Comment fonctionne la récupération de la TVA en France ?
La récupération de la TVA peut représenter un trésor caché pour votre entreprise, en particulier pour les dépenses et frais professionnels engagés par les salariés lors de l’exercice de leur fonction. La TVA est un impôt indirect sur la consommation. La TVA collectée par les entreprises est reversée intégralement aux pouvoirs publics.
Cette dernière repose sur un double mécanisme compensatoire de collecte et déduction. Si la différence des deux TVA est positive, alors la somme est reversée à l’État. Dans le cas contraire, lorsque la TVA déductible est supérieure à la TVA collectée, c’est l’État qui est endetté et doit de l’argent à l’entreprise.
Qu'est-ce que l'assujettissement à la TVA ?
Pour pouvoir récupérer la TVA, il faut d'abord se situer dans une situation où vous êtes assujetti à la TVA, c'est-à-dire que vous facturez avec de la TVA. Les auto-entrepreneurs, par exemple, ne facturant pas avec TVA, ne pourront en retour pas la récupérer sur les achats qu'ils auront fait. Quand c'est possible, il est donc bien de préciser la demande en achat HT.
Le crédit de TVA : de quoi s'agit-il ?
Il est important de bien connaître ces notions sur la TVA. Pour bénéficier d'un crédit de TVA, il faut que la TVA déductible (payée sur vos achats) soit supérieure à la TVA collectée (encaissée sur vos ventes). Quand la TVA sur les achats est plus importante que celle sur les ventes, vous bénéficiez d'un crédit de TVA.
Comment récupérer son crédit de TVA ?
Entrepreneurs, deux possibilités s'offrent à vous : vous avez le choix entre l'option de vous faire rembourser le crédit de TVA et l'option de conserver ce crédit et ainsi vous le faire rembourser ultérieurement, on parle alors d'imputation.
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Ce choix dépend du montant et de la rapidité de récupération du crédit de TVA que vous désirez.
Première option : le remboursement
Si vous avez opté pour le remboursement (de l'intégralité ou d'une partie du crédit) vous serez remboursé par le service des impôts.
Pour bénéficier du remboursement de la TVA, vous devez en faire la demande auprès du Service des Impôts. S’il s’agit d’une première demande de remboursement, vous devrez joindre un certain nombre de justificatifs.
Le remboursement de TVA peut être intéressant dans le cas où votre entreprise connaît des difficultés de trésorerie, ou si vous souhaitez placer la trésorerie plutôt que de bénéficier d’un crédit auprès de l’administration fiscale, ce dernier ne rapportant rien.
Deuxième option : la conservation du crédit
Si vous avez opté pour l’imputation, autrement dit la conservation du crédit, le crédit s'additionne alors au montant de la prochaine déclaration de TVA jusqu'à ce que vous décidiez de récupérer le remboursement.
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L’avantage de l’imputation est de permettre de préserver la trésorerie des mois à venir. L’inconvénient est que cela implique d’avoir la trésorerie suffisante au moment de la déclaration.
Par exemple : si vous avez un crédit de TVA de 3 000€ en mars. Avec l’imputation, en avril, malgré un débit de TVA de 1 500€, vous ne payez rien : c’est ôté de votre crédit. En mai, vous avez un débit de TVA de 2 000€, vous n’avez donc plus qu’à reverser 500€ de TVA à l’administration.
Récupérer la TVA : les conditions de remboursement
L'État admet le remboursement du crédit de TVA sous certaines conditions. Tout va dépendre de votre régime de TVA et du rythme de dépôt des déclarations de TVA. En effet, selon ce rythme, vous pourrez obtenir un remboursement mensuel, trimestriel, semestriel ou encore annuel.
Un remboursement annuel
Si vous optez pour la récupération de la TVA de façon annuelle, vous devez avoir cumulé un crédit de TVA d'un montant minimum de 150 €. Il faudra demander ce remboursement le mois suivant la fin de l'année (en janvier 2012 pour un crédit de TVA annuel sur 2011)
Il vous est également possible de demander un remboursement semestriel à l’occasion du dépôt de l’avis d’acompte via le formulaire 3514. Attention, le remboursement semestriel concerne uniquement la TVA sur les immobilisations et doit au moins être égal à 760€.
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Un remboursement mensuel ou trimestriel
Si vous optez pour la récupération de la TVA de façon mensuelle, vous devez avoir cumulé un crédit de TVA d'un montant minimum de 760€. Il vous faudra demander ce remboursement lors de la déclaration qui suit la période concernée (ex : pour un remboursement mensuel, vous enverrez votre formulaire au mois d'avril pour le remboursement de mars...)
Remarque : il faut envoyer vos demandes de remboursement au service des impôts via l'imprimé n°3519 pour le régime normal et remplir directement la demande de remboursement sur la déclaration de TVA pour le régime simplifié.
Récupérer la TVA : remboursement et conservation de crédit
Principes fondamentaux de la récupération de la TVA
La récupération de la TVA sur les notes de frais est guidée par des règles spécifiques. Pour que votre entreprise puisse déduire la TVA, plusieurs critères doivent être respectés :
- Les dépenses engagées doivent servir les intérêts de l'entreprise.
- Elles doivent être justifiées par des factures conformes, indiquant clairement la TVA payée.
- La facture doit être libellée au nom de l'entreprise, et la TVA doit être exigible chez le fournisseur.
🚨Seules les entreprises assujetties à la TVA sont en mesure de récupérer celle-ci sur leurs notes de frais. Si votre entreprise n'est pas assujettie à la TVA (micro-entreprise en dessous des seuils de CA), la récupération est impossible.
Cas pratiques sur différents types de dépenses
Chaque type de dépense implique des conditions spécifiques pour la récupération de la TVA. Une gestion minutieuse vous permet d’optimiser votre trésorerie.
TVA sur les frais de déplacement et de transport
La TVA n'est pas récupérable sur les dépenses de transport comme les notes de frais d'avion, de train ou de bateau. Même chose pour les indemnités kilométriques et certaines dépenses de stationnement (sauf celles destinées aux client·es ou au personnel). Seule la TVA sur les péages est généralement récupérable.
TVA sur les frais de restauration et d’hébergement
Vous pouvez récupérer la TVA sur vos frais de repas, même sans la présence de client·es, à condition que les repas soient pris dans un cadre professionnel. Pour l'hébergement, la récupération n’est pas applicable pour les frais liés au logement des dirigeant·es ou employé·es.
TVA sur les frais divers (matériel, fournitures, etc.)
Vous souhaitez acheter un ordinateur professionnel ou des fournitures de bureau ? La récupération de la TVA est possible si les factures sont correctement libellées au nom de l’entreprise.
Pour une comptabilisation précise, chaque facture doit détailler :
- Le montant HT.
- Le taux et le montant de la TVA.
- Le montant TTC.
Gestion des notes de frais pour faciliter la récupération de la TVA
Voici quelques conseils pour faciliter la récupération de la TVA sur vos notes de frais.
Outils pour la gestion des notes de frais
L'utilisation d’outils transforme la gestion des notes de frais. Ces outils permettent l'enregistrement, le traitement, et la récupération de la TVA de manière simplifiée, souvent par une simple capture de la facture via son smartphone.
Conformité et contrôles internes
Assurer la conformité des notes de frais avec les normes fiscales est crucial. Un logiciel intégré aide à stocker les données de manière sécurisée et à maintenir l'ordre et la précision nécessaire pour les audits.
Les différentes données doivent être bien classées et facilement accessibles. La coordination entre les équipes RH et comptables est essentielle.
Régimes de TVA : lequel choisir ?
Les modalités de déclaration et de paiement de la TVA dépendent du montant de votre chiffre d’affaires (CA) réalisé l’année précédente.
Franchise en base de TVA
La franchise en base de TVA est un dispositif qui dispense les entreprises de la déclaration et du paiement de la TVA sur les prestations ou ventes qu'elles réalisent. Autrement dit, vous ne facturez pas et ne reversez aucune TVA à l’Etat.
L’entreprise bénéficiant de la franchise en base doit faire figurer sur ses factures la mention suivante : "TVA non applicable, art. 293 B du CGI".Néanmoins, pour bénéficier de ce dispositif, votre chiffre d’affaires ne doit pas dépasser certains seuils.
Régime simplifié de TVA
Lorsque son chiffre d’affaires dépasse les seuils de la franchise en base, l’entreprise relève de plein droit du régime simplifié de TVA. Vous avez aussi la possibilité d’opter volontairement pour ce régime.
Vous devez effectuer une seule déclaration de TVA annuelle (imprimé 3517-S-SD) au plus tard le 2e jour ouvré suivant le 1er mai (clôture au 31 décembre N) ou dans les trois mois de la clôture de l'exercice si l'exercice ne correspond pas à l'année civile. Cette déclaration permet de déterminer la taxe due au titre de la période et le montant des acomptes pour la période suivante.
Vous versez ensuite des acomptes semestriels en juillet et décembre calculés sur la base de la TVA payée l'année précédente. Les acomptes correspondent à 55 % du montant de la TVA payée en N-1 pour celui de juillet et à 40 % pour celui de décembre. Le solde est versé au moment du dépôt de la déclaration annuelle.
Remarque : si le montant de TVA versée l'année précédente est inférieur à 1 000 €, vous serez dispensé du paiement des acomptes et paierez le montant total dû lors du dépôt de la déclaration.
A compter du 1er janvier 2027, l’actuel régime simplifié de déclaration sera supprimé.
Par principe, les déclarations de TVA devront être déposées chaque mois et devront comprendre le montant total des opérations réalisées, ainsi que le détail des opérations taxables.
Toutefois, en l’absence de dépassement de certains seuils de chiffre d’affaires (CA), il sera possible, sauf option contraire, de déposer des déclarations trimestrielles.
Cette possibilité de déclaration trimestrielle sera ouverte, de plein droit, aux redevables n’ayant pas réalisé un CA majoré des acquisitions taxables supérieur à :
- 1 M€ pendant l'année civile précédente ;
- 1,1 M€ pendant l'année en cours.
En cas de dépassement du seuil « majoré » de 1,1 M€ en cours d'année, l’entreprise concernée devra passer au régime déclaratif mensuel à compter du 1er jour du mois au cours duquel ce dépassement est intervenu.
Régime réel normal de TVA
Vous relevez de plein droit du régime réel normal lorsque votre chiffre d'affaires hors taxes excède :
- 840 000 € si votre activité principale est la vente de marchandises, d'objets ou de denrées à emporter ou à consommer sur place, ou la fourniture de logements,
- 254 000 € s'il s'agit de prestations de services.
Dans ce cas, vous devez effectuer vos déclarations et paiements de TVA tous les mois (formulaire CA3).
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