Comptabilisation des frais de déplacement en entreprise individuelle

Si vous avez créé une entreprise individuelle, que vous soyez artisan, commerçant ou professionnel libéral, vous engagez des frais pour le maintien de votre activité. Il est possible de déduire ces charges de votre chiffre d’affaires brut afin qu’elles ne soient pas soumises à l’impôt sur le revenu. Parmi ces frais, ceux liés aux déplacements professionnels nécessitent une gestion comptable précise selon le statut fiscal et le type de véhicule utilisé.

Rappel sur le statut d’entreprise individuelle

Depuis la loi du 14 février 2022, le statut de l'EIRL a été supprimé et remplacé par un statut unique d'entrepreneur individuel. Si vous êtes soumis à l'impôt sur le revenu (IR) dans le cadre des Bénéfices Non Commerciaux (BNC) ou Bénéfices Industriels et Commerciaux (BIC), vous pouvez déduire vos frais de déplacement professionnel.

Si vous avez opté pour l’impôt sur les sociétés (IS) via l’assimilation à une EURL, votre rémunération sera imposée dans la catégorie des traitements et salaires, ce qui vous donne le choix entre une déduction forfaitaire de 10 % ou la déduction de vos frais réels.

Frais kilométriques en entreprise individuelle : principes généraux

Pour les besoins de votre activité professionnelle, vous utilisez souvent votre véhicule personnel, ou bien vous avez acheté ou loué un véhicule de société. Les indemnités kilométriques couvrent alors les frais relatifs à l’usage de ce véhicule lors de déplacements professionnels. Ces indemnités doivent être déclarées pour bénéficier d’une déduction fiscale au niveau du chiffre d’affaires.

Le trajet entre le domicile et le lieu de travail est également pris en compte, mais uniquement dans la limite de 40 km (aller simple). Au-delà, l’éloignement doit être justifié par des circonstances particulières, telles que contraintes d'emploi ou situation familiale.

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Quels frais sont pris en compte dans les indemnités kilométriques ?

• Usure générale du véhicule
• Assurance annuelle
• Carburant utilisé pour l’activité professionnelle

Par contre, certains frais comme le péage ou le stationnement ne sont pas couverts par le barème kilométrique. Ces frais doivent être gérés via une note de frais séparée, mais restent déductibles sur présentation de justificatifs.

Pour les auto-entrepreneurs, la meilleure pratique pour se faire rembourser ces frais est de les facturer directement au client, en les incluant dans le devis ou la facture.

Barème applicable selon le statut fiscal

La comptabilisation des frais de déplacement repose sur un barème kilométrique fixé par l’administration fiscale :

• BNC : utilisation du barème kilométrique classique, identique à celui des salariés.
• BIC avec comptabilité super-simplifiée : utilisation du barème des frais de carburant, qui ne couvre que les dépenses de carburant.
• Barème spécifique pour les deux-roues motorisés.

Exemple de calcul d’indemnités kilométriques

Cette somme doit être enregistrée en comptabilité par un débit au compte 6251 « Voyages et déplacements » et un crédit au compte 108 « Compte de l’exploitant ».

Gestion comptable et obligations justificatives

Pour bénéficier du barème forfaitaire au kilomètre, vous devez impérativement justifier l’utilisation professionnelle du véhicule, notamment en précisant la raison de chaque déplacement et en conservant tous les justificatifs (factures, relevés bancaire, notes de frais, etc.). Tous ces documents doivent être précieusement conservés lors de la déclaration de vos revenus d’entreprise individuelle.

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Un document récapitulatif doit être annexé à votre déclaration de résultats. Ce formulaire doit indiquer :

• Le type et l’immatriculation du véhicule
• Le kilométrage total et professionnel
• Le montant forfaitaire des frais de carburant
• La méthode de comptabilisation des frais d’essence

Si vous avez enregistré vos dépenses réelles, vous n’inscrirez en comptabilité que la différence entre le forfait et ces frais réels.

Particularités liées au type de bénéfices

Bénéfices Industriels et Commerciaux (BIC)

Les dépenses déductibles incluent :

• Frais de déplacement et de voyage nécessaires à l’activité professionnelle
• Revenus issus du covoiturage professionnel, uniquement pour les remboursements nets perçus
• Fraction des loyers et crédits-bails des véhicules utilisés
• Amortissement, assurance, intérêts d’emprunt, et réparations des véhicules appartenant à l’entreprise
• Frais de trajet domicile-travail dans la limite des 40 premiers kilomètres, et au-delà sur justification (mutation professionnelle, déménagement de l’entreprise, etc.)

Bénéfices Non Commerciaux (BNC)

Les frais de véhicule sont en principe déductibles au réel sur preuve, selon la méthode dite de « déduction aux frais réels ». L’entreprise peut également opter pour un barème forfaitaire applicable aux véhicules en location ou crédit-bail, ce qui simplifie la gestion. Ce barème s’applique cependant uniquement aux véhicules personnels utilisés dans le cadre professionnel et ne s’applique pas aux véhicules spécialement aménagés (tracteurs, taxis, etc.).

Barème kilométrique des deux-roues motorisés applicable en 2026

Pour un véhicule 100 % électrique, la déduction est majorée de 20 %, s’appliquant aux voitures, motos et cyclomoteurs électriques.

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Exemple d’application du barème kilométrique BNC

Un entrepreneur avec un véhicule de 5 CV parcourt 6 750 km pour son activité. La déduction calculée est : (6 750 x 0,357) + 1 395 = 3 804,75 €.

Déductions complémentaires possibles

Outre le barème kilométrique, certaines dépenses non couvertes peuvent être déduites au réel au prorata de l’usage professionnel :

• Frais de garage
• Péages
• Frais liés à un accident

Traitement comptable des autres frais de déplacement

Les frais de déplacement professionnels incluent aussi des dépenses de restauration, d’hébergement, ou de stationnement. La doctrine comptable recommande d’imputer ces frais dans le compte 6251 « Voyages et déplacements ».

Exemple illustratif :

• Réservation de billets de train pour un déplacement de quelques heures : le montant est inscrit en compte 6251.
• Pour un séjour prolongé avec hébergement et restauration : la totalité des frais (train, hôtel, repas) est comptabilisée dans ce même compte.

Autres informations importantes

La liberté de changer d’assurance emprunteur sans frais depuis la loi Lemoine de 2022 apporte une flexibilité supplémentaire aux entrepreneurs. De plus, la couverture prévoyance des indépendants est souvent moins favorable que celle des salariés, un point à prendre en considération dans la gestion globale de votre activité. Enfin, pensez à intégrer ces éléments dans la rédaction de votre business plan, qui doit comporter des informations précises sur votre projet et ses coûts liés.

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