Traitement comptable des frais coworking et organisation de réunions et séminaires d’entreprise

Nous allons ici vous présenter comment procéder à la comptabilisation d’une location de salle de réunion ou encore de dépenses pour la mise en place d’un séminaire d’entreprise. Une réunion se caractérise par le simple regroupement de personnes dans un même lieu physique ou en ligne (visio conférence). La réunion permet de discuter autour d’un sujet libre. Tandis que le séminaire peut être défini comme une réunion mais avec des particularités.

Définitions et portée des coûts

En effet, le séminaire regroupe des individus afin d’élaborer des recherches sous les directives d’une personne, avec une intention de recherches/ formations en groupe et sous une directive. On peut y inclure qu’en principe un séminaire d’entreprise se déroule dans un lieu externe à l’entreprise et que sa durée est bien souvent plus longue qu’une simple réunion. Si vous recourez régulièrement à la location de salle de réunion, il peut être intéressant de voir avec votre assureur si vous êtes couverts en cas de sinistres dans ces lieux. Les salles de réunions mises à disposition sont bien souvent situées dans des espaces de coworking où le flux de personnes est important. De la mise en place d’une réunion peuvent découler plusieurs dépenses annexes comme des frais de repas ou de transport.

Les débats autour de la comptabilisation

La comptabilisation d’une réunion ou séminaire fait débat. Certains acteurs mentionnent que ces dépenses (hors frais de repas et hébergement) peuvent être associées au compte 6185, tandis que d’autres précisent que le compte 6185 doit être utilisé uniquement pour les réunions non organisées par l’entreprise. Les dépenses doivent donc être réparties dans différents comptes selon leur nature. Nous partageons l’idée d’enregistrer l’opération en 6185 uniquement si la réunion n’est pas organisée par l’entreprise.

Exemples pratiques et comptes à utiliser

L’entreprise X a convier différents acteurs pour une réunion. Cette réunion a pour but d’amorcer le développement d’un point de vente et a lieu à Lyon près du point de vente. Comme le stipule cet article, les frais de transports sont à inscrire en compte 6251 « voyages et déplacements » lorsqu’il s’agit uniquement de dépenses de transports. L’organisation d’un séminaire est généralement plus coûteux pour une entreprise. La logique est la même que pour la comptabilisation d’une réunion, c’est‑à‑dire qu’on enregistre les écritures comptables par nature si le séminaire est organisé par l’entreprise.

Workation, télétravail et déductibilité des frais liés au coworking

Qui a déjà rêvé de siroter un cocktail à la plage après une longue journée ? Ou de profiter du calme de la forêt entre deux réunions ? Télétravailler depuis votre lieu de vacances peut être agréable mais les coûts peuvent être non déductibles selon le cadre et les règles fiscales. Le workation et le nomadisme ne sont pas identiques: le workation s’applique aux séjours courts; au‑delà d’une certaine durée dans un pays, des taxes locales peuvent s’appliquer. Pour être déductibles, les dépenses doivent avoir un lien direct avec l’entreprise. La déduction des frais dépend du lieu et du cadre juridique.

Lire aussi: Tout savoir sur la comptabilisation CFE/CVAE

Le coworking peut être déductible partout selon les règles de TVA et les obligations du lieu. Par exemple, en Belgique, ces frais peuvent être 100 % déductibles; en cas de contrôle, l’administration peut estimer que les frais ne sont pas professionnels s’ il n’y a pas de justification. Si le séjour à l’étranger s’inscrit dans un voyage d’affaires et que vous travaillez dans un coworking entre vos rendez‑vous, cela peut changer la donne. Conservez toujours les factures pour les frais déductibles, et notez que si le coworking est à l’étranger, il peut s’agir d’une facture hors TVA et l’autoliqu dit TVA peut s’appliquer.

Team building et espaces de coworking

Le team building est aujourd’hui un élément essentiel de la vie en entreprise. La comptabilisation d’un évènement de team building peut avoir des implications fiscales directes et peut être déductible de l’impôt sur les sociétés s’il est justifié et raisonnable par rapport à l’activité de l’entreprise. Des seuils existent, par exemple pour les cadeaux aux salariés, la limite est fixée à 69€ HT par an et par salarié. La TVA sur les dépenses de team building est généralement récupérable si l’événement a un caractère professionnel avéré. La sélection du compte comptable dépend de la nature de l’événement et, pour un team building classique, on utilisera généralement le compte 625 - Déplacements, missions et réceptions et ses sous‑comptes.

Espaces de coworking et cabinets d’expertise comptable

Les espaces de coworking ont gagné en popularité et même des cabinets d’expertise comptable créent leurs propres espaces. Le coworking et les cabinets d’expertise comptable forment une synergie qui propose des services variés, des réunions, et des formations sur place. Les étapes typiques incluent l’agrandissement des locaux, la création d’un espace pluridisciplinaire et l’accueil d’événements pour les clients et prospects. Pour la comptabilité, des solutions comme Pennylane permettent de catégoriser automatiquement les factures de coworking et d’archiver les documents. Des acteurs comme Mama Works, Now Connected ou Morning Coworking proposent des factures conformes.

Les assimilés salariés (présidents de SASU, gérants minoritaires) peuvent opter pour les notes de frais. Il est crucial de conserver les justificatifs et de veiller à la cohérence d’usage entre les dépenses professionnelles et les remboursements.

Concernant la fiscalité locale, une taxe sur les bureaux peut s’appliquer dans certaines régions, et la qualification des espaces de coworking dépend de l’utilisation effective et des services fournis. Une décision du Conseil d’État clarifie que les espaces de coworking doivent être qualifiés de bureaux si les prestations accessoires restent secondaires par rapport à la mise à disposition de postes de travail.

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Tableau récapitulatif de déductibilité et TVA selon le statut

Exemples de sizings et chiffres pratiques

Exemple: abonnement coworking THELAB open space à 249€ HT/mois. TVA récupérable à 20% et coût réel après récupération est de 298,80€ TTC. Exemple: domicile intelligent et domiciliation pro associée.»

Règles et conseils pratiques

• Conservez les factures au nom de l’entreprise avec le SIRET pour éviter tout refus de déduction.
• Domicilier l’entreprise dans un espace coworking peut offrir une séparation claire entre charges professionnelles et dépenses personnelles et faciliter le contrôle fiscal.
• Utilisez une documentation contractuelle qui montre que les services annexes restent accessoires par rapport à la mise à disposition des postes de travail pour être qualifiés de bureaux.
• Pour les dépenses liées aux réunions et à l’organisation d’événements, veillez à ce que les justificatifs démontrent le caractère professionnel et nécessaire à l’activité.
• En cas de télétravail, le remboursement par l’employeur peut être envisagé sans charges sociales dans les limites des frais réels justifiés.

Astuce et perspectives

💡 Astuce Accountable : Ces photos de télétravailleurs à la plage vous montrent que le travail à distance peut être viable; privilégiez un espace avec une connexion internet fiable et une adresse pro claire. Le coworking peut offrir des espaces de réunion et des modules flexibles qui s’alignent avec les besoins de votre activité. Le coliving et le coworking évoluent, mais la déductibilité fiscale du coworking reste un point fort pour les entreprises et les freelances.

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