Comment obtenir un Kbis pour une association ? Guide complet

L'extrait Kbis est un document officiel attestant de l'existence juridique d'une entreprise commerciale. Il représente une « carte d'identité » à jour d'une entreprise immatriculée au Registre du commerce et des sociétés (RCS). Mais qu'en est-il des associations ? Existe-t-il aussi un Kbis association ? Comment procède-t-on pour l’avoir ? Cet article vous explique tout.

Le Kbis, c’est un peu la carte d’identité des entreprises : un document officiel qui prouve son existence légale. Sur cet acte administratif, il est dévoilé tout ce qu’il faut savoir sur une société immatriculée au RNE (Registre National des Entreprises) et au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS): nom, adresse, numéro SIREN, dirigeants, activités… Il est indispensable pour des démarches telles que l’ouverture d’un compte bancaire ou la participation à un appel d’offres.

Contrairement aux entreprises, une association n’a pas pour but de faire du profit. Elle est créée pour mener des actions à caractère social, culturel ou encore sportif, et n’a donc, en principe, pas besoin de ce fameux Kbis. Cela signifie que la majorité des associations loi 1901 n’ont aucune raison de s’inscrire au RCS et, par conséquent, n’ont pas accès à cet extrait.

Comme nous venons de le voir, la majorité des 1,5 millions associations actives en France n'ont pas besoin d'un extrait Kbis (source Associatheque) car elles n'ont pas vocation à exercer une activité commercial à titre principal. Néanmoins, il existe quelques exceptions.

Associations et activité commerciale : quelles limites ? 👮

Qu'est-ce qu'un Kbis pour une association ?

Un extrait Kbis pour une association atteste de son existence légale. Il donne d'autres informations intéressantes pour les partenaires de l'association :

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Le numéro SIREN. Il s'agit d'une série de 9 chiffres servant de numéro d'immatriculation. Ce numéro reste inchangé, pendant toute la durée de vie de l'association.
Le numéro de SIRET, composé de 14 chiffres, voit ses 5 derniers chiffres changer, en cas de déménagement de l'association.
Le nom complet de l'association.
L'adresse du siège de l'association.
La date de constitution de l'association.
Les activités déclarées.

Ces informations sont susceptibles de changer, en cours de vie de l'association. C'est pourquoi, l'extrait KBIS a une durée de validité limitée à 3 mois.

Quelles associations peuvent obtenir un Kbis ?

Seules les associations exerçant certaines activités très spécifiques peuvent obtenir un Kbis. En effet, certaines associations sont tenues de s’inscrire au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) et donc, d’obtenir un extrait Kbis pour leur activité. En effet, pour l’obtenir, la société doit obligatoirement être immatriculée au RCS (Registre du Commerce et des Sociétés).

Voici les cas où une association est considérée comme ayant une activité commerciale et est, de ce fait, inscrite au RCS :

Les associations émettant des obligations ou des titres de créance négociables (article L213-10 du code monétaire et financier). Une telle émission permet à l'association de s'autofinancer. Cette possibilité doit être prévue dans les statuts.
Les associations, qui, de manière habituelle, effectuent des opérations de change manuel. De plus, ces associations doivent obtenir une autorisation délivrée par l'Autorité de contrôle prudentiel et de résolution (article L524-3 du code monétaire et financier). Le change manuel consiste à acheter ou vendre des billets de banque ou des chèques de voyages libellés en monnaie étrangère, contre remise immédiate de monnaie nationale.
Les associations exerçant une mission de gérant-mandataire d'un fonds de commerce (avis du comité de coordination des RCS n°2018-010 du 18 juillet 2018). La gérance-mandataire consiste à gérer le fonds, moyennant le versement d'une commission proportionnelle aux résultats par le propriétaire (article L146-1 du code du commerce).

Une association peut ainsi avoir une activité lucrative, à condition que cette activité n'ait pas pour objectif le partage des bénéfices.

Il s’agit :

Des associations qui émettent des obligations et/ou des titres de créances (par exemple pour une collecte de fonds en faveur de projets dans les domaines de la santé, l’éducation, la recherche scientifique).
Des associations qui font régulièrement des opérations de change manuel avec des billets et des monnaies en devises différentes (par exemple des associations sportives ou humanitaires internationales qui œuvrent dans divers pays du monde).
Des associations qui jouent le rôle de gérant-mandataire d’un fonds de commerce (par exemple des associations de commerçants, de défense des consommateurs ou de gestion de centre-ville).

Une association peut s’associer à une société commerciale si ses activités lucratives deviennent trop importantes afin de ne pas être assimilée à un commerçant et rester exonérée d’impôts et de taxes.

Une association qui veut bénéficier de subventions publiques, embaucher des salariés ou exercer des activités soumises à la TVA ou à l'impôt sur les sociétés doit obligatoirement demander son inscription au répertoire Sirene. Une association qui émet des obligations ou des titres de créances négociables, effectue habituellement des opérations de change manuel ou exerce une mission de « gérante-mandataire » d'un fonds de commerce doit obligatoirement demander son immatriculation au RCS.

Pourquoi un Kbis est-il nécessaire ?

L'association doit pouvoir justifier de son existence légale, dans un certain nombre de cas :

En cas d'ouverture d'un compte fournisseur.
En cas de demande de subvention. La demande de subvention publique se fait à l'aide d'un formulaire type portant la référence 12156*05.
En cas d'ouverture d'un compte bancaire au nom de l'association.
En cas de souscription d'un contrat d'assurance au nom de l'association.

Si vous souhaitez ouvrir un compte bancaire professionnel, ce précieux sésame vous sera demandé. Si votre association aspire à des subventions publiques ou veut répondre à des appels d’offres publics, le Kbis devient incontournable. Imaginez-vous candidatant à un projet sans cette preuve officielle d'existence ?

Le Kbis doit être daté de moins de trois mois pour être recevable dans de nombreuses démarches. Les administrations et partenaires veulent s’assurer que les informations qu’il contient sont encore fraîches et à jour, car une association peut évoluer : changement de dirigeants, de siège social, ou de domaine d’activité.

AttentionNe pas confondre l'extrait Kbis avec le numéro RNA. Un numéro unique RNA est attribué à chaque structure associative lors de son immatriculation au registre national des associations (RNA).

Comment obtenir un Kbis d'association ?

Avant d'accéder à ce document administratif, votre association doit répondre à certains critères pour s’inscrire au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) et au RNE. Comme évoqué plus tôt, seules les associations exerçant des activités financières ou commerciales - comme l'émission d’obligations ou les opérations de change manuel - sont concernées.

Plusieurs méthodes existent pour obtenir un extrait KBIS au nom de l'association.

La demande d'extrait KBIS peut également se faire en ligne. Pour effectuer la demande, il faut connaitre le numéro de siren de l'association ou le nom exact de l'association ou le nom de son représentant légal. Ces démarches sont payantes.

Il existe plusieurs manières de faire une demande d’extrait Kbis pour une association inscrite au RCS, toutes payantes :

Sur le site Infogreffe à partir du numéro de siret/siren
Directement sur place au greffe du tribunal de commerce
Faire la demande par courrier postal envoyé au greffe du tribunal de commerce

Le président de l'association peut, tout d'abord, se rendre sur le site monidenum, pour obtenir son extrait KBIS en ligne.

Votre Kbis en ligne: La manière la plus rapide et pratique de récupérer votre Kbis est d'effectuer la demande en ligne sur le site Infogreffe ou sur Kbis-en-ligne.com. Il vous suffit d'avoir sous la main le numéro SIREN de votre association ou sa dénomination exacte. En quelques clics, vous pourrez accéder au formulaire de demande et obtenir un Kbis au format numérique (PDF) immédiatement. Ce service n'est pas gratuit !

Il est également possible de se rendre au greffe du tribunal de commerce, dont dépend l'association. A noter : en Alsace-Moselle, il n'y a pas de tribunaux de commerce. Les associations doivent alors s'adresser au tribunal judiciaire.

Sur place, au greffe du tribunal de commerce: Si vous préférez une méthode plus traditionnelle ou que vous avez besoin du document en main propre, vous pouvez vous rendre directement au greffe du tribunal de commerce dont dépend votre association.

Enfin, pour les plus patients, il est possible de demander le Kbis par courrier. La démarche est similaire, mais le coût légèrement plus élevé en raison des frais postaux. Soyez prévoyant, car cette méthode peut prendre un peu plus de temps, le temps que les rouages administratifs fassent leur chemin jusqu’à votre boîte aux lettres.

Par courrier: Enfin, pour les plus patients, il est possible de demander le Kbis par courrier. La démarche est similaire, mais le coût légèrement plus élevé (4,03 €) en raison des frais postaux. Soyez prévoyant, car cette méthode peut prendre un peu plus de temps, le temps que les rouages administratifs fassent leur chemin jusqu’à votre boîte aux lettres.

Méthode	Coût (au 1er janvier 2023)
Site Infogreffe (à partir du numéro SIRET/SIREN)	3,37 €
Greffe du tribunal de commerce (sur place)	2,69 €
Courrier postal au greffe du tribunal de commerce	3,85 €

Qui peut se procurer un KBIS ?

L'extrait KBIS est un document public, accessible à tous. Cependant, le site gratuit Monidenum est réservé au dirigeant de l'association, qui peut uniquement obtenir le KBIS de sa propre structure.

Les documents équivalents au Kbis pour une association non inscrite au RCS

Généralement, les associations qui n'exercent pas d'activités commerciales (telles que les associations culturelles, sportives, caritatives, etc.) n'ont pas besoin d'un extrait Kbis car elles ne sont pas immatriculées au registre du commerce et des sociétés. L’obtention d’un Kbis est, en principe, uniquement possible pour une société exerçant une activité commerciale. En effet, même si une association peut exercer des activités économiques, la réalisation et le partage de profits ne peuvent jamais constituer son objet principal (c'est-à-dire qu'une association ne peut jamais être à but lucratif).

La vraie “carte d’identité” d’une association est délivrée par la préfecture, juste après sa création officielle, lors de l’émission du récépissé de déclaration qui contient son numéro RNA (Répertoire National des Associations).

Une association loi 1901 doit être enregistrée auprès de la préfecture de son département pour être inscrite au Registre National des Associations (RNA). Les associations déclarées en Alsace Moselle ne sont pas concernées.

Une fois inscrite, elle reçoit un récépissé de déclaration sur lequel figure son numéro RNA et un extrait de parution au Journal officiel. Ces documents sont donc les équivalents du Kbis.

Il est également possible pour une association de télécharger à tout moment un nouvel extrait de parution sur le site du JOAFE.

Lors de sa déclaration (➡️ consulter le guide), une association se trouve automatiquement immatriculée au registre national des associations (RNA), sauf en Alsace-Moselle.

L’extrait Kbis d’une association n’est obligatoire que pour certaines d’entre elles. Carte d’identité de la structure, il permet de prouver l’existence de l’organisme. Seules les structures associatives inscrites au Registre du commerce et des sociétés (RCS) disposent d’un extrait Kbis.

Alternatives au Kbis :

De nombreuses associations n'ont pas d'extrait KBIS. Si l'association exerce une activité artisanale et à moins de 10 salariés, elle est inscrite au répertoire des métiers. Une association peut, par exemple, être la gérante-mandataire d'un fonds artisanal. La chambre des métiers et de l'artisanat peut alors délivrer gratuitement un document D1, l'équivalent du KBIS. Et, si l'association est radiée du répertoire des métiers, le document D2 est à réclamer.

D'autre part, des associations loi 1901 ont un numéro SIREN et peuvent télécharger sans frais un un avis de situation sur le site de l’INSEE.

Pour apporter la preuve de leur existence, ces dernières doivent utiliser l'extrait de parution au Journal Officiel (JOAFE). Un justificatif de publication gratuit est téléchargeable gratuitement sur le site du JOAFE.

Cas particulier : Association exerçant une activité artisanale

Une association qui exerce une activité artisanale figurant sur la liste du décret 98-247 du 2 avril 1998 et qui emploie moins de 10 salariés doit s’inscrire au Registre Nationale des Entreprises depuis le 01/01/2023. Elle reçoit un extrait d’immatriculation avec un numéro SIREN.

Par la suite, l’association qui dispose d’un numéro SIREN peut télécharger un avis de situation sur le site de l’INSEE.

L'immatriculation au RCS et la déclaration des bénéficiaires effectifs

Une association peut recevoir un Kbis qui prouve son existence juridique à condition d’être inscrite au RCS. Elle a alors l’obligation de déclarer au greffe ses bénéficiaires effectifs, qui sont généralement ses représentants légaux.

L'immatriculation d'une association au RCS entraîne l'obligation de déclarer au greffe la liste de ses bénéficiaires effectifs. Si aucune personne ne peut être identifiée selon les 2 critères ci-dessus, les bénéficiaires effectifs sont les représentants légaux de l'association (c. mon. et fin. art. R.

La déclaration s’effectue à l’endroit du greffe du tribunal de commerce ; via un formulaire intitulé « Document relatif au bénéficiaire effectif d’un GIE ou d’une ASSOCIATION IMMATRICULÉE AU RCS. » Les créateurs d’association sont tenus de déposer ce document en même temps que leur demande d’immatriculation ; ou au plus tard quinze jours après dépôt du dossier d’immatriculation.

Ce formulaire doit être déposé en même temps que la demande d'immatriculation ou au plus tard dans les 15 jours suivants (possibilité de transmission par voie électronique). Les associations constituées avant le 1er août 2017 avaient jusqu’au 1er avril 2018 pour se mettre en règle. Comme la demande d’immatriculation, cette déclaration de bénéficiaires effectifs peut être effectuée en ligne. C’est donc après elle que vous recevez votre extrait Kbis association qui vous servira à attester de l’existence juridique de votre association. Le délai de cette formalité peut être calqué sur les délais d'immatriculation d'une société.

En résumé :

En résumé, notons que toutes les associations ne disposent pas d’extraits Kbis. Celles qui en reçoivent sont uniquement celles qui s’inscrivent au registre de commerce et des sociétés. Si votre association ne mène pas d’activité l’obligeant à obtenir un numéro de siret elle ne recevra donc pas de Kbis association.

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