Comment obtenir un extrait Kbis de moins de 3 mois ?

Le Kbis est un document officiel qui prouve l’existence de votre société. Il est le passeport ou la carte d’une entreprise et est obligatoire pour exercer son activité légalement. Il certifie l’existence juridique et les informations légales d’une société à la date de la signature de l’acte (adresse du siège et des établissements, capital social, nom des dirigeants...).

L’extrait de Kbis est un document officiel sans durée légale de validité. Il atteste de l’immatriculation d’une entreprise au Registre national des entreprises (RNE) et prouve son existence légale. Il est nécessaire dans le cadre de multiples démarches de nature administrative ou commerciale. Or, dans la pratique, c’est un extrait Kbis de moins de 3 mois qui sera demandé.

Un extrait Kbis de moins de 3 moins est fréquemment demandé aux entreprises. Pour autant, il faut savoir qu’il n’existe pas de date limite de validité pour ce document. En ce sens, tout changement intervenant au sein d’une compagnie doit être reporté sur le Kbis. Celui-ci s’en trouvera alors modifié. Dès lors, l’ancienne version devient obsolète puisqu’elle ne reflète plus la véritable situation de l’entreprise. Si cette ancienne version conserve une valeur légale, elle perd cependant de son utilité.

Pourquoi un Kbis de moins de 3 mois ?

Il existe des actes pour lesquels toute entreprise doit fournir un Kbis considéré comme étant à jour, soit ayant moins de 3 mois. Si l’extrait Kbis n’a pas de durée de validité, dès lors qu’il a plus de 3 mois, il devient problématique, les informations qu’il contient n’étant plus considérées comme officielles. Aussi, dès qu’un extrait kbis excède les 3 mois, il n’a pas la même valeur auprès des différents interlocuteurs de l’entreprise que celui qui est actuellement valide.

En outre, en raison de l’obligation légale pour les entreprises de mettre à jour leur Kbis, les administrations, mais aussi les compagnies d’assurance, ou encore les fournisseurs, par exemple, n’acceptent pas, ou très peu, les extraits trop anciens. Ces organismes requièrent, la plupart du temps, des extraits kbis de moins de 3 mois. Le problème risque également de se poser au niveau des relations commerciales entretenues avec les clients.

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Dans de nombreuses situations, les entreprises doivent fournir un extrait Kbis de moins de 3 mois pour garantir que les informations relatives à leur situation juridique et administrative sont à jour :

• Ouvrir un compte bancaire professionnel: La majorité des banques exigent un extrait Kbis récent pour l’ouverture d’un compte dédié à l’activité de votre entreprise.
• Signer un contrat de location d’un local commercial: Les propriétaires de locaux commerciaux exigent généralement un Kbis récent avant de signer un contrat de location.

Où trouver son KBis ?

Pour un chef d'entreprise, il a la possibilité de retrouver son KBIS numérique sur le site internet monidenum. Cette démarche est totalement gratuite. Cependant, toutes personnes lambdas à la possibilité d'avoir accès aux KBIS en ligne de n'importe quelle entreprise immatriculée en France. Pour cela, il lui suffit de faire la demande auprès du greffe du tribunal de commerce dont dépend la société (le tribunal d'instance ou de grande instance pour les régions d'Alsace et Moselle) ou alors de faire une demande en ligne sur le site infogreffe.fr. Attention cette dernière possibilité est payante.

Comment obtenir un extrait Kbis de moins de 3 mois ?

Pour obtenir un extrait Kbis de moins de 3 mois, plusieurs options s’offrent à vous.

• Infogreffe est une solution digitale où pour quelques clics et moins de cinq euros vous obtenez tous les Kbis qui vous intéressent.
• Le greffe de la Chambre commerciale du tribunal d’instance ou le greffe de la chambre commerciale du tribunal de grande instance ou le greffe du tribunal de commerce ont les moyens de vous fournir un exemplaire de Kbis certifié.

Les plateformes en ligne

Les plateformes comme Infogreffe, Pro Entreprises, et MonIdenum sont des services reconnus pour délivrer des extraits Kbis à jour. Infogreffe est le service officiel des greffes des tribunaux de commerce, tandis que Pro Entreprises et MonIdenum sont des plateformes qui regroupent des données d’entreprises et permettent de télécharger un Kbis en quelques clics.

Il existe deux grandes façons d'obtenir un extrait Kbis en ligne :

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• Le service en ligne monidenum.fr.
• Le site Infogreffe.

Le service monidenum.fr présente l'avantage majeur de fournir un Kbis gratuit au dirigeant de l'entreprise. Il s'agit donc du meilleur moyen de réduire à zéro le coût d'un Kbis, ainsi que d'un extrait K. Ce téléservice est géré par les greffes des Tribunaux de commerce.

Pour y prétendre, il vous faudra tout d'abord vous inscrire, puis vous connecter sur la plateforme dédiée afin de télécharger votre extrait K ou Kbis.

Les chefs d'entreprises dont l'immatriculation a été effectuée au RCS disposent d'une seconde option pour obtenir un extrait Kbis, mais cette fois-ci de façon payante : le site Infogreffe. Un Kbis obtenu sur Infogreffe est facturé à un tarif différent en fonction du mode de réception de ce document officiel :

• 3,20 euros pour une transmission par voie électronique ;
• 3,85 euros en cas d'envoi par courrier.

Abonnement périodique

Si vous avez besoin d’un Kbis actualisé tous les 3 mois, il est possible de souscrire à un abonnement périodique sur certaines plateformes comme Infogreffe. Ce service vous permet de recevoir automatiquement un Kbis à jour, évitant ainsi toute démarche manuelle.

Demande ponctuelle

Il est également possible de faire une demande ponctuelle d’extrait Kbis via plusieurs canaux. Vous pouvez le télécharger en ligne sur les plateformes mentionnées plus haut, ou bien en faire la demande par courrier postal auprès du tribunal de commerce compétent.

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Combien coûte un extrait K-bis ?

Les 4 premiers exemplaires d’extraits Kbis qui font suite à la création de la personne morale ne sont pas facturés par le greffe, car la société a versé, en amont, des frais d’immatriculation.

Si vous voulez commander de nouveaux extraits Kbis, les envois suivants sont facturés :

• 2.69 euros pour une commande de Kbis au greffe
• 4.18 euros pour une commande de Kbis par courrier
• 3.37 euros pour un envoi électronique

Ces tarifs, fixés par le greffe, sont susceptibles d’évoluer.

Quelles sont les informations mentionnées dans le Kbis ?

Le Kbis, véritable carte d’identité de votre entreprise, recense tous les actes qui sont intervenus durant la vie de votre entreprise, mais aussi toutes les informations susceptibles d'intéresser les tiers.

Le Kbis est un document complet qui mentionne les informations essentielles telles que :

• Le greffe dont relève l’entreprise
• La date de délivrance du Kbis
• Le numéro de SIREN et le numéro SIRET
• Le code APE et l’objet social détaillé
• La raison sociale, le sigle, l’enseigne
• L’adresse du siège et l’adresse des différents établissements
• La date de création de la société
• La forme juridique (entreprise individuelle, EURL/SARL, SASU/SAS...)
• Le capital social
• La durée de vie
• Le nom de domaine, le cas échéant (adresse Web de l’entreprise)
• Les noms, prénoms, dates et communes de naissance, nationalités et adresses du ou des dirigeant(s)
• L’extrait Kbis mentionne si l’entreprise est sous le coup d’une procédure collective
• Les décisions suite à une/des procédure(s) collective(s)etc...

Mise à jour du Kbis

Un extrait Kbis doit refléter avec précision la situation actuelle de votre entreprise. Ainsi, lorsque certains changements internes surviennent, il est obligatoire de mettre à jour ce document pour garantir que les informations qu'il contient sont à jour et récentes.

Mettre à jour un extrait Kbis est une étape essentielle dès que des changements significatifs interviennent au sein de votre entreprise. Les modifications statutaires doivent d'abord être approuvées lors d’une assemblée générale (AG) de l’entreprise.

Les modifications doivent ensuite être déposées auprès du greffe du tribunal de commerce compétent ou via le Guichet unique des entreprises (depuis le 1er janvier 2023). Une fois ces démarches effectuées, votre Kbis sera automatiquement mis à jour avec les nouvelles informations.

Mettre à jour votre Kbis est une démarche incontournable pour assurer la conformité légale de votre entreprise et renforcer la confiance de vos partenaires commerciaux. En suivant les étapes de mise à jour et en fournissant les pièces justificatives nécessaires, vous garantissez que votre société est correctement représentée aux yeux des tiers.

Qui peut obtenir un extrait Kbis ?

Le Kbis est un document avec de nombreuses informations intéressantes. C’est en plus un document public, c'est-à-dire que n'importe qui peut demander un exemplaire de votre Kbis. La demande est relativement simple, il suffit de connaître le nom de l’entreprise et son numéro de SIREN ou de son sigle.

Dans l'environnement de l’entreprise, le Kbis est très important, car vos concurrents et vos fournisseurs peuvent l’obtenir.

Autrement dit : toute personne peut demander le Kbis d'une autre entreprise.

Tableau récapitulatif des coûts et méthodes d'obtention du Kbis

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