Le Contrôle Interne dans les PME : Définition et Mise en Œuvre

Le contrôle interne est un ensemble de règles, de procédures et de méthodes visant à maîtriser les risques au sein d'une entreprise. Son objectif principal est d'assurer l'efficience, la qualité et la sécurité des opérations. Dans le contexte des PME, la mise en place d'un système de contrôle interne adapté peut s'avérer cruciale pour protéger l'entreprise, son patrimoine et favoriser son développement commercial.

Selon une étude de l’institut des auditeurs internes (IIA), 60% des fraudes détectées dans les entreprises ont été découvertes grâce à des contrôles internes.

Le contrôle interne, souvent encadré par le cadre de référence COSO (Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission), est une approche systématique qui aide les entreprises à atteindre leurs objectifs stratégiques et opérationnels.

Comment mettre en place un contrôle interne utile et efficace ?

Qu'est-ce que le Contrôle Interne ?

Contrôler est un mot à double sens. Il signifie à la fois vérifier (contrôler quelque chose) et maîtriser (avoir la maîtrise de quelque chose). En pratique, anticiper les événements à risques exige de disposer d’une organisation optimisée.

Pour partager les bonnes pratiques, le dispositif de contrôle s’appuie sur un ensemble de procédures harmonisées et de référentiels partagés.

Le contrôle interne n’est pas une obligation légale, hormis pour les banques, sociétés de financement et établissements de paiement régis par le Code monétaire et financier. Mais, quelles que soient leur taille et leurs activités, les organisations ont toutes un intérêt stratégique et commercial à mettre en place une politique de contrôle efficace.

L’enjeu ? L’absence de contrôle interne expose l’organisation à des erreurs humaines, financières, comptables ou techniques, voire à des fraudes volontaires.

Le contrôle interne est une démarche transversale à l’organisation. C’est un moyen et non une fin.

Pour être efficace, l’engagement de tous est important. Les salariés sont le bras armé du contrôle interne.

Établir des procédures et des méthodes ne sert à rien si elles ne sont pas appliquées. C’est à chaque niveau opérationnel de l’organisation que tout se joue.

Si certains services de l’entreprise sont plus impactés que d’autres, tous sont concernés.

Engager l’ensemble du personnel dans un projet et faire accepter de nouvelles contraintes et exigences sont un vrai défi.

Ce qui fait la différence ? L’impulsion politique donnée par les dirigeants et le management dans son ensemble.

Il est par ailleurs important de noter que s’il ne peut voir sa responsabilité engagée pour absence ou insuffisance de contrôle, tout dirigeant est en revanche responsable en cas de fraudes ou d’accidents.

Le rôle du contrôleur interne est de définir une politique adaptée et cohérente et de s’assurer que les procédures et règles soient bien transmises, comprises et mises en œuvre.

Les contrôleurs internes maîtrisent bien sûr les techniques et outils opérationnels et informatiques indispensables à leur métier, ainsi que la gestion de projet transversal.

Ce sont aussi des femmes et des hommes disposant de grandes qualités relationnelles et de communication.

Les Composantes Essentielles du Contrôle Interne

Le contrôle interne repose sur plusieurs composantes clés, qui interagissent pour assurer son efficacité :

L’environnement de contrôle constitue la fondation de tout système de contrôle interne. Il englobe la culture d’entreprise, le leadership et la structure organisationnelle, influençant l’efficacité des autres composants du contrôle interne.
L’évaluation des risques est le processus d’identification, d’analyse et de gestion des risques qui pourraient empêcher l’entreprise d’atteindre ses objectifs.
Les activités de contrôle sont les actions spécifiques mises en place pour atténuer les risques identifiés.
L’information et la communication jouent un rôle important dans la diffusion des informations pertinentes pour le contrôle interne.
La surveillance implique le suivi continu et l’évaluation des contrôles internes en place pour s’assurer qu’ils fonctionnent comme prévu.

Mise en Œuvre d'un Système de Contrôle Interne

La mise en oeuvre d'un système de contrôle interne est un processus structuré qui nécessite une planification minutieuse et une exécution rigoureuse. Voici les étapes clés :

1. Évaluation Initiale

L’évaluation initiale est la première étape pour mettre en place un système de contrôle interne.

2. Diagnostic des Risques

Afin de prioriser les actions et définir le périmètre à contrôler, la première étape consiste à identifier, analyser et caractériser les risques.

Pour chaque activité, il convient de se poser la question : quelles sont les familles de risques que le contrôle interne peut permettre de diminuer ?

On recense généralement huit familles de risques : la conformité aux lois, réglementations et normes en vigueur, la finance, la comptabilité, l’opérationnel, la sécurité des données, le respect de l’environnement, la santé des salariés et la réputation.

Les points faibles de l’organisation et leur niveau de criticité sont référencés dans la cartographie des risques. Cet outil est fondamental.

3. Définir le Périmètre d’Intervention

Quel que soit le type d’organisation, le but final reste le même : maîtriser les risques. En revanche, en fonction des activités et des enjeux, le périmètre d’intervention peut être plus ou moins élargi.

Le contrôle interne peut être déployé dans toute l’entreprise ou seulement pour certains sites, filiales ou services. Il peut s’appliquer à toutes les activités et processus ou seulement à quelques-uns.

4. Analyser l’Existant

Étape suivante: l’analyse de l’existant. Il est très rare qu’il n’existe aucune procédure dans une entreprise. Ces procédures peuvent toutefois ne pas avoir été formalisées et/ou mises en œuvre.

Pour les identifier, le contrôleur interne se posera les questions suivantes : existe-t-il déjà des règles ? Si oui, quelles sont-elles ? Sont-elles formalisées ? Ont-elles été communiquées? Sont-elles efficaces ? Suivent elles les recommandations du métier ? Quelles sont les améliorations à apporter ?

En fonction des réponses, le contrôleur interne peut décider simplement de formaliser et d’optimiser l’existant. En cas d’insuffisances constatées, il lui appartient de proposer un plan d’actions adapté afin de compléter et de renforcer le dispositif.

Face à chaque risque identifié, différentes stratégies sont possibles : mettre en place des actions correctives pour éliminer ce risque, le réduire, le transférer ou l’accepter mais en connaissance de cause.

5. Déployer le Contrôle Interne

Opération de vérification, procédure, règlement, référentiel, mesure de protection tangible, grille de séparation des responsabilités, droits d’accès, flow chart,… : de nombreux outils opérationnels existent pour formaliser et diffuser les bonnes pratiques à tous les niveaux de la hiérarchie.

Documenter est important. Cela permet de réduire les erreurs, de clarifier les rôles de chacun, de partager la même vision, de garantir l’homogénéité des actions et d’assurer la continuité en cas d’absence d’un salarié.

Les documents servent aussi de support à la diffusion de l’information.

6. Mise en Oeuvre

La mise en oeuvre est la phase où les plans élaborés sont exécutés.

7. Évaluation Continue

L’évaluation continue est là pour s’assurer que le système de contrôle interne reste efficace et pertinent au fil du temps.

Assurer l'Efficacité du Contrôle Interne sur le Long Terme

Le contrôle interne est une démarche d’amélioration continue. Le contrôleur interne doit prévoir des « contrôles de contrôles ». L’objectif : vérifier que les règles et le dispositif mis en place sont respectés et efficaces, et identifier les éventuelles difficultés opérationnelles.

Les retours des collaborateurs, ainsi que les incidents survenus, sont des sources à exploiter pour améliorer la démarche.

Il appartient dans ce contexte au contrôleur interne de déterminer les actions qui nécessitent une surveillance et d’établir les modalités de vérification (quelle périodicité, quels moyens, qui est responsable,…).

Pour maintenir l’efficacité du contrôle interne dans le temps, les processus et les risques doivent être réévalués chaque année et la documentation maintenue à jour.

La communication est une des clés de réussite et d’efficacité d’une démarche transversale. Les salariés seront d’autant plus impliqués s’ils comprennent l’utilité des règles et des objectifs fixés et qu’ils y adhèrent.

Tout l’enjeu réside dans le fait de faire comprendre que le contrôle interne n’est pas une énième contrainte et un énième recueil de procédures. Il est important que chaque collaborateur comprenne son rôle et les opérations de vérification qu’il doit réaliser liées à son activité, sur la base en particulier d’informations claires, fiables, régulières et pertinentes.

Outils et Moyens à Mobiliser

Contrôler implique la mise en place d’un système transversal et souvent complexe. Un logiciel spécialisé et dédié au contrôle interne facilite et fiabilise la gestion au quotidien du dispositif.

Toutes les informations sont notamment centralisées dans un même outil : cartographie des risques, vision globale des contrôles, rôles de chaque acteur, plans d’actions, suivi des incidents.

Autre atout de l’utilisation d’un outil informatique : un suivi automatisé et en temps réel. Le logiciel assure une traçabilité des opérations de contrôle et relance automatiquement les collaborateurs quand ils ont des vérifications à réaliser.

En synthèse, déployer un dispositif de contrôle interne, c’est l’assurance de risques maîtrisés et d’une gestion et de procédures optimisées et efficientes.

Il est très largement préférable de mettre en place des procédures plus simples mais applicables que des procédures complètes mais trop lourdes pour être mises en œuvre totalement et surtout dans la durée.

Enfin, il est nécessaire de travailler sur les indicateurs qui seront produits pour identifier les éventuelles évolutions négatives, comprendre leurs causes et les corriger.

Lorsque nous intervenons pour définir avec vous des processus de contrôle interne, nous sommes très attentifs à les contextualiser et à expliquer les raisons pour lesquelles il a été décidé de les mettre en place. En effet, il n’est rien de pire que de mettre en place des procédures de contrôle interne qui ne seront pas correctement appliquées. In Extenso est particulièrement sensible à la nécessité impérative de faire en sorte que les décisions de la direction soient acceptées par l’ensemble de l’entreprise.

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