Comment vérifier la validité d'un extrait Kbis ?

L'extrait Kbis est un document officiel qui prouve l'existence juridique d'une entreprise commerciale. Il représente une « carte d'identité » à jour d'une entreprise immatriculée au Registre du commerce et des sociétés (RCS). Il concerne autant les entreprises individuelles que les sociétés avec plusieurs associés. Les artisans qui veulent exercer une activité commerciale auront besoin d’un extrait Kbis. L'extrait Kbis est obligatoire pour les activités commerciales. Si vous avez un projet de création d’entreprise artisanale comprenant un volet commercial, comme l’achat-vente de marchandises par exemple, vous devez avoir ce document officiel.

Avant de collaborer avec un sous-traitant, il est crucial de s'assurer de sa légitimité et de son immatriculation en bonne et due forme. Dans le cadre de la lutte contre le travail dissimulé, la législation impose une obligation de vigilance à tout donneur d'ordre collaborant avec un sous-traitant. Parmi les documents à vérifier, l'extrait Kbis est incontournable. Cet extrait, véritable carte d'identité de l'entreprise, atteste de son immatriculation au Registre du commerce et des sociétés (RCS) et au Registre national des Entreprises. Il ne suffit toutefois pas de l'obtenir, vous devez aussi en vérifier l'authenticité pour garantir la conformité de vos partenaires.

Découvrons ensemble comment vérifier l'authenticité et la validité de ce document essentiel.

Comment télécharer un extrait Kbis gratuitement ?

Qu'est-ce qu'un extrait Kbis ?

L’extrait Kbis est un document qui valide l’existence juridique d’une entreprise et donne des informations d’identification. Délivré par le greffe du tribunal de commerce, l’extrait Kbis prouve l’existence légale de votre activité et atteste que vous êtes inscrit au Registre du Commerce et des Sociétés. Il s’agit de la « carte d’identité » d’une entreprise.

L'extrait K concerne les entreprises individuelles (EI), c'est-à-dire les personnes physiques. Il concerne donc aussi les micro-entrepreneurs. L'extrait est appelé L s'il s'agit de la création d'un établissement secondaire.

L'extrait Kbis concerne les personnes morales, c'est-à-dire à toutes les formes de sociétés commerciales. Il est appelé Lbis s'il s'agit de la création d'un établissement secondaire.

Attention Une entreprise artisanale ou libérale n’est pas inscrite au registre du commerce et des sociétés (RCS). En revanche, elle est inscrite au registre national des entreprises (RNE). Dans ce cas, il est possible d'obtenir un justificatif d'immatriculation au RNE (ou extrait RNE). Il vous suffit de le télécharger gratuitement sur le site de l'Annuaire des entreprises.

Il doit être fourni lors de démarches comme l'ouverture d'un compte en banque professionnel ou l'achat de matériels auprès d'un fournisseur.

Il n'est plus nécessaire de joindre un extrait K ou Kbis pour accomplir de nombreuses démarches administratives. Il suffit de communiquer le numéro unique d'identification (Siren) ou un justificatif d'immatriculation au RNE: titleContent (qui est un équivalent de l'extrait K ou Kbis). Ce justificatif d'immatriculation au RNE est téléchargeable gratuitement sur l'Annuaire des entreprises.

Par exemple, il n'est plus nécessaire de fournir un extrait K ou Kbis dans les démarches suivantes :

Candidature à un marché public
Demande d'autorisation d'exploitation commerciale
Demande d'ouverture d'une procédure de redressement judiciaire
Douanes, fiscalité

Que contient un extrait Kbis ?

Il contient des informations sur l’identification de la personne morale telles que :

La date et le numéro d’immatriculation au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS)
La dénomination sociale (et également s’il y a lieu, le sigle)
La forme juridique (SARL ; SAS ; SA ; EURL ; SASU ; GIE ; SCI)
Le montant du capital social
L’adresse du siège
La date de clôture de l’exercice social

On y trouve également des informations sur le principal dirigeant, les administrateur(s) et commissaires aux comptes :

Les prénoms et noms
Les date et lieu de naissance
La nationalité
L’adresse de résidence

L’extrait Kbis contient aussi des renseignements relatifs à l’activité et l’établissement principal :

L’adresse de l’établissement
L’ (les) activité(s) exercée(s)
La date de commencement d’activité
Le mode d’exploitation

Le Kbis peut également contenir des observations et des renseignements complémentaires. Les éventuelles procédures en cours : redressement judiciaire, liquidation, procédure de sauvegarde… Ces informations permettent à toute personne ou organisme intéressé de vérifier la légitimité de votre activité et de connaître les principales caractéristiques de votre entreprise.

À quoi sert l'extrait Kbis ?

L’extrait Kbis est une preuve que la société existe et est réellement immatriculée au registre du commerce. L'extrait K ou Kbis prouve l'existence juridique d'une entreprise commerciale.

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L’extrait Kbis vous permet de mener des démarches administratives et commerciales. Voici les principales raisons pour lesquelles il vous sera indispensable :

Formalités administratives et bancaires: que ce soit pour ouvrir un compte bancaire professionnel, souscrire une assurance ou demander une aide financière, un extrait Kbis récent est souvent exigé pour finaliser ces démarches.
Attestation de légitimité: en tant qu’artisan-commerçant, vous rencontrerez des clients, fournisseurs et partenaires qui veulent être sûrs de votre sérieux. L’extrait Kbis attestera que votre entreprise est bien immatriculée, en règle et autorisée à exercer son activité.
Accès aux marchés publics: si vous souhaitez répondre à des appels d’offres ou collaborer avec des institutions, un extrait Kbis à jour vous sera souvent demandé. Il prouvera que vous êtes bien en conformité avec les réglementations.
Obtention de financements et de subventions: l’extrait Kbis est une pièce justificative requise pour accéder à un prêt ou à une aide qui développera votre activité. Les banques et organismes financiers y voient une preuve de la solidité et de la régularité de votre entreprise.

Il peut être demandé en diverses occasions : achat de marchandises, ouverture de compte bancaire professionnel, appel d’offre…

C’est aussi l’un des documents que vérifiera un donneur d’ordre auprès de ses cocontractants dans le cadre de la loi sur l’obligation de vigilance. Dans le cadre de la lutte contre le travail dissimulé, la législation impose une obligation de vigilance à tout donneur d'ordre collaborant avec un sous-traitant. L'obligation de vigilance impose au donneur d'ordre de vérifier un certain nombre de documents lorsqu'il fait appel à un sous-traitant. Encadrée par les articles L8222-1 et D8222-5 du Code du Travail, cette obligation s'applique dès que le montant total des prestations dépasse 5000 € HT par an. L'objectif principal est de lutter contre le travail dissimulé en s'assurant que le sous-traitant est bien enregistré et indépendant.

Comment vérifier l'authenticité d'un Kbis ?

Chaque Kbis possède un QR Code de vérification en haut à droite du document. Un scan de ce QR Code permet de confirmer que l’extrait Kbis en question est bien authentique et valable en redirigeant vers une page d’Infogreffe.

Il existe deux manières de s’assurer de son authenticité :

En saisissant sur le site internet d’infogreffe le code de vérification qui se trouve en haut à droite de l’extrait Kbis.
En scannant le QR code présent en haut à droite de l’extrait Kbis.

Par ailleurs, à droite du QR Code se trouve également un code de vérification composé de 10 caractères, qui peuvent aussi bien être des chiffres que des lettres. La suite de caractères située à droite du QR Code peut constituer une autre méthode de vérification de l’extrait Kbis. Infogreffe a mis à disposition un système de vérification sur le site, permettant de saisir le code afin d’authentifier la validité d’un extrait Kbis. Si le document n’est pas valide, vous avez également la possibilité d’en commander un nouveau.

Code de vérification : Chaque extrait Kbis comporte un code unique de 10 caractères (chiffres et lettres). QR Code : À côté du code de vérification, un QR code est également présent en haut à droite de votre document. Dans certains cas, notamment pour les documents remis en main propre par le Greffe, il est possible que ces codes de vérification ne soient pas disponibles.

Quelle est la durée de validité de l’extrait Kbis ?

Contrairement à ce que l’on pourrait penser, l’extrait Kbis n’a pas de durée de validité légale. Cette absence de date limite s’explique par la nature évolutive des entreprises. Les informations qu’il contient peuvent être modifiées à tout moment (changement de siège social, d’activité, de forme juridique.). Ainsi, un extrait Kbis ne périme pas.

Dans la pratique, la validité de ce document est souvent évoquée. En effet, la plupart des administrations, banques, clients et autres partenaires commerciaux exigent généralement un extrait Kbis datant de moins de 3 mois. Cette règle est motivée par le besoin d’avoir une information à jour sur la situation de votre entreprise. Un extrait trop ancien ne reflète pas forcément la réalité juridique et financière de votre entreprise au moment de la demande. En fournissant un Kbis daté de moins de trois mois, vous assurez ainsi à vos interlocuteurs une transparence totale et montrez que votre établissement est en règle.

Vous devez aussi savoir qu’un extrait Kbis photocopié et certifié authentique à l’original ne possède aucune valeur juridique. Tous les organismes publics et privés exigent qu’on leur fournisse un document original. Dans la plupart des cas, l'extrait Kbis demandé doit dater de moins de 3 mois.

Comment obtenir son extrait Kbis ?

Il est possible d’obtenir son Kbis en ligne ou sur place auprès du greffe du tribunal de commerce dont dépend la société.
Tout d’abord, vous devez immatriculer votre entreprise sur le Guichet Unique pour qu’elle soit ensuite enregistrée au Registre du Commerce et des Société (RCS) puis au Registre national des entreprises (RNE). Vous avez besoin d’aide ? Une fois votre entreprise immatriculée, le greffe du tribunal de commerce vous transmettra votre extrait Kbis initial, soit sous format électronique, soit sous format papier. Si vous avez besoin d’un extrait Kbis récent après le lancement de votre activité, faites la demande auprès du greffe. Par ailleurs, le document est accessible sur le site infogreffe.fr. Après avoir renseigné le numéro SIREN ou la raison sociale de votre entreprise, vous recevrez votre extrait en version numérique.

Combien coûte un extrait Kbis ?

La première demande d’extrait est gratuite, car incluse dans les frais d’immatriculation pour les 3 premiers exemplaires. Concernant les demandes suivantes, les tarifs varient selon le mode de retrait que vous choisissez :

2,56 € pour un retrait direct au greffe
3,20 € pour un envoi électronique
3,97 € pour un envoi postal

En cas de modification des informations (changement d’adresse, de gérant, de statut juridique…), il sera nécessaire d’effectuer une formalité modificative, suite à laquelle votre extrait Kbis mis à jour vous sera envoyé par le Greffe. Comme vous pouvez le constater, l’extrait Kbis est bien plus qu’une formalité : il confère une crédibilité et une visibilité de votre entreprise artisanale.

Mode d'obtention	Tarif
Retrait direct au greffe	2,56 €
Envoi électronique	3,20 €
Envoi postal	3,97 €

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