Comment obtenir un extrait Kbis en ligne avec Docubiz

Saviez-vous qu’il était possible d’obtenir un extrait Kbis gratuit en ligne ? C’est indispensable si vous devez déposer une candidature, répondre à un appel d’offre, acheter du matériel ou encore ouvrir un compte bancaire pour votre entreprise. Vous avez besoin d’un Kbis de moins de 3 mois pour effectuer des démarches administratives en tant qu’entrepreneur ? Bonne lecture !

1. L'extrait Kbis : c'est quoi ?

Document officiel et légal attestant de l’existence juridique d’une entreprise commerciale, l’extrait Kbis justifie de son enregistrement et de son immatriculation au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS). L’extrait Kbis est utilisé comme justificatif faisant foi de l’existence légale des personnes physiques ou morales inscrites au RCS (Registre du commerce et des sociétés). Il est indispensable pour effectuer certaines démarches administratives.

Assimilé à un véritable extrait d’état civil de l’entreprise, ce document a une durée de validité de 3 mois. On y retrouve toutes les données actualisées relatives à l’entreprise, ses numéros Siret et Siren, son activité, sa domiciliation, sa raison ou dénomination sociale, sa forme juridique, les informations concernant l’identité de ses dirigeants, son mode de gestion, d’administration et de contrôle et si oui ou non elle fait l’objet d’une procédure collective.

Véritable carte d’identité juridique d'une entreprise, il est indispensable à la réalisation de nombreuses démarches administratives et opérations commerciales.

2. Extrait Kbis : pour quelles entreprises ?

L’extrait Kbis concerne les entreprises commerciales, les sociétés comme les SCI, les SARL, les SA, les EURL. L’extrait K ou L est celui qui concerne toute personne physique exerçant une activité commerciale. L’extrait K ou L, concerne donc les entrepreneurs, les artisans, les entreprises individuelles ou les micro-entreprises.

Hormis les associations, les agents commerciaux immatriculés au RSAC et les entrepreneurs immatriculés au RSEIRL, ce document officiel est obligatoire pour toutes les autres formes d’entreprise commerciales précédemment citées. Pour les établissements secondaires, il s’agit de l’extrait Lbis.

La seule exception concerne les agents commerciaux et les EIRL (Entreprises Individuelles à Responsabilité Limitée). En effet, ces derniers s’inscrivent au Registre Spécial des Agents Commerciaux (RSAC). Dans tous les autres cas, l'inscription au RCS est obligatoire y compris pour les personnes physiques (entreprise individuelle) ayant une activité commerciale.

3. Où trouver mon extrait de Kbis ?

Ce document est délivré et certifié par le greffe du Tribunal de Commerce dont dépend l’entreprise. Si vous voulez obtenir une copie actualisée, vous pouvez en faire la demande auprès du greffe sur place, par courrier ou en ligne sur le site Infogreffe.

La plateforme Infogreffe permet, entre autres, de gérer ses mandats, de saisir le Tribunal de commerce compétent, de consulter les procédures engagées ou encore d’obtenir ou télécharger votre extrait Kbis en ligne. Pour rappel, obtenir votre Kbis via Infogreffe est un service payant même en tant que chef d'entreprise.

À noter que les extraits Kbis ne sont pas des documents confidentiels. Toute personne peut demander l’extrait Kbis d’une société au Greffe du Tribunal de Commerce dont dépend l’entreprise. Toute personne a la possibilité de demander un extrait KBIS, car il s'agit d'un document public. Elle doit simplement pouvoir indiquer la raison sociale ou le numéro d'immatriculation (ex SIREN ou SIRET).

Lire aussi: Tout savoir sur l'Extrait Kbis

4. Comment avoir son extrait Kbis gratuitement ?

Depuis 2019, il est possible pour les dirigeants d’entreprise de se procurer un extrait Kbis de moins de trois mois gratuitement en ligne sur le site MonIdenum. Ce service d’identification gratuit et sécurisé vous permet de vous authentifier auprès du greffe du tribunal de commerce compétant.

En tant que dirigeant d’une entreprise ou d’une société, vous pouvez donc obtenir gratuitement et de manière illimitée votre Kbis numérique par le biais du téléservice MonIdenum. Pour l'ouverture d'un compte sur MonIdenum.fr et accéder au téléchargement gratuit de son Kbis, il suffit de se rendre sur le site. En vous enregistrant sur le site, vous pourrez obtenir une clé d’identification unique. Vous pourrez ainsi vous connecter sur le site pour profiter de tous les services du Tribunal de Commerce en ligne.

Activez votre identité numérique en transmettant une copie de votre pièce d’identité au format numérique. Une fois votre identité activée, vous pouvez vous authentifier auprès des services digitaux partenaires. Le téléservice MonIdenum opère alors un rapprochement avec le registre du commerce et des sociétés, vous permettant d’obtenir gratuitement l’extrait Kbis numérique de votre entreprise.

Une fois que vous serez connecté au portail, il suffira d’accéder à votre compte sur MonIdenum.fr et de vous rendre dans l’onglet Kbis et Performances. À partir de là, vous pourrez télécharger votre extrait Kbis en ligne en version PDF et en obtenir un nombre illimité de copies.

Comment activer son identité numérique monidenum ?

5. Comment obtenir son Kbis avec le guichet unique de formalités des entreprises géré par l'INPI ?

Depuis janvier 2023, toutes les formalités liées à votre entreprise doivent obligatoirement passer par le guichet unique de formalité des entreprises géré par l'INPI. Le guichet unique ne remplace pas les différents réseaux de CFE (centre de formalités des entreprises), il permet de simplifier toutes les démarches administratives des entreprises en centralisant toutes vos demandes sur une plateforme unique.

Mais attention, le guichet unique de formalités des entreprises ne pourra pas émettre d'extrait Kbis, celui-ci sera toujours transmis par le Greffe du tribunal de commerce.

Autres solutions et précisions utiles

L’obtention de l’extrait Kbis d’une entreprise via Infogreffe est payante. Pour une demande effectuée en ligne, le coût indicatif peut varier (exemple : 3,37 euros pour une demande effectuée en ligne). Pour éviter de payer à chaque demande, il est possible de souscrire un abonnement au site Infogreffe.

Il existe des sites tiers qui proposent des informations similaires gratuites à titre informatif : le site Pappers permet de télécharger un « Extrait Pappers » qui comprend les mêmes informations qu’un Kbis. Il n’a toutefois aucune valeur juridique, comme en témoigne la mention figurant en bas de l’avis « Ce document […] est fourni à titre informatif ».

Le registre national des entreprises (RNE), créé en 2023, s’est substitué à l’ensemble des registres existants, dont le registre du commerce et des sociétés (RCS). Le nouvel extrait RNE peut être suffisant pour de nombreuses démarches administratives et est téléchargeable gratuitement sur l'Annuaire des entreprises. Attention : l’extrait Kbis délivré par le greffe du tribunal de commerce a valeur d’acte authentique, contrairement à l’attestation RNE.

Qui peut obtenir le Kbis numérique via MonIdenum ?

Le service MonIdenum ne permet de récupérer que l’extrait Kbis de l’entreprise. Il faut nécessairement être le dirigeant de la société pour y avoir accès. Autrement dit, il est impossible de télécharger le Kbis d’une autre entreprise grâce à la plateforme du CNGTC (entreprises concurrentes par exemple).

Pour les tiers, la délivrance se fera par contre sur demande auprès du greffe ou via Infogreffe (service payant).

Que contient un extrait Kbis ?

Parmi les renseignements fournis par le Kbis, se trouvent le statut juridique de l’entreprise, l’adresse de son siège social, le nom de son dirigeant ou encore le montant de son capital social. L’ensemble des décisions du tribunal de commerce relatives à d’éventuelles procédures collectives sont également consignées dans ce document.

Pour les entreprises individuelles à visée commerciale sont également mentionnés des renseignement sur le dirigeant : son nom et prénom, sa date de naissance, sa nationalité, son adresse. Ces informations sont susceptibles d'évoluer au cours de la vie de l'entreprise commerciale. C'est pourquoi la date de validité d'un extrait KBIS est limitée à trois mois. De plus, pour être valable, le KBIS doit obligatoirement être signé par le greffier du tribunal compétent.

Cas particulier : auto-entrepreneurs et artisans

Pour les auto-entrepreneurs exerçant une activité commerciale, l'obtention de l'extrait Kbis est conditionnée par l'inscription au RCS. Pour cela, il faut s'adresser au Centre de Formalités des Entreprises géré par la CCI. Une fois votre auto-entreprise immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés, vous pouvez faire une demande d'extrait Kbis au Greffe du Tribunal de Commerce dont vous dépendez ou bien sur le portail numérique Infogreffe.

Ceux dont l'activité est artisanale devront, par contre, s'inscrire au Répertoire des Métiers du CFE de la Chambre des Métiers et de l'Artisanat. Il s'agira, ici, d'un extrait D qui est l'équivalent de l'extrait Kbis. En revanche, l'immatriculation au RM et au RCS est obligatoire pour les artisans dont les activités comportent une partie commerciale et qui souhaitent obtenir un extrait Kbis.

Commander un Kbis à jour et envoi périodique

Pour mener à bien l'ensemble de vos démarches administratives et professionnelles, il convient de demander l'envoi périodique du document officiel sur le portail internet Infogreffe.fr. Vous devrez alors cocher la case « courrier », choisir la périodicité et la durée durant laquelle vous souhaitez recevoir le document, en sachant que la durée ne peut excéder 24 mois.

Après avoir validé et payé votre commande, vous recevrez un Kbis automatiquement aux dates et à l'adresse de votre choix. Cette option vous permet de recevoir régulièrement un extrait Kbis à jour sans avoir à effectuer de démarches supplémentaires.

Mode	Coût	Accès
Greffe (sur place)	Exemple : 2,69 € retrait sur place	Accessible à tous
Infogreffe (en ligne)	Exemple : 3,37 € demande en ligne	Payant, accessible à tous
MonIdenum (Kbis numérique)	Gratuit pour le dirigeant	Réservé au dirigeant de l'entreprise

Document essentiel à de nombreuses démarches administratives et opérations commerciales, l’extrait Kbis est indispensable au bon fonctionnement des entreprises. Il peut être délivré à toute personne intéressée, qu’elle dispose ou non d’un lien avec la société. Quelles sont les démarches pour commander et obtenir le Kbis d’une entreprise ? Est-il possible de recevoir ce document gratuitement ? Découvrez toutes les options qui s’offrent à vous pour effectuer une demande de Kbis en ligne.

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