Tarif, procédure et obligations pour la modification de l’extrait Kbis d’une entreprise

Le Kbis est le document officiel attestant de l’existence juridique d’une société commerciale immatriculée au Registre du commerce et des sociétés (RCS). Le Kbis est un document qui atteste l’existence juridique et légale d’une entreprise. Il représente en quelque sorte sa carte d’identité. À ce titre, le Kbis contient toutes les informations qui permettent d’identifier l’entreprise. À savoir : la dénomination sociale, l’adresse du siège social, le montant du capital social, l’objet social, le nom des dirigeants, etc. L’extrait Kbis reprend l'ensemble des informations de la société inscrites au RCS : dénomination, forme juridique, numéro SIREN, date de création, montant du capital, adresse du siège, identité du dirigeant et activité exercée. Il constitue la carte d'identité officielle de l'entreprise.

La modification du Kbis consiste à signaler officiellement tout changement affectant l’identité de l’entreprise, comme le siège, le dirigeant ou l’activité. Dès lors que l’une des informations concernant l’entreprise change, le Kbis doit être modifié en conséquence afin qu’il continue à refléter la réalité de la société. La modification du Kbis s’impose dès qu’une mention figurant sur le document ne correspond plus à la situation de l’entreprise.

Dans quels cas faut-il modifier le Kbis ?

• La modification du Kbis est nécessaire pour toute modification d’une clause apparaissant dans les statuts.
• Concrètement, elle est obligatoire dans les cas suivants : changement de la dénomination sociale ; modification de l’objet social ; changement du capital social (augmentation ou réduction) ; transfert du siège social ; prorogation de la durée de vie de l’entreprise ; changement de dirigeant (même si celui-ci n’est pas nommé par les statuts) ; lancement d’une procédure collective ; fermeture de la société.
• La modification d'activité correspond à un changement d'objet social. Pour une société, elle entraîne 42,90 € de frais de greffe, auxquels s'ajoute une annonce légale d'environ 136 € (tarif à destination des professionnels).
• Un simple changement de dirigeant met à jour le Kbis sans toucher aux statuts, dès lors que l’acte de nomination est à part des statuts.

Les étapes de la procédure de modification

La modification du Kbis passe par une inscription modificative déclarée au Guichet unique. Dans la plupart des cas, elle suit trois étapes, valables aussi bien pour un changement de dirigeant que pour un changement de siège ou de dénomination. Leur contenu varie selon le type de modification et la forme juridique de l’entreprise.

1) Prendre la décision de modifier le Kbis

La décision de modifier le Kbis part toujours d’un acte interne à la société. Selon la forme de l’entreprise, elle relève soit du seul dirigeant, soit d’un vote des associés réunis en assemblée générale extraordinaire. Selon la nature de la modification, la décision peut être prise par le dirigeant de l’entreprise (par exemple en cas de transfert de siège social) ou soumise au vote des associés au cours d’une assemblée générale extraordinaire. Les conditions de quorum et de majorité dépendent du statut juridique de la société. Dans une SNC par exemple, l’unanimité est requise. Vos statuts doivent être consultés avant tout vote de modification du Kbis. Une fois la décision prise unilatéralement ou via la collectivité des associés, un procès-verbal (PV) d'assemblée générale ou de décision de l'associé unique doit être rédigé pour changer les informations du Kbis de l'entreprise.

2) Publier un avis de modification dans un Journal d'annonces légales (JAL)

Pour être possible, le changement dans une information figurant sur un Kbis doit être rendu public. À cet effet, le dirigeant de l'entreprise doit faire publier la modification envisagée dans un Journal d'annonces légales, ou JAL. Cette annonce légale de modification est impérative pour que la demande de modification du Kbis de l'entreprise soit acceptée par le greffe. La parution est à réaliser auprès d'un JAL compétent, en fonction du département où se situe le siège social de l'entreprise. La publication d’une annonce légale est obligatoire lorsque la modification du Kbis touche les statuts. La parution est à réaliser auprès d'un JAL compétent, en fonction du département où se situe le siège social de l'entreprise.

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La parution est à réaliser auprès d'un JAL compétent, en fonction du département où se situe le siège social de l'entreprise. La publication devra être effectuée à la fois dans le département d'origine et dans le département d'arrivée en cas de transfert de siège social dans un autre département. Une fois la parution réalisée, le Journal d'annonces légales fournit à l'entreprise une attestation de parution de l'annonce légale de modification du Kbis, qui est à joindre au dossier transmis au greffe du Tribunal de commerce.

3) Déposer la demande d’inscription modificative au greffe via le Guichet unique

Depuis la généralisation du guichet unique des entreprises, la procédure pour modifier un Kbis est désormais centralisée et entièrement dématérialisée. Toute création, modification ou cessation d’entreprise se gère sur ce portail en ligne, géré et mis en ligne par l’INPI. La plateforme, accessible à l’adresse formalites.entreprises.gouv.fr, est dorénavant le seul interlocuteur des entreprises pour leurs formalités juridiques. Le dépôt du dossier sur le Guichet unique de l'INPI constitue la dernière étape de la modification du Kbis. La plateforme transmet ensuite les éléments au greffe du tribunal de commerce, qui procède à l’examen et à l’enregistrement de la modification, puis à la mise à jour du RCS et à l’édition du nouveau Kbis.

Le greffe du tribunal de commerce (TC) est l’organisme qui traite les dossiers de création, de modification et de fermeture des entreprises commerciales. C’est ce dernier qui va instruire le dossier. Le greffe du tribunal de commerce vérifie les changements déclarés, met à jour les registres, puis délivre le nouveau Kbis. Le greffier le valide et procède à la mise à jour du Kbis lorsque le dossier est complet.

Pièces justificatives à fournir

• Le formulaire M2 dûment rempli et signé par le représentant légal.
• Le formulaire M3 en cas de changement de dirigeant.
• Un exemplaire de la décision de modification ou un exemplaire du PV d'AGE certifié conforme.
• Une attestation de parution dans un journal d'annonces légales.
• Un exemplaire certifié conforme des statuts modifiés si une modification statutaire a été nécessaire.
• Une copie de la carte d’identité du nouveau dirigeant s’il s’agit d’un changement de dirigeant, ainsi qu’une déclaration sur l’honneur de non-condamnation et de filiation le cas échéant.
• Le diplôme, l'agrément ou l'autorisation d'exercice en cas d'activité réglementée.
• Un pouvoir du représentant légal lorsque celui-ci confie l'accomplissement du changement de Kbis à un tiers mandataire.

Délais et traitement

Vous disposez d’un mois à compter de la décision pour déclarer la modification du Kbis. Une fois le dossier déposé en ligne, le greffe traite la demande en deux à cinq jours ouvrés en moyenne, parfois davantage selon le tribunal et la complexité du dossier. Le traitement du dossier par le greffe intervient généralement dans un délai de quelques jours ouvrés, sous réserve que le dossier soit complet et conforme.

Coûts et tarifs applicables

Modifier un Kbis n’est pas gratuit. Les tarifs applicables sont fixés par les greffes et peuvent être consultés sur Infogreffe. Le prix d’une modification du Kbis englobe les coûts suivants : les frais de publicité (le prix se calcule sur le nombre de caractères multiplié par le tarif du département), les frais de greffe et éventuellement la prestation d’un professionnel (facultative). Au total, il faut compter plusieurs centaines d’euros.

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Le coût d’une modification de Kbis dépend de la nature du changement et de la forme de l’entreprise. Aux frais de greffe s’ajoute le coût de l’annonce légale lorsque la modification touche les statuts. Le coût combine les frais de greffe, qui vont de 42,90 € à 230,79 € selon la modification, et l’annonce légale. Pour une société, on distingue le changement de forme juridique des autres modifications. Les frais de greffe dus pour un changement de statut juridique s’élèvent à 212,08 euros. Pour les autres modifications, ils sont de 192,01 euros lorsque la publication d’un avis au BODACC est nécessaire. Sinon, il est de 76,01 euros.

Pour un entrepreneur individuel, les frais de greffe sont de 93,40 euros lorsque la modification nécessite la publication d’un avis au BODACC. Dans le cas contraire, ils descendent à 48,70 euros. Il existe des tarifs spéciaux pour certaines opérations, comme l’ouverture d’un établissement complémentaire par exemple (54,06 euros).

La modification du Kbis s’accompagne aussi de frais annexes : la publication au BODACC, la signature RGS1 facturée 2,80 €, ou la parution au BODACC facturée 116 € selon les cas. Les frais perçus par le greffe sont des émoluments et il reverse également une partie de la somme perçue à divers organismes comme l’INPI ou le BODACC.

Tarifs officiels d’obtention d’un extrait Kbis

Se rendre directement au greffe du tribunal de commerce est la solution la plus économique pour obtenir un Kbis : pour seulement 2,44 €, vous repartez immédiatement avec votre document officiel. La transmission par voie électronique est aujourd’hui la méthode la plus courante. Le tarif officiel pour un extrait Kbis obtenu par voie électronique via la plateforme Infogreffe est de 3,06 € TTC en 2026. Pour ceux qui préfèrent ou nécessitent un original papier, l’envoi par courrier s’élève à 4,00 € et inclut les frais de traitement et d’affranchissement.

Le coût d’un extrait Kbis est très accessible, avec des tarifs officiels ne dépassant jamais quelques euros. Les dépenses plus importantes sont généralement associées aux formalités de création ou de modification de l’entreprise elle-même. Si les tarifs de l’extrait Kbis sont clairement définis, il est courant de voir des prix bien plus élevés sur internet : soyez vigilant face aux sites non officiels qui proposent des extraits Kbis à des tarifs exorbitants.

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Faire la démarche soi-même ou la déléguer ?

Pour modifier le Kbis, deux options sont possibles : le faire soi-même ou demander l’aide d’un professionnel. Faire les démarches soi-même permet d’économiser de l’argent, car seuls les frais de publicité et de greffe sont dus. Pour économiser encore plus, il est possible d’effectuer les démarches en ligne (journal d’annonces légales en ligne et Infogreffe). Toutefois, si l’on n’a aucune notion de droit, cette alternative n’est pas sans risque. En cas de dossier manquant ou d’erreurs, le greffe rejette la demande. Il faut alors tout recommencer et payer une deuxième fois les différents frais.

C’est pourquoi il est conseillé de faire appel à un professionnel. Celui-ci peut être un expert-comptable ou un avocat, ou alors une plateforme juridique en ligne ou Legaltech. Les plateformes juridiques proposent en effet une prestation jusqu’à trois fois moins chère qu’un professionnel physique. Pour les entreprises de taille modeste ou moyenne, faire appel à une Legaltech constitue sans aucun doute la meilleure solution. Par ailleurs, déléguer la modification du Kbis permet de sécuriser le dossier et d’accélérer la formalité.

Cas particuliers, erreurs et corrections

La correction d’une erreur sur le Kbis dépend de l’origine de cette erreur. L’erreur sur le Kbis déclarée par l’entreprise se corrige par une demande de rectification sur le Guichet unique de l’INPI. Cette situation concerne une information inexacte transmise lors de l’immatriculation ou d’une modification. L’erreur imputable au greffe se corrige gratuitement. Léa s’aperçoit que le greffe a mal orthographié la dénomination de sa société sur le Kbis. Comme l’erreur vient du greffe, elle contacte Infogreffe avec une copie de ses statuts pour preuve.

Points pratiques et obligations légales

• La mise à jour du Kbis est indispensable pour assurer la validité des informations légales de l’entreprise.
• Modifier un Kbis n’est pas une formalité secondaire, mais une obligation légale essentielle pour garantir la conformité juridique de l’entreprise.
• Pour sécuriser la démarche, il est indispensable d’identifier précisément les changements à déclarer, de respecter les délais légaux et de fournir des justificatifs conformes.
• Bien qu’il soit possible d'ouvrir un compte pro sans Kbis, la présentation de ce document est généralement obligatoire pour témoigner de l’inscription de l'entreprise au RCS.
• En principe, il est impératif de fournir un extrait de Kbis de moins de 3 mois.
• Depuis 2023, les informations de l’entreprise sont aussi centralisées au Registre national des entreprises (RNE), géré par l’INPI.

Pour conclure sur l’opérationnel : la décision, l’annonce légale et le dépôt au greffe forment le cœur de la démarche, la plateforme du Guichet unique de l’INPI centralise la procédure depuis 2023 et les frais varient selon la nature de la modification et la forme juridique de l’entreprise.

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