Comment comptabiliser une facture non réglée ou « facture non parvenue » et le report à nouveau

Il arrive parfois qu’un fournisseur vous envoie une facture une fois votre exercice comptable terminé. En comptabilité, on appelle cela une facture non parvenue ou facture à recevoir. Bien souvent, c’est un casse-tête pour les entrepreneurs. En effet, vous avez obligatoirement besoin de justificatifs pour la bonne tenue de la comptabilité.

Qu’est-ce qu’une facture non parvenue (FNP) ?

Une facture reçue après la clôture correspond à un bien/service livré avant la fin de l’exercice, mais facturé seulement après. Cela signifie qu’un bien ou service a été livré à une entreprise mais le fournisseur n’a envoyé la facture qu’après la clôture de votre exercice. Une facture à recevoir ne pourra pas être reportée sur l’exercice suivant. Ainsi, comment comptabiliser une facture de l’année précédente ? Elle doit faire l’objet d’écritures de régularisation. Cela veut dire que les entreprises doivent intégrer les charges même si la facturation est effectuée ultérieurement.

Comment l’enregistrer comptablement ?

Une FNP doit être intégrée sur l’exercice concerné via des écritures de régularisation, et non “reportée” sur l’exercice suivant. Vous devrez alors débiter le compte de charge (compte 6) au montant HT des biens ou services. Il faudra ensuite débiter le compte 44586 « TVA à régulariser » si l’entreprise récupère la TVA. Ensuite, il convient de créditer le compte 408 (Fournisseurs - factures non parvenues) pour le montant TTC. La comptabilisation d’une facture sur l’exercice suivant sera effectuée dans le sens inverse par l’entreprise pour les annuler en début du nouvel exercice. Pour votre nouvel exercice comptable, les factures non parvenues devront être extournées.

Impacts au bilan et risques fiscaux

Concernant le bilan, le montant total TTC d’une facture reçue après clôture exercice sera au passif du bilan car elle représente une dette. Si vous ne régularisez pas une facture non parvenue, vous vous exposez à un risque de redressement fiscal. Il est obligatoire de fournir une facture dans tout échange entre professionnels. Toutefois, si une facture non parvenue (FNP) d'un fournisseur est requise pour justifier une dépense professionnelle, il est possible de la comptabiliser provisoirement en attendant sa réception. Ce décalage doit être corrigé pour respecter la comptabilité d'engagement.

Cas pratique

Illustrons cette définition de la facture manquante dans la gestion de comptes comptables d'une entreprise avec un cas concret : votre entreprise, dont l'exercice comptable se termine à date du 31 décembre, commande pour 2 000 € de marchandises le 1er décembre. Toutefois, le fournisseur n'émet et n'envoie la facture qu'à partir du 1er janvier suivant. En tant que dirigeant, vous devez faire apparaitre le montant TTC de l'opération que vous avez réglé dans la comptabilité de l'exercice en cours, et ce même si le document sera envoyé dans le prochain exercice. Si votre fournisseur vous avait transmis une facture que vous avez égarée, vous pouvez le contacter pour en demander un duplicata.

Éviter les FNP : organisation et outils

Pour éviter les factures reçues après un exercice comptable, un suivi scrupuleux des dépenses fournisseurs s'impose. Cependant, par manque de temps, les entreprises peuvent passer à côté de cette étape importante. Axonaut aide à limiter ces situations grâce au suivi des dépenses fournisseurs et des rappels lorsqu’un justificatif manque. Le logiciel met à disposition des tableaux de bord pour repérer les causes (retards, problèmes de communication) et permet d’automatiser des actions (rappels, paiements, connexion bancaire). Vous pourrez identifier plus rapidement grâce à des tableaux de bord dédiés les facteurs qui contribuent aux FNP.

Factures non payées par les clients : distinction et traitement

Un de vos clients ne paie pas sa facture. Cela dure depuis des mois ? Hormis de potentielles difficultés de trésorerie et de la gestion du recouvrement de la créance, vous faites face à une problématique fiscale. Vous avez facturé à votre client : cette somme devient imposable, même si vous n’avez pas encore reçu le paiement. La comptabilisation d’une facture non payée en provisionnant la créance permet d’atténuer comptablement et fiscalement l’impôt à payer sur ce chiffre d’affaires non encaissé. Provisionner le risque client permet d’anticiper la charge d’une absence de paiement. En comptabilité, cela fait référence à une « dépréciation de créance ». La facture impayée est alors considérée comme une charge de l’exercice. C’est la « dotation aux provisions ».

Conditions et constatation de la provision

La provision de créance est déductible du chiffre d’affaires imposable, sous certaines conditions : elle doit correspondre à une charge ou perte déductible ; il est nécessaire de détenir les justificatifs nécessaires pour identifier la créance et son montant ; il faut faire face à une perte probable avec de véritables doutes de recouvrer la créance (un simple défaut de paiement ne suffit pas). Il est impossible de provisionner une créance irrécouvrable. Pour déclarer une facture non payée en perte définitive, l’entreprise doit prouver son irrécouvrabilité en contactant un huissier.

Recouvrement Abusif - Comment se protéger ?

Pénalités de retard et indemnité forfaitaire de recouvrement

Les pénalités de retard que vous pouvez réclamer à votre client en cas de non règlement de sa facture avant dépassement de la date d’échéance sont celles mentionnées sur la facture litigieuse et dans vos conditions générales de vente. Elles doivent s’élever, conformément à l’article L 441-6 du code du commerce, à au moins 3 fois le taux d’intérêt légal en vigueur. Pour le calcul, prenons l’exemple d’une facture de 10 000€ TTC, encore non réglée alors que la date d’échéance est dépassée depuis 30 jours. Le taux des pénalités de retard mentionné sur la facture était de 2.61%, soit 3 fois le taux d’intérêt légal. Pour cette facture, le créancier est en capacité de réclamer 21.45 € de pénalités de retard à son débiteur. Il peut de plus réclamer une indemnité forfaitaire de recouvrement, devant elle aussi être mentionnée sur la facture, s’élevant à 40 €.

Les pénalités de retard sont calculées sur la base TTC de la facture, elles ne sont pas soumises à la TVA : elles constituent donc dans leur ensemble un résultat imposable. Cependant, elles ne sont imposables qu’après leur encaissement. Ainsi, il faudra les retraiter de votre liasse fiscale en cas de différence entre l’exercice de comptabilisation des pénalités de retard et l’exercice de son paiement.

Le report à nouveau : rôle et fonctionnement

Le report à nouveau comme son nom l’indique, consiste à reporter sur l’exercice comptable suivant. Il s’agit très simplement du résultat de votre exercice. Une écriture comptable doit en effet reporter le résultat de l'exercice qui vient de s'écouler, lorsque celui-ci reste dans les comptes. L'utilisation des comptes de report à nouveau est possible lors de l'affectation du résultat. On distingue le report à nouveau créditeur représentant une fraction du bénéfice et le report à nouveau débiteur permettant d'enregistrer les déficits. Ces comptes de report à nouveau sont utilisés dans les sociétés.

Comptes et affectation

Le report à nouveau créditeur est représenté par le compte 110. Le report à nouveau débiteur est matérialisé par le compte 119. Le report à nouveau créditeur fait partie des fonds propres et apparaît au passif du bilan comptable. L'affectation du résultat consiste à répartir le résultat de l'année écoulée, le compte « 120 ou 129 - résultat de l'exercice » doit être soldé. Chaque année à la clôture de l'exercice, votre société dispose de 6 mois pour convoquer ses associés en assemblée générale ordinaire. Lors de cette AG, les associés votent l’affectation du résultat.

Utilisation stratégique du report à nouveau

Le report à nouveau créditeur est une mise en réserves provisoire en attendant une décision ultérieure de l'assemblée générale. Il n'a été ni distribué aux actionnaires ni mis en réserve légale ou autres réserves. Le report à nouveau débiteur représente les déficits accumulés au cours des exercices précédents. Lors d’un prochain exercice bénéficiaire, le report à nouveau créditeur de ce futur résultat sera judicieux afin d’absorber le report à nouveau du déficit antérieur.

Quelques écritures types (rappel pratique)

Situation	Écriture lors de la clôture	Écriture à l'ouverture suivante
Facture non parvenue (FNP)	Débit compte de charge (6) ; débit 44586 TVA à régulariser (si récupérable) ; crédit 408 Fournisseurs - FNP (TTC).	Extourne : débit 408 ; crédit fournisseur réel lors réception facture.
Facture client impayée (provision)	Dotation aux provisions : débit charge (provision) ; crédit compte de provision pour créances.	Reprise si paiement : débit provision ; crédit produit (reprise).

Bonnes pratiques et recommandations

Effectuer un suivi scrupuleux des dépenses fournisseurs pour limiter les FNP.
Demander un duplicata au fournisseur si une facture a été égarée.
Utiliser des outils (type Axonaut, TrackPay) pour automatiser les relances et repérer les factures manquantes.
Comptabiliser les FNP par écritures de régularisation et extourner en début d’exercice suivant.
Ne pas confondre provision pour créances et perte définitive : l’irrécouvrabilité doit être prouvée pour constater une perte définitive.
Veiller à l’affectation du résultat en assemblée générale dans les délais légaux pour décider du report à nouveau.

Une facture non parvenue nécessite des rectifications comptables bien précises et peut porter préjudice à votre comptabilité si non effectuée correctement. Le respect des règles d’engagement, la tenue rigoureuse des justificatifs et l’utilisation d’outils de gestion réduisent sensiblement ces risques.

Lire aussi: Fiche INSEE : le guide

balises: