Guide complet des obligations comptables pour une association loi 1901

Vous reprenez la comptabilité de votre association ? Félicitations pour votre engagement et votre implication ! Avant de vous précipiter sur les différents documents comptables, nous vous invitons à prendre le temps de voir quelles sont les obligations comptables de votre association. Ces dernières dépendent en effet de plusieurs critères, dont la taille de votre association, son activité, la fiscalité de l'association, son environnement réglementaire et secteur d’intervention, son mode de financement, ses statuts.

Pourquoi tenir la comptabilité de votre association ?

Au-delà des différentes obligations qui peuvent exister, une chose ne fait aucun doute : votre association a tout intérêt à tenir sa comptabilité avec rigueur. Tout d’abord, votre association doit pouvoir justifier l’utilisation de ses ressources financières et sommes qu’elle perçoit afin d’être en accord avec la Loi du 1er juillet 1901. Ensuite, pour assurer la bonne gestion de votre association, tenir à jour la comptabilité est essentiel. Vous aurez ainsi au quotidien une meilleure vision des ressources disponibles de votre association, mais aussi de ses dépenses.

La tenue d’une comptabilité conforme permet d’assurer la gestion de l’association. Une comptabilité détaillée permet de rendre compte de l’état financier et économique de la structure, de suivre ses disponibilités financières, de déterminer les besoins de financements, de fixer des budgets de futurs projets et d’anticiper d’éventuelles difficultés financières. Par ailleurs, la tenue d’une comptabilité rigoureuse est gage de transparence pour les adhérents de l’association mais également pour les partenaires.

Quelles associations sont soumises à des obligations comptables spécifiques ?

La loi de 1901 ne définit aucune obligation comptable particulière pour les associations. Néanmoins certaines associations se voient imposer des obligations spécifiques, comme l’établissement de certains documents comptables. Ces obligations légales sont fonction d’un certain nombre de critères.

• La nature de son activité (activité lucrative ou non) ;
• Sa taille ;
• Ses caractéristiques (reconnaissance d’utilité publique, appel public à la générosité…) ;
• Ses sources de financement (financement public ou privé) ;
• Son contrôle par un commissaire aux comptes ;
• Sa situation financière (redressement judiciaire, liquidation judiciaire…) ;
• Ses statuts.

Certaines associations ont l’obligation de tenir une comptabilité conforme au plan comptable associatif et d’établir les comptes annuels. À compter du 1er janvier 2020, un nouveau plan comptable associatif s’impose, abrogeant ainsi l’ancien règlement de 1999. Ce nouveau plan comptable poursuit trois objectifs : une clarification des comptes pour les adhérents et les partenaires, une transparence des comptes notamment pour les autorités publiques et une meilleure visibilité sur la situation financière de l’association.

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Associations concernées par le plan comptable associatif

Cette obligation concerne notamment :

• les associations reconnues d’utilité publique ou agréées ;
• les associations faisant appel à la générosité publique ;
• les associations percevant une aide publique supérieure à 23 000 euros ;
• les associations sollicitant l’agrément d’une autorité publique ;
• les associations bénéficiant de subventions ou de dons dont la somme est supérieure à 153 000 euros ;
• les associations financées par des collectivités territoriales pour plus de 50% de leur budget ou pour plus de 75 000 euros ;
• les associations exerçant une activité économique et remplissant certains seuils ;
• les associations ayant pour but exclusif l’assistance, la bienfaisance, la recherche scientifique ou médicale et reconnues comme telles ;
• les associations et groupements sportifs ;
• les associations en redressement ou en liquidation judiciaire.

Comptabilité de trésorerie ou comptabilité d’engagement : quel choix ?

La comptabilité de trésorerie : simple et adaptée aux petites structures

Pour une association de taille modeste, avec un fonctionnement comptable limité à des encaissements et des décaissements, la comptabilité de trésorerie suffit. La comptabilité de trésorerie consiste à enregistrer, sur un cahier ou un fichier, les dépenses et les recettes effectivement effectuées par l’association, le plus souvent en regardant les mouvements entrants et sortants présents sur un compte bancaire. Les avantages de ce mode de comptabilité résident dans sa simplicité et sa rapidité. La comptabilité de trésorerie est parfaitement adaptée aux trésoriers n’ayant pas de formation comptable.

Toutefois, ce mode limite la capacité d’anticipation : il est donc compliqué d’avoir une idée précise de l’état des comptes à un moment T et d’anticiper le futur, car on ne peut pas savoir quelles seront les futures entrées et sorties d’argent. Chaque dépense, chaque activité de l’association implique de courir après tous les justificatifs. La comptabilité de trésorerie présente donc des avantages - jusqu’à un certain point.

La comptabilité d’engagement : vision plus fidèle et nécessaire au développement

À l’inverse, la comptabilité d’engagement ne prend pas seulement en compte les mouvements effectivement visibles sur le compte, mais également les recettes et les dépenses à venir. Elle prend non seulement en compte les recettes et les dépenses mais également les dettes et créances de votre association. La comptabilité d’engagement permet de donner une vision plus fidèle de la santé financière de votre association. Un des plus grands avantages correspond tout d’abord à la possibilité de prévoir les entrées et sorties d’argent et donc de mieux anticiper les futurs projets, en sachant plus précisément quels seront les fonds disponibles.

L’inconvénient de ce mode de comptabilité est sa complexité. Elle demande donc un travail plus précis et recourir à un comptable d’association ou à un expert-comptable devient parfois inévitable. En outre, lorsque votre association doit publier ses comptes annuels, elle doit avoir une comptabilité d’engagement.

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Documents comptables obligatoires selon les situations

Généralement, le bilan et le compte de résultat sont à fournir. L'obligation de fournir une annexe dépend de si l'association atteint 2 des 3 seuils suivants : le total du bilan supérieur à 350 000€, le chiffre d’affaires supérieur à 700 000€, plus de 10 salariés.

Le bilan financier de l’association fait partie des comptes annuels. C’est une photographie de l’actif et du passif de l’association à la fin d’un exercice. Le compte de résultat de l’association doit lister les charges et les produits (équivalents des bénéfices dans l’entreprise) et intégrer les opérations normales et courantes, financières et exceptionnelles. Quant à l’annexe aux comptes annuels, elle complète et commente l’information du bilan et du compte résultat et doit fournir les informations significatives de façon claire et synthétique.

Obligations particulières selon le type d’association

Associations faisant appel à la générosité du public

Un compte d’emploi des ressources est obligatoire lorsque la somme des dons collectés excède 153 000 € à la clôture d’un exercice. Ce compte d’emploi doit suivre un schéma particulier et comporte obligatoirement cinq rubriques : ressources par origine, emplois par destination, ressources reportées liées à la générosité du public hors fonds dédiés, contributions volontaires en nature, fonds dédiés liés à la générosité du public.

Associations sportives

Pour les associations sportives, les règles sont également différentes. Si votre association sportive a une mission d’intérêt général, vous devez tenir une comptabilité avec vos recettes et vos dépenses, établir un budget annuel validé par le Conseil d’Administration avant le début de l’exercice, et faire approuver vos comptes par l’Assemblée Générale à la suite de votre clôture comptable d'association.

Associations bénéficiant de subventions publiques

Les associations ayant bénéficié de subventions publiques de l’État, des établissements publics ou encore des collectivités dépassant 153 000 euros sont tenues d’établir une comptabilité conforme au plan comptable associatif, un bilan annuel, un compte de résultat annuel et une annexe. Ces documents comptables doivent être publiés au Journal Officiel. En outre, elles doivent nommer un commissaire aux comptes.

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Associations exerçant une activité commerciale fiscalisée

Les associations ayant une activité commerciale soumise aux impôts (TVA, impôt sur les sociétés) doivent tenir une comptabilité conforme au plan comptable associatif, établir un bilan annuel et un compte de résultat, et tenir un livre d’enregistrement de la TVA.

Tenue pratique de la comptabilité : conseils et organisation

La tenue d’une comptabilité n’est pas évidente et peut s’avérer même complexe. Il est alors conseillé d’organiser ses documents comptables pour ne pas se perdre. Par exemple, la structure peut tenir un cahier sur lequel figure ses recettes, un autre livre sur lequel sont indiqués ses achats et ses frais, un classeur contenant tous les relevés bancaires de l’association et encore un classeur regroupant tous les documents fiscaux comme les cotisations, les impôts et les taxes.

Il est conseillé de garder tous les documents justificatifs pour chacune des opérations répertoriées dans les cahiers et classeurs, et de les numéroter par ordre chronologique. Il est également possible de rédiger une synthèse de toutes les opérations avec leur montant, leur date et le numéro des documents justificatifs. À mesure que les activités de l’association prennent de l’ampleur, il peut être pertinent de numéroter les documents comptables de manière chronologique, par nature ou encore par ordre alphabétique.

En outre, utiliser un logiciel pour tenir sa comptabilité s’avère être une solution sécurisante et efficace bien que payante. C’est une solution payante mais cela permet d’automatiser cette tâche chronophage et complexe. Pour celles et ceux qui veulent aller encore plus loin, rendez-vous sur notre contenu dédié à la comptabilité analytique en association. Enfin, l’association peut faire le choix de déléguer la gestion de sa comptabilité à un expert-comptable pour éviter des erreurs. Cela est gage de sécurité et de sérénité pour l’association.

Contrôles et transparence : qui peut demander à consulter la comptabilité ?

Les renseignements comptables doivent refléter une image sincère et fidèle et être établis régulièrement. En outre, plusieurs organismes publics peuvent effectuer le contrôle des comptes de l’association. L’URSSAF vient vérifier la régularité des versements de cotisations sociales tandis que l’administration fiscale peut demander à consulter la comptabilité d’une association. Les adhérents ont légalement le droit d’avoir accès à la comptabilité de l’association de laquelle ils font partie.

Attention ! En cas de refus d’établir les comptes annuels de l’association, cette dernière peut se voir interdire les aides publiques ou retirer l’agrément nécessaire pour exercer certaines activités.

FAQ rapide

• Tenir une comptabilité est-il obligatoire pour toutes les associations ? Non, toutes les associations ne sont pas obligées de tenir une comptabilité détaillée. Mais, même sans être obligatoire, la comptabilité permet de piloter son activité. C'est donc toujours recommandé.
• Quel type de comptabilité faut-il choisir ? La comptabilité de trésorerie peut être adaptée aux toutes petites associations qui sont sous les seuils. Pour les autres, il est recommandé (voire obligatoire) d'avoir une comptabilité d'engagement.
• Quels sont les documents comptables obligatoires ? Généralement, le bilan et le compte de résultat sont à fournir. L'obligation de fournir une annexe dépend de seuils (bilan >350 000€, CA >700 000€, effectif >10 salariés).
• Peut-on choisir volontairement d’appliquer le plan comptable associatif ? Oui, même si votre association ne fait pas partie des cas obligatoires, rien ne vous empêche de suivre le nouveau plan comptable associatif. Il vous est possible d’indiquer ce choix dans les statuts de votre association.

Ressource pratique

En cas de création ou de besoin d’un accompagnement, des solutions existent pour rédiger vos statuts et configurer la comptabilité : par exemple, en remplissant un questionnaire dynamique élaboré par des experts, vous pouvez obtenir des statuts d’association personnalisés, en conformité avec la loi.

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