Comment rédiger un devis pour un artiste‑auteur freelance

Le devis est incontournable pour la réalisation d’une mission. Il s’agit d’un document d'avant‑vente qui va vous poser à l’écrit vos échanges avec votre client au sujet d’une prestation. Dès que votre client aura signé votre devis, ce document fera office de contrat et vous protégera légalement en cas de litige. Un devis signé est opposable devant les tribunaux en cas de litige.

Préparer son positionnement tarifaire : le point de départ

Prêts ? La première étape pour établir un devis, c’est d’avoir un tarif / jour. Comme vous avez déjà lu ce long article sur le sujet du tarif, nous ne nous étendrons pas outre mesure dessus ici. On se contentera de rappeler l’essentiel des chiffres communément considérés comme standards dans le milieu de la création : si vous débutez, votre tarif doit être de 250 € / jour (en province) et de 300 € / jour (à Paris). Attention on parle bien là d’un plancher minimum pour un profil junior. Si vous avez de l’expérience ou que votre expertise est recherchée, vous êtes plus cher : 400, 500, 600 € / jour, voire beaucoup plus. Ce sont là des chiffres parfaitement courants qui ne doivent plus vous effrayer si vous avez bien lu l’article dont ils sont tirés.

Plutôt qu’à la journée, on peut aussi choisir de tarifer à la demi‑journée ou à l’heure si la situation l’exige (projet très fractionné ou volume de travail faible par exemple). Pour faire simple, si vous passez quatre jours sur un logo, vous facturez quatre jours. Si vous en passez vingt, vous en facturez vingt. La première chose à comprendre quand on est freelance, c’est qu’on vend du temps.

Estimer précisément le volume de travail

Une fois qu’on sait combien on vaut à la journée, on peut s’atteler à la tâche de savoir combien de temps on va travailler sur le projet dont on est en train de faire le devis. Pour cela, il faut évidemment avoir une idée de combien de temps vous prendra le travail qu’on vous demande. Logiquement, on vous sollicitera pour un type de prestation au cœur de votre expertise métier et vous aurez donc déjà réalisé des travaux similaires auparavant : vous savez combien de temps ça vous a pris les premières fois, vous saurez donc estimer à la louche combien de temps ça vous prendra cette fois‑ci.

La meilleure technique reste de dépiler toutes les phases de votre boulot bêtement dans l’ordre, de faire des additions et de regarder le chiffre obtenu au bout. Il peut arriver que certaines zones d’ombre persistent dans le brief client (passages évasifs, prestations « à définir ultérieurement », etc.) : ne les ignorez surtout pas, un devis doit couvrir de façon exhaustive l’ensemble du travail que vous allez facturer et ne laisser aucun doute quant au périmètre de votre mission. Soit vous prenez une marge de sécurité confortable pour être certain de ne pas planter votre rentabilité sur un détail mal précisé par votre commanditaire.

Gestion des droits d’auteur et modalités de cession

Si vous réalisez un travail de création originale (ce qui est obligatoire si vous êtes MDA au passage), vous facturez des droits d’auteur. Ceux‑ci se calculent théoriquement indépendamment de votre tarif / jour et vont dépendre de plusieurs facteurs qui vont concerner la diffusion de votre travail (tirage, étendue temporelle et géographique, exclusivité, etc.). Tout droit non‑explicitement cédé à votre client est réputé non‑acquis, il est donc important de préciser de façon exhaustive sur votre devis ce que couvre la cession que vous accordez.

Devant ce casse‑tête, nombre de professionnels du secteur (notamment ceux travaillant pour les agences) se sont résolus à « incorporer » le montant de leur cession de droits à leur tarif / jour de façon forfaitaire : ils facturent donc bien des droits d’auteur, mais le calcul de ceux‑ci est directement compris dans leur tarif / jour et reste transparent pour le client final. Ce qui ne dispense absolument pas de faire figurer en toutes lettres les droits explicitement cédés sur le devis (et de rédiger une cession en bonne et due forme en fin de mission).

Pour les factures destinées au diffuseur (client souhaitant exploiter votre création originale). Vous devez intégrer au document une « cession de droits d’auteur ». La cession doit obligatoirement renseigner : la nature des droits cédés, le domaine d’exploitation, le périmètre géographique, la durée. Exemple : Droit de reproduction et de représentation cédés pour 500 affiches au format A5 sur le territoire français pour une durée de 1 an. Si vous décidez d’inclure le montant de la cession dans le tarif global précisez le avec une phrase du type : « rémunération forfaitaire intégrée dans le tarif ». Si vous décidez de distinguer la cession de droit du reste de la prestation, indiquez bien son tarif. Pour les commandes complexes préférez un contrat de cession de droit en bonne et due forme en plus de la facture.

Cas particuliers : urgence, modulation et facturation au temps

Ouf ! Vous avez devisé l’enveloppe correspondant à une mission normale se déroulant dans des conditions normales. Or il peut arriver que les circonstances dans lesquelles vous allez effectuer votre travail sortent du cadre que vous avez défini pour votre activité (et sur lequel se base votre TJM). L’exemple le plus courant, c’est le travail dans l’urgence. Souvent exigé unilatéralement par le client, il vous obligera à bosser sur des plages horaires ordinairement réservées à votre temps libre. Dans ces cas‑là, vous avez le droit de travailler bien sûr, mais certainement pas à votre TJM habituel, parce que le sacrifice que vous faites à vos vacances, vos loisirs ou votre famille a un prix. Ainsi il n’est pas rare de voir des indépendants doubler leur tarif lorsqu’on les « oblige » à travailler hors des clous.

Il arrive que pour diverses raisons d’ordre pratique ou politique, des clients exigent un mode de facturation au temps passé (aussi appelé « régie »). Dans ce cas‑là vous n’estimez pas la durée de votre prestation à l’avance mais vous remettez un relevé du temps passé sur le projet en fin de mission et vous le multipliez par votre tarif / jour (cette partie‑là fonctionne toujours). À l’inverse, vous pouvez bien sûr moduler votre tarif dans l’autre sens si vous souhaitez faire un geste commercial. Une mission particulièrement longue ou un (vrai) bon client peut vous donner envie de baisser exceptionnellement votre tarif. Évidemment il convient de le faire de façon raisonnable et de garder en tête votre seuil de rentabilité.

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Mentions légales et précautions spécifiques aux artistes‑auteurs

Cet article s’adresse à tous les créatifs, mais si vous exercez spécifiquement sous le régime social des artistes‑auteurs (MDA/Agessa), ne faites jamais figurer des heures ou des jours travaillées sur vos factures ! En effet, en cas de contrôle, la MDA/Agessa risque d’interpréter ces facturations comme concernant des honoraires, et donc des prestations de services. La méthode d’estimation temporelle que nous vous donnons ci‑dessus correspond au travail dit « au forfait » (courant dans nos métiers).

Si vous êtes membre d’une AGA, n’oubliez pas de faire figurer cette mention (obligatoire) : « Membre d’une association agréée. Le paiement des honoraires par chèque est accepté ». Le 1,1%, contribution diffuseur, peut être indiqué dans un souci informatif afin de rappeler au diffuseur ses obligations sociales envers l’Urssaf.

Les conditions générales de vente et garanties

Dernier point absolument crucial, les conditions générales de vente, qui vous protègeront et borneront votre prestation : bichonnez‑les et détaillez‑les, elles sont votre rail de sécurité en cas d’emmerdes. Il est conseillé d’accompagner le devis d’un planning fixant les dates clés de rendu (les vôtres comme ceux du client) : maquettes, retours, validations, etc. Certaines grosses agences éditent elles‑mêmes leurs bons de commande, censés se substituer à votre devis.

Mentions obligatoires à faire figurer sur le devis

Les mentions obligatoires sur un devis peuvent dépendre de l’activité, mais on retiendra surtout : le mot "devis" ; votre nom ou dénomination, numéro de SIREN, adresse postale ; votre numéro de TVA intracommunautaire ou la mention "TVA non applicable, art. 293B du CGI" ; le nom ou dénomination, numéro de SIREN, adresse postale du client ; la date du devis ; la durée de validité du devis ; le numéro du devis ; la date du début de la prestation, pour des travaux ; la description de chaque prestation, la quantité et le prix unitaire ; les frais de déplacement, éventuellement ; les conditions de paiement et de livraison ; le montant total et l’éventuel taux de TVA.

Votre devis doit comporter l’intitulé de chaque prestation effectuée. Vous devez être le plus précis possible et rédiger une ligne par mission. Indiquez dans le prix annoncé les frais techniques, droits, etc., la quantité, le prix unitaire HT et le taux de TVA ou son exonération. Le total hors taxes (HT), le montant total de la TVA et le montant total toutes taxes comprises (TTC) doivent être clairement visibles. Pensez à indiquer un délai de livraison.

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Conditions de paiement et acompte

Vous pouvez préciser les moyens de paiement acceptés. Indiquez le délai de paiement de la facture (comptant à réception, 30 jours, 45 jours, 60 jours...). Si vous travaillez avec un nouveau client et qu’il vous propose une mission plutôt longue, il est conseillé de demander un acompte d’au moins 30%. Pour accepter le devis et sceller la relation contractuelle, le client appose la mention manuscrite « bon pour accord » et signe le document.

Voici un exemple de formulation : « Sauf délai de paiement supplémentaire convenu par accord entre les deux parties et figurant sur la facture, le paiement s'effectue au plus tard au 30° jour suivant la date de facturation (C. Com. art L. 441-6, al.2 modifié de la loi du 15 mai 2001). Tout retard de paiement pourra donner lieu à des pénalités de retard exigibles sans rappel, au taux de 10% de la facture totale par mois de retard (Lutte contre les retards de paiement / article 53 de la Loi NRE ), ainsi qu'à une indemnité forfaitaire de 40 € (C. Com. art. D441-5). »

Présentation et conseils pratiques pour un devis efficace

La présentation est primordiale. Utilisez un papier de qualité, élaborez une charte graphique cohérente, aérez votre texte et veillez à ne faire aucune faute d’orthographe ! Détaillez le plus possible vos prestations pour informer clairement le client. Evitez les caractères trop petits pour rédiger les détails de la prestation. Mettez en gras les mots les plus importants. Un devis doit être agréable à la lecture et compréhensible. Bannissez le jargon professionnel, les termes techniques et les abréviations. Vous pouvez intégrer un QR code à votre document qui renvoie vers votre site afin que le client en sache plus sur vous et vos réalisations.

Répondez aux nombreuses interrogations du client sans vous faire prier. Même celles dont les réponses sont déjà évoquées dans le devis. Vous devez rester attentif à ses besoins et écarter ses doutes. Soyez réactif. Répondez sans attendre aux sollicitudes, questions ou demandes de votre client. Cette réactivité vous fera gagner des points par rapport aux concurrents. En cas d’objection sur le prix, le délai ou certains aspects de la prestation, apprenez à les contrer en argumentant. Attention à toujours faire preuve de tact. Adoptez toujours un ton calme et constructif même si les remarques du client peuvent vous agacer. Prévoyez toujours quelques jours en plus sur la réalisation de votre mission.

Devis, facture et exigences administratives pour l’artiste‑auteur

Après l’enthousiasme de la première commande artistique et de la première vente, voici les différentes étapes à prendre en considération pour le processus de création de la facture. Pour pouvoir rédiger une facture d’artiste‑auteur, il est nécessaire de disposer d’un numéro SIRET. Sans l’obtention d’un numéro SIRET pour pouvoir vendre ses créations artistiques, l’établissement de la facture serait considéré comme illégal. Il est en outre possible de créer et de générer une facture d’artiste‑auteur avec un logiciel de facturation.

Les mentions obligatoires sur une facture comprennent : la mention « Facture », la date de facturation, le numéro de la facture (suite chronologique), identité complète de l’artiste‑auteur : nom, adresse, numéro SIRET, code APE éventuellement, coordonnées du client, nature de la vente (vente d’œuvre originale, cession de droits d’auteur, etc.), le prix unitaire HT, la TVA si applicable, le total HT et TTC, la date limite de paiement et les pénalités de retard. Les factures doivent être conservées pendant 10 ans, en leur qualité de pièces comptables.

Facture avec cession de droits d’auteur

Pour les factures destinées au diffuseur, vous devez intégrer une « cession de droits d’auteur ». Le texte de la cession doit obligatoirement renseigner : la nature des droits cédés, le domaine d’exploitation, le périmètre géographique, la durée. Si vous décidez d’inclure le montant de la cession dans le tarif global précisez le avec une phrase du type : « rémunération forfaitaire intégrée dans le tarif ». Si vous décidez de distinguer la cession de droit du reste de la prestation, indiquez bien son tarif.

CGV, cession des droits : ces erreurs qui coûtent chers aux graphistes freelances

Outils et modèles pratiques

Vous trouverez énormément d’exemples de devis sur la toile, parfois bons, parfois moins. Plus pratique encore, téléchargez un modèle de devis personnalisable et 100 % gratuit. Des plateformes permettent d’établir rapidement vos devis, tout en vous assurant de n’oublier aucune mention obligatoire. Entre la rédaction de devis, le suivi des retours clients, la facturation et la tenue de votre comptabilité, la gestion administrative peut peser lourd sur le quotidien d’un entrepreneur. C’est pourquoi de nombreux freelances se tournent vers un logiciel de gestion qui simplifie ces démarches.

Certains indépendants choisissent aussi de recourir au portage salarial, une solution qui permet de déléguer une partie de la gestion administrative tout en conservant leur indépendance. Le portage salarial vous libère de la rédaction d’un devis et de l’étape de facturation que les freelances doivent effectuer. Besoin d’un bon logiciel qui transforme les devis en factures et qui gère également les avoirs ?

Récapitulatif des éléments à inclure dans votre devis

La mention « Devis », la date de rédaction, la date de validité, le numéro du devis.
Vos informations : nom, adresse, SIRET, code APE, TVA ou mention « TVA non applicable - article 293 B du CGI ».
Informations client : nom, adresse, SIRET/TVA si applicable.
Description détaillée et ligne par ligne des prestations, quantités, prix unitaires HT, taux de TVA.
Montants : total HT, TVA, total TTC, remises éventuelles.
Modalités de paiement, acompte recommandé (ex. 30% pour nouveau client), délai de paiement, pénalités de retard et indemnité forfaitaire de 40 €.
La cession de droits d’auteur : nature, domaine, périmètre géographique, durée (ou mention « rémunération forfaitaire intégrée dans le tarif »).
Planning des rendus et conditions générales de vente détaillées.
Signature client avec la mention manuscrite « bon pour accord ».

Exemple de numérotation et conservation

Les numéros de vos factures et devis doivent se suivre chronologiquement et de façon continue, sans interruption. Les factures doivent être conservées pendant 10 ans, elles peuvent être conservées sous format papier ou électronique.

Conseil final pratique

Un devis n’est jamais que l’application bête et méchante de votre positionnement (votre TJM) à un projet précis (un volume, une diffusion et des conditions de travail particulières). Il ne doit pas être bâclé et vous servira de document référent tout au long de votre mission. On ne commence évidemment pas un travail sans devis signé. On ne commence pas un travail sans acompte, surtout en cas de nouveau client. Ne faites pas 50 versions de votre devis à mesure que vous négociez avec votre client, vous allez vous épuiser (et lui avec).

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