Comment comptabiliser une vente payée en plusieurs fois
La gestion de la facturation et de la trésorerie reste un souci majeur des entrepreneurs. Pour toute prestation de services plus complexe ou pour un achat plus important, le paiement en plusieurs fois est une bonne solution pour gérer le flux de trésorerie. Et pour les micro-entrepreneurs, cette solution permet de générer du chiffre d’affaires de manière régulière.
Pourquoi proposer un paiement fractionné ?
Il y a plusieurs raisons qui peuvent justifier un échéancier de facture.
- Quand un entrepreneur ne connait pas très bien le client ou a un doute sur sa solvabilité, surtout dans le cas d’une première mission, il peut proposer un acompte avant de démarrer les travaux. Grâce à l’acompte la mission est sécurisée et son déroulement plus serein, parce qu’on peut toujours stopper la mission avant sa fin lorsqu’il y a un impayé.
- Le délai légal de règlement d’une facture est généralement de 30 jours. Mais ce délai peut être plus long, sans dépasser 60 jours à partir de la facturation (ou 45 jours fin de mois) s'il est précisé au contrat. En France, près d’une entreprise sur trois doit attendre plus de 60 jours pour se faire payer. Si le délai est allongé à 60 jours du côté des grandes entreprises, en pratique cela signifie un paiement 2 mois après l’édition de la facture (et donc après la fin de la mission). En termes de trésorerie pour une TPE ou PME, c’est très long. Un paiement en plusieurs fois peut donc aider un entrepreneur à encaisser de la trésorerie en cours de route.
- Il arrive qu’un client demande de payer votre facture en plusieurs fois. Dans cette situation, proposer un échéancier de paiement et fixer ses propres conditions peut arranger tout le monde.
Formalisme commercial et facturation
Lorsque vous établissez un devis à un client, vous pouvez déjà lui proposer les échéances. Indiquez simplement les détails de l’échéancier dans les conditions du devis - le montant de chaque paiement fractionné, le moyen et la fréquence des paiements. Il est important de noter que lorsqu’une entreprise demande le versement d’un acompte avant la livraison des biens ou avant la réalisation de la prestation de services, une facture d’acompte doit être émise (Code général des impôts. L’article 289 du CGI (point I-1-c). Ensuite, vous pouvez établir une facture définitive qui mentionnera l’acompte déjà versé.
Si aucun acompte n’est exigé, vous pouvez établir une facture avec dates et montants des échéances dans les commentaires, ou avec un échéancier sur une page séparée.
Moment d’enregistrement comptable du produit
Le chiffre d’Affaires est constaté dès qu’une vente est réalisée et la facture émise, quelles que soient les conditions de paiement. Or, le revenu d’une entreprise n'est réel que lorsque le client a véritablement payé ses factures. La contrepartie de la vente est une créance détenue sur l'acheteur. Le compte client est soldé par l'encaissement du virement. La facture est donc soldée mais cela ne veut pas dire qu'elle est payée.
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Comptes à utiliser selon la nature de la vente
Pour savoir comment comptabiliser les ventes, il faut distinguer le cas des marchandises, celui des produits finis, ayant subi une transformation par l'entreprise, et celui des services. Tous seront enregistrés en débitant le compte 411 Clients et en créditant un compte de la classe 7, et plus précisément un compte 70 (pour le montant HT si l'entreprise est soumise à la TVA).
- Comptabiliser les ventes de marchandises : le compte 707 Ventes de marchandises.
- Comptabiliser les ventes de produits finis : le compte 701 Vente de produits finis.
- Comptabiliser les ventes de services : le compte 706 Prestations de services.
- Comptabiliser les produits des activités annexes : le compte 708 Produits des activités annexes.
Exemples d'écritures de vente
Exemple pour une vente de marchandises :
| Compte | Description | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|
| 411 | Clients | 12 000 € | |
| 44571 | TVA collectée | 2 000 € | |
| 7071 | Ventes de marchandises | 10 000 € |
Exemple pour une prestation de services :
| Compte | Description | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|
| 411 | Clients | 720 € | |
| 44571 | TVA collectée | 120 € | |
| 7061 | Prestations de services | 600 € |
Comptabilisation des règlements fractionnés
Le paiement d’une facture en plusieurs fois n’intervient pas nécessairement en cas de difficultés de trésorerie. Le paiement fractionné a plusieurs atouts et permet de réduire votre besoin en fond de roulement. Pour la comptabilité pratique, l'écriture initiale de la vente reste la même : vous constatez le produit et la créance client au moment de la facturation.
Ensuite, au fur et à mesure de l'encaissement des paiements, vous passez vos règlements en contrepartie du compte 512 Banque et au crédit du compte 411 Clients. Par exemple, si un client paie en trois fois, chaque encaissement viendra diminuer la créance client par l'écriture : débit 512 / crédit 411.
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Cas pratique : enregistrement d'un acompte
Lorsqu’un acompte est demandé et versé avant la livraison ou la réalisation, une facture d’acompte doit être émise. Vous enregistrez alors l'acompte reçu au crédit d'un compte client (ou compte spécifique d'acomptes reçus selon l'organisation), et au débit du compte Banque. Ensuite, lors de l'émission de la facture définitive, vous déduirez l'acompte déjà versé ; la facture définitive mentionnera l’acompte déjà versé.
Comptabilisation des achats réglés en plusieurs fois (rappel utile)
La comptabilisation d’une facture d’achat revient à enregistrer la charge au débit en utilisant un compte de la classe 6 « Comptes de charges » du Plan Comptable Général. Lorsque l’enregistrement de la facture d’achat est effectué, il est important de l’archiver dans un classeur numéroté et ordonné de façon chronologique. Une facture d’achat doit être comptabilisée dans le journal des achats à sa date d’émission, et non à celle de paiement.
Pour le règlement d’une facture d’achat en plusieurs fois, la méthode usuelle consiste à enregistrer la dette fournisseur (compte 401) lors de la réception de la facture, puis à comptabiliser chaque paiement successif en créditant le compte 512 Banque et en débitant le compte 401 Fournisseurs. Si un acompte a été versé avant la réception de la facture, une facture d'acompte est également nécessaire.
Aspects pratiques et outils pour automatiser les paiements
Utilisé par plus de 70 000 entreprises de toutes tailles, GoCardless est une solution moderne pour encaisser les paiements directement depuis les comptes de vos clients. Ainsi, vous pouvez automatiser la collecte des paiements, réduisant ainsi la charge administrative de votre équipe. Une étude montre que 78% des PME utilisant le système GoCardless ont constaté une réduction de leur nombre moyen de jours débiteurs.
Gérer plus efficacement ses factures d’achat avec Pennylane : l'outil Pennylane offre des fonctionnalités innovantes pour la gestion des factures d'achat. Il est en effet possible de centraliser la collecte de toutes les factures, qu'elles soient dématérialisées ou en version papier.
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Comment fractionner le paiement avec la caisse tactile ECR
Points de vigilance
- Assurez-vous que la TVA collectée soit correctement enregistrée, afin qu'elle soit bien mentionnée dans la déclaration de TVA de l'entreprise.
- La facture définitive doit mentionner les acomptes déjà versés.
- En cas d'effet de commerce (lettre de change, etc.), la facture est soldée par l'acceptation mais cela ne signifie pas forcément paiement effectif : un effet de commerce peut revenir impayé.
- Conservez les factures et justificatifs pendant 10 ans pour faire valoir vos droits en cas de litige.
Rappel sur la doctrine comptable
Le projet de règlement de l'ANC relatif à la comptabilisation des produits des ventes de biens et de services a envisagé d'introduire des dispositions précisant que le produit des ventes est comptabilisé au moment de la délivrance des biens ou des services. Les travaux se poursuivent en ce qui concerne les évolutions envisagées en matière de comptabilisation, mais la définition du chiffre d'affaires dans le PCG reste celle qui existe : « Le chiffre d'affaires correspond au montant des affaires réalisées par l'entité avec les tiers dans le cadre de son activité professionnelle normale et courante » (PCG art. 512-2).
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