Comment comptabiliser les versements de l'employeur au CSE: guide pratique et bonnes pratiques

Face à toutes vos prérogatives, la comptabilité du CSE est un sujet apparaissant souvent comme secondaire voire chronophage. Pourtant, depuis 2015, les CSE doivent tenir une comptabilité et des comptes selon les règles comptables classiques et normées (proche de celles des entreprises). Il convient de revenir sur ces points. Quels sont les seuils à connaître ? Quelles sont les obligations comptables du Comité social et économique (CSE) ? Quelle comptabilité du CSE adopter ? Doit-on approuver nos comptes annuels du CSE ? Comment faire les comptes du CSE si je ne suis pas comptable ? Comment être certain de ne pas faire des erreurs ?

Voici une synthèse des principaux éléments, non exhaustifs, sur lesquels les élus du CSE, et en particulier le Trésorier, devront porter leur attention pour assurer une transparence de leurs comptes et de la comptabilité. Tous les CSE (mais aussi le comité social et économique central et d'établissement) doivent tenir une comptabilité et ont l’obligation d'établir des comptes annuels, réaliser un rapport de gestion. C'est à ce moment là que le trésorier doit présenter les comptes aux autres élus du CSE et répondre à toutes les questions posées.

Les limites et les catégories du CSE selon la taille

La taille du CSE n'est pas une excuse pour ne pas réaliser ces points et une comptabilité normée. Il va être en relation avec la ou les banques, l'assureur, l'expert-comptable du CSE, les fournisseurs d'activités sociales et culturelles mais aussi les élus (décisions de gestion, points sur la gestion...), la direction (qui est membre du CSE) et les salariés qui peuvent poser des questions. Pour appliquer les bonnes pratiques comptables, qui sont celles de la comptabilité d'engagement, il est important que le trésorier puisse être accompagné quand il le souhaite par un expert-comptable spécialisé en CSE. Surtout si la somme de vos 2 budgets est supérieure à 153 000 €. En fin d'exercice, le CSE de taille moyenne a obligation de faire appel à un expert-comptable pour les accompagner et présenter les comptes.

Votre CSE de petite taille

Autrement dit vos ressources annuelles ne dépassent pas 153 000 € (sommes des 2 subventions ASC et fonctionnement). Vous avez alors la possibilité d’adopter une comptabilité du CSE super simplifiée. tenir un livre de comptes retraçant chronologiquement les montants et l'origine des dépenses que vous avez réalisé et des recettes que vous avez perçu (subventions de l’employeur, participation financières des salariés, etc…). Ce livre de comptes doit distinguer les opérations relevant des AEP (fonctionnement) du CSE et celles relevant des activités sociales. La comptabilité du CSE doit être transparente et inclure un état de synthèse: le rapport de gestion. Vous êtes obligatoirement soumis aux règles définies à l'article L 123-12 du Code de commerce. C'est-à-dire aux obligations comptables générales applicables aux entreprises (comptabilité d'engagement).

Ce recours au CAC est pris en charge sur le budget de fonctionnement du CSE (L 2315-73). En fait, le législateur considère que ces CSE ont une grande taille et doivent être gérés très finement comme une PME. Notre intervention s'adapte à tous les CSE. Contactez nous et après un échange nous définirons, avec vous, vos besoins, en n'oubliant pas votre besoin de temps pour les autres prérogatives d'un élu de CSE.

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Votre CSE de taille moyenne

Si vos ressources dépassent 153 000 €, mais sans remplir au moins deux des trois critères (50 salariés équivalents temps plein, 1,55 million d'euros de bilan, 3,1 millions d'euros de ressources), vous êtes dans la tranche moyenne. Vous devez suivre une comptabilité de droit commun ou une comptabilité simplifiée (selon ANC 2015-01) avec présentation et documents adaptés. Le CSE doit établir au minimum un bilan, un compte de résultat en distinguant les sections « Attributions économiques et professionnelles » et « Activités sociales et culturelles », une annexe aux comptes et un rapport de gestion. Au dessus de 153 000 €, le CSE a l'obligation légale de recourir à un expert-comptable pour la présentation et l'attestation des comptes annuels (article L. Le choix de l'expert-comptable est libre et les comptes seront attestés.

Les obligations comptables communes à tous les CSE

Il existe trois niveaux de complexité, mais tous les CSE partagent un socle commun:

1. Réaliser, dans un ordre chronologique, l'enregistrement comptable des mouvements financiers qui affectent le patrimoine.
2. Contrôler l'existence et la valeur des éléments actifs et passifs au moins une fois tous les douze mois (inventaire).
3. Établir des comptes annuels à la clôture de l'exercice avec compte de résultat, bilan et annexe, et fournir des informations sur les transactions dites significatives dans l'annexe ou le rapport de gestion.
4. Établir un rapport de gestion présentant des informations qualitatives sur les activités et la gestion financière.
5. Présenter les conventions passées entre le CSE et l'un de ses membres et permettre aux élus sortants de rendre compte de leur gestion.
6. Approuver les comptes annuels dans les 6 mois suivant la clôture; en cas de question, le trésorier ou l'expert-comptable doit répondre.
7. Porter les comptes au salarié par tout moyen (affichage, site du CSE, voie électronique selon accord avec la direction).

La séparation et le traitement des budgets AEP et ASC

Le budget de fonctionnement (AEP) et le budget ASC doivent être strictement séparés dans la comptabilité et la gestion. La loi impose une séparation dure: pendant 12 mois d'exercice, les deux budgets doivent être séparés et totalement étanches. Le transfert d'excédent entre budgets est possible, jusqu'à 10% de l'excédent annuel, à condition de respecter les règles et les limites prévues par les textes (et non une fusion des budgets).

Pourquoi deux comptes et deux budgets séparés? Pour assurer la transparence et faciliter les contrôles URSSAF et fiscaux, et pour éviter toute confusion dans les dépenses liées à des finalités professionnelles versus sociales et culturelles.

Utilisations typiques et exemples de charges

Le budget AEP couvre les dépenses liées au fonctionnement du CSE: formation des élus (formation économique et formation Santé Sécurité et Conditions de Travail), frais de déplacement (hors réunions ordinaires), fournitures, documentation technique, frais postaux, frais de diffusion des PV, et rémunérations et charges des permanents du CSE. Le budget ASC couvre les activités sociales et culturelles: cantines, crèches, billetterie, subventions pour des activités culturelles, voyages, et autres prestations destinées directement aux salariés et leur famille. Cette distinction est cruciale: une dépense doit être imputée au bon budget en fonction de son but premier.

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La comptabilité et l’approbation des comptes annuels

Les membres élus approuvent les comptes annuels lors d’une séance plénière dédiée, et le trésorier, avec l’éventuel expert-comptable, présente les comptes. L’approbation doit intervenir dans un délai maximum de 6 mois après la clôture de l’exercice. Si des élus posent des questions, le trésorier (ou l’expert-comptable) y répondent et peuvent présenter des factures si nécessaire. Une fois approuvés, les comptes annuels et le rapport d'activité et de gestion doivent être portés à la connaissance des salariés par tout moyen (affichage, site Internet, diffusion électronique selon accord).

Les CSE peuvent, selon leur taille, nommer un commissaire aux comptes (CAC) et son suppléant lorsque les règles l’exigent, exercer des droits d’alerte en cas de risques financiers et, pour les gros CSE, nommer une commission des marchés pour les achats importants. Le respect du principe de gestion séparée et d’une comptabilité double et étanche est une règle indépendante de la taille du CSE.

Le rôle de l’expert-comptable et les démarches pratiques

Pour appliquer les bonnes pratiques comptables et la comptabilité d’engagement, il est souvent utile d’être accompagné par un expert-comptable spécialisé en CSE. L’intervention peut aller jusqu’à la saisie comptable des pièces et la présentation des comptes en réunion de CSE, avec les prévisionnels et les rapports. Pour les CSE qui atteignraient ou dépasseraient les seuils, recourir à un expert-comptable assure une conformité et une transparence accrues, et permet au trésorier de gagner du temps.

Les obligations liées aux cargaison de ressources et à la conservation des documents

Le trésorier et le secrétaire doivent veiller à la conservation des pièces justificatives et des documents comptables pendant 10 ans à compter de la date de clôture de l’exercice. Les bulletins de salaire et contrats de travail doivent être conservés sans durée maximale s’il y a un salarié dans le CSE. Les documents juridiques et les contrats doivent être conservés selon les règles légales afin d’éviter des risques de rejet de comptabilité ou de sanctions fiscales.

Des points pratiques clés pour une comptabilité fiable

• Définir clairement les droits et les responsabilités du trésorier dans le règlement intérieur et limiter le nombre de signataires sur les comptes bancaires pour assurer le contrôle et la traçabilité.
• Constituer un dossier d’audit et positionner le commissaire aux comptes si nécessaire, afin d’assurer une vigilance et un droit d’alerte efficaces.
• Prévoir des prévisionnels annuels et des tableaux explicatifs des dépenses et des recettes afin de faciliter l’audit et les contrôles.
• Veiller à la séparation stricte des budgets et à la transparence des opérations auprès des salariés et des partenaires.

Exemple de fiche pratique et ressources

Si vous avez besoin d’un accompagnement, des experts spécialisés en CSE peuvent aider à réaliser les opérations, à respecter les préconisations des URSSAF, à trouver les transactions significatives et à réaliser correctement les obligations comptables. La fiche contact est disponible à la fin de page.

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Tableau récapitulatif des obligations selon la taille du CSE

Résumé opérationnel: comment comptabiliser les versements de l’employeur au CSE

Les versements de l’employeur au CSE se traduisent par des écritures dans le compte 6472 « Versements au comité social et économique », généralement débité du côté des charges et crédité dans le compte 422 « Comité social et économique ». Le versement de la subvention de fonctionnement et des contributions des ASC y trouve sa place, et l’imputation exacte dépend du but de chaque dépense (fonctionnement ou ASC). Le CSE doit enregistrer les ressources et les dépenses liées à chaque budget et assurer leur traçabilité jusqu’à leur conclusion dans les comptes annuels. Le compte 6472 permet d’isoler ces versements des autres charges sociales et facilite les déclarations fiscales et sociales de l’entreprise.

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