Comment Déposer les Comptes Annuels sur INPI : Guide Complet

Le dépôt des comptes annuels est une formalité obligatoire pour les sociétés, à réaliser à la fin de chaque clôture d'exercice afin de garantir la transparence de votre comptabilité. Sur Indy, la dernière activité de clôture comptable et fiscale de votre exercice, nommée "Approbation et Dépôt des comptes" permet justement d'établir votre PV d'Assemblée Générale. Ce procès verbal ainsi que votre bilan et compte de résultat devront être déposés auprès du site de l'INPI 🧾. Depuis le 1er janvier 2023, vous pouvez effectuer le dépôt des comptes annuels en ligne sur le Guichet unique en vous connectant sur le Portail e-procedures (inpi.fr).

Effectuer son dépôt des comptes annuels SIMPLEMENT 🚀

1️⃣ Préparer Votre Dépôt

Dans un premier temps, assurez-vous bien que vous avez complété votre activité d'Approbation et dépôt des comptes dans votre onglet À faire ✅.

Récupérer Vos Documents sur Indy

Vous pouvez récupérer vos documents dans l'étape 5 de l'activité Approbation et dépôt des comptes sur Indy. Si vous avez déjà validé votre activité Approbation et dépôt des comptes, rendez-vous dans votre onglet Documents puis sélectionnez en haut à droite de votre écran l’année pour laquelle vous avez à déposer vos comptes 📆. Depuis la section PV d’AG vous pourrez alors télécharger l’ensemble des documents dont vous allez avoir besoin pour votre dépôt :

✍️ Avant de déposer vos comptes, vous devez ajouter sur chacun de ces documents la signature du représentant légal et la mention "Certifié conforme". Aussi, la signature électronique est obligatoire pour déposer ses comptes.

💡 Bon à savoir: Votre entreprise est dispensée d’annexe comptable et l’ensemble de ses comptes peuvent rester confidentiels car elle répond à au moins deux des trois critères suivants :

Bilan inférieur ou égal à 350 000 €
Chiffre d'affaires net inférieur ou égal à 700 000 €
Nombre moyen de salariés inférieur ou égal à 10

Connectez-vous sur le site de l'INPI. Maintenant que vous avez téléchargé vos documents édités à l'aide de Indy, vous pouvez vous rendre sur formalites.entreprises.gouv.fr > Déclarer. Connectez-vous ensuite avec vos identifiants. Vous pouvez passer à l’étape suivante 🚀.

2️⃣ Déposer Vos Comptes Directement en Ligne

Vous avez désormais accès au service de dépôt de vos comptes en ligne ! Cliquez sur Déposer les comptes annuels (colonne Entreprises). Dans la nouvelle fenêtre qui s'ouvre, rendez-vous dans la section Dépôt de comptes annuels et ajoutez votre SIREN. Une fois votre SIREN ajouté, le nom de votre société apparait en-dessous : cliquez dessus afin de passer à l'étape suivante 🪄.

Identité de l'Entreprise

Cette page récapitule les données de l'entreprise, de la personne morale ainsi que l'adresse de l'entreprise 🏢. Ces données ne sont pas modifiables, ce sont les données récupérées par l'INPI sur votre société. Si vous remarquez une erreur, contactez l'INPI directement. Pour démarrer le dépôt, cliquez sur Déposer des comptes annuels en haut à droite de la page. Donnez un nom à votre brouillon dans le champ "Nom du brouillon" puis cliquez sur Étape suivante en bas à droite de l'écran.

Détail des Comptes Annuels

L'INPI vous demande dans un premier temps de préciser les caractéristique de votre dépôt des comptes. Voici les réponses à fournir 👇:

Type de dépôt: Les comptes consolidés concernent uniquement les sociétés qui ont des filiales. Choisissez Comptes sociaux ici.
Dépôt rectificatif de comptes déjà déposés: S'il s'agit d'un dépôt de compte rectificatif, c'est-à-dire qui vient corriger un premier dépôt, cochez Oui.
Date de début de l’exercice comptable: La date de début de votre exercice est visible sur votre mémento fiscal. Il s'agit de la date à laquelle a commencé votre exercice 📆.
Date de clôture de l'exercice comptable: Il s'agit de la date à laquelle se termine votre exercice comptable. Elle est visible sur chacune de vos liasses fiscales éditées 📄.
L'entreprise est-elle dispensée de déposer les annexes ?: Selon l'article L232-1 IV, les entreprises qui ne dépassent pas deux des trois seuils mentionnés précédemment ne sont pas tenus de déposer d'annexe comptable. Vous pouvez cocher ainsi Oui à cette question si vous ne dépassez pas deux des trois seuils suivants. Si vous êtes une holding, vous êtes tenus de déposer une annexe comptable.
Confidentialité des comptes (pour les micro-entreprises): Les sociétés commerciales remplissant au moins deux des critères mentionnés précédemment sont concernés par la confidentialité des comptes et sont considérés comme des micro-entreprises au regard du greffe. Vous devriez pouvoir cocher Oui à cette question.
Présentation simplifiée du bilan et de l'annexe (pour les moyennes entreprises): Le dépôt des comptes dits simplifiés ne vous concerne pas en tant que "micro entreprises". Vous devez cocher Non à cette question.
Confidentialité du compte de résultat (pour les petites entreprises): La confidentialité du compte de résultat ne vous concerne pas en tant que "micro entreprises". Vous devez cocher Non à cette question.

Une fois chacun des champs remplis, cliquez sur Étape suivante en bas à droite de l'écran.

Pièces Jointes

C'est désormais le moment de préparer les différents documents édités à l'aide de Indy.

Représentant ou mandataire: Sélectionnez un type de document d'identité dans la liste déroulante et ajoutez ensuite le justificatif d'identité. Si vous êtes mandatée pour effectuer ce dépôt de compte, déposez en-dessous la procuration signée de la personne pour le compte de laquelle vous effectuez le dépôt.
Documents liés aux comptes: Cliquez sur Ajouter des pièces jointes puis sélectionnez dans le menu déroulant une à une les pièces suivantes :
- Procès-verbal d'approbation des comptes
- Bilan
- Compte de résultat
Documents liés à la confidentialité: Cliquez sur Ajouter des pièces jointes puis sélectionnez "Déclaration de confidentialité". Téléchargez ce document depuis votre compte Indy, onglet Documents.

Pour réaliser le dépôt des comptes, il est obligatoire de signer la synthèse de saisie réalisée sur le Guichet Unique, en suivant le déroulé suivant :

Télécharger la synthèse
Ouvrir la synthèse qui est sous le format de fichier PDF dans Acrobat Reader
Dans l'onglet Outils, choisir Certificats
Cliquer sur "Signature électronique" et placer en fin de document l'encart (que vous devez créer à l’aide de votre souris) qui affichera la signature
Saisir le code demandé par le logiciel de la clef utilisée
OU Si vous utilisez une identité numérique préalablement créée sur le site de la Poste (Docaposte), vous n’avez plus à signer la synthèse de dépôt.

Vous devrez synchroniser votre identité numérique créée sur Docaposte avec France Connect Plus lors de votre connexion au site du GU. Vous n’aurez plus qu’à valider le dossier (sans signer la synthèse), il ne vous sera demandé qu’un code envoyé sur votre téléphone portable. Attention : La solution Docaposte est normalement réservée aux entrepreneurs et non aux mandataires.

Récapitulatif

Cette étape permet de vérifier les informations préalablement remplis ✍️. Vous avez la possibilité de cliquez sur "Voir le détails" si besoin. Cliquez ensuite sur Valider les comptes annuels. Sur l'écran suivant, une synthèse PDF vous sera édité. Vous n’avez alors plus qu’à procéder au paiement de 44,62€ 💰 et le tour est joué 🎉.

Suivi de Votre Dépôt

Dans l'onglet Tableau de bord > Activité des comptes annuels, vous avez la possibilité de visualiser votre demande de dépôt en cours.

Lire aussi: Fiche INSEE : le guide

En Cas de Refus ?

Nous avons remarqué que la plupart des refus concernent la déclaration de confidentialité du compte de résultat. En effet, en tant que micro-entreprises, vous n'êtes pas tenu de déposer cette déclaration, bien que celle-ci soit demandée par l'INPI 🤓.

Sachez qu'en cas de refus, le greffe recommande d'effectuer à nouveau le dépôt de vos comptes annuels par voie postale à l'adresse du Greffe de Tribunal de Commerce dont vous dépendez, accompagné des documents comptables ainsi que du règlement par chèque💰. Le règlement du premier dépôt vous sera remboursé par l'INPI : il est nécessaire de vous rapprocher d'eux pour le demander 👋.

Comment Catégoriser le Paiement auprès de l'INPI ?

Le paiement auprès de l'INPI peut être catégorisé comme "Frais administratifs" ou "Taxes et redevances".

Les sociétés coopératives agricoles et unions de coopératives agricoles sous certaines conditions (pour plus de précisions, se référer à l'article R.

NB : La publication des comptes annuels et du rapport du commissaire aux comptes est obligatoire pour les associations et les fondations lorsque le montant total des dons et/ou des subventions au cours de l'exercice comptable atteint 153 000 €.

Après la clôture de l’exercice et l’approbation des comptes par les associés ou l'associé unique, la dernière formalité juridique à accomplir est le dépôt de vos comptes annuels au greffe du tribunal des activités économiques. Il s’agit d’une obligation légale pour les sociétés commerciales ( art.

*Pour l'EURL et la SASU, lorsque l'associé unique assume personnellement la direction de la société, le dépôt au registre du commerce et des sociétés de l'inventaire** et des comptes annuels, dûment signés, vaut approbation des comptes. Les données d'inventaire sont regroupées sur le livre d'inventaire et distinguées selon la nature et le mode d'évaluation des éléments qu'elles représentent.

**** Il est fait exception à l'obligation de déposer le rapport de gestion pour les sociétés mentionnées au premier alinéa de l'article L.232-23 du code de commerce autres que celles dont les titres sont admis aux négociations sur un marché réglementé ou sur un système multilatéral de négociation qui se soumet aux dispositions législatives ou réglementaires visant à protéger les investisseurs contre les opérations d'initiés, les manipulations de cours et la diffusion de fausses informations dans les conditions prévues par le règlement général de l'Autorité des marchés financiers.

Une assemblée générale pour approuver les comptes doit être tenue dans les 6 mois à compter de la date de clôture de l’exercice social. A compter de la date de la tenue de cette assemblée, vous disposez d’un délai d’un mois pour déposer vos comptes annuels au greffe.

Les sociétés en nom collectif ayant uniquement pour associés des sociétés par actions ou des sociétés à responsabilité limitée ou encore des sociétés en nom collectif, sont dans l’obligation de déposer leurs comptes annuels (pour plus de précisions, se référer à l’art.

les sociétés de personnes (SNC, SCS), sous certaines conditions : Les sociétés en nom collectif ayant uniquement pour associés des sociétés par actions ou des sociétés à responsabilité limitée ou encore des sociétés en nom collectif, sont dans l’obligation de déposer leurs comptes annuels (pour plus de précisions, se référer à l’art.

les sociétés coopératives et unions sous certaines conditions (pour plus de précisions, se référer à l’art.

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