Différences entre l'extrait Kbis et l'extrait RNE : Lequel choisir pour votre entreprise ?

En France, chaque entreprise est répertoriée et identifiée au sein de registres officiels. SIRENE, RNE, Kbis, RCS... ces registres et documents, au cœur de la vie des entreprises françaises, sont des outils essentiels pour garantir la transparence, la sécurité juridique et l’accès à l’information.

Dans le paysage administratif français, il n’est pas toujours simple de s’y retrouver parmi les différents documents officiels liés à l’immatriculation des entreprises. Deux extraits sont souvent mentionnés : l’extrait RNE (Registre National des Entreprises) et l’extrait D1 (issu du Répertoire des Métiers - RM). Bien qu’ils puissent sembler similaires, ils répondent à des usages et à des publics distincts. Faisons le point sur leurs principales différences pour mieux comprendre leur utilité respective.

Le répertoire SIRENE, avec son identifiant unique, permet d’identifier chaque entreprise. Le RNE, véritable guichet unique, simplifie les formalités administratives. Alors, comment distinguer un extrait RNE et un extrait D1 ?

L’immatriculation d’une entreprise et la délivrance des extraits tels que l’Extrait D1 (RM) et l’Extrait RNE sont essentiels pour prouver l’existence juridique de l’entreprise. L’Extrait D1 concerne principalement les entreprises artisanales immatriculées au répertoire des métiers (RM), tandis que l’Extrait RNE est délivré par l’INPI pour toutes les entreprises immatriculées au Registre National des Entreprises. Ces documents sont indispensables pour diverses démarches administratives, comme la signature de contrats ou l’obtention de financements, et doivent être mis à jour tous les trois mois.

Qu'est-ce que le Registre National des Entreprises (RNE) ?

Effectivement, le Registre National des Entreprises (RNE) est bien plus qu’un simple registre. Instauré par la loi PACTE de 2019 et effectif depuis le 1ᵉʳ janvier 2023, il est devenu l’unique organisme d’immatriculation des entreprises en France.

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Le registre national des entreprises concerne toutes les activités (commerciales, artisanales, agricoles ou libérales). Cependant, pour les activités commerciales, l’entreprise ou la société immatriculée est à la fois enregistrée au RNE et au RCS ou au RSAC.

Le RNE est consultable sur le site de l’INPI à titre gratuit. Il faut alors renseigner la dénomination sociale de l’entreprise recherche, ou bien son numéro SIREN. L’extrait RNE est un document public, consultable par tout le monde.

Depuis le 1er Janvier 2023, en application des articles 1 et 2 de la loi PACTE de 2019, le Guichet Unique, 100% en ligne, vient remplacer les 6 centres de Formalité des Entreprises (CFE) et un registre unique, appelé Registre National des Entreprises (RNE), voit le jour. C’est la raison pour laquelle toutes les formalités de création, modification et cessation d’activité passent désormais par le Guichet unique.

Instauré par la loi PACTE de 2019, puis créé par l’ordonnance du 15 Septembre 2021, le RNE a mis un peu de temps à s’installer. Toutefois, depuis le 1er Janvier 2023, il permet de répertorier les informations des entreprises à un seul endroit. Dans un objectif d’uniformisation et d’efficacité, le RNE a fait son entrée accompagné du Guichet unique.

Le registre national des entreprises est le seul registre qui centralise les informations de toutes les entreprises et sociétés. Ce registre centralise ainsi toutes les informations relatives aux entreprises, quelles que soient leur forme juridique et la nature des activités exercées.

Lire aussi: Comprendre Kbis et SIRET

À noter : Dans tous les cas, les entreprises sont obligatoirement enregistrées dans le registre national des entreprises. Ces informations sont transmises par l’entrepreneur qui s’occupe de la déclaration au moment de créer son entreprise sur le guichet des formalités des entreprises.

L’extrait RNE constitue la preuve de l’existence juridique d’une entreprise, à l’instar du célèbre extrait Kbis délivré aux sociétés qui exercent une activité commerciale ou de l’extrait D1 qui était délivré aux artisans.

L’extrait RNE peut être directement téléchargé sur le site DATA INPI une fois la demande d’immatriculation de l’entreprise transmise et validée. L'organisme ne délivre pas de version papier. Le numéro d'immatriculation au registre national des entreprises (RNE) est inscrit sur l’extrait RNE. Ce document officiel peut être téléchargé sur la plateforme DATA INPI.

Toute personne peut consulter les données publiques du registre national des entreprises en ligne gratuitement. Néanmoins, quelques informations restent confidentielles. À noter : Malgré tout, certaines autorités peuvent accéder à l’ensemble des informations du registre.

Qu’est-ce qu’un Extrait RNE ?

L’Extrait RNE est un justificatif d’immatriculation délivré par l’INPI dans le cadre du Registre National des Entreprises (RNE). Il certifie l’identité d’une entreprise, son statut juridique, sa dénomination sociale, ainsi que les détails de ses activités principales et son numéro SIREN.Depuis le 1er janvier 2023, toutes les entreprises créées en France, qu’elles exercent des activités commerciales, artisanales, libérales, ou agricoles, doivent s’immatriculer au Registre National des Entreprises (RNE). Cela concerne également les entreprises enregistrées au registre des actifs agricoles.

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Informations contenues dans l'extrait RNE

• Numéro SIREN et le lieu du greffe d’immatriculation
• Date d’immatriculation
• Dénomination ou raison social, le sigle et l’enseigne
• Forme juridique
• Capital social
• Adresse du siège social et des éventuels établissements secondaires
• Activités principales
• Durée de la société (date de fin d’existence de la société)
• Date de clôture de l’exercice social
• Fonction, nom, prénom, date et lieu de naissance, adresse des dirigeants, administrateurs et commissaires aux comptes
• Éventuelles mentions telles que les transferts de siège social, les redressements, etc.

Extrait Kbis : La carte d'identité des entreprises commerciales

Le Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) est un registre public qui recense toutes les personnes physiques et morales exerçant une activité commerciale en France.

L’extrait Kbis, délivré par le greffe du Tribunal de Commerce, provient du Registre du Commerce et des Sociétés (RCS). Il concerne principalement les sociétés commerciales (SARL, SAS, SA, etc.), et les GIE (Groupements d’Intérêt Économique).

Le Kbis, véritable ”carte d’identité » de l’entreprise, prouve son existence et sa conformité légale. Un extrait Kbis n’a pas de durée de validité fixe. Les documents fournis en justificatifs des demandes doivent être récents et valides.

Les informations renseignées sont quasi similaires à ce que l’on peut retrouver sur un Kbis. Toutefois, les Directions Juridiques estiment qu’il reste nécessaire de fournir un Kbis pour les entreprises inscrites au RNCS.

Pour les activités commerciales, l’entreprise ou la société immatriculée est à la fois enregistrée au RNE et au RCS ou au RSAC. Les commerçants disposent d’un numéro RCS puisque ce registre existe toujours. Actuellement, le site du ministère de l’Économie indique que vous devez mentionner sur vos factures votre numéro RCS et la ville du greffe d'immatriculation pour les commerçants.

Informations contenues dans l'extrait Kbis

• Numéro SIREN et le lieu du greffe d’immatriculation
• Date d’immatriculation
• Dénomination ou raison social, le sigle et l’enseigne
• Forme juridique
• Capital social
• Adresse du siège social et des éventuels établissements secondaires
• Activités principales
• Durée de la société (date de fin d’existence de la société)
• Date de clôture de l’exercice social
• Fonction, nom, prénom, date et lieu de naissance, adresse des dirigeants, administrateurs et commissaires aux comptes
• Éventuelles mentions telles que les transferts de siège social, les redressements, etc.

RNE remplace-t-il le Kbis ?

Non, à l'heure actuelle l'extrait RNE ne remplace pas le Kbis. Toutefois, tandis que le Kbis ne concernait que les activités commerciales, l'extrait RNE concerne toutes les activités, y compris les professions libérales qui n'étaient enregistrées dans aucun registre. Ainsi, ce document est de plus en plus demandé à la place du Kbis. De plus, nombreuses administrations se contentent désormais du SIREN.

L’attestation RNE” fait foi de l’immatriculation d’une entreprise à ce registre et sert dorénavant aussi de preuve légale de l’existence de l’entreprise. Elle contient des informations similaires à celles de l’extrait Kbis. L’attestation RNE remplace l’extrait d’immatriculation RNE et une notification du guichet unique des formalités des entreprises, qui, ensemble, faisaient foi de l’immatriculation. Cependant, son usage s’est encore peu répandu pour les sociétés commerciales (SARL, SAS, SA, etc.), qui restent attachées au Kbis.

Toutefois, les Directions Juridiques estiment qu’il reste nécessaire de fournir un Kbis pour les entreprises inscrites au RNCS. Le Kbis reste privilégié pour les sociétés commerciales, car la plupart des interlocuteurs l’exigent toujours. À noter : Les administrations demandent de moins en moins la production de l’extrait Kbis. Bon à savoirDans le cadre de la simplification des démarches prévue par la loi PACTE, le Kbis ne fait plus partie des pièces à fournir par les entreprises dans 55 démarches administratives (candidature à un marché public, demande d'ouverture d'une procédure de redressement / liquidation judiciaire, autorisation d'ouverture de commerce de détail, etc.).

Extrait D1 : Qu'est-ce que c'est ?

Quant aux entreprises du secteur des métiers et de l’artisanat, qui devaient fournir un extrait D1, elles pourront désormais fournir un extrait RNE depuis la plateforme de l’INPI. L’extrait D1 est un justificatif essentiel pour toute entreprise exerçant une activité artisanale. Il agit comme une “carte d’identité” pour votre entreprise, attestant de son existence juridique et de sa dénomination sociale. Il peut être requis pour diverses démarches telles que :

• Signature de contrats ;
• Achat de matériel ;
• Ouverture d’un compte bancaire.

Cependant, depuis le 1er janvier 2023, l’Extrait D1 a été remplacé par l’Extrait RNE, en vertu de la loi PACTE de 2019.

Extrait K-bis et D1 : définition

L’extrait D1, lui, était attribué aux micro-entreprises exerçant une activité artisanale. Il prouvait l’immatriculation au répertoire des métiers, registre aujourd’hui supprimé. Il était délivré par les Chambres de métiers et de l’artisanat (CMA). Ces documents mentionnent diverses informations : votre nom, votre Siret, votre Siren, l’adresse de votre auto-entreprise, votre code APE, etc.

Le RNE et l'auto-entrepreneur

Depuis le 1er janvier 2023, toutes les entreprises françaises, y compris les auto-entrepreneurs, doivent être immatriculées au Registre National des Entreprises (RNE), administré par l'INPI. Cette immatriculation permet d'obtenir une attestation d'inscription au RNE, attestant de l'existence légale de l'activité.

La preuve de l’existence juridique de votre auto-entreprise L’extrait d’immatriculation au Registre National des Entreprises (RNE) prouve que vous avez bien créé une micro-entreprise et que celle-ci est toujours active. Il est délivré par l’INPI, l’institut national de la propriété industrielle. Ce document peut notamment vous être demandé dans les cas suivants :

• Ouverture d’un compte bancaire professionnel
• Demande de carte de commerçant ambulant
• Location d’un logement, afin de prouver que vous avez bien une activité professionnelle
• Achat de matériel auprès d’un fournisseur, etc.

Les informations présentes sur l’extrait RNE sont-elles publiques ? Ce document est consultable en ligne sur le site de l’INPI. Toutes les informations mentionnées sont visibles par tous.

Les entreprises individuelles, y compris les micro-entrepreneurs, reçoivent quant à elles une attestation d'inscription au Registre National des Entreprises (RNE) au lieu d'un extrait Kbis.

Suite à la création de votre activité de micro-entrepreneur sur le site du guichet unique, l’INPI transmet automatiquement ces informations au RNE. L'INPI ne vous transmet pas d'extrait RNE par courrier.

La création du guichet unique et du RNE a-t-elle entraîné la disparition des CFE ? Non, les CFE existent toujours, mais ils ne sont plus vos interlocuteurs directs pour créer votre auto-entreprise. Aujourd'hui, toute demande de création, modification et cessation d'une micro-entreprise doit être transmise sur le site du Guichet Unique géré par l'INPI. C’est lui qui assure ensuite le transfert des informations aux centres de formalités des entreprises (CFE).

Voici un tableau récapitulatif des registres pour les auto-entrepreneurs :

Où obtenir un extrait RNE ?

Afin d’obtenir ce document, l’entrepreneur doit le télécharger en ligne sur la plateforme DATA INPI.

Pour obtenir un extrait au registre national des entreprises (RNE), vous devez vous rendre sur data.inpi.fr, muni de votre Siren.

L’extrait RNE peut être directement téléchargé sur le site DATA INPI une fois la demande d’immatriculation de l’entreprise transmise et validée.

Coût de l'immatriculation et des formalités

Le coût de la demande d’immatriculation au RNE est gratuit pour une entreprise individuelle. Des frais de greffe sont cependant à prévoir au moment de l’immatriculation, selon le statut juridique et l’activité de l’entreprise. En outre, certaines démarches sont également payantes, notamment le fait de modifier ou d’inscrire une mention complémentaire au RNE.

La demande d’immatriculation d’une entreprise individuelle ou d’une société reste gratuite. Toutefois, certaines formalités engendrent des coûts selon la forme juridique. En outre, il est important de noter que la modification des statuts de société est aussi payante.

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