Comment établir un registre de commerce: procédure et étapes

Une aventure entrepreneuriale débute officiellement avec l’accomplissement de démarches administratives. Assez peu réjouissantes, les formalités légales d’immatriculation d’entreprise sont obligatoires. Elles permettent à l’entreprise de s’inscrire sur le registre national des entreprises et d’exister officiellement. De quoi s’agit-il exactement ? Quelles sont les entreprises concernées ? Quelles sont les étapes ? Qui a la charge de s’en occuper ?

Les formalités d’immatriculation représentent, pour une entreprise, toutes les démarches administratives à accomplir en vue d’obtenir son inscription au registre national des entreprises. Ce n’est qu’après les avoir effectuées qu’une entreprise existe officiellement. Dès son immatriculation, l’entreprise dispose d’un numéro unique d’identification, le numéro Siren, composé de 9 chiffres. Chaque établissement - le siège social compris - se voit attribuer 5 chiffres complémentaires permettant de l’identifier, formant le numéro SIRET.

Qu’est-ce que le registre et qui est concerné ?

Pour exercer son activité en toute légalité, une entreprise doit passer par l’immatriculation au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS). Cette obligation concerne les sociétés à responsabilité limitée (SARL), les entreprises unipersonnelles à responsabilité limitée (EURL), les sociétés anonymes (SA), les sociétés civiles, les groupements d'intérêt économique (GIE), ainsi que les entreprises individuelles (EI). Depuis 2014, les micro-entrepreneurs ayant une activité commerciale doivent aussi s’immatriculer au RCS. Ainsi, toutes les entreprises, quel que soit leur statut, doivent entreprendre ces formalités d’immatriculation.

Les documents et les types d’extraits

L’ensemble des informations relatives à l’entreprise et à ses caractéristiques figure dans un document officiel. Il s’agit de l’extrait Kbis pour les sociétés et de l’extrait K pour les entreprises individuelles. Les artisans reçoivent, pour leur part, un extrait D1. Ces documents varient selon le statut juridique et le type d’activité, et permettent de vérifier l’existence et les informations essentielles de l’entreprise (nom, adresse, activité, capital social, durée, représentant légal, etc.).

Qui doit s’occuper des formalités ?

En principe, l’entreprise doit s’occuper de ses formalités d’immatriculation, et ce, via son représentant légal (gérant, président ou chef d’entreprise). Cependant, il est possible de déléguer ces démarches à un professionnel. Des solutions dématérialisées existent et facilitent le processus. Le coût total dépend du statut juridique et des prestations choisies, notamment en cas de publication d’annonce légale et des émoluments du greffe.

Les étapes générales et les coûts

Les étapes dépendent du statut juridique choisi par les fondateurs. Pour les sociétés à responsabilité limitée (SARL - EURL) ou les sociétés par actions (SA, SAS - SASU), les étapes sont nombreuses et relativement complexes. Par ailleurs, les sociétés civiles ne doivent pas bloquer leur capital social avant l’immatriculation. Pour les entrepreneurs individuels, les formalités d’immatriculation sont peu nombreuses. Une fois l’immatriculation réalisée, le greffe du tribunal de commerce attribue le Siren et, selon le cas, un numéro Siret et le code APE.

Le coût d’inscription au RCS dépend de la structure juridique et de la finalité de l’entreprise. Pour les sociétés, la publication d’une annonce légale et les émoluments du greffe (environ 60 € pour une société commerciale, 90 € pour une société civile, 25 € pour une entreprise individuelle) constituent les postes principaux. D’autres frais peuvent apparaître si vous êtes accompagné par un avocat ou un expert-comptable. Certaines banques en ligne peuvent aussi proposer des prestations de blocage du capital social.

Immatriculation et démarche en ligne

La démarche se fait principalement via le guichet unique des formalités des entreprises (ou infogreffe en ligne selon les cas), et, depuis 2023, le guichet unique électronique opéré par l’Inpi est devenu le point central pour les formalités des entreprises. Le site permet de constituer le dossier, de joindre les pièces justificatives et de suivre l’instruction jusqu’à l’immatriculation effective. Pour déposer sa demande, il faut choisir la forme juridique, le nom, le siège social, déposer le capital social, nommer le dirigeant, rédiger les statuts et publier l’avis de constitution dans un journal d’annonces légales lorsque nécessaire.

Une fois la demande déposée, un récépissé de dépôt de dossier peut être délivré et, en cas d’incomplétude, des pièces complémentaires seront demandées avec un délai de 15 jours pour régulariser. À l’issue, l’immatriculation est enregistrée, et le Siren/Siret est attribué, avec le code APE.

Tutoriel - L'immatriculation de SAS sur le Guichet unique (via le site de L'INPI)

Cas particuliers et exemples de statuts

Les formalités varient selon le statut: SAS/SASU, SARL/EURL, SA conseil d’administration, SA à directoire et conseil de surveillance, ou sociétés civiles (SCI, SCP, SCM, etc.). Pour chaque forme, les documents à fournir varient, notamment en fonction de la présence ou non d’un dirigeant dans les statuts, et selon que le dirigeant est une personne physique ou morale. Des pièces comme les statuts datés et signés, l’attestation de parution de l’avis de constitution, la domiciliation, les pièces d’identité, et les éventuels actes relatifs à l’apport en nature ou CAPE peuvent être exigées.

Pour démarrer une activité avant l’immatriculation, des annexes aux statuts, et des mentions adaptées (par exemple "Société en cours de formation") peuvent être nécessaires. Pour les activités réglementées, des autorisations spécifiques peuvent être demandées préalablement. Le guichet unique transmet les informations et les pièces à destination des organismes concernés (Greffe, URSSAF, Impôt, INSEE, etc.).

Coûts et délais typiques par activité

Les coûts d’immatriculation et les délais varient selon l’activité: commerciale, artisanale, libérale, ou agent commercial. Par exemple, pour une activité commerciale, le coût d’immatriculation d’une EI peut être spécifique et le passage au RSAC peut être nécessaire pour les agents commerciaux. Le délai entre le début d’activité et l’immatriculation est encadré et le guichet des formalités des entreprises délivre un récépissé durant l’instruction.

Rappels et conseils pratiques

Préparez le dossier en amont: forme juridique, nom, siège social, description de l’activité et justificatifs.
Vérifiez les activités réglementées et les autorisations préalables nécessaires.
Anticipez les coûts: annonce légale, frais de greffe, honoraires éventuels, frais liés à l’accompagnement.
Utilisez le guichet unique électronique comme interlocuteur unique pour toutes les formalités.

Une fois l’immatriculation réalisée, vous recevrez un numéro Siren et, le cas échéant, un ou plusieurs numéros Siret, ainsi que le code APE. Le registre national des entreprises (RNE) et le registre du commerce et des sociétés (RCS) officialisent l’existence juridique de votre projet et facilitent vos interactions avec les administrations et les partenaires.

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