Extrait Kbis : Comment Obtenir un Document de Moins de 3 Mois ?

L’extrait Kbis est un document indispensable pour de nombreuses formalités administratives et transactions commerciales. Généralement, il doit dater de moins de 3 mois pour être recevable. Cet article vous explique en détail l’importance de détenir un extrait Kbis à jour, comment l’obtenir et dans quels cas il est nécessaire de le mettre à jour.

1. L’extrait Kbis a-t-il une durée de validité ?

Souvent comparé à la carte d’identité d’une entreprise, l’extrait Kbis ne dispose toutefois officiellement d’aucune date limite de validité. En effet, ce document est une sorte de photographie à l’instant T permettant d’attester de la situation administrative et juridique d’une entreprise. C’est le seul document officiel qui sert à attester du caractère légal d’une société, ainsi que de la nature de son activité et de l’identité de ses dirigeants.

Lorsqu’un changement intervient au sein de l’entreprise, des modifications doivent être portées au registre du commerce et des sociétés. Les changements effectués donnent lieu à la mise à jour de l’extrait Kbis, ayant pour effet de rendre obsolète l’ancienne version sans pour autant la priver de sa valeur légale.

Contrairement à la carte d’identité d’une personne physique, le KBIS ne dispose pas réellement d’une durée de validité. Ceci s’explique par le fait qu’un KBIS peut être modifié à tout moment et se veut donc être un document pouvant être amendé à l’infini.

Toutefois, il est souvent demandé dans le cadre d’une démarche particulière, un extrait du RCS obligatoirement daté de moins de 3 mois. Pour respecter cette exigence, on se doit alors d’actualiser le KBIS tous les 3 mois et à chaque changement notable qui affecte l’entreprise.

2. Pourquoi fournir un Kbis de moins de 3 mois ?

Si officiellement le Kbis dispose d’une durée de validité illimitée à compter de sa date de délivrance par le greffe du tribunal de commerce, il en est souvent tout autrement dans la pratique. En effet, pour la majorité des démarches, seul un extrait Kbis daté de moins de 3 mois est accepté. Pour exemple, un Kbis récent s’avère nécessaire pour :

Ouvrir un compte bancaire à titre professionnel ;
Signer un contrat de location pour un local commercial ;
Candidater à un marché public ou privé ;
Effectuer l’ensemble des démarches administratives relatives à votre entreprise.

En fournissant un extrait Kbis de moins de 3 mois, vous contribuez à rassurer vos partenaires financiers et à lever les doutes qu’ils pourraient avoir sur la fiabilité des informations contenues dans ce document. En effet, un extrait Kbis de plus de 3 mois n’offre pas les mêmes garanties qu’un document récent. Les entreprises étant amenées à évoluer régulièrement, le Kbis revêt rapidement un caractère désuet et perd de sa valeur auprès de vos partenaires professionnels.

C’est pourquoi il convient d’effectuer une demande de Kbis tous les trimestres, mais également lorsqu’un changement statutaire intervient dans votre société. L’extrait KBIS qu’une entreprise compte utiliser auprès des tiers doit ainsi être renouvelé tous les 3 mois. Les démarches administratives telles que la candidature à un appel d’offres public ou une souscription à un prêt bancaire ne peuvent tout simplement pas aboutir avec un KBIS expiré.

Pour ne pas rencontrer des difficultés lors d’opérations commerciales effectuées au nom de l’entreprise, il est donc impératif pour votre entreprise de posséder en permanence un KBIS à jour. Pour ce faire, chaque trimestre, une demande d’actualisation de ce document doit-être présentée auprès des autorités dont dépend votre entreprise. Votre démarche peut être simplifiée par une demande d’envoi périodique de KBIS.

Toutefois, certaines entreprises n’ont pas le droit de souscrire à cette dernière option notamment celles dont l’avenir reste encore incertain. Une demande directe sera alors nécessaire.

3. Dans quels cas effectuer la mise à jour de votre Kbis ?

Le Kbis est un extrait du registre du commerce et des sociétés qui, à ce titre, doit être conforme à la situation actuelle de votre entreprise. Lorsqu’une modification des statuts intervient, il vous appartient donc d’effectuer une mise à jour de votre extrait Kbis. L’actualisation de l’extrait du registre du commerce et des sociétés doit notamment être réalisée en cas de changement relatifs :

à l’adresse du siège social ;
au montant du capital social ;
au statut juridique ;
à la dénomination sociale ou commerciale ;
au gérant ou au dirigeant.

De même, lorsqu’une entreprise fait l’objet d’une procédure collective, une inscription est portée d’office au registre du commerce et des sociétés par le greffe du tribunal de commerce. Par conséquent, l’extrait Kbis de votre entreprise sera automatiquement mis à jour lors de l’ouverture, de la fermeture ou du renouvellement d’une procédure collective.

4. Comment actualiser l’extrait Kbis de votre entreprise ?

Avant de pouvoir effectuer la mise à jour de votre extrait Kbis, il convient de réaliser toutes les démarches relatives à la modification statutaire de votre société, à savoir :

La ratification de la modification des statuts par décision collective ou individuelle en fonction du régime juridique de votre société ;
La publication des modifications statutaires dans un journal d’annonces légales ;
Le dépôt d’un dossier auprès du greffe du tribunal de commerce compétant.

Une fois le dossier complet déposé au greffe du tribunal de commerce, le greffier se charge de vérifier l’exactitude des modifications déclarées avant de mettre à jour les informations portées au registre du commerce et des sociétés. Le Kbis de votre entreprise est ensuite actualisé, vous permettant d’obtenir un extrait à jour du registre du commerce et des sociétés.

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5. Comment obtenir un extrait Kbis daté de moins de 3 mois ?

Pour obtenir un Kbis récent, il est possible d’effectuer une demande ponctuelle ou de mettre en place un envoi périodique sur le site Infogreffe.fr. La demande d’extrait Kbis en ligne peut être réalisée par toute personne intéressée, qu’elle fasse partie ou non de l’entreprise.

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Pour une demande ponctuelle, le document peut vous être adressé par courrier postal ou électronique, ou encore mis à disposition en téléchargement dans votre espace personnel Infogreffe. En revanche, si vous optez pour l’envoi périodique d’un extrait Kbis, le document vous sera obligatoirement transmis par voie postale, à la fréquence et pendant la durée de votre choix. Vous pouvez ainsi choisir un envoi trimestriel qui vous permettra de bénéficier automatiquement d’un Kbis daté de moins de 3 mois.

La demande d’extrait Kbis sur le site Infogreffe est un service payant qui implique des frais de dossier, et le cas échéant, des frais d’envoi. En tant que chef d’entreprise, vous pouvez vous procurer gratuitement votre extrait Kbis à jour. Pour cela, vous devez utiliser le téléservice sécurisé MonIdenum afin d’activer votre identité numérique. Une fois votre authentification réussie, vous êtes mis en relation avec le greffe du tribunal de commerce compétant qui vous délivre votre dernier Kbis au format numérique.

6. Quels sont les risques avec un KBIS de plus de 3 mois ?

Les informations présentées sur un extrait KBIS datant de plus de 3 mois ne sont pas considérées comme officielles. Cet extrait ne peut donc pas constituer une garantie pour les parties à une transaction commerciale avec l’entreprise concernée. Si ce document date d’une période supérieure à trois mois, il est en effet fort possible que les dernières modifications sur la société n’ont pas encore été prises en compte.

L’extrait Kbis est un document officiel qui prouve l’existence juridique d’une entreprise commerciale. Il concerne autant les entreprises individuelles que les sociétés avec plusieurs associés. Les artisans qui veulent exercer une activité commerciale auront besoin d’un extrait Kbis. C’est votre cas ? Découvrez ici tout ce qu’il faut savoir sur ce document.

Qu'est-ce qu'un Kbis et à quoi sert-il ?

Votre banque vous demande un extrait Kbis dans le cadre d'une procédure d'ouverture de compte ? Que vous veniez de créer votre société ou que vous changiez d'établissement bancaire, une telle requête est très fréquente. Découvrez en détail l'utilité du Kbis et son contenu.

Le Kbis, un document central pour les entreprises commerciales

En principe, l'extrait Kbis de moins de 3 mois constitue l'un des documents obligatoires pour ouvrir un compte pro. À ce titre, il occupe une place centrale dans la vie d'une société, et témoigne de son existence juridique ainsi que de son immatriculation au Registre du commerce et des sociétés, ou RCS.

De façon schématique, le Kbis équivaut à la carte d'identité des particuliers. Il peut également être demandé par un fournisseur dans le cadre de l'achat de matériel ou de la conclusion d'un contrat d'approvisionnement.

Le contenu de l'extrait Kbis

Le Kbis des entreprises commerciales regroupe un certain nombre d'informations figurant au Registre du commerce et des sociétés. Le contenu de l'extrait Kbis reprend les éléments déclarés lors de la création de la société et les modifications ultérieures apportées.

Le nom du greffier du Tribunal de commerce ayant signé l'immatriculation.
La dénomination sociale de l'entreprise, son sigle et son enseigne.
Le numéro Siren.
Le code APE (ou code NAF).
Le montant du capital social de l'entreprise.
La forme juridique sous laquelle l'activité est exercée.
La ou les activités de l'entreprise.
L'adresse du siège social et des éventuels établissements secondaires situés en Union européenne (UE) ou dans l'Espace économique européen (EEE).
L'âge de la société.
La date où elle a été créée.
Les sites internet et/ou les noms de domaine.
La fonction, le nom, le prénom, la date et le lieu de naissance ainsi que l'adresse du dirigeant de la société, des administrateurs et des commissaires aux comptes pour les entreprises concernées.
Les autorisations obligatoires pour exercer une profession réglementée.
Les éventuelles procédures collectives engagées (sauvegarde de justice, redressement judiciaire et liquidation judiciaire) en cas de cessation de paiements.

En cas de fermeture de l'entreprise, un autre type de Kbis est transmis au dirigeant d'entreprise : le Kbis de radiation. Cet extrait constitue la preuve que l'entreprise est fermée, et qu'elle a été radiée du Registre du commerce et des sociétés.

Un document réservé aux sociétés commerciales

Le Kbis d'une entreprise témoigne de son inscription sur le Registre du commerce et des sociétés. L'extrait Kbis est donc exclusivement réservé aux entreprises ayant une activité commerciale ou commerciales par la forme, que sont :

les sociétés anonymes (SA) ;
les sociétés par actions simplifiées (SAS) et unipersonnelles (SASU) ;
les sociétés à responsabilité limitée (SARL) ou unipersonnelles (EURL) ;
les sociétés en commandite simple (SCS) ;
les sociétés en nom collectif (SNC).

Seules les personnes morales peuvent disposer d'un extrait Kbis. Aussi, les micro-entrepreneurs et les Entrepreneurs Individuels (EI), malgré la réforme de leur statut en date du 15 mai 2022, ne peuvent pas obtenir de Kbis. Il en va de même pour les entreprises artisanales ou libérales, qui ne figurent pas au Registre du commerce et des sociétés, mais au Registre National des Entreprises (RNE).

Les différents types d'extraits : K, L et Lbis

Le plus célèbre des extraits est, sans nul doute, l'extrait Kbis. Il existe cependant deux autres documents très proches : les extraits K, L et Lbis.

L'extrait K concerne les personnes physiques que sont entreprises individuelles et les micro-entrepreneurs (anciennement auto-entrepreneurs).

Les entreprises ayant une activité commerciale peuvent être encore concernées par une demande d'extrait K ou Kbis. Dans la plupart des cas, l'extrait Kbis demandé doit dater de moins de 3 mois.

L'extrait K concerne les entreprises individuelles (EI), c'est-à-dire les personnes physiques. Il concerne donc aussi les micro-entrepreneurs. L'extrait est appelé L s'il s'agit de la création d'un établissement secondaire.

L'extrait Kbis concerne les personnes morales, c'est-à-dire à toutes les formes de sociétés commerciales. Il est appelé Lbis s'il s'agit de la création d'un établissement secondaire.

Où faire la demande de Kbis en ligne ?

Il existe deux grandes façons d'obtenir un extrait Kbis en ligne :

le service en ligne monidenum.fr ;
le site Infogreffe.

Le service monidenum.fr présente l'avantage majeur de fournir un Kbis gratuit au dirigeant de l'entreprise. Il s'agit donc du meilleur moyen de réduire à zéro le coût d'un Kbis, ainsi que d'un extrait K. Ce téléservice est géré par les greffes des Tribunaux de commerce.

Pour y prétendre, il vous faudra tout d'abord vous inscrire, puis vous connecter sur la plateforme dédiée afin de télécharger votre extrait K ou Kbis.

Les chefs d'entreprises dont l'immatriculation a été effectuée au RCS disposent d'une seconde option pour obtenir un extrait Kbis, mais cette fois-ci de façon payante : le site Infogreffe. Un Kbis obtenu sur Infogreffe est facturé à un tarif différent en fonction du mode de réception de ce document officiel :

3,20 euros pour une transmission par voie électronique ;
3,85 euros en cas d'envoi par courrier.

Vous préférez vous rendre directement au greffe du Tribunal de commerce de votre lieu d'exercice ? Ceci est tout à fait réalisable, et permet d'obtenir un extrait Kbis au même titre que lors d'une demande en ligne.

Au 1er janvier 2024, il faut débourser 2,56 euros pour récupérer l'extrait Kbis d'une entreprise en se déplaçant sur place, au greffe.

Lors de l'accomplissement des formalités de constitution d'une entreprise, un extrait Kbis vous est fourni. Néanmoins, celui-ci doit parfois être mis à jour ou actualisé. Il est donc impératif d'obtenir un nouveau Kbis. Selon la modalité d'une telle requête, le coût du Kbis peut différer.

Coût du Kbis selon la modalité de la demande :

0 euro pour un Kbis en ligne via monidenum.fr.
2,56 euros au greffe du Tribunal de commerce.
3,20 euros grâce au service de télétransmission Infogreffe.
3,85 euros pour un envoi courrier depuis Infogreffe.

Combien de temps faut-il pour obtenir un Kbis ?

L'extrait Kbis est un document officiel qui peut être obtenu en quelques secondes grâce aux services en ligne monidenum.fr et Infogreffe. Grâce à la dématérialisation de cette carte d'identité des entreprises, le délai pour obtenir un Kbis a été réduit à zéro.

Dans la plupart des cas, un extrait Kbis de moins de 3 mois est demandé par les interlocuteurs et les partenaires d'une entreprise. L'objectif ? S'assurer que les informations qui y sont inscrites sont à jour, et correspondent bel et bien avec la situation de l'entreprise.

En effet, en cas de modification de l'un des éléments contenu dans un Kbis, à l'image du dirigeant, du siège social ou encore de l'activité exercée, le changement de Kbis doit être effectué sous un mois, après qu'une décision et une publication aient été effectuées en ce sens.

Peut-on obtenir le Kbis d'une autre entreprise ?

L'extrait Kbis n'est pas un document confidentiel. Autrement dit : toute personne peut demander le Kbis d'une autre entreprise.

Pour conclure, l'extrait Kbis est un document essentiel pour toute entreprise commerciale. Il est important de le maintenir à jour et de savoir comment l'obtenir rapidement et gratuitement grâce aux services en ligne comme MonIdenum. Assurez-vous d'avoir toujours un Kbis de moins de 3 mois pour faciliter vos démarches administratives et commerciales.

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