Code APE et trésorerie publique : définition et fonctionnement

Le code APE (Activité Principale Exercée) ou code NAF (nomenclature d’activité française) permet d'identifier le secteur d'activité principale d’une entreprise. Le code APE est automatiquement attribué par l’INSEE au moment de la création de l’entreprise. Il dépend de l’activité principale que vous avez déclarée pour votre société ou activité d’indépendant. Le code APE des entreprises, associations et services publics est consultable sur l’Annuaire des Entreprises. Il est également disponible dans l’espace personnel du Guichet unique des formalités des entreprises une fois la demande d'immatriculation de l’entreprise acceptée.

Définitions clés : Trésor public, code APE, trésorerie d'association et fonds des collectivités

Le Trésor public est un organisme public chargé des ressources financières d'un État. En France, le Trésor public est connu des contribuables comme l'administration ayant pour mission de percevoir les impôts sur le revenu et les contraventions, au nom de l'État. Le Trésor Public joue un rôle fondamental en tant que caissier, comptable et financier de l'État. L'une de ses missions principales est de gérer le recouvrement de la majorité des impôts et recettes publiques. Même si le paiement des taxes et impôts se fait auprès du Trésor Public, il est important de noter que cette entité ne possède pas de personnalité juridique propre. En effet, les fonds qu’elle gère sont directement versés sur le compte de l’État à la Banque de France.

Les fonds sont à la fois les ressources et les charges de la collectivité. L’impôt local fait l’objet d’un recouvrement de l’Etat, puis son produit est transféré du compte de l’Etat sur celui de la collectivité territoriale. Les disponibilités sont les excédents de trésorerie qui peuvent apparaître sur ce compte unique.

La trésorerie d’une association désigne les sommes d’argent présentes sur le ou les comptes en banque d’une association. Les entrées d’argent peuvent regrouper les revenus de la structure, les subventions, les dons et les cotisations des membres qu’elle perçoit. Une bonne gestion de trésorerie est essentielle pour assurer le bon déroulement des activités de l’association, d’autant plus si celle-ci génère des revenus ou emploie des salariés.

Fondements juridiques et historique de l'obligation de dépôt

La règle d'obligation de dépôt au Trésor des « fonds libres » des collectivités locales a pour la première fois été posée par un décret impérial en date du 27 février 1811. A l’heure actuelle, les fondements juridiques de l’obligation de dépôt sont l’article 26 de la Loi Organique relative aux Lois de Finances (LOLF) 1er août 2001, qui a remplacé l’article 15 de l’ordonnance du 2 janvier 1959.

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Fonctionnement des concours financiers et lignes de trésorerie

Bien que constituant des sources de financement externe pour les collectivités locales, l'emprunt et les crédits de trésorerie obéissent à des régimes budgétaire et comptable différenciés. Il découle de cette distinction fondamentale que les crédits procurés par une ligne de trésorerie n'ont pas pour vocation de financer l'investissement et ne procurent aucune ressource budgétaire. Ils ne financent que le décalage temporaire dans le temps entre le paiement des dépenses et l'encaissement des recettes.

Les collectivités locales se voient cependant proposer par des établissements financiers des produits mixtes, qui peuvent aboutir, sur la base d'un même contrat, à une certaine articulation entre crédits de trésorerie et emprunts budgétaires. En fonction de leur spécificité, ces différents produits suivent des procédures budgétaires et comptables précises. Ces concours financiers suivent le régime budgétaire et comptable détaillé par la circulaire du 22 février 1989.

Les fonds prêtés sont suivis hors budget, dans les comptes financiers de la classe 5, jusqu'à la clôture de l'exercice budgétaire, puis peuvent être consolidés en fin d'exercice au compte budgétaire 16 « Emprunts ». La consolidation de la ligne de trésorerie en emprunt s'effectue à la seule initiative de l'ordonnateur, par l'émission d'un titre de recette sur le compte 16. De même, le remboursement d'une ligne de trésorerie n'est pas une opération budgétaire mais un simple mouvement de trésorerie diligenté par l'ordonnateur.

Dans la limite de ces plafonds dégressifs annuels, inscrits chaque année au compte 16 du budget primitif, la collectivité peut tirer et rembourser autant de fois qu'elle le souhaite, ce qui doit lui permettre de mobiliser les fonds selon ses besoins ou, au contraire, de les rembourser si elle n'en a pas temporairement l'usage. A la différence des lignes de trésorerie, ces emprunts sont inscrits préalablement au compte 16 du budget de la collectivité.

Au 31 décembre de l'exercice, les tirages infra-annuels sont apurés par inscription du solde créditeur éventuel du compte 519 pour un montant équivalent en recettes du compte 16. La ligne de trésorerie est ainsi consolidée en emprunt à court terme le 31 décembre de l'année N, puis rouverte dès le 2 janvier de l'année N + 1 par remboursement de la dette à court terme. Sous couvert de prêts à court ou moyen terme destinés à financer des investissements, ces produits s'analysent en fait comme des lignes de trésorerie.

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Rôle du Trésor public dans le recouvrement et la gestion comptable

Le Trésor public se confond d'ailleurs juridiquement avec l'État et ne possède pas d'entité juridique propre. Il gère en particulier le recouvrement de la majeure partie des impôts et recettes, ainsi que la comptabilité des personnes morales de droit public. Le Trésor Public est également chargé du recouvrement de la taxe fiscale liée à la carte grise d’un véhicule. Les professionnels de l’automobile habilités, tels que les concessionnaires et certains garages, peuvent obtenir un agrément spécial de l’administration fiscale pour collecter cette taxe lors de l’achat ou de la vente d’un véhicule. Il en est de même pour la taxe fiscale payée par les usagers, taxe liée aux différentes démarches administratives d’immatriculation des véhicules.

Les particuliers peuvent également bénéficier, sur tout le territoire, dans l’ensemble des services de la DGFiP exerçant une mission fiscale, d’un accueil fiscal de proximité. Le centre des impôts foncier est l’interlocuteur des usagers pour toute question sur le calcul de la valeur locative (base utilisée pour le calcul des impôts locaux) des biens immobiliers ou demande d’extrait de plan cadastral (par ailleurs également accessible en ligne sur le site www.cadastre.gouv.fr).

Ces services assurent la mission de publicité foncière en tenant à jour le fichier immobilier, qui recense les éléments juridiques relatifs à l’ensemble des propriétés bâties et non bâties. Ils garantissent ainsi la sécurité juridique des transactions immobilières.

Trésorerie d'association : gestion, obligations et bonnes pratiques

La création d’une association implique de connaître les caractéristiques propres à sa gestion. Pourquoi faut-il gérer la trésorerie d’une association ? À qui confier cette mission ? Quelles obligations respecter en matière de trésorerie ? Quelles démarches effectuer pour la gérer ? Quelle comptabilité privilégier ?

Une bonne gestion contribue ainsi à limiter les risques de décalage de trésorerie. Il s’agit d’une problématique liée au fonctionnement de ce type de structure, qui réceptionne les cotisations en début d’année, tandis qu’elle doit assurer des dépenses chaque mois. Astuce : l’établissement d’un plan de trésorerie est alors essentiel, afin de planifier les entrées et les sorties d’argent de l’association sur les 12 mois à venir. Il permettra d’identifier les moments potentiellement critiques, dans le but de trouver rapidement des solutions de financement.

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C’est le trésorier d’association qui gère la trésorerie de l’association. En pratique, il n’est pas obligatoire d’en nommer un. Toutefois, son rôle est essentiel pour assurer la pérennité de l’association. Les missions confiées au trésorier sont détaillées dans les statuts de l’organisation ou dans son règlement intérieur. Ses missions touchent à la fois le contrôle et la gestion des finances de l’association. Au regard de la diversité et de l’importance de ses missions, la responsabilité civile et pénale du trésorier peut être engagée.

Bon à savoir : le rôle de trésorier peut être tenu par un mineur de 16 ans minimum, un militaire (avec accord de sa hiérarchie, et uniquement si l’association n’a pas de caractère politique ou syndical) et un fonctionnaire. En matière d’obligation de trésorerie, les associations sont tenues de respecter les règles indiquées dans les statuts ou le règlement intérieur de la structure. C’est ce document qui constitue la référence. La loi de 1901 indique, en effet, que les fondateurs ont la responsabilité de définir les modalités de gestion de trésorerie lors de la création de la structure.

Une association doit néanmoins tenir une comptabilité. Selon sa taille et son mode de fonctionnement, elle peut privilégier une comptabilité de trésorerie ou une comptabilité d’engagement. Pour gérer ensuite sa trésorerie, il est possible d’utiliser un logiciel gratuit ou payant (comme Calc ou Excel par exemple). Certains types d’associations sont aussi obligés de se conformer à un plan comptable associatif et à l’établissement de comptes annuels.

Comptabilité de trésorerie vs comptabilité d’engagement

• La comptabilité de trésorerie se résume à noter dans les comptes que les encaissements (entrées d’argent) et les décaissements (sorties d’argent). Pour gérer ce type de comptabilité, un simple fichier Excel de gestion de trésorerie d’association (voire un carnet) est suffisant. La comptabilité de trésorerie est le type de comptabilité privilégié par les associations pour sa facilité de mise en place et de suivi.
• Une comptabilité d’engagement consiste à inscrire dans les comptes le moment où le débiteur s’engage à payer. Ainsi, chaque flux financier (entrée ou sortie) est comptabilisé dès l’édition de la facture. Ce type de comptabilité s’avère plus complexe que la comptabilité de trésorerie.

Établir un plan de trésorerie prévisionnel. Le plan de trésorerie prévisionnel détaille les encaissements et les décaissements de l’association pour les 12 mois à venir. Il constitue un calendrier mensuel des flux financiers de la structure. Il permet d’anticiper toute difficulté à venir afin de pouvoir ajuster le fonctionnement de la structure, et demander si besoin des subventions. À l’inverse, il prévoit aussi tout excédent de trésorerie.

Bon à savoir : la loi n’indique pas de seuil de trésorerie maximal pour une association. Néanmoins, il est recommandé de ne pas accumuler trop d’excédant. La structure pourrait effectivement voir son statut non lucratif remis en question.

Organisation pratique et outils

Une association n’est pas tenue d’ouvrir un compte bancaire. Il demeure toutefois fortement recommandé de le faire, pour faciliter la gestion et le contrôle de la trésorerie de la structure. Il convient alors de transmettre à la banque une copie du PV indiquant le nom du trésorier, ainsi que le nom des personnes habilitées à gérer le compte bancaire.

Pour valider le remplacement du trésorier d’une association, il convient de valider la nomination du nouveau trésorier par le conseil d’administration. L’association dispose ensuite d’un délai de 3 mois pour déposer une déclaration en ligne ou à la préfecture, accompagnée d’une copie de la délibération. Le nouveau trésorier doit ensuite récupérer tous les documents nécessaires à l’exercice de ses fonctions (comme le journal de banque et les documents bancaires).

De nombreux logiciels gratuits ou payants sont disponibles. Il convient de sélectionner un logiciel qui s’adapte à la taille et au type d’activité exercée par la structure. Dans les faits, les petites associations peuvent simplement tenir un tableau Excel, tandis que les structures plus grandes pourront privilégier des outils en ligne spécialisés.

La comptabilité et la gestion de trésorerie sont des éléments centraux pour garantir la transparence et la pérennité financière d’une association. Le budget prévisionnel permet d’anticiper les entrées et les sorties d’argent de l’association. Il doit se fonder sur des estimations fiables et réalistes. Astuce : il peut être cependant utile d’établir un tel budget, notamment si vous envisagez par la suite de demander des subventions.

Quelques démarches et outils pratiques cités

• Consulter le code APE sur l’Annuaire des Entreprises ou via le Guichet unique des formalités des entreprises.
• Établir un plan de trésorerie prévisionnel sur 12 mois pour anticiper les tensions de trésorerie.
• Choisir entre comptabilité de trésorerie et comptabilité d’engagement selon la taille et l’activité de l’association.
• Nommer un trésorier et formaliser sa désignation dans les statuts ; en cas de remplacement, déclarer la modification dans les 3 mois.
• Utiliser un logiciel adapté (ou un fichier Excel pour les petites structures) pour tenir les comptes.
• Pour les collectivités, respecter les règles budgétaires et comptables relatives aux lignes de trésorerie et emprunts, notamment consolidation au compte 16 en fin d'exercice.

Tableau synthétique : obligations et outils selon le cas

Le code APE permet donc d'identifier l'activité, tandis que le Trésor public assure le recouvrement des recettes et la gestion comptable. Pour les associations et collectivités, la maîtrise de la trésorerie - via plan prévisionnel, respect des règles budgétaires et choix d'une comptabilité adaptée - est indispensable pour sécuriser les activités et garantir la conformité juridique et financière.

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