Comptabilisation des pénalités de retard dans les marchés publics selon le Plan Comptable Général

Dans le cadre des marchés publics, les pénalités de retard constituent des sommes dues en cas de non-respect des délais contractuellement fixés. Leur comptabilisation suit des règles précises inscrites dans le Plan Comptable Général (PCG) et s’adapte à l’évolution récente de la réglementation comptable et fiscale. Cet article détaille la comptabilisation de ces pénalités, les différents comptes concernés et les implications fiscales associées, en s’appuyant notamment sur les dernières mises à jour du PCG applicables depuis 2025.

Le cadre comptable des pénalités de retard selon le Plan Comptable Général

Traditionnellement, les pénalités sur marchés étaient enregistrées dans le compte 6711 - Pénalités sur marchés (et dédits payés sur achats et ventes), faisant partie de la classe 6 « Comptes de charges » et plus précisément de la sous-classe 67 « Charges exceptionnelles ». Leur nature exceptionnelle réside dans le fait qu’elles ne correspondent pas à l’activité courante de l’entreprise.

Selon le PCG 2025, ce compte 6711 a été remplacé par le compte 6581 - Pénalités sur marchés (et dédits payés sur achats et ventes). De même, le compte 7711 « Dédits et pénalités perçus sur ventes » a été remplacé par le compte 7581 - Dédits et pénalités perçus sur achats et ventes. Cette réforme s’inscrit dans la volonté de réserver désormais le résultat exceptionnel aux événements majeurs et inhabituels, définis comme peu récurrents et non liés à l’exploitation normale.

Quand utiliser ces comptes ?

• Compte 6581 : pour comptabiliser les pénalités que l’acheteur doit payer à la suite du non-respect des clauses du contrat (retard, non-conformité, dédits).
• Compte 7581 : pour le vendeur qui perçoit des pénalités de retard ou des compensations liées aux ventes ou achats annulés.

Selon la nature de l’opération et l’option choisie, ces sommes peuvent être enregistrées en charges ou produits d’exploitation ou en charges ou produits financiers (intérêts moratoires).

Modalités de comptabilisation des pénalités de retard chez le client et le fournisseur

Côté client (acheteur) - paiement des pénalités

Le client qui paye des pénalités de retard doit les comptabiliser comme une charge. Depuis 2025, il débite soit :

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• 6581 - Pénalités sur marchés (charges d’exploitation) si l’entreprise considère ces pénalités comme des charges commerciales ;
• 66181 - Intérêts des dettes commerciales (charges financières) si elle considère la nature de ces pénalités comme intérêts moratoires.

Au moment du paiement par le client, la comptabilisation classique est :

Si le client opte pour la comptabilisation en charges financières, le compte débité sera 66181 à la place de 6581.

Côté fournisseur (vendeur) - perception des pénalités

Le fournisseur enregistre les pénalités dès la constatation du retard par :

• Débit : 4181 - Clients - Factures à établir ou 411 - Clients ;
• Crédit : 7581 - Dédits et pénalités perçus sur achats et ventes (produits d’exploitation) ou 7631 - Revenus des créances commerciales (produits financiers).

Exemple d’écriture comptable :

Si le fournisseur estime que ces pénalités ne seront pas payées, il ne doit pas les comptabiliser en produit.

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La gestion de la TVA liée aux pénalités de retard

La TVA initialement collectée au titre de la facture reste due, même si une pénalité de retard entraîne une réduction du montant effectivement perçu. La perte liée à la TVA non encaissée relève alors de la charge de l'entreprise, elle n’est pas récupérable ni régularisable.

La pénalité de retard est considérée comme une sanction contractuelle non soumise à TVA, donc la comptabilisation des pénalités ne doit pas intégrer de TVA.

L’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement

En plus des pénalités, une indemnité forfaitaire de 40€ est due pour chaque retard de paiement, conformément à l’article L441-10 du Code de commerce. Cette indemnité :

• Est ajoutée aux pénalités de retard exigibles ;
• Doit figurer dans les conditions générales de vente et sur la facture ;
• Est due pour chaque retard, même dans le cadre d’un seul contrat avec paiements périodiques (CJUE 4 mai 2023).

Elle est enregistrée comptablement et fiscalement de la même manière que les pénalités.

Impact fiscal et réglementaire

Fiscalement, les pénalités de retard et l’indemnité forfaitaire sont généralement déductibles pour le client lors de leur paiement effectif. La documentation rigoureuse des circonstances est indispensable pour justifier leur déductibilité en cas de contrôle fiscal.

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Du côté du fournisseur, ces pénalités sont imposables dès leur encaissement. Leur classement en résultat exceptionnel ou d’exploitation dépend de leur nature :

• Selon la doctrine récente de la CNCC, si les pénalités résultent d’opérations régulières (comme souvent dans la construction), elles peuvent être comptabilisées en charges ou produits d’exploitation ;
• En cas d’événement inhabituel majeur, elles restent exceptionnellement dans le compte 6711 (avant 2025) ou 678/778 (depuis 2025).

Le Conseil d'État a confirmé que le choix du classement a un impact direct sur le calcul de la CVAE (contribution sur la valeur ajoutée des entreprises) car seuls les charges et produits d’exploitation sont pris en compte.

Pratique et recommandations comptables

Les entreprises doivent appliquer ces règles de manière cohérente dans la durée, en décrivant leur politique comptable dans l’annexe des comptes. La régularité de la méthode permet d’assurer une lecture claire des comptes et d’éviter tout risque de contestation lors d’un contrôle.

Le recueil rigoureux des pièces justificatives liées aux pénalités est crucial pour sécuriser leur traitement comptable et fiscal.

Calcul des pénalités de retard

Le calcul s’effectue ainsi :

• Le taux de pénalité correspond au taux de refinancement principal de la Banque centrale européenne majoré de 10 points, avec un minimum de trois fois le taux d’intérêt légal ;
• Le montant des pénalités est proportionnel au montant de la facture, au taux appliqué et au nombre de jours de retard ;
• La pénalité est due à partir du premier jour suivant la date limite de paiement.

Exemple : Une facture de 150 000€ payée avec 30 jours de retard, avec un taux minimum de 7,86%, génère une pénalité de 1 009,04€ (incluant l’indemnité forfaitaire de 40€).

Comptabilisation d’une pénalité déduite sur paiement dans un marché public

Dans le cas où la pénalité est directement déduite du règlement, l’écriture comptable est la suivante :

La TVA sur la partie pénalité n’est pas ajustée et reste à la charge de l’entreprise.

Jurisprudence et régulation applicable aux marchés publics

Plusieurs décisions récentes de la Cour administrative d’appel et du Conseil d’État ont apporté des précisions sur :

• Le calcul des pénalités en groupement solidaire (ex. CE 2 avril 2023) ;
• La non-excessivité des pénalités dans certains cas ;
• Le rôle et la responsabilité de l’adjudicateur (maître d’ouvrage) en cas de retard imputable aux autorités publiques ;
• Les modalités de modulation et contestation des pénalités dans le cadre des marchés publics.

Ces décisions soulignent la nécessité d’une application rigoureuse et documentée des clauses de pénalités dans les contrats de marchés publics, tout en tenant compte des circonstances spécifiques des projets.

Conseils pratiques pour gérer les pénalités de retard en comptabilité

• Inscrire clairement les conditions de pénalités dans les conditions générales de vente et contrats ;
• Tenir à jour un suivi précis des dates de facturation et paiements pour calculer rigoureusement les pénalités ;
• Documenter toutes les étapes et justificatifs liés aux pénalités pour sécuriser le traitement comptable et fiscal ;
• Choisir de manière cohérente la nature comptable (charge/produit d’exploitation ou financière) et appliquer cette méthode de façon permanente.

Ces bonnes pratiques permettent d’optimiser la gestion financière et d’éviter des litiges ou redressements ultérieurs.

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