Quelles pages fournir en copie pour un bail de location ?
La constitution d’un dossier de location complet est une étape cruciale pour toute mise en location. Elle permet au bailleur d’évaluer la capacité du candidat à assumer le paiement du loyer et des charges, tout en sécurisant l’investissement locatif. Pour le locataire, c’est l’occasion de démontrer son sérieux et sa solvabilité.
Le dossier de location doit contenir plusieurs documents obligatoires, encadrés par la loi, afin de garantir un équilibre entre les besoins du propriétaire et la protection des droits du locataire.
Les documents essentiels à fournir en copie dans un dossier de location
1. Justificatifs d’identité
Le propriétaire peut demander une seule pièce d’identité en cours de validité parmi :
- Carte nationale d’identité
- Passeport
- Permis de conduire
- Titre de séjour, carte de résident ou carte de ressortissant de l’Union européenne
Ces documents garantissent l’identité du futur locataire et permettent de vérifier la cohérence des informations fournies dans le dossier.
2. Justificatifs de domicile
Pour attester de la résidence actuelle du candidat, il est demandé :
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- Les trois dernières quittances de loyer ou une attestation récente du précédent bailleur indiquant la régularité de paiement des loyers.
- Une attestation d’élection de domicile
- Une attestation d’hébergement accompagnée du justificatif de domicile de l’hébergeur
- Le dernier avis de taxe foncière ou un titre de propriété si le locataire était propriétaire
Ces documents permettent de retracer le parcours résidentiel et d’assurer la cohérence des informations.
3. Justificatifs de situation professionnelle
Selon la situation du locataire, plusieurs documents peuvent être exigés :
- Contrat de travail ou promesse d’embauche
- Trois derniers bulletins de salaire
- Attestation d’employeur
- Extrait K bis pour les travailleurs indépendants
- Carte d’étudiant ou certificat de scolarité pour les baux étudiants
- Attestation de stage, quand applicable
La stabilité professionnelle est un critère important pour le bailleur qui souhaite s’assurer de la pérennité des revenus.
4. Justificatifs de revenus
Pour évaluer la solvabilité du candidat, on demande généralement :
- Les trois derniers bulletins de salaire
- Le dernier avis d’imposition
- Justificatifs de pension, retraite ou prestations sociales
- Pour les indépendants, les bilans comptables récents
- Justificatifs de versement de revenus fonciers le cas échéant
- Simulation des aides au logement délivrée par la CAF ou la MSA
L’objectif est d’évaluer la capacité durable à payer le loyer et les charges.
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Les documents spécifiques au garant
Lorsqu’un garant est nécessaire, celui-ci doit fournir un dossier similaire à celui du locataire, comprenant :
- Une pièce d’identité en cours de validité
- Un justificatif de domicile récent
- Un justificatif de situation professionnelle (contrat de travail, attestation d’employeur, extrait K bis...)
- Des justificatifs de revenus (bulletins de salaire, avis d’imposition)
- Un acte de caution solidaire signé
La qualité du dossier du garant est fondamentale pour renforcer la sécurité de la location.
Les documents que le propriétaire ne peut pas exiger
La loi encadre strictement les documents que le bailleur peut demander pour protéger la vie privée du candidat à la location. Ainsi, il est formellement interdit de demander :
- Relevés bancaires
- Dossier médical ou justificatifs de santé
- Photographies d’identité autres que sur les pièces officielles
- Extrait de casier judiciaire
- Carte Vitale
- Documents relatifs à la vie privée comme contrat de mariage, jugement de divorce ou attestation de bonne conduite
Le non-respect de ces règles peut entraîner des sanctions sévères, allant jusqu’à plusieurs milliers d’euros d’amende.
Documents obligatoires à annexer au bail de location
Au moment de la signature du bail ou du renouvellement, le propriétaire ou son agence doit obligatoirement fournir une copie des documents suivants au locataire :
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- La notice d’information relative au contrat de location
- L’état des lieux d’entrée et l’état des lieux de sortie
- Une attestation d’assurance contre les risques locatifs que le locataire doit souscrire
- Les équipements d’accès à la télévision et à internet (TNT, fibre optique...)
- Le cas échéant, l’acte de cautionnement de la garantie Visale ou de la caution solidaire
- Copie de la grille de vétusté, si convenue entre les parties
- Extrait du règlement de copropriété, si le logement se trouve en immeuble en copropriété
- Dossier de diagnostic technique complet comprenant :
- Diagnostic de performance énergétique (DPE)
- Constat de risque d’exposition au plomb (CREP)
- État des installations intérieures d’électricité et de gaz (si âgées de plus de 15 ans)
- État des risques naturels, miniers, technologiques, sismiques et radon
- Diagnostic bruit, le cas échéant
Cette liste est obligatoire afin d’informer pleinement le locataire sur l’état du logement et ses caractéristiques.
Que faire en cas de perte du bail de location ?
Si un locataire perd son bail de location ou n’en a jamais reçu une copie, il doit contacter son bailleur ou l’agence immobilière gestionnaire du logement. Par la loi, ces derniers sont tenus de fournir une copie du contrat sur simple demande, généralement sous un délai de deux semaines. En cas de refus ou de retard, le locataire peut faire appel à un médiateur, contacter une association de défense des locataires, ou envoyer une mise en demeure par courrier recommandé en vue d’une action judiciaire.
Conseils pour bien préparer et conserver son dossier
Un dossier complet et bien organisé facilite l’obtention d’un logement. Il est recommandé de présenter tous les documents exigés dans les meilleurs délais, numérotés et en copies lisibles. Une fiche de renseignements locataire jointe au dossier est également un atout.
Après réception du bail, il est primordial de conserver plusieurs exemplaires dans un endroit sûr, à l’abri de l’humidité et de la lumière. La signature électronique est de plus en plus utilisée pour simplifier la production et le stockage des baux de location.
Le Dossier de Location Parfait - Tuto
Tableau récapitulatif des documents à fournir
| Type de document | Documents acceptés pour le locataire | Documents acceptés pour le garant (personne physique) |
|---|---|---|
| Justificatif d’identité | Carte d’identité, passeport, permis de conduire, titre de séjour | Carte d’identité, passeport, permis de conduire |
| Justificatif de domicile | 3 dernières quittances de loyer, attestation d’hébergement, avis de taxe foncière | Quittance de loyer, facture d’eau/gaz/électricité, avis de taxe foncière |
| Justificatif de situation professionnelle | Contrat de travail, attestation d’employeur, carte d’étudiant, extrait K bis | Contrat de travail, attestation d’employeur, extrait K bis, carte professionnelle |
| Justificatifs de revenus | 3 dernières fiches de paie, avis d’imposition, justificatifs de retraite ou allocations | 3 dernières fiches de paie, avis d’imposition, justificatifs de retraite ou allocations |
Un dossier soigneusement préparé non seulement améliore l’efficacité du processus de sélection mais rassure toutes les parties impliquées.
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