Guide détaillé sur la comptabilisation des écritures de trésorerie banque caisse

La comptabilité, sous certaines conditions, peut être tenue de 2 manières différentes : la comptabilité d'engagement ou la comptabilité de trésorerie. La comptabilité de trésorerie consiste à tenir une comptabilité à partir des mouvements bancaires. Nous vous expliquons en détail en quoi consiste la comptabilité de trésorerie, les personnes qui sont concernées, la méthode à respecter mais aussi les avantages et inconvénients de ce procédé.

Qu’est-ce que la comptabilité de trésorerie et en quoi se distingue-t-elle de la comptabilité d’engagement ?

La comptabilité d'engagement consiste à saisir les opérations comptables à partir des factures reçues pour les achats, des factures émises pour les ventes et du relevé bancaire pour les opérations bancaires. Ainsi, dans une comptabilité d'engagement, apparaissent des dettes (pour les factures non réglées) et des créances (pour les factures non encaissées).

Lorsque l’on tient une comptabilité de trésorerie, on ne prend pas appui sur les factures pour effectuer la saisie comptable mais uniquement sur le relevé bancaire. De ce fait, aucune dette ou créance n’apparaît en cours d'année.

Qui peut tenir une comptabilité de trésorerie ?

La comptabilité de trésorerie n'est pas une méthode comptable applicable à toutes les activités. Il convient de distinguer les activités BIC ou BNC mais également le régime d'imposition concernant les BIC.

Les Bénéfices Industriels et Commerciaux (BIC) permettent, selon le régime choisi, d’établir la comptabilité d’après la trésorerie : le régime du réel simplifié d'imposition et le régime des micro-BIC pour les personnes physiques. Les Bénéfices Non Commerciaux (BNC) imposent, pour les personnes physiques, de tenir une comptabilité de trésorerie de plein droit, notamment celles devant établir une déclaration contrôlée (2035).

Définition et principes de la comptabilité de trésorerie

Au cours de l’exercice comptable, la comptabilité de trésorerie est un procédé qui permet de saisir uniquement les flux monétaires (encaissements et décaissements) tout au long de l’exercice en s'appuyant sur le relevé bancaire. Les écritures se font sur le compte bancaire de l'entreprise (journal de banque) :

Encaissements: toutes les sommes créditées sur le relevé, y compris remises de chèques et virements reçus, consignées dans les comptes de recettes (classe 7).
Décaissements: toutes les sommes débitées sur le relevé, comme les chèques émis ou prélèvements, consignées dans les comptes de charges (classe 6) ou d'immobilisations (classe 2) selon la nature.

A la clôture des comptes, des ajustements peuvent être nécessaires selon l’activité exercée. Par exemple, pour les activités BIC au régime simplifié, il faut constater à la fin de l’exercice les créances dues et les dettes à devoir qui seront réglées sur l’exercice suivant, afin de basculer en comptabilité d'engagement à la clôture. Les professions libérales en comptabilité de trésorerie (BNC) et les micro-entreprises n’auront pas à opérer de telles modifications et ne constatent ni les créances ni les dettes à la clôture.

Les principes opérationnels et le classement des pièces justificatives

Les relevés de banque doivent être classés par ordre chronologique et les écritures s’effectuent dans le même ordre, en mentionnant les dates indiquées sur le relevé bancaire. Les relevés bancaires sont accompagnés des pièces justificatives (factures, échéanciers, quittances, etc.) et ces pièces peuvent être numérotées afin d’obtenir un numéro commun entre le logiciel de comptabilité, la ligne du relevé bancaire et la pièce correspondante. Le but est de faciliter le classement et la recherche ultérieure.

Les opérations sont saisies ligne par ligne en respectant l’ordre du relevé bancaire. Les pièces justificatives permettent de justifier les mouvements saisis et peuvent être rattachées au relevé bancaire correspondant.

Avantages et inconvénients de la comptabilité de trésorerie

La comptabilité de trésorerie présente des avantages, mais aussi des limites. Elle donne une vision claire du solde bancaire tout au long de la saisie et peut être simplifiée pour les petites structures.

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Avantages principaux:
- Contrôle continu du solde bancaire et simplicité d’observation des flux réels.
- Possibilité de simplification: enregistrements détaillés jour par jour ou sous forme d’état récapitulatif mensuel pour les opérations au quotidien.
- Facilité d’automatisation et, si possible, connexion des flux bancaires pour une tenue de comptabilité plus légère.
Inconvénients potentiels:
- Ne permet pas de présenter immédiatement des dettes et créances à la clôture, ce qui peut compliquer la photographie complète de la situation financière en l’absence d’ajustements en fin d’exercice pour certaines activités.
- Pour les entreprises BIC au régime réel simplifié, la clôture necessite de constater les dettes et créances pour refléter fidèlement la situation financière à la fin de l’exercice.

Le fond de caisse, écriture et incidences sur la trésorerie

Le fond de caisse est une somme d'argent déposée dans une caisse physique pour faciliter la monnaie et les paiements immédiats. Il ne constitue pas un produit ou un chiffre d'affaires. En comptabilité, le fond de caisse peut être enregistré via le compte 530 Caisse et le transfert entre banque et caisse via 512 Banque ou 580 Virements internes selon le flux.

Dans une comptabilité de trésorerie, le fond de caisse n’est qu’un transfert entre la banque et une caisse physique ou entre une caisse principale et une caisse secondaire. À la fin de la journée, les recettes restant dans la caisse physiquenaire peuvent être comptabilisées comme telle si elles excèdent le fond de caisse préétablis.

En comptabilité d’engagement, l’ouverture d’un fond de caisse peut impliquer l’ouverture d’un compte 53 dédié à la caisse et le mouvement transite ensuite via le compte 58 Virements internes avant d’être comptabilisé dans le 53, comme pour un retrait d’espèces.

Écriture de banque et journalisation

Qu’est-ce qu’une écriture comptable de banque ? Il s’agit de l’enregistrement des mouvements du compte bancaire dans le journal de banque, qui peut être unique (journal général) ou décomposé en journaux auxiliaires selon le volume d’opérations et le nombre de comptes bancaires. Le journal de banque permet le rapprochement bancaire pour vérifier la cohérence entre les enregistrements et les mouvements réels.

En pratique, chaque ligne du relevé bancaire est inscrite au débit ou au crédit du journal de banque selon qu’elle représente un flux sortant (décaissement, actif) ou entrant (encaissement, passif). Certaines opérations non indiquées sur le relevé bancaire doivent malgré tout être enregistrées, afin d’assurer une réconciliation complète.

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Cas pratiques et points clés

Écriture d’un encaissement client et d’un décaissement fournisseur: les encaissements vont dans les comptes de recettes (classe 7) et les décaissements dans les charges (classe 6) ou immobilisations (classe 2) selon la nature.
Constitution et gestion du fond de caisse: transfert entre banque et caisse (compte 530 et 512), ou entre caisses avec le compte 580 Virements internes; éviter d’imputer le fond de caisse au chiffre d’affaires.
Clôture d’exercice selon le régime: en BNC, la clôture peut être simple, sans créances ni dettes à constater; en BIC, les dettes et créances doivent être constatées et inscrites dans un journal dédié.
Intégration et externalisation: un expert-comptable est souvent recommandé pour minimiser les risques d’erreurs et garantir la conformité des écritures et du calcul de la TVA.

Mode d’emploi pour une tenue efficace de la comptabilité de trésorerie

Pour tenir une comptabilité de trésorerie au jour le jour, il faut enregistrer les encaissements et décaissements tout au long de l’année et classer les pièces justificatives par ordre chronologique, en les reliant au relevé bancaire périodique. L’enregistrement se fait généralement dans un logiciel comptable et peut être automatisé par la connexion des flux bancaires.

En fin d’exercice, le bilan et le compte de résultat reflètent fidèlement la situation, notamment pour les régimes BIC avec l’obligation de constater les dettes et créances en fin d’exercice, afin de revenir à la comptabilité d’engagement.

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