Frais de Débours Auto-Entrepreneur : Conditions et Guide Complet

Pourtant peu connus, les frais de débours peuvent s’avérer très utiles pour les auto-entrepreneurs. C’est une méthode permettant de déduire certains frais de son chiffre d’affaires en tant qu’auto-entrepreneur, ce qui est en principe impossible. Si tel est votre cas, vous avez probablement la possibilité de facturer des frais de débours en tant qu’auto-entrepreneur à vos clients. Souvent, les indépendants doivent avancer certains frais engagés au nom et pour le compte de leurs clients, afin de pouvoir réaliser leur mission.

Vous n’aurez donc pas de cotisations sociales ou d’impôt à payer sur les frais avancés à vos clients, que ces derniers vous rembourseront. Vous pourrez alors déduire de votre chiffre d’affaires à déclarer ces fameux frais de débours. Afin que vous puissiez les déduire de votre chiffre d’affaires en toute légalité, il convient de respecter certaines règles, notamment concernant la facturation des frais de débours auto-entrepreneur à vos clients. On vous explique tout ça dans cet article !

Frais de débours : qu'est-ce que c'est et comment ça marche ? 🪵

Frais de débours auto-entrepreneur : qu’est-ce que c’est ?

Avant de vous démontrer leurs avantages, voici tout d’abord quelques explications sur ce que sont exactement que les frais de débours pour un auto-entrepreneur.

La notion de débours pour les auto-entrepreneurs

Les frais de débours, ou débours, sont des dépenses avancées au nom et pour le compte du client de l’auto-entrepreneur par ce dernier. L’auto-entrepreneur avance à son client les frais nécessaires pour réaliser sa mission ou exécuter sa prestation. Il demande ensuite le remboursement de ces sommes à son client. En effet, dans le cadre de son activité, l’auto-entrepreneur peut être amené à avancer certains frais à ses clients.

C’est par exemple le cas de l’auto-entrepreneur dans le bâtiment : il doit poser du carrelage chez un client, et s’occupe d’acheter les matériaux pour le compte de son client. Le fournisseur établit la facture des matériaux au nom du client final, ce qui permettra à l’auto-entrepreneur de se faire rembourser cette somme par le client.

ATTENTION !

Le remboursement des frais de débours par le client se fait au centime près. Le montant remboursé par le client à l’auto-entrepreneur doit être strictement identique à celui de la facture fournie par le fournisseur.

Il faudra également que la facture fournisseur soit établie au nom du client et non à celui de l’auto-entrepreneur. Enfin, ne s’agissant pas de refacturation, et il est donc impossible pour l’auto-entrepreneur de prendre une marge sur des frais de débours.

Les avantages des frais de débours pour l’auto-entrepreneur et son client

Les frais de débours offrent plusieurs avantages, à la fois pour l’auto-entrepreneur mais aussi pour ses clients.

Ils sont déductibles du chiffres d’affaires pour l’auto-entrepreneur

S’il est en principe impossible de déduire ses charges en tant qu’auto-entrepreneur, les frais de débours sont une exception à cette règle ! Normalement, un auto-entrepreneur doit toujours déclarer à l’Urssaf ou aux impôts l’intégralité des sommes qu’il encaisse, afin de payer ses cotisations sociales et impôts sur l’ensemble de son chiffre d’affaires.

Le grand intérêt des frais de débours, c’est qu’ils permettent une entorse à cette règle : l’auto-entrepreneur pourra déduire les frais de débours de son chiffre d’affaires ! En effet, les frais de débours étant des remboursements de frais avancés aux clients, l’article 267 du Code Général des Impôts les exclus de la base d’imposition.

Les auto-entrepreneurs peuvent donc déduire, lors de leurs déclarations de chiffre d’affaires à l’URSSAF et pour leur déclaration d’impôt sur le revenu, les sommes remboursées par leurs clients au titre des frais de débours.

La responsabilité concernant les matériels, matériaux ou produits fournis n’incombe pas à l’auto-entrepreneur

L’auto-entrepreneur ne joue qu’un rôle d’intermédiaire entre le fournisseur et son client. Par conséquent, en cas de problème, de vice ou de défaut sur les biens ou services faisant l’objet des frais de débours, ce n’est pas à lui qu’en incombe la responsabilité. La responsabilité pèse en effet sur le fournisseur qui aura émis la facture au nom du client.

Différenciation entre frais de débours et frais professionnels

En quelque sorte, vous n’aurez pas l’obligation légale d’assurer le service “après-vente” sur les biens et services de vos frais de débours, celui-ci sera assuré directement par le fournisseur.

Les avantages pour le client de l’auto-entrepreneur

La méthode des débours est également avantageuse pour le client final. En premier lieu, il bénéficie de la garantie et des services après-vente du fournisseur directement. C’est plus rassurant plutôt que d’avoir à compter sur l’auto-entrepreneur en cas de problème sur les matériaux ou équipements fournis.

Il est également assuré que les matériaux ou matériels fournis lui ont été facturés sans surcoûts. Il rembourse exactement le même prix à l’auto-entrepreneur que le prix pratiqué par le fournisseur initialement. Peut-être même qu’il pourra bénéficier de prix avantageux grâce au fait que ce soit l’auto-entrepreneur qui achète et non lui directement.

Enfin, si le client final est un professionnel, il pourra récupérer la TVA sur les matériels et matériaux fournis, puisqu’il disposera de la facture fournisseur établie en son nom. Cela n’aurait pas été le cas si c’était l’auto-entrepreneur qui lui avait directement facturé, puisque l’auto-entrepreneur ne facture pas de TVA (sauf s’il a dépassé les seuils de franchise en base de TVA).

Pour que les frais de débours puissent être valablement et légalement considérés comme tels, il faudra respecter certaines règles concernant leur facturation. Nous vous expliquerons également comment enregistrer les frais de débours dans votre comptabilité auto-entrepreneur. Vous retrouverez également un modèle de facture auto-entrepreneur incluant des frais de débours à télécharger gratuitement.

Facturer des débours en auto-entreprise : les règles à respecter

Plusieurs règles doivent être respectées pour facturer des frais de débours auto-entrepreneur en toute légalité.

La signature d’un accord écrit avec votre client : le mandat de débours

Avant d’engager des dépenses au nom et pour le compte de votre client, vous devez au préalable obtenir son autorisation. L’accord écrit précisera, tel un contrat, la nature des achats à réaliser ainsi que le budget maximum à allouer pour ceux-ci.

Cet accord servira également de preuve en cas de contestation de votre client et l’obligera à vous rembourser au centime près les dépenses effectuées en son nom et pour son compte. Ce document écrit est généralement appelé « mandat de débours ».

Faites établir les factures fournisseurs au nom de votre client

Pour pouvoir être considérées comme des débours, les sommes avancées doivent être facturées au nom de votre client par le fournisseur, et non à votre nom à vous. N’achetez jamais en votre nom propre si vous souhaitez bénéficier des avantages liés aux frais de débours, sinon vous ne pourrez pas déduire ces achats de votre CA. En effet, une facture fournisseur au nom du client est obligatoire pour que la méthode des débours puisse être utilisée.

Sans facture au nom de votre client, les dépenses engagées ne peuvent être considérées comme des débours. Elles seront dans ce cas considérées comme des charges non déductibles de votre CA. Veillez donc à toujours demander à votre fournisseur ou au prestataire une facture au nom de votre client et non à votre propre nom ou celui de votre auto-entreprise.

Reportez au centime près les frais de débours sur votre facture auto-entrepreneur

En tant qu’auto-entrepreneur, vous allez devoir établir une facture pour votre client. Votre facture devra faire apparaître l’opération de débours.

Vous devrez donc, sur votre propre facture, reporter au centime près l’ensemble des frais de débours qui ont été avancés et dont vous demandez le remboursement. Il est impossible de demander un remboursement d’un montant supérieur aux sommes avancées : aucune marge ne peut être réalisée, sinon il ne s’agit plus de débours.

La facture de l’auto-entrepreneur mentionnera également le nom du fournisseur et le n° de facture émise par le fournisseur au nom et pour le compte du client final.

Transmettez à votre client les factures fournisseurs établies à son nom

En plus de votre propre facture auto-entrepreneur, vous devrez aussi fournir à votre client toutes les preuves des dépenses et achats réalisés dans le cadre de l’opération de débours (factures, tickets de caisse, etc.).

Cela permet de justifier les sommes que le client doit vous rembourser au titre des débours, et de distinguer ce que le client vous doit au titre de votre prestation. Transmettez donc ces justificatifs en annexes de votre propre facture à votre client.

Conservez une copie des justificatifs de débours pour votre comptabilité

Enfin, n’oubliez pas de conserver un duplicata ou une copie des factures et justificatifs établis au nom de votre client. Vous archiverez ce justificatif en annexe de votre propre facture.

En effet, les factures fournisseurs aux noms de vos clients sont des pièces comptables qui doivent être conservées. En cas de contrôle, elles permettront de justifier les différences entre les sommes encaissées sur votre compte bancaire dédié à l’auto-entreprise et le chiffre d’affaires que vous avez réellement déclaré.

Il convient donc de remettre la facture originale du fournisseur au client, et d’en faire une copie que l’auto-entrepreneur conservera précieusement avec sa propre facture. Pour rappel, toutes les factures doivent être conservées 10 ans.

La comptabilité des frais de débours auto-entrepreneur

Toutes les sommes encaissées par un auto-entrepreneur doivent être enregistrées dans un livre de recettes servi au jour le jour. Il s’agit d’une des principales obligations comptables de l’auto-entrepreneur.

Vous devrez donc ajouter dans votre livre de recettes les lignes correspondant aux remboursements des frais de débours par vos clients. Vous devrez en outre préciser la nature de la recette en indiquant clairement qu’il s’agit de remboursements de débours.

Ainsi, en cas de contrôle, le livre de recettes coïncidera avec les relevés bancaires et permettra de faire le lien avec les montants de chiffre d’affaires déclarés à l’Urssaf ou aux impôts après déduction des débours.

Modèle de facture avec des frais de débours auto-entrepreneur

Pour vous aider à respecter la réglementation concernant la facturation des frais de débours, nous mettons à votre disposition un modèle de facture auto-entrepreneur incluant la facturation de frais de débours. Vous pouvez télécharger gratuitement ce modèle de facture de débours auto-entrepreneur ci-dessous.

Pour une facturation encore plus simple de vos frais de débours auto-entrepreneur, vous pouvez aussi essayer notre logiciel de facturation et comptabilité auto-entrepreneur Compta by Mon-AutoEntreprise.fr.

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La liste des frais de débours possibles en auto-entreprise

Toutes les charges d’un auto-entrepreneur ne pourront pas être considérées comme des débours. En effet, il faut bien faire la différence entre les frais de fonctionnement, qui ne seront pas déductibles, et les frais de débours qui eux le seront.

Frais de débours ou frais de fonctionnement : comment les différencier ?

Il est important de bein distinguer les frais de débours des frais de fonctionnement. Seuls les débours peuvent être déduits du chiffre d’affaires de l’auto-entrepreneur.

Frais de débours auto-entrepreneur

Pour faire simple, les frais de débours sont des frais avancés pour le compte d’un client, et indispensables pour réaliser une mission ou une prestation.

Ces frais sont facturés à votre client par le fournisseur, mais c’est vous qui les payez à ce dernier. Vous demandez ensuite le remboursement des frais avancés à votre client.

Par exemple : les matériaux de construction et fournitures nécessaires pour exécuter des travaux de rénovation d’une salle de bain (carrelage, quincaillerie, plomberie, etc.).

Frais de fonctionnement et charges d’exploitation

Les frais de fonctionnement sont, quant à eux, inhérents à l’activité de l’auto-entrepreneur. Il s’agit dans certains cas de dépenses accessoires que vous facturez directement à vos clients, car vous êtes obligés d’effectuer ces dépenses pour pouvoir assurer votre mission.

Par exemple, l’achat d’outillages pour effectuer des travaux ne sont pas des frais de débours mais des frais de fonctionnement : il s’agit d’un investissement et l’auto-entrepreneur conservera son outillage.

Certains frais, par leur nature, ne pourront jamais être considérés comme des frais de débours. C’est le cas par exemple des frais de déplacement comme les indemnités kilométriques ou un plein d’essence. En effet, il vous sera impossible d’avoir une facture, pour ces frais, au nom de votre client.

C’est également souvent le cas pour les billets de train ou d’avion, ou encore les frais d’hébergement, pour lesquels vous pourrez difficilement obtenir une facture au nom de votre client.

Liste non exhaustive des principaux frais de débours déductibles du chiffre d’affaires de l’auto-entrepreneur

Voici les principaux cas dans lesquels les frais engagés pour vos clients peuvent faire l’objet d’un remboursement dans le cadre d’une opération de débours :

L’achat de marchandises nécessaires à la réalisation d’une prestation de service : matériaux, petits équipements, matériels, produits d’entretiens, pots de peinture, etc.
L’achat de matières premières nécessaires pour réaliser votre prestation : tissus, aliments à cuisiner (pour un traiteur à domicile par exemple), etc.
Les frais de port dans le cadre d’une livraison de vos produits à domicile, à condition de pouvoir obtenir une facture de ces frais au nom de votre client.
Certains frais de déplacement : billets d’avion ou de train, nuit d’hôtel, etc. Toujours dans l’hypothèse où vous pouvez obtenir une facture de ces frais au nom de votre client.

De manière générale, dès lors que vous payez une dépense au nom et pour le compte de votre client, il peut s'agir de débours.

Comment gérer les frais de déplacement en auto-entreprise ?

Les frais de déplacement peuvent être intégrés dans la prestation ou être refacturés au client sous forme de débours, selon le cadre défini entre les deux parties. Si ces frais sont facturés directement, ils doivent être inclus dans le chiffre d’affaires d'un auto-entrepreneur.

En revanche, pour appliquer le principe des débours, vous devez vous assurer que la facture du fournisseur (billet de train, location de véhicule, carburant) est bien établie au nom du client. Ce dernier pourra ainsi rembourser l'achat sans que cela n’impacte le chiffre d’affaires du professionnel. Cette méthode est particulièrement intéressante pour optimiser la gestion financière tout en respectant les règles comptables en vigueur.

Comment comptabiliser une facture de débours en auto-entreprise ?

En micro-entreprise, les débours ne sont pas intégrés au chiffre d’affaires puisqu’ils correspondent à des frais engagés pour le compte du client. Pour être comptabilisés correctement, ces montants doivent apparaître séparément sur la facture, sans marge ni TVA supplémentaire. Il est essentiel que la facture fournisseur soit établie au nom du client, afin de respecter le cadre légal des débours et d’assurer une transparence totale dans la gestion comptable.

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