Comment Signer Électroniquement un Document sur le Guichet Unique de l'INPI

Dans un monde de plus en plus digitalisé, la signature électronique est devenue un outil indispensable pour les formalités administratives. C'est particulièrement le cas pour l'Institut National de la Propriété Industrielle (INPI), où elle joue un rôle crucial pour les démarches d'entreprise. Cet article a pour but de vous éclairer sur l'importance et l'utilisation de la signature électronique auprès de l'INPI.

Qu'est-ce que la Signature Électronique ?

La signature électronique est un système permettant d'apposer sa signature sur des documents numériques en ligne. Selon le règlement eIDAS, elle se décline en trois niveaux : simple, avancée et qualifiée. Elle sert à garantir l'intégrité et l'authenticité d'un document électronique grâce à des certificats associés. Dans le cas de l’INPI, c’est la signature électronique reposant sur un certificat qualifié qui va nous intéresser pour la création, cession ou modification d’une entreprise.

Les Trois Niveaux de Signature Électronique

Selon le règlement eIDAS, la signature électronique se décline en trois niveaux :

Signature électronique simple (SES) : Niveau de base, souvent utilisé pour des documents à faible risque.
Signature électronique avancée (SEA) : Offre une identification plus fiable du signataire et garantit l'intégrité du document.
Signature électronique qualifiée (SEQ) : Le niveau le plus élevé, nécessitant un certificat qualifié délivré par un prestataire de services de confiance qualifié.

La signature avancée avec certificat qualifié est à mi-chemin entre la SEA (signature électronique avancée) et la SEQ (signature électronique qualifiée). Le certificat qualifié est délivré par un prestataire de services de confiance qualifié et celui-ci satisfait les exigences fixées à l’annexe I du règlement eIDAS. Vous pourrez en savoir plus sur la SEA avec certificat qualifié dans notre article.

Législation et Régulations Encadrant la Signature Électronique

En France, comme dans de nombreux pays européens, la signature électronique est encadrée par des textes de loi et des règlements précis. Le règlement eIDAS (Electronic Identification, Authentication and Trust Services) est la pierre angulaire de la réglementation de la signature électronique au sein de l'Union Européenne. Au niveau national, le Référentiel Général de Sécurité (RGS) apporte également son lot de normes pour encadrer l'utilisation de la signature électronique. Ces textes visent à assurer la confiance dans les transactions électroniques, tant pour les entreprises que pour les organismes officiels comme l'INPI et Infogreffe.

Évolutions du Règlement eIDAS 2025

Portefeuille d'identité numérique : La principale innovation du règlement eIDAS 2.0, est l'introduction du "European Digital Identity Wallet". Ce portefeuille numérique permettra aux citoyens de l'UE de stocker divers documents (carte d'identité, permis de conduire) et de les utiliser pour des services en ligne et hors ligne à travers l'Union.
Archivage électronique qualifié : eIDAS 2.0 inclut désormais l'archivage électronique qualifié comme un service de confiance. Les documents conservés dans ce cadre bénéficieront d'une présomption d'intégrité et de validité juridique dans toute l'UE.
Interopérabilité et standardisation : Le règlement renforce les standards de sécurité et d'interopérabilité pour garantir une utilisation harmonisée des services de confiance à travers l'UE, incluant des initiatives telles que eDelivery, eID, et eSignature.

Pour les entreprises, ces évolutions permettent une simplification des démarches administratives et une réduction des risques de fraude ! Le portefeuille d'identité numérique, par exemple, facilitera l'ouverture de comptes et l'inscription à des services en ligne. Les prestataires de services de confiance devront se conformer aux nouvelles normes pour offrir des solutions sécurisées et interopérables dans toute l'UE.

Le Guichet Unique de l’INPI

Au 1er janvier 2023, les CFE et Infogreffe arrêtent de fonctionner au profit du Guichet unique de l’INPI. Le Guichet Unique remplace désormais les six Centres de Formalités des Entreprises (CFE), les quatre sites internet et les sept registres, dont notamment le Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) et le Répertoire des Métiers (RM). Le Guichet unique est un portail internet sécurisé auprès duquel toutes les entreprises (ou leurs mandataires) doivent déclarer les créations, modifications ou cessations d’activité.

En effet, dans le but de simplifier les démarches administratives, l’État français a décidé de la mise en place d’un unique canal pour effectuer les formalités d’entreprises. Il permet de déclarer les formalités de création, de modification ou de cessation d’activité. L’INPI (Institut National de la Propriété Industrielle) a été mentionné dans la loi PACTE, publiée le 22 mai 2019, pour gérer ce Guichet unique (art.1 de la loi). Il a également pour mission la tenue du Registre Nationale des Entreprises (RNE) (art.2 de la loi).

Le Guichet Unique de l’INPI est un portail internet sécurisé permettant aux entreprises et à leurs mandataires de déclarer les créations, modifications ou cessations d’activité. Il a été instauré dans le but de simplifier les démarches administratives en centralisant toutes les formalités d’entreprise à un seul endroit, en remplacement des CFE et Infogreffe depuis le 1er janvier 2023.

Le Guichet Unique permet de déclarer les formalités de création, de modification ou de cessation d’activité pour toutes les formes juridiques d’entreprises, quel que soit leur domaine d’activité en France.

Avantages du Guichet Unique

Simplification des formalités des entreprises.
Accès facile et centralisé à toutes les formalités de création, modification et cessation d’activité.
Création de tableaux de bord pour suivre et administrer toutes les formalités.
Compléter rapidement et simplement le dossier suite à des demandes d’informations ou de pièces complémentaires.
Visibilité sur l’état d’avancement du traitement des demandes.

Comment Obtenir et Utiliser une Signature Électronique avec l'INPI ?

Pour utiliser la signature électronique avec l'INPI, il faudra faire appel à un prestataire de signature électronique possédant un certificat qualifié. Une fois trouvé, signer électroniquement des formalités de modification, de cessation et de dépôt des comptes annuels devient simple et rapide. Cela contribue à une gestion efficace et sécurisée des dossiers d'entreprise.

Avant le passage à l’INPI et Guichet Unique, les démarches étaient au préalable exécutées via Infogreffe. Suite à une restructuration, vos formalités d’entreprises devront dorénavant passer via l’INPI. Ce dernier propose le Guichet Unique pour faciliter les formalités dématérialisées. La signature électronique y est centrale, permettant le dépôt des dossiers et la gestion des formalités en toute sécurité.

Signer ses formalités INPI avec la signature électronique Yousign

La signature électronique pourra ainsi vous apporter :

Une plus grande simplification des démarches : La signature électronique permet de dématérialiser et de simplifier les démarches administratives. Vous n’aurez plus besoin de vous déplacer pour signer des documents.
Une sécurité accrue : Grâce à la signature électronique, l'authenticité et l'intégrité des documents sont garanties. A chaque signature, un dossier de preuve est créé.
La traçabilité de vos documents : Elle offre également une meilleure traçabilité des documents signés.

4 Étapes pour la Signature Électronique sur le Guichet Unique

Voici les étapes à suivre pour signer électroniquement vos formalités de modification et de cessation d’activité sur le Guichet Unique :

Téléchargez la synthèse de votre formalité au format PDF non modifiable.
Ouvrez votre outil de signature électronique (exemple : Adobe Reader, logiciel gratuit).
Apposez votre signature électronique à l’aide de votre certificat électronique qualifié.
Téléversez votre document PDF signé électroniquement dans votre espace Guichet Unique.

À noter : lors des formalités de création d’entreprise, une signature simple suffit. Elle consiste en une coche de validation permettant au déclarant de certifier sur l’honneur l’exactitude des informations fournies.

Lire aussi: Fiche INSEE : le guide

Comment se Passe la Signature d’une Formalité sur le Guichet Unique de l’INPI ?

Il convient d’abord de savoir que la signature électronique sur l’INPI permet à chaque déclarant de s’authentifier et de garantir son identité. Pour ce faire, il faut télécharger la synthèse non modifiable de la formalité sur le guichet unique et la signer en utilisant le logiciel de son choix. Après, il ne restera plus qu’à téléverser le document signé sur la plateforme numérique.

Comment les Comptes Annuels sont-ils Signés sur le Guichet Électronique ?

Contrairement à la déclaration d’activité qui n’exige qu’une signature électronique simple, les dépôts de comptes annuels requièrent également un certificat fourni par un organisme de certification qualifié.

FranceConnect et l'INPI : Simplification et Sécurité Renforcée

FranceConnect est un dispositif mis en place par l'État français pour simplifier l'accès aux services publics en ligne. Il permet aux citoyens de se connecter à divers services en utilisant des identifiants qu'ils possèdent déjà, tels que ceux de l'assurance maladie (Ameli), des impôts (impots.gouv.fr) ou de La Poste.

FranceConnect facilite les démarches administratives en ligne, y compris celles liées à l'INPI (Institut National de la Propriété Industrielle). Grâce à FranceConnect, les utilisateurs peuvent se connecter de manière sécurisée à leurs comptes sur le site de l'INPI. Cette intégration permet de simplifier des procédures comme le dépôt de marques, de brevets, et d'autres droits de propriété intellectuelle. La plateforme assure une authentification sécurisée, réduisant ainsi les risques de fraude et d'usurpation d'identité.

La Signature Électronique pour les Démarches en Ligne

La signature électronique joue un rôle crucial dans ces démarches en ligne. FranceConnect permet d'utiliser des signatures électroniques simples pour les transactions courantes, assurant ainsi l'intégrité et l'authenticité des documents soumis à l'INPI.

Pour les démarches nécessitant un niveau de sécurité plus élevé, FranceConnect+ entre en jeu. FranceConnect+ est une extension de FranceConnect, destinée aux transactions nécessitant une authentification renforcée. Il offre une sécurité supérieure grâce à des méthodes d'authentification plus strictes, telles que l'utilisation de certificats numériques ou d'autres dispositifs de sécurité avancés.

Différences entre FranceConnect et FranceConnect+

FranceConnect	FranceConnect+
Permet une authentification standard adaptée aux démarches administratives courantes.	Offre une authentification renforcée pour des transactions nécessitant une sécurité accrue.
Utilise des identifiants existants comme ceux d'Ameli ou des impôts.	Utilisé pour des démarches critiques comme la signature électronique qualifiée, équivalente à une signature manuscrite en termes de validité juridique.
Adapté pour des services publics de base sans nécessiter de sécurité renforcée.	Nécessite des méthodes d'authentification supplémentaires, assurant une haute sécurité.

Avantages pour les Utilisateurs

En utilisant FranceConnect et FranceConnect+, les utilisateurs bénéficient d'un accès simplifié et sécurisé aux services de l'INPI. Ils peuvent effectuer des démarches importantes, comme le dépôt de brevets ou de marques, avec une assurance de sécurité et d'authenticité des transactions.La signature électronique, qu'elle soit simple ou qualifiée, garantit que les documents sont juridiquement valides et protégés contre toute altération.

FranceConnect et FranceConnect+ représentent des outils essentiels pour moderniser et sécuriser les interactions avec l'INPI, facilitant ainsi les démarches administratives des citoyens et des entreprises en France.

Yousign : Solution de Signature Électronique pour l'INPI

Afin que la signature de vos formalités se passe pour le mieux, le signataire doit être une personne physique (le mandataire, l’entrepreneur ou le représentant légal de la société).

Les Étapes à Suivre avec Yousign

Authentification : Connectez-vous au Guichet Unique via FranceConnect ou INPIConnect pour effectuer votre formalité.
Signature :
- Téléchargez et vérifiez la synthèse PDF non modifiable de la formalité.
- Signez électroniquement la synthèse en utilisant un fournisseur de signature électronique avancée basé sur un certificat qualifié ou une signature électronique qualifiée comme Yousign.
- Effectuez votre signature via Yousign.
- Réimportez la synthèse signée sur le Guichet Unique.
- Cliquez sur le bouton correspondant à votre démarche : « Signer la demande de modifications », « Signer la demande de cessation », « Signer les comptes annuels ».

À noter : La signature électronique avancée reposant sur certificat qualifié et la signature électronique qualifiée ont un niveau de sécurité plus élevé que la signature électronique simple. La vérification de l’identité est cette fois en face-à-face. Celle-ci fait l’objet de vérification par un tiers indépendant et compétent donnant lieu à une décision de qualification par l’organe de contrôle.

Mandataire : Signature Qualifiée au Sens de la Réglementation eIDAS

Vous êtes un professionnel ayant mandat pour réaliser toutes les formalités d’entreprise pour le compte de vos clients ? Nous vous invitons à commander un certificat Eiducio+. Fourni avec son support cryptographique de type QSCD, ce certificat électronique répond aux exigences des articles 26, 28 et 29 du règlement européen eIDAS. Eiducio+ satisfait à l’obligation de détenir une identité professionnelle certifiée par un tiers de confiance. Eiducio+ permet l’authentification forte RGS** et la signature qualifiée conforme eIDAS conformément à l’article 1367 du Code Civil. Il renverse donc la charge de la preuve de tous les documents que vous signez.

Autres Prestataires de Confiance

ChamberSign, autorité de certification, tiers de confiance, est un fournisseur d’identité numérique. Ils garantissent et délivrent des identités numériques aux entreprises du secteur public et privé. Leurs produits permettent de répondre à leurs besoins. En effet, les certificats électroniques personnes physiques et morales ChamberSign sont des couteaux suisses multi-usage. Grâce à eux vous pouvez signer électroniquement, vous connectez en utilisant une authentification forte, sécurisez vos échanges, vos machines et également sceller vos données. Actuellement, ChamberSign et son réseau équipent des entreprises et des collectivités et les accompagne dans leurs transition et/ou projets de digitalisation.

L’engagement de ChamberSign, son expertise, son expérience et la proximité avec ses clients sont les piliers de la confiance en leur marque. Leurs certificats électroniques émis et délivrés respectent scrupuleusement les réglementations européennes en vigueur.

Avant de Réaliser les Formalités de Modification d’Entreprise

Pour pouvoir modifier votre entreprise sur le Guichet unique, vous devez être majeur (sauf cas particulier) et disposer des différents éléments et justificatifs requis, notamment :

Une pièce d’identité à jour ;
Un justificatif de domicile ;
Un numéro de sécurité sociale.

Pour signer votre formalité de modification, vous devez vous munir d’une signature électronique avancée reposant sur un certificat qualifié afin que l’identité du signataire puisse être vérifiée par le valideur.

Vous pouvez signer votre formalité avec :

FranceConnect+ ;
Ou une signature électronique avancée reposant sur un certificat qualifié.

L’exercice de certaines professions ou activités, dites « réglementées », requiert des conditions particulières (diplômes, qualifications, etc.). Pour des raisons liées à leur activité ou à une condamnation antérieure, certaines personnes peuvent aussi faire l’objet d’une interdiction de gérer une entreprise. Si c’est un mandataire qui saisit les données de la formalité, il peut également le faire par un autre mode de transmission via API (son propre système d’informations).

La modification de votre entreprise se fait sur le Guichet unique, via le portail e-procédures de l’INPI, l’unique plateforme pour réaliser l’ensemble de vos formalités d’entreprise en ligne, de manière simple et sécurisée.

Pour réaliser votre modification d’entreprise, vous devez vous rendre sur la partie « Déclarer une formalité d'entreprise ». Il existe trois types de signatures électroniques sur le site de l’INPI : simple, avancée et qualifiée. La signature avancée est possible avec une connexion FranceConnect. ou en faisant appel à un tiers de confiance.

Une signature électronique INPI est un mode de signature numérique, réalisé en ligne. Ainsi, pour une création d’autoentreprise, il suffit au déclarant de cocher une case de signature et de déclaration sur l’honneur. Pour obtenir une signature électronique INPI en autoentreprise, il suffit de vous connecter sur le site INPI avec FranceConnect+. Vous devez disposer d’une identité numérique La Poste pour signer électroniquement un document avec FranceConnect+. Si vous n’en avez pas, il est nécessaire d’en créer une.

La valeur juridique d’une signature électronique est réelle. Cependant, toutes les signatures électroniques ne se valent pas, comme nous l’avons précisé : il existe des signatures simples, avancées et qualifiées. Ainsi, le niveau de sécurité juridique pour l’autoentrepreneur est plus sûr avec la signature qualifiée de l’INPI. Ainsi, en cas de litige, plus la signature a un niveau de sécurité fort (de type 3 ou 4) plus il est compliqué de contester la validité du document.

FAQ

Est-il possible d’imposer une signature électronique ? La réponse est non. En concluant un accord, les deux parties doivent s’entendre non seulement sur le contenu, mais aussi sur la forme du contrat. C’est la raison pour laquelle il n’est pas possible d’imposer à une personne de signer électroniquement un document si elle tient à apposer une signature manuscrite.

La signature électronique est un outil puissant qui facilite grandement les démarches administratives auprès de l'INPI et d'autres organismes. Bien que son adoption puisse présenter quelques défis, les avantages qu'elle procure en termes de simplification des procédures, de sécurité et de traçabilité sont considérables.

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