Méthodes de gestion de stock pour petite entreprise

Étant donné son impact notable sur la trésorerie de l’entreprise, la gestion des stocks a été longuement étudiée afin de déterminer les méthodes qui permettent de l’adapter, au mieux, aux besoins de l’entreprise. Comment gérer un stock ? Les stocks permettent de maîtriser les flux et de réguler les consommations.

Principes fondamentaux

À cet égard, on a pu démontrer que bien gérer ses stocks passe par deux facteurs principaux : la date de la commande et la quantité commandée. En effet, il est possible de commander soit à date fixe, soit à date variable. En s’appuyant sur ces deux constantes, quatre méthodes de gestion du stock et de réapprovisionnement sont envisageables.

Pourquoi la gestion des stocks est essentielle

L’importance de la gestion des stocks se résume à la protection et au contrôle: elle protège vos marges et vous permet de garder le contrôle de vos opérations. Lorsque vous savez ce que vous avez, ce dont vous avez besoin et quand recommander, vous évitez les ruptures de stock, réduisez les stocks excédentaires et prenez des décisions d’achat plus judicieuses. Comprendre l’importance de la gestion des stocks permet de choisir plus facilement les bonnes méthodes pour rester organisé et éviter les problèmes de stock.

Les quatre méthodes d’approvisionnement de base

La méthode de réapprovisionnement est également appelée « méthode calendaire » et consiste à commander à date fixe une quantité fixe, voisine de la quantité économique de commande (c’est la formule de Wilson ou QEC). La méthode de réapprovisionnement est particulièrement adaptée dans le cas de marchandises vendues, transformées ou consommées à intervalles réguliers.

La méthode gestion à point de commande, également connue sous le nom de méthode “juste-à-temps”, adopte un système de commande à date variable mais à quantité fixe dans la mesure où c’est l’atteinte d’un niveau donné du stock (appelé, le point de commande) qui déclenche la commande de réapprovisionnement.

La méthode de réapprovisionnement à la commande consiste à passer commande d’une quantité variable, à date variable, en fonction de la demande. Il s’agit de la méthode de gestion de stock la plus souple, mais également de la plus difficile à maîtriser. Cette technique est adaptée pour certains cas spécifiques, tels que des projets dont la durée est préalablement définie (projets de construction dans le secteur du BTP par exemple).

En s’appuyant sur ces deux constantes (date et quantité), quatre méthodes de gestion du stock et de réapprovisionnement sont envisageables.

Autres méthodes et techniques courantes

Cette section explore plusieurs techniques de gestion des stocks, y compris leurs avantages et leurs coûts. L’inventaire juste-à-temps (JAT) trouve ses racines dans le système de fabrication de Toyota. Cette technique de gestion des stocks consiste à maintenir des niveaux de stock minimaux, en quantité et au moment voulus. La mise en œuvre de ce système nécessite une planification minutieuse pour la livraison en temps voulu des nouvelles commandes.

Avantages : En maintenant les niveaux de stock au minimum, les entreprises peuvent éviter des quantités excessives de stocks qui pourraient rester sans surveillance dans l’entrepôt. Elle permet également de réduire les déchets et d’économiser les coûts de location et d’entreposage. Inconvénients : le moindre retard peut causer des problèmes, aussi l’exécution de ce système doit-elle être soigneusement planifiée. Sans un plan approprié, les entreprises risquent d’être confrontées à des ruptures de stock.

L’expédition en vrac part du principe que l’achat et l’expédition de marchandises en vrac sont moins chers. L’expédition en vrac est idéale pour les produits de base ayant une forte demande des clients et une longue durée de conservation. Pour : La livraison d’articles en grandes quantités réduit le nombre d’envois nécessaires. En retour, cela permet d’économiser sur les frais d’expédition. Inconvénients : d’un autre côté, l’expédition en vrac augmente également le risque potentiel sur le capital d’une entreprise.

L’inventaire en consignation : dans cette approche, le consignateur (fournisseur) permet au consignataire (détaillant) de vendre des biens sans payer d’avance. Le fournisseur reste propriétaire du produit mais se charge de le conserver et de le vendre au détaillant. Avantages : Du côté des fournisseurs, le fait d’avoir un accord de consignation permet de réduire les coûts de stockage. Pendant ce temps, les détaillants peuvent proposer des marchandises sans les taper jusqu’à leur capital. Inconvénients : le fournisseur ne reçoit pas d’argent tant que le détaillant ne vend pas sa marchandise.

Le cross-docking désigne un système d’expédition des articles en stock du fournisseur au détaillant. Dans cette méthode, les fournisseurs transfèrent leurs marchandises directement dans des véhicules sortants pour les expédier. Avantages : Le cross-docking nécessite peu ou pas d’espace de stockage. Inconvénients : pour mener à bien cette méthode, vous devez disposer d’un vaste réseau de véhicules de transport.

Le dropshipping permet aux fournisseurs d’expédier directement les marchandises à leurs clients. Lorsqu’un détaillant vend un produit, le fournisseur devient responsable de sa livraison au client. Avantages : Le Dropshipping supprime les coûts liés à la détention d’articles en stock. Inconvénients : la gestion des stocks et l’assurance qualité relèvent entièrement de la responsabilité du fournisseur.

Metrics et formules utiles

La quantité économique de commande (EOQ) détermine la quantité de stock qu’une entreprise doit commander à un moment donné. Il calcule le nombre d’unités ou d’articles à acheter avec chaque commande par lot. En achetant la bonne quantité de marchandises, les entreprises peuvent économiser de l’espace d’entreposage et minimiser les coûts de surstockage.

La formule EOQ prend en compte les facteurs suivants : Frais de mise en place - par commande, y compris la manutention et l’expédition; Taux de demande - le nombre d’articles vendus par an; Coûts de détention - déterminés annuellement, par unité. Pour : Déterminer le QEO idéal réduit considérablement les coûts de commande, de transport et autres coûts logistiques. Inconvénients : la formule EOQ nécessite une solide compréhension des calculs mathématiques complexes. Elle ne tient pas compte non plus des fluctuations économiques, car elle suppose une demande stable de biens.

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La quantité minimale de commande (QMC) fixe la plus petite quantité de stock à acheter dans chaque commande. Le calcul est basé sur la demande mensuelle de produits, le point d’équilibre entre le coût total et les recettes des articles en stock et les coûts de détention estimés. Avantages : La fixation d’une QMO aide les fournisseurs à trouver le meilleur prix possible par unité. Inconvénients : les coûts initiaux de production des unités peuvent être élevés, en particulier pour les petites entreprises.

Méthodes pratiques pour petites entreprises

Les principales méthodes de gestion des stocks adaptées aux petites structures :

FIFO / PEPS (Premier entré - premier sorti) : vendre d’abord les produits entrés en premier dans votre stock. Elle nécessitera une bonne organisation de vos produits périssables dans les rayonnages.
FILO (Dernier arrivé - premier sorti) : la méthode inverse du FIFO. Votre dernier produit entré en stock sera le premier à en sortir. Cette méthode est de moins en moins répandue.
Réapprovisionnement calendaire : commander des quantités fixes de marchandises à une date donnée, souvent en collaboration avec votre fournisseur.
Réapprovisionnement à la commande : technique souple évitant d’immobiliser inutilement des capitaux propres, mais exigeante en surveillance et connaissance du marché.
Prévision de la demande : gérer l’approvisionnement en se basant sur le marché et une analyse des tendances pour anticiper le volume des ventes prévisionnelles.
Recomplètement : compléter le stock dès que le niveau maximum défini n’est pas atteint.
Point de commande / Juste-à-temps : définir un niveau de stock minimum et déclencher une alarme de réapprovisionnement lorsque ce quota est atteint.
Inventaire : réaliser des inventaires physiques périodiques pour vérifier la concordance entre stock réel et stock système.
Dropshipping : externaliser la gestion des stocks au fournisseur, particulièrement adapté au e-commerce.

Conseils opérationnels et bonnes pratiques

Des prévisions précises sont essentielles. Recherchez un logiciel offrant des analyses de ventes en temps réel. Une fois votre système en place, utilisez-le pour surveiller de près les éléments clés, en particulier les produits de grande valeur ou à rotation rapide. Même avec un bon logiciel de gestion des stocks, il est toujours nécessaire de procéder à un inventaire physique de temps en temps pour s’assurer que le contenu des rayons correspond à ce qui se trouve dans votre système.

Si vous avez des stocks qui ne se sont pas vendus du tout au cours des six à douze derniers mois, il est probablement temps d’arrêter de stocker cet article. Il est important de veiller à ce que tous vos produits soient esthétiquement réussis et fonctionnent correctement. Si vous avez beaucoup d’inventaire, vous aurez peut-être besoin d’une personne chargée de le gérer.

De nombreuses entreprises jugent utile de renforcer le contrôle des articles de grande valeur en regroupant leurs stocks en catégories A, B et C. Les articles de catégorie A sont des produits coûteux qui représentent une petite partie de votre stock, mais qui ont la valeur de consommation annuelle la plus élevée; les articles de catégorie B se situent au milieu; et les articles de catégorie C sont les produits les moins chers, qui représentent la plus grande partie du stock.

Outils et logiciels

Vous n’avez pas besoin d’un système informatique complexe pour bien gérer vos stocks. Commencer avec un système PDV, comme celui de Square pour détaillants, suffit: il met à jour les stocks en temps réel et indique les produits qui se vendent et ceux qui doivent être recommandés. Le logiciel de gestion des stocks Square basé sur le nuage, inclus gratuitement avec l’application PDV Square, vous fournit les outils nécessaires pour activer et suivre les stocks par article ou en masse.

Pour les articles dont la gestion des stocks est activée, le nombre de stocks est mis à jour en fonction des ventes effectuées depuis l’application. Une fois la gestion des stocks activée, vous recevrez des notifications concernant les articles à faible stock ou épuisés, ce qui vous permettra de savoir quand passer une nouvelle commande et réapprovisionner vos stocks. Si vous avez besoin d’une solution plus complexe, Square pour les détaillants s’intègre à Stitch Labs, Shopventory, MarketMan, Sku IQ et DEAR Systems pour gérer les stocks sur de multiples canaux.

TOUT sur le MODÈLE DE WILSON (Gestion des stocks) : Stocks de possession, passation, coûts...

Quand externaliser et demander de l’aide

Vous êtes encore dans le flou ? Alors vous avez besoin d’un accompagnement en gestion de stock. Nos conseillers en entreprise sont disponibles pour répondre à toutes vos questions et vous aider à mieux gérer les stocks. Un de nos experts se déplace gratuitement dans toute la France pour vous apporter ses conseils d’optimisation des stocks.

Il est judicieux d’évaluer régulièrement votre entreprise pour vous assurer d’être sur la voie du succès. Posez-vous ces questions: avez-vous toujours eu les bons produits disponibles au moment où vous en aviez besoin? Avez-vous perdu des parts de marché lorsque des articles étaient en rupture de stock?

Tableau récapitulatif des méthodes (avantages / inconvénients)

Méthode	Avantages	Inconvénients
Juste-à-temps (JAT)	Réduit les coûts de stockage, moins de déchets	Sensible aux retards, nécessite une planification
Réapprovisionnement calendaire	Prévisibilité, adapté aux consommations régulières	Moins flexible face aux variations de la demande
Point de commande	Déclenchement automatique, évite surstock	Besoin d'indicateurs fiables et de sécurité
Réapprovisionnement à la commande	Très souple, évite immobilisation de capital	Difficile à maîtriser, demande une bonne connaissance du marché
Dropshipping / consignation	Pas de stockage, réduction des coûts initiaux	Contrôle qualité et délais dépendants du fournisseur
Expédition en vrac	Moins d'envois, économies sur transport	Augmente le besoin d'espace, risque financier

La gestion des stocks est importante pour les petites entreprises, car elle contribue à rendre leurs opérations prévisibles et rentables. Lorsque vous comprenez la gestion des stocks, vous pouvez éviter les ruptures d’articles populaires ou l’achat de plus de stock que vous ne pouvez en vendre de manière réaliste. Vous avez besoin d’un logiciel de gestion des stocks lorsque le suivi manuel commence à vous coûter du temps, des ventes ou de l’argent.

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