Comment réaliser le bilan comptable d'un travailleur indépendant

Faire sa compta en freelance est beaucoup plus facile que dans les entreprises aux structures complexes. Cependant, avant d’adopter une stratégie comptable qui répond à ses besoins spécifiques, le travailleur indépendant devra prendre le temps de bien se renseigner sur les options qui s’offrent à lui et déterminer le régime fiscal et social adapté à son activité.

Choisir son statut et comprendre ses obligations comptables

L’activité professionnelle du travailleur indépendant nécessite de créer une entreprise individuelle. Ainsi, ses obligations comptables dépendent du régime choisi. En tant que travailleur indépendant sous le statut de micro-entreprise, votre comptabilité est allégée. Vous devez simplement tenir un registre des recettes et un registre des achats. Les pièces justificatives des achats doivent être conservées.

La comptabilité en micro-entreprise n’implique pas forcément l’intervention d’un expert-comptable. Aucun bilan comptable n’est attendu et il n’est pas nécessaire de tenir des comptes annuels. Par contre, vous êtes tenu de déclarer un chiffre d’affaires de manière mensuelle ou trimestrielle selon l’option choisie au démarrage de votre activité. Les charges d’exploitation ne sont pas déductibles. Cependant, vous pouvez profiter d’un abattement forfaitaire en fonction de la nature de votre activité.

Le professionnel qui opte pour la création d’une entreprise individuelle doit tenir une comptabilité complète. Les obligations comptables relatives au régime du réel à l’impôt sur le revenu sont bien plus lourdes que celles demandées au micro-entrepreneur. Vous serez obligé de tenir une comptabilité complète : livre journal, grand livre et livre d’inventaire, bilan comptable, déclaration de TVA, déclarations sociales et fiscales.

En fonction de votre chiffre d’affaires, vous serez soumis au régime du réel simplifié ou du régime réel normal. Au régime réel normal d’imposition, vous devez établir des comptes annuels comprenant un bilan, un compte de résultat et une annexe. Au régime réel simplifié d’imposition, vous êtes dispensé de l’établissement d’une annexe comptable et pouvez présenter un bilan et un compte de résultat simplifiés.

Documents et journaux nécessaires

Le livre de recettes compte aussi parmi les documents qu’il doit produire, dans le cas où il choisirait de faire sa compta en freelance. Le travailleur autonome doit être en mesure également d’établir des factures, qui permettent de faire le compte des recettes reçues pour chaque prestation. Le freelance qui exerce une activité commerciale ou bien artisanale doit se fournir en matériel et produire également un registre des achats, qui garde la trace des achats effectués dans le cadre de ses activités.

La comptabilité simplifiée repose sur des principes et un fonctionnement spécifiques qui permettent aux indépendants de tenir leurs registres financiers de manière plus simple et moins contraignante. Les journaux nécessaires à la tenue d’une comptabilité simplifiée pour un travailleur indépendant comprennent le journal des recettes, le journal des dépenses et le journal de trésorerie. Il est essentiel de remplir ces journaux avec précision et de conserver tous les justificatifs nécessaires pour chaque transaction.

Préparer la clôture d'exercice et les travaux d'inventaire

Après l’avoir préparé, il convient de faire son bilan comptable, chaque année à la clôture de l’exercice. Certaines charges et certains produits (comptes des classes 6 et 7) sont comptabilisés à l’intérieur d’un exercice mais se rapportent à une période qui excède celui-ci. Il s’agit notamment des dépenses d’assurance (facturées d’avance au trimestre, au semestre ou à l’année), des frais de documentation, des loyers mobiliers ou immobiliers, etc. Ces postes doivent être ajustés afin de faire en sorte que les comptes ne comportent que des montants qui concernent effectivement l’exercice en question.

Cette étape nécessite généralement l’édition d’un grand livre et la recherche de tout mouvement susceptible de représenter une charge constatée d’avance ou un produit constaté d’avance et la comptabilisation de ces derniers. A l’inverse, d’autres charges et produits concernent l’exercice en question mais ne sont justifiés que par des pièces comptables datées de l’exercice suivant. Il s’agit, par exemple, de marchandises reçues pendant l’exercice mais pour lesquelles la facture n’a été éditée que l’exercice d’après.

L’entreprise doit dresser un inventaire de ses immobilisations (vérifier qu’elles aient toutes été comptabilisées en immobilisations et non laissées en charges et qu’elles soient encore détenues par l’entreprise) et procéder au calcul et à l’amortissement de celles-ci. Certaines d’entre elles auront peut-être été vendues au cours de l’exercice ou mises au rebut. Il conviendra alors de les sortir de l’actif du bilan.

Rapprochements, justifications et risques

Les soldes des comptes clients et fournisseurs doivent être justifiés. En pratique, cela passe par l’édition d’un grand livre auxiliaire des mouvements non lettrés ; sous réserve que le lettrage ait bien été effectué au préalable et que les différences de règlement aient bien été régularisées. Il convient également de justifier les comptes de trésorerie. Cette étape passe généralement par l’établissement d’un état de rapprochement bancaire qui permet de s’assurer que le solde comptable est bien égal au solde issu du relevé bancaire.

L’entreprise peut encourir des risques dans différents domaines (risque pour garanties données aux clients, risque de change lié à des opérations en devises, risque de non-recouvrement de créances, litiges portés devant les tribunaux, etc.). Certains impôts et taxes ne peuvent faire l’objet d’un calcul et d’une comptabilisation qu’à l’issue du processus de révision comptable.

Le bilan, le compte de résultat et l’annexe

En réalité, un « bilan comptable » est une notion qui regroupe différents états. Le bilan regroupe l’ensemble des comptes de la classe 1 à 5. Le compte de résultat comprend les comptes 6 et 7. L’annexe, quant à elle, est une note écrite plus ou moins longue permet d’appuyer et de détailler certains chiffres issus du bilan et du compte de résultat. Elle permet au lecteur de comptes de les comprendre plus facilement et de les interpréter.

Le bilan est une photographie de la situation économique et financière d'une entreprise à un moment donné. Il permet ainsi de connaître la santé de l'entreprise et est un outil d'analyse particulièrement efficient. L’actif correspond aux ressources de l’entreprise et le passif, aux sommes dont elle est redevable. Le passif est toujours égal à l’actif car toutes les ressources de l’entreprise (actif) ont une origine qui doit être comptabilisée (passif).

Le compte de résultat et le résultat imposable

Le compte de résultat permet de calculer le résultat comptable. Il synthétise l’ensemble des charges et des produits constatés au cours d’un exercice, qui doivent être classés dans des catégories particulières (salaires, charges sociales, loyer, frais de déplacement, amortissements…). Le résultat d’une entreprise peut être positif (bénéfice) ou négatif (déficit).

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Il peut y avoir une différence entre le résultat comptable et le résultat imposable. Si le premier reprend fidèlement la situation économique de l’entreprise, le second considère certaines spécificités de la loi fiscale et permet de connaître la base sur laquelle l’impôt s’appliquera. En effet, certaines charges constatées durant l’exercice ne sont pas déductibles et certains produits ne sont pas imposables, ce qui vient majorer ou minorer le résultat.

Amortissements, provisions et plus/moins-values

Certains biens sont utilisés durablement par l’entreprise (immeubles, matériel informatique…) et doivent être inscrits à l’actif immobilisé. Il n’est pas possible de déduire immédiatement leur valeur d’acquisition mais en contrepartie, la déduction d’amortissements est possible. Il existe différentes méthodes d’amortissement : linéaire, dégressif, ou exceptionnel.

Les provisions permettent de prendre en considération des charges qui ne se sont pas encore produites mais qui restent probables (impôts, dépenses de personnel, travaux…). Pour être déductibles, les provisions doivent remplir des conditions strictes et être inscrites sur le relevé spécial des provisions.

Lorsqu’un élément inscrit à l’actif immobilisé est cédé, cette opération peut générer un gain (plus-value) ou une perte (moins-value). La plus-value imposable est égale à la différence entre le prix de cession et la valeur nette comptable du bien.

Comptabilisation des cotisations sociales et traitements spécifiques de l’exploitant

Les cotisations personnelles de l'entrepreneur individuel sont généralement comptabilisées dans un compte 646 « cotisations personnelles de l'exploitant ». Ces cotisations personnelles sont généralement déductibles du résultat. Il faut toutefois distinguer les cotisations personnelles de celles qui ont un caractère d'exploitation. Pour mémoire, la rémunération de l'exploitant peut être comptabilisée dans un compte 644 « rémunération du travail de l'exploitant ».

En cours d'exercice, le comptable utilise souvent le compte 431 « Sécurité sociale » pour ces cotisations. Leur montant définitif n'est pas toujours connu au moment des règlements mensuels, de même que la ventilation entre les différents risques (maladie, retraite...). En fin d'exercice, le montant des cotisations sociales obligatoires est comptabilisé en compte 646, et ventilé si besoin, par le crédit du compte 431 dédié. La CSG et la CRDS représentent parfois une écriture distincte (compte 637).

Situation	Compte utilisé
Règlements URSSAF en cours d'exercice	Crédit compte 431 / Débit compte 512
Comptabilisation fin d'exercice cotisations obligatoires	Débit compte 646 / Crédit compte 431
CSG et CRDS	Compte 637 (ou compte dédié selon logiciel)

Outils, externalisation et accompagnement

Faire sa compta en freelance permet de bénéficier de certaines libertés. Mais le travailleur indépendant est soumis tout de même à des obligations. Certes, il a la possibilité de se délester de la comptabilité en faisant appel à un comptable. Mais cette option nécessite de prévoir un budget. S’offrir les services d’un expert-comptable n’est pas donné. En se délestant d’une tâche qui peut vite s’avérer chronophage, le freelance dispose de plus de temps pour se focaliser entièrement à l’exercice de ses activités.

Le rôle de l’expert-comptable ne se limite pas seulement à effectuer une vérification des comptes. Il est également familier avec les aspects administratifs, fiscaux et juridiques de la vie des entreprises. En choisissant de faire lui-même sa comptabilité, il s’ouvre également à de nouvelles expériences. Il se donne l’occasion de comprendre et de maîtriser de manière progressive la complexité du travail.

Quand on choisit de faire sa compta en freelance, on peut compter sur certains outils pour se faciliter la tâche. Internet regorge de tutoriels et de sites Internet qui permettent d’appréhender les difficultés de cette dernière et de s’y préparer. Il est utile de préciser qu’il est plus ou moins risqué pour le freelance de faire sa compta lui-même, s’il ne possède pas un minimum de connaissances dans le domaine.

Certaines solutions en ligne proposent un comptable dédié ultra réactif, un logiciel de comptabilité dernière génération et du conseil illimité. Elles se chargent de toutes les déclarations obligatoires : TVA, bilan, liasse fiscale, tout est inclus. C’est un outil comptable qui convient parfaitement aux besoins des TPE. Il est en relation avec pas moins de 230 banques, ce qui lui permet de se synchroniser automatiquement avec le compte bancaire des clients.

Cet outil se focalise sur la synchronisation bancaire, qui lui permet de procéder automatiquement à une saisie comptable. Il offre tous les services nécessaires à la gestion des activités des micro-entreprises. À noter : cet outil dispose d’une option lui permettant de se synchroniser avec divers prestataires de paiement. Elle s’étend jusqu’à l’utilisation des outils de paiement intégré. Cette option présente trois grands avantages, dont la réduction des risques d’erreur.

Aspects fiscaux et choix du régime d’imposition

Le régime d’imposition dépend de la nature de l’activité : bénéfices industriels et commerciaux (BIC), bénéfices non commerciaux (BNC), ou bénéfices agricoles. Le régime micro (micro BNC ou micro BIC) applique un abattement forfaitaire qui empêche la déduction des charges réelles mais simplifie la déclaration. Ce régime simplifié ne s’applique que si le chiffre d’affaires réalisé n’excède pas un certain montant.

Les entreprises soumises à l’IR et à l’IS : Dans les entreprises soumises à l’IS, elles doivent établir une comptabilité qui leur permettra de connaître le résultat imposable et devront elles-mêmes s’acquitter de l’impôt sur les sociétés. Dans les entreprises soumises à l’IR, ce sont les associés ou l’entrepreneur individuel qui doivent payer l’impôt.

Conseils pratiques pour faciliter votre bilan

Se doter d’un compte bancaire dédié spécialement à ses activités professionnelles afin de faciliter la gestion de ses comptes.
Conserver toutes les pièces justificatives : factures clients, factures fournisseurs, relevés bancaires, contrats, etc.
Tenir à jour journaux et grand livre, et effectuer des lettrages réguliers pour limiter les travaux de fin d’exercice.
Utiliser un logiciel de comptabilité adapté au statut de freelance et vérifier le paramétrage des comptes (notamment pour la liasse fiscale).
En cas de doute, faire appel ponctuellement à un expert-comptable pour les travaux complexes (clôture, calculs fiscaux, amortissements, provisions).
Se former grâce aux tutoriels en ligne pour mieux comprendre les comptes et suivre en temps réel l’évolution de la trésorerie.

Freelance : votre clôture comptable 2024 sans stress

En début d’activité, il aura encore particulièrement beaucoup à faire et risque vite d’être dépassé par les événements et d’être enseveli sous une tonne de tâches à effectuer. Toutefois, il convient de souligner que le freelance a toujours la possibilité de s’améliorer, surtout s’il se montre assez rigoureux et organisé. Cette tâche est facilitée également par les différents outils qu’il peut avoir à disposition, notamment les applications web.

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