Comment comptabiliser une créance de loyer impayé

Vous êtes propriétaire d’un logement et le locataire ne vous règle plus les loyers. Que faire ? Les factures impayées sont une réalité difficile à éviter pour de nombreuses entreprises et propriétaires. Non seulement elles créent des tensions sur la trésorerie, mais elles posent également des défis sur le plan comptable. Une facture impayée est une somme due par un client, qui n’a pas été réglée à la date d’échéance convenue. Sur le plan comptable, une facture impayée reste enregistrée comme une créance dans les comptes de l’entreprise ou du bailleur.

1. Enregistrement initial du loyer

En tant que bailleur - qu’il s’agisse d’une SCI, d’une société ou d’un particulier au réel -, l’enregistrement comptable d’un loyer reçu obéit à des règles précises du Plan Comptable Général (PCG), différentes de celles appliquées par le locataire. Le loyer SCI 706 s’enregistre au crédit du compte 706 - Loyers, en contrepartie du débit du compte 411 - Clients. La réception des loyers pour le propriétaire constitue un produit. Le compte 44571 « T.V.A. collectée » est utilisé lorsqu’il y a de la TVA.

2. Principes comptables applicables

Le principe de rattachement des produits à l’exercice prévaut sur celui de l’encaissement. Il faut rattacher les loyers au bon exercice comptable, conformément au principe de séparation des exercices du PCG. Cette écriture permet de rattacher le revenu au bon exercice, même si la facture ou le paiement n’intervient qu’en N+1. Cette régularisation permet de ne reconnaître le produit qu’au fur et à mesure de la période de location effective. En maîtrisant l’enregistrement comptable des loyers reçus, vous sécurisez la gestion locative de votre bien et évitez les erreurs les plus courantes lors de la clôture ou de la déclaration.

3. Que faire lorsque le loyer devient impayé ? La phase amiable

Dès le premier mois impayé le commissaire de justice pourra agir à l’amiable en prenant attache avec votre locataire. Il cherchera à comprendre sa situation, les raisons de l’impayé et à trouver une solution rapide avec toutes les parties. Avant de prendre des mesures supplémentaires, l’entreprise ou le bailleur doit relancer le client pour tenter d’obtenir un règlement amiable. Face à une facture impayée, il est essentiel d’agir rapidement pour maximiser les chances de recouvrement.

4. Reclassement en créance douteuse et provision

Si la facture reste impayée malgré les relances, elle doit être considérée comme une créance douteuse. En cas d’impayé, le bailleur reclasse la créance en client douteux (compte 416) et peut enregistrer une provision pour créances douteuses via l’écriture 68174 / 491. Si vous pensez pouvoir récupérer votre dû, vous devrez débiter le compte 411 Clients. Si vous n'avez aucun espoir d'obtenir le paiement de la somme due, vous l'enregistrerez dans le compte 654. Pertes sur créances irrécouvrables (hors taxes).

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5. Traitement de la TVA en cas d'impayé

Impact fiscal : En comptabilité française, la TVA collectée doit être reversée au fisc même si la facture reste impayée. La TVA initialement facturée au client doit être annulée si la créance devient irrécouvrable en débitant le compte 44571. Le bailleur doit donc surveiller l’imposition de la TVA et procéder aux ajustements nécessaires lorsqu’une créance est constatée irrécouvrable.

6. Abandon de créance et conséquences comptables

Tout d’abord, vous devez comprendre que l’abandon de créance pour le créancier représente une charge qui vient annuler comptablement le loyer à recevoir. La renonciation aux loyers par le bailleur par l’intermédiaire de l’abandon de créances est un acte d’aide envers la trésorerie de son locataire. Dans le cas des particuliers soumis aux revenus fonciers, les loyers auxquels il renonce à percevoir ne sont pas imposables. Le changement majeur entre le dispositif permanent d’abandon de créance et le dispositif actuel repose sur la justification du caractère normal de l’abandon. Dans le cadre du dispositif pour soutenir les entreprises pendant la crise sanitaire, le bailleur n’a pas à justifier du caractère normal de l’abandon.

7. Mesures judiciaires en cas d’échec des démarches amiables

Si la situation l’exige, obtenir la résiliation du bail est la première étape. Pour ce faire le commissaire de justice va signifier un commandement de payer les loyers. Le bail sera alors automatiquement résilié à l’issue d’un délai de deux mois à compter de la signification effectuée par le commissaire de justice si le bail comporte une clause résolutoire. A défaut de règlement de l’intégralité des sommes que vise le commandement à l’issue du délai de deux mois, le commissaire de justice procédera à l’assignation du locataire devant le tribunal judiciaire. Le commissaire de justice, après avoir signifié au locataire un commandement de payer ou une mise en demeure procédera à l’assignation du locataire devant le tribunal judiciaire. Dans ce cas la résiliation du bail et donc la condamnation à quitter les lieux pour le locataire ne sont pas automatiques ; le juge saisi appréciera la situation au cas par cas et pourra, après examen, prononcer ou non la résiliation du bail. En vue d’assurer la protection du locataire en difficulté aucune expulsion locative ne peut avoir lieu du 01 novembre au 31 mars inclus de l’année suivante.

8. Autres points pratiques et écritures complémentaires

• Si vos conditions générales de vente le prévoient, vous pouvez réclamer des pénalités de retard lorsque votre client professionnel ne paie pas à l'échéance. Par exemple, le 1er janvier, vous envoyez une facture de 1 200 € TTC avec règlement sous 30 jours sous peine de pénalités de retard de 10% sans mise en demeure préalable.
• Si votre banque vous facture des frais, vous devrez les enregistrer au compte 627. Si le paiement intervient finalement, le règlement devra être comptabilisé normalement mais vous pourrez éventuellement mettre à la charge de votre client les frais bancaires de rejet du chèque en débitant le compte 627.
• En cas de remise ou un abandon de loyer après facturation, il doit l’enregistrer au débit du compte 7096 - Rabais, remises et ristournes accordés sur loyers.
• Si la garantie loyers impayés (GLI) verse une indemnité, celle-ci constitue un produit distinct du loyer.
• La franchise de loyer contractuelle (par exemple, un ou deux mois gratuits à la signature du bail), aucun produit n’est comptabilisé pour la période concernée.

9. Exemple synthétique d'écritures

Conseils pratiques

• Agissez rapidement et relancez systématiquement le locataire dès le premier impayé.
• Conservez une traçabilité des relances amiables et des échanges avant d’engager des procédures judiciaires.
• Consultez un expert-comptable pour l’enregistrement des provisions, des abandons de créance et les conséquences fiscales éventuelles.
• Si vous envisagez un abandon de créance, rapprochez-vous d’un expert-comptable pour qu’il vous conseille dans cette démarche et qu’il réalise des prévisions de vos résultats.

Comptabiliser une facture impayée est une étape cruciale pour maintenir une comptabilité fidèle et respecter les obligations légales. En cas de besoin, le commissaire de justice vous assiste tout au long de la procédure de recouvrement, qui peut se révéler longue et technique.

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