de produire des documents comptables venant étayer des demandes de subventions.

Rencontre avec la banque et pouvoirs de signature

Logiquement, pour pouvoir exercer son mandat, le trésorier a besoin de "la signature" sur les comptes en banque. En règle générale, pour fluidifier son fonctionnement, l’association octroie le pouvoir de signature au Président et au trésorier. Ces deux membres partagent donc la responsabilité pénale.

Il conviendra alors de prendre rendez-vous avec la banque de votre association pour vous présenter comme nouveau signataire. Dans certains cas, vous recevrez une nouvelle carte bleue, nominative. Pensez à vous munir des documents habituels (pièce d’identité, justificatif de domicile), ainsi que des procès-verbaux attestant de vos nouvelles attributions !

Il est préférable d’attendre le récépissé de déclaration de préfecture, les banquiers ne prendront pas le risque d’engager leur responsabilité en versant l’argent à une mauvaise personne. Pensez également à :

Lire aussi: Implications fin auto-entreprise

renouveler les codes d’accès aux services de banque en ligne
modifier éventuellement les adresses d’envoi des relevés bancaires si ceux-ci étaient expédiés au domicile des anciens dirigeants
vérifier que le banquier procède au retrait des pouvoirs bancaires du trésorier sortant

David prend un RDV à la banque !

Règles et principes comptables à maîtriser

Vous devez maintenant apprendre à vous familiariser avec les règles et les principes comptables. Tout le long de votre mandat de trésorier d'association, vous devrez les garder en tête et vous y référer.

Voici quelques articles indispensables qui vous aideront dans votre tâche :

Connaître les principales obligations comptables
Maîtriser les bases du Plan Comptable des Associations (PCA)
Savoir lire les principaux documents comptables
Enregistrer une adhésion en comptabilité
Comptabiliser les fonds dédiés

En parallèle de ces missions de transition et d’apprentissage, vous devez gérer le quotidien. Certaines tâches sont indispensables comme le remboursement des frais bénévoles ou le paiement des salaires le cas échéant. D’autres seront pénibles si vous les repoussez trop : rapprochement bancaire, enregistrement des écritures comptables, etc.

Pour vous aider, n’hésitez pas à découvrir notre article sur les tâches quotidiennes d'un trésorier d'association.

S'organiser pour démarrer la saisie des opérations rapidement

Si possible, constituer une équipe pour faciliter les tâches comptables. Essayez de convaincre d'autres personnes (le nombre peut varier en fonction de la taille de votre association) de vous épauler dans la gestion de la trésorerie. En plus de vous sentir moins seul, vous gagnerez du temps dans votre gestion comptable. Tenir une comptabilité n’est pas toujours évident et les bénéfices de pouvoir compter sur une équipe sont nombreux.

L'idée est à la fois de faire prendre conscience à vos équipes de l'importance d'une gestion comptable saine, mais aussi de bénéficier d'un soutien opérationnel. Ainsi, mieux vous serez accompagné dans vos tâches, plus la comptabilité de votre association pourra être aboutie !

GESTION DE LA TRESORERIE ET DES IMMOBILISATIONS

La démission du trésorier : règles et précautions

En principe, un membre d'une association peut démissionner à tout moment et librement. Cependant, des dispositions dans les statuts peuvent soumettre la démission à certaines conditions. Dans tous les cas, la rédaction d'une lettre de démission est conseillée. Lorsque la démission provient du président ou d'un membre de droit de l'association, des spécificités s'appliquent.

La lettre de démission comporte, en général, les informations suivantes :

Coordonnées du membre démissionnaire
Numéro d’adhérent
Volonté non équivoque de démissionner
Date à laquelle le membre souhaite démissionner
Volonté éventuelle de voir ses données personnelles supprimées des bases de l’association

La lettre de démission est à adresser aux instances dirigeantes. La démission doit être claire et sans équivoque. En principe, le membre démissionnaire ne peut pas se rétracter (c'est-à-dire revenir sur sa décision) une fois la procédure engagée à moins que les statuts lui permettent.

Pour informer le président de l’association de sa démission, le trésorier est tenu de lui adresser une lettre recommandée avec accusé de réception. Il faut également mentionner une durée raisonnable dans la lettre, laquelle aidera l’association à pallier correctement cette vacance de poste. Il serait judicieux de poser sa démission dans des circonstances qui ne risquent pas de porter préjudice à l’association.

Bon à savoir : dans le cas où le trésorier venait à exercer son droit de démission dans le but de nuire à l’association, il s’expose à une action en justice venant de celle-ci. Afin que la démission du trésorier d’une association soit valide, il faut respecter les conditions inscrites dans les clauses statutaires de l’association. Une procédure de passation de pouvoir entre le trésorier démissionnaire et le nouveau est également nécessaire.

La rédaction d’une lettre de démission d’un trésorier d’une association n’est pas obligatoire, mais elle est fortement recommandée. Pour le trésorier, il est important de garder un double ainsi qu’une preuve d’envoi de la lettre de démission afin qu’il puisse dégager sa responsabilité auprès des tiers. Aucune disposition n’encadre la démission d’un trésorier d’une association quant au délai d’envoi de la lettre. L’idéal serait que le trésorier pose sa démission avant la tenue d’une assemblée générale annuelle.

Bon à savoir : dans le cas où la démission a lieu en cours d’année, il est essentiel d’arrêter les comptes et établir un état de trésorerie. Les responsables de l'association doivent déclarer le changement de direction, dans les 3 mois, au greffe des associations du département de son siège social. Si l'association est aussi immatriculée au répertoire Sirene, elle doit également déclarer ce changement à l'Insee.

Questions fréquentes (FAQ)

Quelles démarches pour le nouveau trésorier en association ?
Après le PV de nomination, il peut commencer la passation avec l'ancien trésorier, rencontrer la banque, se renseigner sur les Règles et Principes Comptables, éventuellement constituer une équipe et se lancer.
Comment réussir la passation ?
La passation officielle est encadrée et passe par le transfert de nombreux documents. La passation officieuse représente un bon moyen d’obtenir des informations et des pistes d’amélioration pour l’association.
Quelles compétences comptables doit avoir le trésorier ?
Le trésorier d’association doit avoir des connaissances de base en comptabilité et pouvoir comprendre les principaux documents comptables.

Points pratiques à retenir

Déclarer le changement de trésorier à la préfecture dans un délai de trois mois.
Obtenir et conserver le récépissé de la préfecture et le consigner dans le registre spécial.
Organiser une passation complète (documents bancaires, bilans, contrats, inventaire, accès aux logiciels).
Rencontrer la banque après obtention du récépissé et faire formaliser les signatures.
Arrêter les comptes et établir un état de trésorerie en cas de démission en cours d’année.

Étape	Actions clés	Délai / remarque
Nomination	Rédiger PV de nomination	Avant la déclaration
Déclaration	Envoyer CERFA 13971 + PV à la préfecture	Sous 3 mois
Passation	Transfert des documents comptables et accès logiciels	Immédiat lors de la prise de fonction
Banque	Faire valider signatures et codes	Après récépissé
Suivi	Audit si suspicion, mise en place outils	Selon besoin

À la fin de cet article, vous retrouverez également un bref récapitulatif. NB : tout au long de cet article, nous allons utiliser le terme de "trésorier" par souci de simplicité. Mais ne vous y trompez pas : nous pensons également aux trésorières !

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