Comment faire un devis micro-entrepreneur : Le guide complet

Le statut d’auto-entrepreneur est devenu une option attrayante pour de nombreux professionnels en quête d’indépendance et de flexibilité dans leur activité. Dans ce contexte, un devis en tant qu’auto-entrepreneur est essentiel pour établir des relations commerciales solides avec vos clients, en fournissant des estimations précises et professionnelles des coûts de vos services. Un devis bien élaboré dépasse le simple aspect administratif, il constitue le socle initial d’une relation client solide et le garant d’une exécution de projet réussie.

Un devis est un document commercial qui détaille les coûts estimés des biens ou des services fournis par un professionnel à un client potentiel. C’est un outil essentiel dans la gestion commerciale d’un auto-entrepreneur. Il est important de comprendre comment établir un devis auto-entrepreneur conforme aux normes.

Le devis est-il obligatoire pour un auto-entrepreneur ?

La loi n’impose pas systématiquement l’établissement d’un devis par le vendeur, qu’il soit micro-entrepreneur ou non. Elle prévoit néanmoins quelques exceptions.

Non. Faire un devis auto-entrepreneur est obligatoire seulement dans quelques cas précis, notamment :

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• Prestations de travaux, dépannage et réparations dans le secteur du bâtiment / équipement de la maison
• Service à la personne
• Activité de déménagement

Vous devez ainsi fournir un devis à votre client s’il en fait la demande. La loi Hamon (2014) précise que cet impératif n’est valable que « lorsque le prix ne peut être raisonnablement calculé à l’avance du fait de la nature du bien ou du service (…) ».

Par ailleurs, le devis est obligatoire pour certaines activités :

• Les services funéraires.
• La location automobile.🚗
• Certaines prestations de santé, sous conditions (appareillage auditif, optique médicale, chirurgie esthétique, chirurgie dentaire, pédicure-podologie).

Néanmoins, même s’il est facultatif pour vous, nous vous recommandons de remettre un devis à votre client.

Pourquoi le devis est-il important quand on est auto-entrepreneur ?

Établir un devis ne nécessite souvent que quelques minutes, dès lors que vous avez préparé votre modèle. Ce document présente pourtant plusieurs avantages pour le vendeur, comme pour l’acheteur.

• Clarté des attentes : le devis détaille les produits ou services proposés, ainsi que les coûts associés fournissant ainsi une compréhension claire des attentes entre l’auto-entrepreneur et le client.
• Transparence des tarifs : en fournissant des informations détaillées sur les coûts, le devis permet au client de comprendre exactement ce pour quoi il paie.
• Engagement mutuel : lorsqu’un devis est accepté par le client, cela constitue un engagement mutuel entre les deux parties.
• Respect des délais et des conditions : le devis inclut généralement des informations sur les délais de livraison ou d’exécution des travaux, ainsi que sur les conditions de paiement.
• Base de négociation : le devis peut également servir de point de départ pour les négociations entre l’auto-entrepreneur et le client.

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Un document qui fixe les conditions de la vente

Le devis est équivalent à un contrat, dès lors qu’il est signé par les deux parties. Il permet de préciser les conditions de la transaction, notamment :

• La nature du bien vendu ou de la prestation de services réalisée ;
• La date de livraison ;
• Les modalités d’exécution de la prestation ;
• Le prix ;
• Les conditions de son règlement (acompte, délais de paiement, etc.).

Un moyen de prévention des litiges

En formalisant l’ensemble de ces dispositions par écrit, vous évitez aussi le risque de malentendu. Les conditions de la vente sont rédigées noir sur blanc et sont acceptées par le client, qui appose sa signature sur un document ayant une valeur juridique.

👉 La probabilité d’une contestation ultérieure est ainsi réduite, dès lors que vous respectez les modalités du devis. Ce document permet donc de limiter le risque d’un litige commercial, qui constituerait une perte de temps et d’argent.

Pour être valable juridiquement, le devis doit être accepté par le client. Pour cela, il doit y inscrire la mention « Bon pour accord » et y apposer sa signature.

Un outil pour renforcer votre image professionnelle

Le devis est un véritable outil de communication dans le cadre de l’acquisition d’un nouveau client. Celui-ci sollicite parfois plusieurs offres auprès de différents prestataires, afin de choisir la plus intéressante. Vous devez donc démontrer votre expertise pour renforcer sa confiance.

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En cela, un devis doit donner une bonne image de votre entreprise, tant au niveau de sa forme que de son contenu. Soyez précis dans la description des tâches à réaliser pour éviter toute possibilité de litige. Néanmoins, vos formulations doivent rester concises, pour limiter le nombre de pages et accroître leur clarté.

Un auto-entrepreneur informaticien ne peut se contenter d’indiquer « Réparation de matériel informatique ». Cette formulation est trop vague. Reportez plutôt la liste des tâches à réaliser, telle que : « Remplacement du disque dur, Récupération des données, (…) ».

💡 Adoptez le jargon propre à votre activité, en veillant à ce qu’il soit intelligible pour le destinataire du devis. Ainsi, vous pourrez donner une image professionnelle et sérieuse, qui renforcera la confiance de votre client.

Mentions obligatoires d'un devis auto-entrepreneur

En tant que micro-entrepreneur, vous devez respecter les mêmes règles que les autres professionnels. Votre devis doit donc être écrit, comporter des mentions obligatoires (dont certaines peuvent être propres à votre activité) et édité en double exemplaire.

Les mentions suivantes doivent impérativement figurer sur le devis :

• La mention « Devis » suivie d’un numéro unique ;
• Votre nom commercial, accompagné de la mention « Entrepreneur individuel » ou « EI » ;
• Votre adresse ;
• Votre numéro SIREN ;
• Votre numéro de TVA intracommunautaire, si vous êtes assujetti à la TVA ;
• Le nom (ou la dénomination sociale) et l’adresse du client ;
• La date de réalisation et la durée de validité du devis ;
• Le détail de chaque bien ou prestation et son prix ;
• Les éventuels frais de déplacement ;
• Le prix total HT et TTC ;
• Les conditions de paiement (date de règlement, acompte, échéancier, etc.) ;
• Les modalités de livraison du bien ou d’exécution de la prestation ;
• Les conditions du service après-vente, et notamment de la garantie ;
• Votre signature ;
• La signature du client précédée de la mention « Bon pour accord » ;

Si vous n'êtes pas redevable de la TVA : la mention « TVA non applicable, art. 293 b du CGI » doit être ajoutée si vous bénéficiez de la franchise de TVA du micro-entrepreneur.

Bon à savoir : L’établissement d’un devis n’a aucune incidence sur la comptabilité d’un micro-entrepreneur. Vous ne devez reporter la vente dans votre livre des recettes qu’au moment où vous encaissez son prix.

Comment faire un devis en tant qu'auto-entrepreneur ?

Pour éditer des devis et factures conformes en micro-entreprise, il existe deux solutions : s'inspirer d'un modèle vierge que vous aurez trouvé sur un site de confiance, ou passer par un logiciel de facturation assermenté. Les deux options sont envisageables à partir du moment où les documents contiennent bien les mentions légales obligatoires.

Voici quelques conseils pour créer un devis clair, précis et professionnel :

• Écoutez les besoins du client : avant d’établir un devis, prenez le temps de bien comprendre les besoins et les attentes de votre client.
• Soyez clair et transparent : assurez-vous que votre devis soit clair, détaillé et facile à comprendre pour le client. Évitez les termes techniques ou les jargons qui pourraient prêter à confusion.
• Personnalisez votre devis : adaptez votre devis en fonction des besoins spécifiques de chaque client.
• Respectez les délais : envoyez le devis dans les délais convenus avec le client.
• Soyez réactif : répondez rapidement aux demandes de devis de vos clients.
• Suivez vos devis : assurez-vous de suivre les devis envoyés et relancez les clients si nécessaire.
• Gardez une copie : conservez une copie de chaque devis émis pour votre propre suivi et archivage.

Logiciels de facturation pour auto-entrepreneurs

L’utilisation d’un logiciel de facturation / gestion est facultative en micro-entreprise. Néanmoins, cela reste recommandé car cet outil en ligne vous assure d’éditer des factures et devis conformes à la législation.

Vous utilisez toujours Word, Excel ou un logiciel de tableur pour établir vos devis ? Aujourd’hui, il est facile de trouver des modèles de devis à télécharger sur internet. Cependant, l’utilisation d’un logiciel de facturation est la meilleur option pour rester conforme à toutes les législations. En effet, de nombreux logiciels sont désormais accessibles sur le marché, simplifiant ainsi le processus de création des devis et factures et la gestion de votre activité.

Voici quelques exemples de logiciels de facturation adaptés aux auto-entrepreneurs :

• Compta by Mon-AutoEntreprise.fr
• Obat (spécialisé pour les artisans du bâtiment)

Les risques en cas de devis non conforme

Un auto-entrepreneur encourt une amende de 1 500 € pour chaque mention obligatoire manquante. Cette sanction peut même être portée à 3 000 € en cas de récidive.

➡️ Vous avez donc tout intérêt à vous assurer de la conformité des devis que vous transmettez à vos clients !

Si vous ne remettez pas de devis alors que la loi vous y oblige, vous vous exposez aussi à une sanction. Pour un auto-entrepreneur, le montant de l’amende administrative peut atteindre 3 000 €.

Modèles de devis gratuits pour auto-entrepreneurs

Savoir comment faire un devis d’auto-entrepreneur n’est cependant pas simple quand on part d’une feuille blanche.

Pour vous aider, onu vous propose notre modèle de devis pour auto-entrepreneur. Vous pouvez vous en inspirer en y intégrant la charte graphique de votre activité.

Vous pouvez donc construire votre modèle avec Excel, en vous appuyant sur notre exemple de devis pour auto-entrepreneur.

Voici quelques exemples de modèles de devis pour auto-entrepreneur à copier pour créer vos premiers devis :

1. Modèle de devis auto-entrepreneur réalisé avec le logiciel de devis et facture Obat.
2. Exemple de devis auto entrepreneur en prestation de service proposé par le site Appvizer.
3. Modèle proposé par Kicklox, une plateforme digitale de collaboration entre les entreprises et les ingénieurs.
4. Template de devis sans TVA proposé Débitoor.
5. Exemple de devis auto-entrepreneur du site Wikicréa.

Tableau récapitulatif des mentions obligatoires sur un devis auto-entrepreneur

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