Charges patronales, remboursements et indemnités pour le télétravail en home studio : droits et modalités

Le télétravail engendre des coûts pour le salarié. Rendu obligatoire pour beaucoup lors du confinement et encore fortement recommandé en cette rentrée du fait de la crise sanitaire, le télétravail est de plus en plus pratiqué y compris dans le milieu associatif. Depuis l’entrée en vigueur de l’ordonnance du 22 septembre 2017, un article du code du travail (L.1222-10) prévoyant la prise en charge par l’employeur de tous les frais engagés par le salarié en télétravail a été supprimé. Cependant, plusieurs avocats en droit du travail soulignent que ce texte ne dispense pas pour autant l’employeur de son obligation “générale” de prise en charge des coûts liés à l’exercice de la fonction des salariés.

Le télétravail peut être mis en place de manière occasionnelle ou régulière, pour quelques jours par semaine ou par mois ou encore de façon plus permanente. En l'absence d'accord collectif ou de charte, l'employeur et le salarié peuvent convenir de recourir au télétravail. En cas de circonstances exceptionnelles (menace d’épidémie ou crise sanitaire par exemple), ou force majeure le télétravail peut être imposé sans l'accord des salariés et s'applique. L'Accord National Interprofessionnel (ANI) du 26 novembre 2020 sur le télétravail a été étendu le 13 avril 2021. L'ANI est un outil d’aide au dialogue social et un appui à la négociation. De par son extension, les dispositions de l’ANI deviennent obligatoires pour toutes les entreprises et les salariés compris dans son champ d’application.

Quels frais engendrés par le télétravail peuvent être remboursés ?

Les frais remboursables concernent principalement les coûts supplémentaires supportés par le salarié du fait du télétravail. Voici les catégories de dépenses que vous pouvez demander à votre employeur de prendre en charge :

• Les frais liés aux équipements et au matériel : Ordinateur, imprimante, écran supplémentaire, périphériques et accessoires (clavier, souris, casque audio), fournitures de bureau (papier, cartouches d’encre, stylos…). Si votre employeur ne vous fournit pas le matériel nécessaire, il doit prendre en charge les frais d’acquisition ou d’utilisation de vos équipements personnels.
• Les frais de connexion et de communication : Abonnement internet, téléphone portable, logiciels ou applications spécifiques requis pour votre activité. L’employeur peut rembourser une partie du forfait internet si le télétravail entraîne une utilisation professionnelle significative.
• Les frais d’occupation du domicile : Électricité, chauffage, eau proportionnels au temps de télétravail ; loyer ou taxe d’habitation dans des cas très particuliers si une pièce est exclusivement dédiée au télétravail.
• Frais de transport : l’employeur prend en charge 50 % du prix des titres d'abonnement pour les déplacements domicile-lieu de travail et peut prendre en charge le coût des trajets effectués occasionnellement ou régulièrement pour se rendre au siège de l’entreprise.

Les frais engagés sont pris en compte dans le calcul du salaire brut par la société de portage. Tous ces éléments sont pris en compte par la société de portage dans le calcul du chiffre d’affaires net. Les notes de frais ou frais de fonctionnement sont directement liés à son activité professionnelle. Ce sont toutes les dépenses engagées nécessaires à l’activité du salarié en portage.

Modalités de prise en charge : frais réels sur justificatif ou allocation forfaitaire

Le remboursement s’effectue en frais réel sur justificatif. Les frais professionnels peuvent être remboursés sur justificatif. En fonction du type de frais, le mode de calcul est différent. Il existe des conditions pour pouvoir être éligible à leur remboursement. Les notes de frais engagées en télétravail ne sont pas incluses dans le calcul du salaire du porté.

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L’employeur peut également verser au salarié une allocation forfaitaire dans la limite de 50 euros par mois, en franchise de cotisations. L’employeur peut rembourser deux types de frais de télétravail sous la forme d’allocations forfaitaires, exclues de cotisations (arrêté du 20 décembre 2002 modifié, art.). L’allocation forfaitaire allouée à un salarié en télétravail est réputée utilisée conformément à son objet si elle est fixée pour un nombre de jours télétravaillés par semaine. Si l’allocation est fixée par jour de télétravail, elle est réputée utilisée conformément à son objet et exonérée de cotisations et contributions sociales lorsque son montant n’excède pas 2,88€, dans la limite de 253,44€ par an au 1er janvier 2023.

Selon l’URSSAF, elle est réputée être utilisée conformément à son objet et exonérée de cotisations dans la limite de 10€ par mois (pour un salarié effectuant une journée par semaine de télétravail). 20€ par mois si le salarié effectue 2 jours de télétravail par semaine, et ainsi de suite… La limite globale est donc de 50€ par mois. Aucun justificatif n’est nécessaire dans ce cas. Une allocation peut être fixée par jour. Si la valeur du remboursement ne peut être justifiée, cette indemnité peut être considérée comme un complément de salaire, donc soumise à cotisations sociales.

Exemples chiffrés

Il s’agit des frais supportés au titre du local utilisé par le salarié dans le cadre de son activité professionnelle. Exemple : Un salarié exerce son activité en télétravail dans un bureau de 10 m2 au sein de son domicile pour 10 jours par mois sur 22 jours travaillés. Son loyer mensuel est de 1000 euros. Il supporte une assurance habitation de 20 € par mois, une taxe d’habitation de 1000 € par an et une facture d’électricité estimée à 5 euros par mois au titre du bureau affecté à l’activité professionnelle.

Frais mensuel loyer : (1000 / 80 X 10 ) / 22 X 10 = 56,82 euros
Frais assurance habitation : (20 /80 X 10) / 22 X 10 = 1,14 euros
Frais de taxe d’habitation : (1000/ 12 / 80 X 10) / 22 X 10 = 4,73 euros
Frais d’électricité : 5 euros

Le salarié peut bénéficier d’un remboursement de 67,69 euros par mois. Si l’employeur ne met pas à disposition du salarié le matériel nécessaire à sa fonction, le remboursement se fait sur justificatif et les frais sont exonérés de charges sociales dans la limite de 50% du coût du matériel. Exemple : Un salarié achète un bureau et une chaise de bureau dans le cadre d’un usage professionnel en télétravail pour une valeur de 500 euros. Le remboursement sera exonéré de charges sociales dans la limite de 250 euros.

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Régime social et fiscal des indemnités

Les dépenses du salarié en télétravail correspondent à des frais professionnels. Leur remboursement par l'employeur est donc exonéré de cotisations et contributions sociales, à condition : que le salarié ait réellement engagé ces dépenses (justificatifs nécessaires) ; et qu'elles soient professionnelles. Pour estimer les remboursements à effectuer, l’employeur peut s’aider du tableau d’évaluation mis en place par l'URSSAF.

Le Ministère de l’Economie et des Finances a indiqué le 2 mars 2021 que les allocations (indemnités, remboursements forfaitaires, remboursements de frais réels,..) versées par l’employeur au titre du télétravail à domicile en 2020 sont exonérées d’impôt sur le revenu. C’est à l’employeur d’indiquer ces éléments dans les informations transmises à l’administration. Ces allocations forfaitaires sont exonérées dans la limite de 2,5 € par jour de télétravail à domicile. Le Ministère précise de plus que l’allocation sera présumée exonérée dans la limite annuelle de 550 € pour l’année 2020.

Pour les salariés ayant opté pour la déduction des frais professionnels “au réel”, les frais engagés au titre du télétravail à domicile pourront se déduire dans la même limite. Cependant, si cela lui est plus favorable, le contribuable pourra les déduire pour leur montant exact. Attention, il s’agit exclusivement des frais professionnels engagés au titre du télétravail à domicile.

Obligations de l’employeur et droits du salarié

Lorsque le télétravail s’exerce à domicile, sous réserve de la conformité des installations électriques et des lieux de travail, l’employeur fournit, installe et entretient les équipements nécessaires au travail. Si le salarié utilise son propre équipement, l’employeur en assure l’adaptation et l’entretien. Il convient de rappeler un principe de la jurisprudence concernant les frais professionnels.

Lorsque que l’employeur ne peut pas justifier de la réalité des dépenses supportés par le salarié au titre de son activité professionnelle, et notamment dans le cadre d’offres "triple ou quadruple play” (internet, TV, téléphone fixe, mobile), l’employeur peut verser au salarié une allocation forfaitaire dans la limite de 50 euros par mois, en franchise de cotisations. Ces montants sont exonérés d’impôt sur le revenu et de cotisations sociales sous certaines conditions et limites.

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Que ce mode d’organisation du travail soit déjà installé dans l’entreprise, mis en place de manière provisoire dans l’entreprise ou dans l'objectif de construire une nouvelle forme d'organisation du travail sur le long terme, le télétravail engendre un certain nombre de questionnement de la part des salariés et notamment concernant les frais engendrés et leur prise en charge par l’employeur dans le cadre de l’exercice de leur fonction.

Points de vigilance pratiques

• Conservez toutes vos factures et justificatifs. Mon conseil : conservez toutes vos factures et justificatifs.
• Vérifiez si un accord collectif, une convention ou une charte d’entreprise précise les modalités de prise en charge. L'accord collectif ou la charte élaborée par l'employeur doit préciser les éléments suivants : conditions de passage en télétravail, formalités d'acceptation par le salarié, formalités de contrôle du temps de travail, détermination des plages horaires durant lesquelles l'employeur peut habituellement contacter le salarié en télétravail, etc.
• Ne pas confondre remboursement de frais professionnels et avantages en nature : si le matériel fourni par l’employeur est utilisé à des fins professionnelles et personnelles, il peut être considéré comme un avantage en nature et entrer dans l’assiette de cotisations sociales.
• Si le salarié refuse d'utiliser son téléphone personnel pour des appels professionnels, l’employeur devra alors lui fournir un téléphone professionnel avec abonnement.

Télétravail et portage salarial : particularités

Le portage salarial, tout comme les autres formes d’emploi, offre la possibilité d’effectuer ses missions à distance. Le travail à distance est un mode d’emploi en plein essor et ultra compatible avec le portage salarial. Comme pour des missions en présentiel, il arrive que le salarié porté engage ou avance des dépenses nécessaires à l’exercice de son activité : ce sont les frais professionnels. Il existe plusieurs types de frais professionnels en portage salarial qui peuvent donner lieu à des notes de frais. En télétravail, il est aussi possible pour le consultant en portage de déclarer certains types de frais professionnels.

Les frais de fonctionnement constituent toutes les dépenses liées à votre activité professionnelle. Les notes de frais ou frais de fonctionnement sont directement liés à son activité professionnelle. Il peut s’agir de : matériel informatique, abonnements internet, cartes de transports, cartes de visite etc… Ces frais engagés sont pris en compte dans le calcul du chiffre d’affaires HT du salarié porté. Sur le chiffre d’affaires HT du salarié porté, le nombre de jours travaillés et son tarif journalier (TJ) constitue son CA brut. La société de portage prélève les commissions de gestion et les taxes sociales, fiscales et parafiscales. Le montant disponible restant (le CA net) sera réparti entre les différentes charges du consultant en portage.

Litiges et bonnes pratiques pour faire valoir vos droits

Pour éviter les litiges, il est préférable que cet accord soit écrit. Il faut donc se référer à la loi. L’ANI indique que : « le principe selon lequel les frais engagés par un salarié dans le cadre de l’exécution de son contrat de travail doivent être supportés par l’employeur s’applique à l’ensemble des situations de télétravail. A ce titre, il appartient ainsi à l’entreprise de prendre en charge les dépenses qui sont engagées par le salarié pour les besoins de son activité professionnelle et dans l’intérêt de l’entreprise, après validation de l’employeur. Le choix des modalités de prise en charge éventuelle des professionnels peut être un sujet de dialogue social au sein de l’entreprise ».

Si vous rencontrez des difficultés ou si vous pensez que vos droits ne sont pas respectés, n’hésitez pas à contacter un spécialiste du droit du travail. Mon conseil d’avocat : ne laissez pas vos frais professionnels à votre charge. Le télétravail ne doit pas vous coûter plus cher. Que ce soit pour des frais de matériel ou des charges courantes, votre employeur a l’obligation de vous rembourser les dépenses engagées pour votre activité professionnelle. Si vous rencontrez des difficultés ou si vous pensez que vos droits ne sont pas respectés, n’hésitez pas à me contacter.

Le télétravail a un coût pour le salarié et l’employeur, qui lui rembourse notamment certains frais. Comment les traiter en paie ? Quel est le régime social des différentes indemnités versées aux salariés ? Ces questions doivent être anticipées et formalisées afin d’assurer la sécurité juridique des remboursements et la transparence pour le salarié.

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