Comment obtenir un numéro Kbis : Démarches et Informations Essentielles

L'extrait Kbis est un document essentiel pour les entreprises commerciales en France. Il atteste de l'immatriculation de l'entreprise au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) et sert de carte d'identité juridique. Votre banque vous demande un extrait Kbis dans le cadre d'une procédure d'ouverture de compte ? Que vous veniez de créer votre société ou que vous changiez d'établissement bancaire, une telle requête est très fréquente. Découvrez en détail l'utilité du Kbis et son contenu.

Extrait Kbis : Carte d'identité de l'entreprise

Qu'est-ce qu'un Kbis et à quoi sert-il ?

En principe, l'extrait Kbis de moins de 3 mois constitue l'un des documents obligatoires pour ouvrir un compte pro. À ce titre, il occupe une place centrale dans la vie d'une société, et témoigne de son existence juridique ainsi que de son immatriculation au Registre du commerce et des sociétés, ou RCS. De façon schématique, le Kbis équivaut à la carte d'identité des particuliers. Il peut également être demandé par un fournisseur dans le cadre de l'achat de matériel ou de la conclusion d'un contrat d'approvisionnement.

L'extrait Kbis reste cependant très important pour les banques et les fournisseurs, nombreux à le demander pour conclure un contrat. Le Kbis est très souvent demandé par les institutions pour prouver l’existence légale de l’entreprise. Document essentiel à de nombreuses démarches administratives et opérations commerciales, l’extrait Kbis est indispensable au bon fonctionnement des entreprises.

Il doit être fourni lors de démarches comme l'ouverture d'un compte en banque professionnel ou l'achat de matériels auprès d'un fournisseur.

L'extrait Kbis permet de prouver l'existence légale de votre activité. L'extrait Kbis est essentiel pour ouvrir un compte bancaire et y déposer le capital social de votre société. Il permet de réaliser plusieurs démarches administratives dont l'ouverture d'un compte bancaire professionnel dédié à l'activité professionnelle.

Véritable carte d’identité d’une entreprise, le Kbis est également nécessaire pour pouvoir candidater à des appels d’offre émanant d’un organisme public ou d’une entreprise privée. Le rôle du Kbis vise à faciliter l’identification des entreprises.

L'extrait Kbis est un document officiel indispensable au bon fonctionnement d'une société. Véritable pièce d'identité juridique d'une entreprise, il est indispensable à la réalisation de nombreuses démarches administratives et opérations commerciales.

Le rôle du Kbis vise à faciliter l’identification des entreprises. À ce titre, il récapitule l’ensemble des informations portées au registre du commerce et des sociétés.

Le KBIS atteste, tout d'abord, que la société a une existence légale, qu'elle est régulièrement inscrite au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS).

L'extrait K ou Kbis prouve l'existence juridique d'une entreprise commerciale. Il représente une « carte d'identité » à jour d'une entreprise immatriculée au Registre du commerce et des sociétés (RCS).

En tant que dirigeant d’une entreprise ou d’une société, vous pouvez donc obtenir gratuitement et de manière illimitée votre Kbis numérique par le biais du téléservice MonIdenum.

L’extrait Kbis est un document obligatoire dans les relations entre les entreprises et l’administration, mais également lors des échanges commerciaux entre professionnels. Il peut notamment vous être demandé par votre établissement bancaire au moment de la création d’un compte professionnel, mais aussi par certains fournisseurs.

Contenu de l'extrait Kbis

Le Kbis des entreprises commerciales regroupe un certain nombre d'informations figurant au Registre du commerce et des sociétés. Le contenu de l'extrait Kbis reprend les éléments déclarés lors de la création de la société et les modifications ultérieures apportées :

Le nom du greffier du Tribunal de commerce ayant signé l'immatriculation.
La dénomination sociale de l'entreprise, son sigle et son enseigne.
Le numéro Siren.
Le code APE (ou code NAF).
Le montant du capital social de l'entreprise.
La forme juridique sous laquelle l'activité est exercée.
La ou les activités de l'entreprise.
L'adresse du siège social et des éventuels établissements secondaires situés en Union européenne (UE) ou dans l'Espace économique européen (EEE).
L'âge de la société.
La date où elle a été créée.
Les sites internet et/ou les noms de domaine.
La fonction, le nom, le prénom, la date et le lieu de naissance ainsi que l'adresse du dirigeant de la société, des administrateurs et des commissaires aux comptes pour les entreprises concernées.
Les autorisations obligatoires pour exercer une profession réglementée.
Les éventuelles procédures collectives engagées (sauvegarde de justice, redressement judiciaire et liquidation judiciaire) en cas de cessation de paiements.

Les procédures préventives (mandat ad hoc, conciliation ou procédure de sauvegarde) ne figurent pas sur l'extrait Kbis.

À ce titre, il récapitule l’ensemble des informations portées au registre du commerce et des sociétés. Parmi les renseignements fournis par le Kbis, se trouvent le statut juridique de l’entreprise, l’adresse de son siège social, le nom de son dirigeant ou encore le montant de son capital social.

Lire aussi: Fiche INSEE : le guide

Le KBIS contient des informations essentielles sur la société. Pour une société à responsabilité limitée, les informations suivantes sont présentes :

Le numéro d'identification (anciennement numéro Siren) et le code NAF (Nomenclature d'Activité Française). Le code NAF constitué de 4 chiffres et 1 lettre est attribué par l'INSEE à des fins statistiques.
La raison sociale.
La forme juridique.
Le nom commercial.
L'adresse du siège.
L'activité détaillée.
Le montant du capital social. Ce capital sert à financer la société et de garantie pour les tiers débiteurs.
La date de constitution de la société et sa durée de vie.
La référence des autorisations obligatoires pour une profession réglementée (copie de l'autorisation préfectorale, pour une société de domiciliation, par exemple).
L'identité complète des principaux dirigeants et du commissaire aux comptes.
La présence d'une éventuelle procédure collective (procédure de sauvegarde, liquidation ou redressement judiciaire).

Pour les entreprises individuelles à visée commerciale sont également mentionnés des renseignement sur le dirigeant :

Son nom et prénom.
Sa date de naissance.
Sa nationalité.
Son adresse.

Kbis de Radiation

En cas de fermeture de l'entreprise, un autre type de Kbis est transmis au dirigeant d'entreprise : le Kbis de radiation. Cet extrait constitue la preuve que l'entreprise est fermée, et qu'elle a été radiée du Registre du commerce et des sociétés.

L’ensemble des décisions du tribunal de commerce relatives à d’éventuelles procédures collectives sont également consignées dans ce document. Par conséquent, l’extrait Kbis sert à informer de la santé financière des entreprises en mentionnant les procédures de sauvegarde, les liquidations ou redressements judiciaires dont elles ont pu faire l’objet.

Qui est concerné par le Kbis ?

Le Kbis d'une entreprise témoigne de son inscription sur le Registre du commerce et des sociétés. L'extrait Kbis est donc exclusivement réservé aux entreprises ayant une activité commerciale ou commerciales par la forme, que sont :

les sociétés anonymes (SA) ;
les sociétés par actions simplifiées (SAS) et unipersonnelles (SASU) ;
les sociétés à responsabilité limitée (SARL) ou unipersonnelles (EURL) ;
les sociétés en commandite simple (SCS) ;
les sociétés en nom collectif (SNC).

Seules les personnes morales peuvent disposer d'un extrait Kbis. Aussi, les micro-entrepreneurs et les Entrepreneurs Individuels (EI), malgré la réforme de leur statut en date du 15 mai 2022, ne peuvent pas obtenir de Kbis.

Il en va de même pour les entreprises artisanales ou libérales, qui ne figurent pas au Registre du commerce et des sociétés, mais au Registre National des Entreprises (RNE).

L'extrait Kbis est généralement demandé par les établissements financiers, par les partenaires commerciaux, par les administrations lors d'un appel d'offre public (comme d'ailleurs le numéro de TVA intracommunautaire).

Si vous dirigez une entreprise artisanale ou une activité libérale, vous n'êtes pas concerné par l'extrait Kbis.

Le KBIS atteste, tout d'abord, que la société a une existence légale, qu'elle est régulièrement inscrite au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS). La seule exception concerne les agents commerciaux et les EIRL (Entreprises Individuelles à Responsabilité Limitée). En effet, ces derniers s’inscrivent au Registre Spécial des Agents Commerciaux (RSAC). Dans tous les autres cas, l'inscription au RCS est obligatoire y compris pour les personnes physique (entreprise individuelle) ayant une activité commerciale.

Si vous êtes le dirigeant de l’entreprise, vous pouvez obtenir un extrait Kbis gratuit via la plateforme MonIdenum. Il suffit de créer un compte, de vérifier votre identité et d’accéder à votre document en ligne. Ce service est réservé aux représentants légaux et permet d’obtenir un Kbis à jour à tout moment. Pour les tiers, la demande se fait sur Infogreffe, mais elle est payante.

Pour les auto-entrepreneurs exerçant une activité commerciale, l'obtention de l'extrait Kbis est conditionnée par l'inscription au RCS. Pour cela, il faut s'adresser au Centre de Formalités des Entreprises géré par la CCI. Une fois votre auto-entreprise immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés, vous pouvez faire une demande d'extrait Kbis au Greffe du Tribunal de Commerce dont vous dépendez ou bien sur le portail numérique infogreffe.fr.

Une micro-entreprise ne dispose pas d'extrait Kbis.

Tableau récapitulatif des registres d'immatriculation

Nature de l'activité	Registre d'immatriculation avant le 1er janvier 2023	Registre d'immatriculation actuel
Artisanale	Répertoire des Métiers (RM)	Registre National des Entreprises (RNE)
Commerciale	Registre de Commerce et des Sociétés (RCS)	RCS + RNE
Libérale/RNE
Agent commercial	Registre Spécial des Agents Commerciaux (RSAC)	RSAC + RNE

Où et comment obtenir un extrait Kbis ?

Plusieurs options s'offrent à vous pour récupérer le Kbis de votre société :

Le service en ligne monidenum.fr (gratuit pour les dirigeants).
Le site Infogreffe (payant).
Au greffe du Tribunal de commerce (payant).

Les chefs d'entreprises dont l'immatriculation a été effectuée au RCS disposent d'une seconde option pour obtenir un extrait Kbis, mais cette fois-ci de façon payante : le site Infogreffe. Un Kbis obtenu sur Infogreffe est facturé à un tarif différent en fonction du mode de réception de ce document officiel :

3,20 euros pour une transmission par voie électronique ;
3,85 euros en cas d'envoi par courrier.

Vous préférez vous rendre directement au greffe du Tribunal de commerce de votre lieu d'exercice ? Ceci est tout à fait réalisable, et permet d'obtenir un extrait Kbis au même titre que lors d'une demande en ligne.

En revanche, une telle formalité a un coût, contrairement au service monidenum.fr. Au 1er janvier 2024, il faut débourser 2,56 euros pour récupérer l'extrait Kbis d'une entreprise en se déplaçant sur place, au greffe.

Pour commander et obtenir un Kbis en ligne, il convient de se rendre sur le site Infogreffe.fr. Il s’agit d’un portail internet qui regroupe l’ensemble des greffes des tribunaux de commerce français. Accessible à toute personne intéressée, ce site officiel permet de rendre publiques les informations portées au registre du commerce et des sociétés.

La demande de Kbis peut être faite par le dirigeant de l’entreprise ou par un tiers.

Vous pouvez faire votre demande de Kbis en ligne sur le site d’Infogreffe ou Monidenum. La démarche est simple.

Vous pouvez également faire votre demande de Kbis en vous rendant sur le site d’Infogreffe. Il faut noter que la démarche sur le site d’Infogreffe est payante.

Pour faire une demande d'un extrait Kbis sur le site d'Infogreffe, il faut identifier l'entreprise concernée en entrant son numéro Siren ou sa dénomination sur la barre de recherche.

Depuis 2019, les greffiers des tribunaux de commerce ont mise en place un système d'identification en ligne qui permet aux chefs d'entreprise de se procurer leur extrait Kbis sans participation financière. En tant que dirigeant d’une entreprise ou d’une société, vous pouvez donc obtenir gratuitement et de manière illimitée votre Kbis numérique par le biais du téléservice MonIdenum.

Pour cela, il convient de se rendre sur le site monidenum.fr et de suivre les étapes suivantes :

Activez votre identité numérique en transmettant une copie de votre pièce d’identité au format numérique.
Une fois votre identité activée, vous pouvez vous authentifier auprès des services digitaux partenaires.
Le téléservice MonIdenum opère alors un rapprochement avec le registre du commerce et des sociétés, vous permettant d’obtenir gratuitement l’extrait Kbis numérique de votre entreprise.

Il convient également de noter que, pour les personnes n’ayant pas accès à internet, il est possible de se procurer un extrait Kbis en se rendant directement au greffe du tribunal de commerce territorialement compétant.

Désormais, il est donc possible de se procurer le document officiel en version numérique et de manière illimitée sur le site MonIdenum. Il s'agit d'un service d'authentification sécurisé qui permet aux chefs d'entreprise de s'identifier auprès du greffe du tribunal de commerce compétent.

Plusieurs étapes sont à suivre pour ce faire. Tout d'abord, il faut envoyer une copie de votre pièce d'identité numérique sur le site pour l'activation de votre identité numérique. Cela va vous permettre de vous authentifier auprès des services digitaux partenaires. Opérant un rapprochement avec le RCS, MonIdenum va, par la suite, vous envoyer votre extrait Kbis.

Il arrive régulièrement qu'un KBIS soit demandé à des entreprises non commerciales. Elles ont alors la possibilité de fournir un document équivalent :

Extrait D1, pour les artisans inscrits au répertoire des métiers.
Le certificat d'inscription au répertoire des entreprises et des établissements (SIRENE) à télécharger sur la plateforme de l'INSEE, pour les professions libérales ayant une activité non-commerciale.

Coût d'un Kbis

Selon la modalité d'une telle requête, le coût du Kbis peut différer :

0 euro pour un Kbis en ligne via monidenum.fr.
2,56 euros au greffe du Tribunal de commerce.
3,20 euros grâce au service de télétransmission Infogreffe.
3,85 euros pour un envoi courrier depuis Infogreffe.

Délai d'obtention d'un Kbis

L'extrait Kbis est un document officiel qui peut être obtenu en quelques secondes grâce aux services en ligne monidenum.fr et Infogreffe. Grâce à la dématérialisation de cette carte d'identité des entreprises, le délai pour obtenir un Kbis a été réduit à zéro. Un atout qui leur permet d'être plus réactives, notamment pour la conclusion d'un contrat avec un fournisseur ou pour l'ouverture d'un compte pro dans une nouvelle banque.

Dans la plupart des cas, un extrait Kbis de moins de 3 mois est demandé par les interlocuteurs et les partenaires d'une entreprise. L'objectif ? S'assurer que les informations qui y sont inscrites sont à jour, et correspondent bel et bien avec la situation de l'entreprise.

Notons que la validité de l'extrait Kbis est de moins de 3 mois.

Ces informations sont susceptibles d'évoluer au cours de la vie de l'entreprise commerciale. C'est pourquoi la date de validité d'un extrait KBIS est limitée à trois mois.

Dans la plupart des cas, l'extrait Kbis demandé doit dater de moins de 3 mois.

Pour mener à bien l'ensemble de vos démarches administratives et professionnelles, il convient de demander l'envoi périodique du document officiel sur le portail internet Infogreffe.fr. Vous trouverez cette option lors du processus de la commande.

Mise à jour du Kbis

En effet, en cas de modification de l'un des éléments contenu dans un Kbis, à l'image du dirigeant, du siège social ou encore de l'activité exercée, le changement de Kbis doit être effectué sous un mois, après qu'une décision et une publication aient été effectuées en ce sens.

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