Comment faire une facture auto-entrepreneur : Le guide complet

Vous avez décidé de vous lancer en tant qu’auto-entrepreneur (micro-entrepreneur) et vous avez trouvé votre premier·ère client·e 🚀 ! Mais maintenant, vous vous demandez comment créer votre première facture… D’ailleurs, la facture est-elle obligatoire en micro-entreprise ? Quelles informations doivent y figurer ? Faut-il utiliser un logiciel de facturation ? Quand l’envoyer ? Pas de panique : nous répondons à toutes vos questions pour que la facturation en auto-entrepreneur n’ait plus de secret pour vous.

En tant qu'auto-entrepreneur, suis-je obligé de faire des factures ?

En bref : oui. Si votre client est un professionnel, il est obligatoire d'établir une facture car celle-ci sert de preuve juridique et de justificatif pour votre comptabilité.

Si votre client est un particulier, les factures ne sont pas une obligation légale sauf pour la vente à distance (e-commerce, vente par correspondance, vente par des plateformes comme Etsy…). Néanmoins, il vous faudra généralement réaliser une "note", ce qui revient quasiment au même.

Les "notes" sont obligatoires dans les cas suivants :

• Toute prestation de service impliquant la réalisation de travaux immobiliers (pose de climatiseur, travaux de peinture, etc.) ;
• Toute prestation de service dont le montant est supérieur à 25 € TTC.

👋Une "note", c'est un peu comme une facture mais avec seulement les informations suivantes : date de la note, nom et adresse de l'auto-entrepreneur, nom du client, date et lieu d'exécution de la prestation, dénomination de la prestation, quantité fournie et prix unitaire, montant total.

Lire aussi: INPI : Guide complet Signature Électronique

Les mentions obligatoires dans une facture d'auto-entrepreneur

Voici la liste (exhaustive) des mentions à faire apparaitre sur vos factures.

1. Mentions générales

• Mention "Facture".
• Numéro de facture. ⚠️Chaque facture doit porter un numéro unique, croissant dans l'ordre d'émission et sans sauter de chiffre (facture n°1, 2, 3 etc).
• Date d'émission de la facture, date de règlement, date d'exécution des services ou de livraison des produits.
• Vos informations d'auto-entrepreneur :
  • nom et prénom précédé ou suivi de la mention "EI ou "Entrepreneur Individuel" ;
  • nom commercial (si différent de votre nom) ;
  • adresse ;
  • numéro de SIRET ;
  • si vous êtes immatriculé au RCS : ville du greffe et numéro d’immatriculation ;
  • si vous êtes artisan ou travaillez dans le bâtiment : assurance décennale souscrite, coordonnées de l’assureur et étendue géographique de la protection ;
  • si vous avez souscrit à une assurance auto-entrepreneur Responsabilité Civile Professionnelle (assurance RC Pro) : mêmes infos que ci-dessus.
• Les informations de votre client : nom ou raison sociale, adresse et forme juridique (si c'est un professionnel).
• Détail des prestations et montant de la facture :
  • dénomination des produits ou services vendus, quantités, et prix unitaires HT ;
  • si vous n'êtes pas redevable de la TVA : la mention "TVA non-applicable, article 293B du CGI " ;
  • si vous êtes redevable de la TVA : taux de TVA, montant de la TVA et numéro de TVA ;
  • montant total (HT et TTC).

2. Mentions et conditions spécifiques

• La mention du numéro du bon de commande si celui-ci a été donné par votre client.
• L'adresse de facturation de votre client si cette dernière est différente de son adresse de siège social.
• La mention "autoliquidation de la TVA" si vous êtes concerné.
• Si vous appartenez à un Centre de Gestion Agréé, il faut faire apparaître la mention suivante : "membre d'une association agréée, le règlement par chèque et carte bancaire est accepté".

3. Mentions à ajouter si votre client est un professionnel

• L'indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40 € ;
• Le taux de pénalité en cas de retard.

⚠️Un auto-entrepreneur ne peut pas modifier une facture après son émission ! Les modifications ne sont acceptées que si elles sont demandées par le client après réception de la facture et avec l'accord de l'auto-entrepreneur.

Voici un tableau récapitulatif des mentions obligatoires :

Les logiciels de création de facture en ligne pour auto-entrepreneurs

Plusieurs options s'offrent à vous pour éditer vos factures : vous pouvez opter pour la méthode traditionnelle et les réaliser sur Word par exemple, utiliser un logiciel de facturation, ou les créer en quelques minutes sur Shine !

👋Depuis 2018, les auto-entrepreneurs commerçants doivent obligatoirement utiliser un logiciel de caisse homologué. Sont visés les auto-entrepreneurs facturant la TVA à des clients particuliers.

Lire aussi: SARL : Comment distribuer des dividendes ?

Option 1 : réaliser sa facture à la main, avec Word

Si vous souhaitez personnaliser très précisément vos factures, cela peut être une bonne solution. Si en revanche vous souhaitez limiter au maximum le temps passé à les éditer, fuyez ! De nombreuses solutions gratuites existent aujourd'hui pour vous permettre de générer vos factures en quelques secondes.

Option 2 : les logiciels de facturation

Pour vous faciliter la vie et éditer rapidement vos factures tout en limitant les erreurs (oublis de mentions, etc), la meilleure solution est d'utiliser un logiciel de facturation. Parmi les éditeurs populaires on trouve Zervant, Zoho, Henrri ou encore Sellsy (payant).

Option 3 : utiliser Shine et son logiciel de facturation intégré !

Si vous ne souhaitez pas multiplier les logiciels et que vous cherchez une option simple et efficace pour gérer votre facturation de A à Z, Shine est fait pour vous ! Shine, c'est un compte pro qui comprend une offre à 0 € pour gérer votre micro-entreprise très simplement.

Vous pouvez créer et envoyez des devis et factures professionnels en un temps record depuis votre mobile ou votre ordinateur, y intégrer des cadeaux ou réductions, transformer vos devis en factures quand ils sont validés, accepter les paiements par carte et être notifié·e dès que vos clients consultent ou règlent vos factures. En prime, Shine réalise une estimation de votre chiffre d'affaires et de vos charges à payer à la fin du mois ou du trimestre. Idéal pour éviter les mauvaises surprises !

🚀Prêt·e à choisir le compte pro qui accompagnera votre aventure entrepreneuriale ? Vous pouvez essayer Shine gratuitement pendant un mois !

Lire aussi: Fiche INSEE : le guide

Dans le cas des auto-entrepreneurs passant par des plateformes de type Uber, Deliveroo, Side, Malt, votre facture est éditée automatiquement par l'application et est envoyée au client : pas besoin de s'en occuper !

Quand envoyer la facture ?

Le plus tôt sera le mieux. Vous devez transmettre la facture à votre client au plus tard le jour de la livraison du produit/de l'exécution du service (même si un retard de 15 jours est légalement toléré).

Facture papier ou électronique ?

Depuis le 1er janvier 2020, toutes les entreprises sont tenues d'accepter la facture électronique. Cette obligation devrait s'étendre à toutes les entreprises avec la réforme de la facturation électronique.

Si toutefois vous souhaitez envoyer votre facture en version papier, c'est encore possible. Il vous alors faut impérativement l'imprimer en deux exemplaires : un pour votre client et l'autre que vous conservez.

👋Toute facture doit être conservée pendant au moins 10 ans. En effet, l'administration fiscale peut effectuer un contrôle jusqu'à 10 ans en arrière.

Les règles encadrant la facturation sont précises. Il est important de les connaître afin d’éviter les erreurs ou encourir le risque de pénalités en cas de contrôle. Rappelez-vous que vos factures doivent être conservées pendant 10 ans.

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