Comptabilisation d'une facture BNI France : règles, enregistrement et bonnes pratiques

Les relations professionnelles sont capitales pour le développement d'une entreprise. Devenir membre d’un réseau d'affaires est un moyen efficace de favoriser sa croissance. Vous êtes entrepreneur, chef d’entreprise, artisan ou profession libérale et vous souhaitez développer votre chiffre d’affaires ? Cette méthode est basée sur le principe du « Qui donne reçoit », c’est-à-dire dans le partage d’idées et des réseaux de chaque Membre.

Qu'est-ce que BNI et pourquoi y adhérer ?

BNI est une véritable communauté d’entrepreneurs, avec des valeurs communes, qui ont tous un même objectif : développer son chiffre d’affaires. Vous rêvez d’avoir une équipe de 30, 40, 80 commerciaux pour promouvoir chaque semaine vos produits ou services ? Voir des décideurs échanger du chiffre d’affaire dans une atmosphère d’entraide conviviale doit avant tout être vécu. Grâce à ce brassage solidaire et confiant de valeurs communes et de contacts, vous partagez avec les co-Membres de votre Groupe du business.

En dehors d’un accroissement de votre chiffre d’affaires, vous pourrez bénéficier de l’accompagnement continu d’une équipe dédiée, de formations et d’un outil marketing des plus performants. Découvrez pourquoi plus de 240 000 Membres dans le monde ont adopté la méthode BNI et généré grâce à elle plus de 13 milliards d’euros de business !

Nature des frais BNI et traitement fiscal

Si vous n’êtes pas micro-entrepreneur, vous pouvez déduire les frais de participation à un réseau d’affaires de votre revenu imposable (voir article 39 du code général des impôts), ce qui entraîne une réduction de votre assiette fiscale, et donc de vos impôts. L'entrepreneuriat peut parfois être un parcours solitaire. Intégrer un réseau d'affaires, c’est s’entourer de pairs qui partagent défis et aspirations.

Surtout pas ! Un apporteur d’affaires attend en retour de son action une rétribution financière. Ce qui n’est pas le cas entre Membres des Groupes BNI. C’est notre philosophie du Qui Donne Reçoit qui est privilégiée. Je donne une recommandation à l’un de mes co-Membres qui lui-même va donner une recommandation à un autre co-Membre, etc.

Lire aussi: Tout savoir sur la comptabilisation CFE/CVAE

TVA et facturation : principes applicables aux prestations BNI

La TVA sur les prestations de services est beaucoup plus complexe que celle des biens : il y a en effet le cas général et une multitude d’exceptions. L’entreprise française établit la facture hors TVA. Elle mentionne son numéro de TVA intracommunautaire.

Si le client est établi dans un pays de l’Union européenne, la facture mentionne le numéro de TVA intracommunautaire du client. Si le client est établi hors de l’Union européenne, la facture indique la mention : TVA non applicable - art. (*)

Pour certaines prestations, le lieu de taxation de la TVA est le lieu de consommation du service. L’entreprise doit facturer la TVA au taux français. Si votre entreprise ne dépasse pas ce seuil de 10 000 €, vous facturez les services en ligne au taux français. Si votre entreprise dépasse ce seuil de 10 000 €, vous devez facturer la TVA au taux applicable dans le pays du client et reverser cette TVA à l’administration fiscale du pays du client.

Comptabilisation d'une facture BNI en pratique

Pour enregistrer correctement une facture BNI, identifiez d'abord la nature de la prestation (cotisation, participation à un événement, formation, outil marketing). L’écriture est identique à celle d’une acquisition intracommunautaire lorsque le cas s'applique. L’écriture est quasiment identique à celle d’un achat de services intracommunautaire, puisqu’il y a autoliquidation de la TVA.

L’entreprise peut créer des sous-comptes pour enregistrer les prestations de services internationales. (*) L’entreprise peut créer des sous-comptes pour enregistrer les achats de prestations de services intracommunautaires. (*) L’entreprise peut créer des sous-comptes pour enregistrer les achats de prestations de services extracommunautaires.

Lire aussi: Guide TVA : Achat en Chine

Exemples d’écritures selon le statut du client et la TVA

• Facture émise par BNI France à une entreprise française assujettie : enregistrer la charge correspondante (cotisations, frais de formation) et la TVA au taux applicable.
• Facture émise à une entreprise intracommunautaire : mentionner les numéros de TVA intracommunautaires ; autoliquidation possible selon le service.
• Facture émise à un client hors UE : mention « TVA non applicable - art. (*) » si applicable, sinon vérifier le lieu de taxation.

Saisie et réconciliation comptable avec des outils (ex. Pennylane)

Vous souhaitez gérer vos dossiers BNC, BA, micro-BIC, associations, SCI à l'IR ou micro-entreprises (auto-entrepreneurs) ? Découvrez comment faire dans cet article !

Créer un dossier en comptabilité de trésorerie : La comptabilité de trésorerie est disponible pour les nouveaux dossiers client et l’activation se fait au moment de l’ajout de l’entreprise dans Pennylane. Pour créer un nouveau dossier sur Pennylane, rendez-vous dans votre espace cabinet. Cliquez sur le bouton Nouveau depuis le menu Production, CRM ou Utilisateurs et sélectionnez Dossier.

On vous demande alors de sélectionner la méthode comptable: comptabilité d'engagement ou comptabilité de trésorerie. Une fois l’option choisie, vous pouvez poursuivre le formulaire d'ajout d'un dossier. Vous pouvez ensuite retrouver la méthode de comptabilité utilisée dans les Paramètres > Informations entreprises > Tenue comptable.

Saisie en comptabilité de trésorerie

En comptabilité de trésorerie, la saisie se fait directement depuis le module Transactions. Il existe plusieurs manières de traiter les transactions bancaires depuis le module Transactions :

1. Saisir une contrepartie manuellement : Depuis le module Transactions, vous pouvez compléter la contrepartie ainsi que la TVA (si besoin) directement depuis la table grâce aux menus déroulants. Si vous souhaitez ajouter plusieurs contreparties ou lignes de TVA, vous pouvez cliquer sur le libellé de la transaction afin d’ouvrir le panneau latéral et cliquer ensuite sur Ajouter une ligne.
2. Valider la suggestion de contrepartie : Dans les colonnes contreparties et TVA, Pennylane vous propose une affectation automatique reposant sur les justificatifs déposés, vos affectations précédentes ou des transactions importées depuis le FEC. Confirmez ou modifiez ces contreparties en cliquant sur la transaction. Vous pouvez valider les contreparties automatiques en masse en sélectionnant les transactions concernées grâce à la coche à gauche de la ligne.
3. Créer une règle d'automatisation : Pour traiter les transactions rapidement, il est possible de créer des règles d’automatisation qui, sur la base du libellé défini, assigneront la bonne contrepartie et le bon taux de TVA. Pour créer une règle, cliquez sur une transaction bancaire, puis sur Créer la règle. Autrement, vous pouvez créer une règle directement depuis le Centre de Règles.

Pennylane crée automatiquement une liste de 28 règles de transaction préconfigurées pour les cas les plus courants (EDF, Bouygues, etc.) avec leurs comptes associés : Pennylane vous propose des suggestions de règles automatiques à partir des affectations récurrentes sur votre dossier. Ces propositions sont visibles depuis la page Transactions.

Lire aussi: Congés payés : impact sur la TVA

Déléguer la saisie à votre client et utiliser les justificatifs

La catégorisation dynamique est une fonctionnalité qui permet à vos clients de classer leurs transactions bancaires dans des catégories prédéfinies par vos soins. Cette classification est ensuite automatiquement traduite en comptes comptables et en comptes de TVA dans votre interface Comptabilité.

Réconcilier mes factures depuis le module Justificatifs : Dans ce module, l'objectif principal est de trouver et de relier les justificatifs reçus aux transactions correspondantes, en tirant également parti des suggestions de correspondance. Récupérer les justificatifs de son client depuis Pennylane : Privilégiez l’ajout des factures avec les connecteurs Pennylane ainsi que les imports via l’application mobile par votre client.

Il n'est pas nécessaire de saisir les factures en comptabilité de trésorerie. Toutefois, vous pouvez attacher les factures aux transactions bancaires en tant que justificatifs depuis votre ordinateur ou l’application mobile. Pour ce faire cliquer sur le trombone ou sur la transaction bancaire puis télécharger votre justificatif. Vous pouvez voir le justificatif en pleine page depuis chaque transaction.

Questions pratiques fréquentes

• Est-ce que je peux changer le mode de comptabilité d’un dossier existant sur Pennylane (de comptabilité d’engagement vers comptabilité de trésorerie ou vice versa) ?
• Est-ce que je peux faire ma déclaration de TVA depuis Pennylane pour mes clients en comptabilité de trésorerie ? Oui, c'est possible, le fonctionnement est le même que pour la comptabilité d’engagement. Lire l'article Télédéclarer la TVA.
• Pourquoi est-ce que les modules de saisie des factures sont simplifiés ? Les formulaires ont été simplifiés car toutes les informations requises en comptabilité d’engagement ne sont pas nécessaires en comptabilité de trésorerie. Par exemple: le compte de tiers n’est pas requis. De même, la contrepartie et la TVA sont remplies depuis la vue transactions directement, donc pas besoin de les remplir depuis le module de facturation.
• Comment fonctionne la proposition de match entre mes transactions et mes factures ? La réconciliation en comptabilité de trésorerie suggère des rapprochements entre justificatifs et transactions afin de vous aider à retrouver facilement les justificatifs.

Bonnes pratiques pour la gestion comptable des factures BNI

• Clarifier la nature de la dépense sur chaque facture (cotisation, formation, publicité) afin d’affecter correctement le compte de charge.
• Vérifier la mention de TVA et les numéros de TVA intracommunautaires si nécessaire.
• Créer des sous-comptes dédiés pour les prestations intracommunautaires ou extracommunautaires afin de faciliter le suivi et les déclarations de TVA.
• Utiliser les règles d’automatisation pour gagner du temps et réduire les erreurs de saisie récurrentes.
• Conserver et attacher systématiquement les justificatifs aux transactions pour faciliter la réconciliation et les contrôles fiscaux.

Tableau récapitulatif (exemple simplifié)

Graham Weihmiller a rejoint BNI en 2014 pour contribuer à la mise en œuvre du plan stratégique de BNI qui prévoit des améliorations de fonctionnement, une croissance continue et la poursuite de sa croissance. Il est titulaire d'un MBA de la Harvard Business School et d'un BBA du College of William & Mary. Graham bénéficie de formations à la « Lean Entreprise », à l'excellence des processus et à Six Sigma. Il est ceinture noire Six Sigma.

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