Qu'est-ce qu'un Extrait Kbis ? Définition et Utilité

L'extrait Kbis est un document officiel délivré par le greffe du tribunal de commerce, une fois votre entreprise déclarée au Registre National des Entreprises (RNE). En France, l’extrait Kbis constitue la pièce d’identité d’une entreprise. Il est obligatoire pour exercer son activité commerciale, peu importe votre secteur professionnel. Mais à quoi ça sert exactement ? Comment se le procurer et quelles sont les informations mentionnées ?

L’extrait KBIS - ou plus simplement KBIS - est un document officiel prouvant qu’une entreprise commerciale est bien inscrite au Registre du commerce et des sociétés (RCS). Véritable carte d’identité de votre entreprise, le kbis permet à toutes personnes, mais également à vous même de connaître la situation administrative de votre entreprise.

En effet, ce dernier document contient l’ensemble des informations permettant à un entrepreneur d’attester de son activité. Publiques, ces informations peuvent également être consultées par un individu tiers, extérieur à l’entreprise.

L'inscription au RNE est obligatoire pour pouvoir exercer une activité commerciale. Le Kbis ne concerne que les sociétés qui exercent une activité commerciale. Un extrait KBIS est automatiquement créé par le greffe lors de l’immatriculation au RCS de l’entreprise commerciale.

Ainsi, tout le monde peut demander l’extrait Kbis d’une entreprise en s’adressant au greffe du Tribunal de commerce concerné. L’objectif du Registre du Commerce et des Sociétés avec le Kbis, c’est que chacun puisse prendre connaissance des informations qui y figurent.

Où demander un extrait Kbis ? (définition, aide, lexique, tuto, explication)

Importance et Utilité du Kbis

Le Kbis représente la carte d’identité de votre entreprise. C’est la carte de la structure, elle représente l'état civil à jour de l'activité. L’extrait Kbis d’une entreprise peut être assimilé à sa carte d’identité : c’est un document officiel qui prouve la création d’une société en bonne et due forme.

Au quotidien, le KBIS permet à l’entreprise de réaliser un certain nombre de démarches administratives et commerciales. Chaque société commerciale doit fournir un extrait de K ou Kbis pour toute démarche administrative. Ce document vous permet de prouver que votre inscription au registre du commerce (RCS) est valable et de certifier votre identité légale.

Le Kbis joue un rôle majeur dans la vie de votre entreprise : il ne sert pas qu’à prouver votre existence légale. Pour commencer, vous en avez besoin pour réaliser des transactions avec vos partenaires commerciaux, notamment pour émettre des factures juridiquement valables.

Ce document est aussi demandé pour de nombreuses formalités administratives, comme obtenir une subvention ou encore participer à un appel d’offres public. Vous en aurez aussi besoin pour l’ouverture d’un compte bancaire au nom et pour le bénéfice de votre entreprise. Pour ouvrir un compte bancaire professionnel, activer votre compte et récupérer les fonds, ce document devra aussi être présenté. Le Kbis est également nécessaire pour débloquer le capital social déposé pendant la phase de création d’entreprise.

Il existe aussi d'autres situations où l’acte authentique est demandé. Participation à des événements professionnels : pour participer à des salons, des foires, des concours ou d'autres action de communication afin de promouvoir la société, ses valeurs et son image.

Lorsque vous ouvrez un compte bancaire professionnel, votre Kbis est l'un des justificatifs importants que vous devez emporter avec vous. Il atteste que votre entreprise a été créée correctement. Les banques doivent se conformer à des règles et règlements stricts. Celles-ci portent notamment sur le blanchiment d'argent. Cela signifie qu'elles doivent effectuer un certain nombre de contrôles avant de pouvoir ouvrir un nouveau compte bancaire de société. C'est pourquoi vous devrez vous munir d'une pièce d'identité. Vous aurez également besoin des éléments relatifs à la création de votre entreprise.

Le Kbis fait état de toutes les modifications qui interviennent en cours de vie sociale. Le Kbis d’une société regroupe tout ce que vous devez savoir sur l’identité et la création de l’entreprise. Ce document recense tous les actes qui sont intervenus en cours de vie sociale, mais aussi de nombreuses informations susceptibles d’intéresser les tiers (clients comme partenaires).

En cas de modification d’une information figurant sur son extrait KBIS, l’entreprise a l’obligation de mettre sa situation à jour auprès du RCS. Une fois la demande validée, le greffe du Tribunal de commerce se charge de mettre à jour la situation de l’entreprise.

L’absence de Kbis pour les entreprises qui y sont soumises signifie que vous n’avez pas réalisé (ou finalisé) votre immatriculation auprès du RCS. Aux yeux de la loi, vous n’avez alors pas le droit d’exercer votre activité commerciale : ce serait du travail dissimulé. Sans lui, impossible d’émettre des factures valables ou de répondre à des appels d’offres.

Différence entre Extrait K et Extrait Kbis

L’extrait K et l’extrait KBIS attestent, tous deux, de l’immatriculation d’une entreprise commerciale au RCS. Toutefois, ces deux documents se distinguent sur un point : ils ne concernent pas les mêmes personnalités juridiques.

Lire aussi: Obtenir un Extrait Kbis à Nice

L’extrait KBIS: il n’est délivré qu’aux personnes morales, à savoir les sociétés commerciales.
Un auto-entrepreneur n’obtient pas de Kbis mais un extrait K: ce document est seulement dédié aux entrepreneurs qui gèrent leur entreprise en nom propre (en micro-entreprise ou en entreprise individuelle).
Quant aux artisans qui n’exercent pas d’activité commerciale, ils ne sont pas non plus concernés par ce document.

Attention cependant : les micro-entreprises et les artisans ne sont pas concernés par l’extrait Kbis.

Comment Obtenir un Extrait Kbis ?

Il est simple et rapide d’obtenir votre kbis, mais également le kbis de n’importe quelle société à partir du moment où celle-ci a obligation d’être enregistrée auprès d’un greffe du tribunal de commerce. Les démarches d’obtention d’un extrait Kbis se font en ligne ou directement auprès du greffe du Tribunal de commerce.

Comme nous l’avons déjà évoqué, une entreprise ne peut avoir un KBIS que si elle est immatriculée au Registre du commerce et des sociétés. Pour obtenir un extrait Kbis, il est nécessaire d'immatriculer sa société auprès du greffe du tribunal de commerce correspondant à sa domiciliation.

Vous pouvez aussi déposer une demande de Kbis auprès du tribunal (en physique ou par courrier) ou bien sur le site Infogreffe. Cette méthode vous permet de l’obtenir immédiatement, sans délai de réponse, mais elle est payante. La demande d'un extrait Kbis peut être faite en ligne via le site Infogreffe ou directement auprès du greffe du tribunal de commerce compétent. Leur site est disponible en ligne sur www.infogreffe.fr. Vous devez renseigner la dénomination ou le Siren/Siret pour sélectionner l’entreprise recherchée.

Vous avez la possibilité de leur envoyer une demande par courrier, accompagnée du chèque représentant les frais de délivrance. Vous pouvez également le commander directement et sans délai sur internet, sur le site www.infogreffe.fr ou sur place, sur demande. Vous pouvez recevoir le document par voie électronique ou par courrier.

Les entrepreneurs désireux de procéder à l’obtention de l’extrait Kbis de leur entreprise peuvent passer par les services de la plateforme monidenum.fr. En revanche, un particulier ou un entrepreneur qui souhaite lire le Kbis d’une autre entreprise peut passer par différents canaux.

Depuis 2019, les greffiers des tribunaux de commerce ont introduit un portail sécurisé 100% en ligne appelé MonIdenum pour faciliter les démarches des entrepreneurs auprès du tribunal de commerce et soutenir leur activité économique.

MonIdenum: à condition d’avoir activé son identité numérique officielle sur cette plateforme, le représentant légal de l’entreprise - dont le nom figure au RCS - peut obtenir gratuitement le KBIS de sa propre société au format numérique sur MonIdenum. Les dirigeants d’entreprise peuvent toutefois obtenir un extrait Kbis gratuit de leur entreprise sur le site Monidenum, un service proposé par le Conseil National des Greffiers et Infogreffe.
Le greffe: il est également possible de demander l’extrait KBIS d’une entreprise au greffe du Tribunal de commerce dont celle-ci dépend.
Infogreffe: l'extrait K ou Kbis d'une entreprise enregistrée dans le RCS peut également être commandé via le site Infogreffe. Il suffit de remplir le Siren ou le nom de l'entreprise que vous recherchez. Le Kbis peut alors être obtenu en format papier ou électronique. Obtaining the Kbis is paying.

Online service monidenum.frThe head of a commercial company may obtain for free an extract K or Kbis of its company thanks to the online service monidenum.fr.This authentication service is managed by commercial court registries. You must first create a personal account and then log in using an ID. After entering the name of the manager, the company name or the Siren number of the company, a Kbis extract of the company concerned can be downloaded.

À noter : sur Infogreffe.fr, vous pouvez également vous abonner à un service d’envoi périodique de l’extrait KBIS par courrier.

Délai d'obtention

Votre extrait Kbis d’entreprise vous sera généralement envoyé dans un délai de 3 à 7 jours ouvrés après la date de dépôt de votre dossier au greffe. Pour une immatriculation, comptez une dizaine de jours ouvrés à compter de la date de dépôt de votre dossier au greffe pour l’avoir en votre possession. Par la suite, le délai de réception du KBIS va principalement dépendre du mode de transmission.

Vous êtes pressé ? Il est possible de demander un Kbis provisoire au greffe. Ce document peut être obtenu dans les 48 heures qui suivent le dépôt de votre dossier de création. Si vous êtes pressé, vous pouvez également demander un Kbis provisoire au greffe.

Informations Contenues dans un Extrait Kbis

Complet, l’extrait Kbis comporte plusieurs sections à lire attentivement. Le Kbis d’une société regroupe tout ce que vous devez savoir sur l’identité et la création de l’entreprise. Ce document recense tous les actes qui sont intervenus en cours de vie sociale, mais aussi de nombreuses informations susceptibles d’intéresser les tiers (clients comme partenaires).

Les informations présentes sur l’extrait Kbis relèvent du domaine public et peuvent, en conséquence, être librement consultées. Les informations présentes sur le Kbis vont au-delà d’une simple liste de données. En effet, selon la situation et le parcours de l’entreprise, l’extrait Kbis peut comporter une section « Observations et renseignements complémentaires ».

Les informations contenues sur le document sont :

Nom du greffe du tribunal de commerce et ses coordonnées
Date d’émission du kbis
Date d’immatriculation de la société
Dénomination sociale de la société
Forme juridique
Numéro d’immatriculation au RCS
Montant du capital social
Adresse du siège social
Activités principales exercées (objet social)
Durée de la personne morale (généralement, 99 ans)
Nom et coordonnées du représentant légal
Adresse de l’établissement principal
Date de commencement de l’activité
Date de clôture de l’exercice social
Date de clôture du premier exercice social
Origine du fonds de commerce (création, rachat, location-gérance…)
Nom de domaine (le cas échéant)

Dans les cas où votre entreprise est soumise au contrôle d’un « CAC » (commissaire aux comptes), les coordonnées de ce dernier sont renseignées sur l’extrait kbis. Il en va de même pour les entreprises ayant des administrateurs.

La plupart du temps, les greffiers vous font parvenir les kbis sur du papier non-photocopiable.

Structure d'un extrait KBIS

La structure d'un extrait KBIS est composée de 5 parties regroupées par groupe d'information. Il renseigne toutes les mentions enregistrées au RNE sauf certaines comme le numéro de TVA ou le numéro de SIRET.

Informations administratives: On va retrouver essentiellement des informations sur l'administration qui a délivré le document ainsi que la date de délivrance du document. Attention, car c'est à partir de cette date que le document est valide pour 3 mois uniquement. Et pas un jour de plus !
Identification de l'entreprise: La première section du Kbis est justement dédiée à cette identification. Elle regroupe plusieurs informations obligatoires, présentes sur chaque Kbis, peu importe l’émetteur. C’est ici que vous trouverez des éléments essentiels sur l’entreprise, comme son numéro SIREN, sa dénomination sociale, ou encore l’adresse de son siège.
- Numéro d’immatriculation au RCS et date d’immatriculation: L’extrait Kbis atteste de l'immatriculation au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS), indispensable pour toute entreprise. Le numéro d'immatriculation est basé sur le numéro SIREN (à ne pas confondre avec le SIRET attention), complété par la mention RCS, la ville d’immatriculation, et une lettre A ou B (selon l’activité).
- Dénomination sociale: C'est le nom formel de l'entreprise, défini lors de la création et inscrit dans ses statuts. Ni plus, ni moins. Dans certains cas, il peut différer du nom commercial utilisé au quotidien.
- Structure juridique: La structure juridique de l’entreprise détermine son fonctionnement, le nombre d’associés, le capital social, et le régime d'imposition. On trouve 9 statuts juridiques différents avec EI (Entreprise individuelle), EURL, SARL, SASU, SAS, SA, SNC, SCS, SCA.
- Capital social: Il représente les apports des actionnaires et associés, en numéraire, en nature (biens), ou en industrie (savoir-faire). En clair, une garantie pour les créanciers.
- Adresse du siège social: L’adresse officielle et administrative de l’entreprise, mentionnée dans ses statuts. En quelque sorte, son domicile fixe !
Identification des personnes clés: Cette section de l’extrait Kbis est justement là pour vous éclairer. Elle permet d’identifier clairement les différentes parties prenantes de la société, y compris les chefs d'entreprise. Cette partie se décline ensuite en sous-catégories spécifiques pour chaque personne occupant un rôle important, comme le président, le chef d'entreprise ou les administrateurs. Et pour chacun d'entre eux, non seulement leurs informations personnelles sont mentionnées, mais aussi leurs fonctions précises au sein de l’entreprise.
Informations sur l'activité et l'établissement: La troisième section de l'extrait Kbis est comme une boussole : elle vous aide à situer exactement où et comment une entreprise fonctionne. L’activité exercée : c’est un peu comme une légende sur cette carte, une description concise qui vous dit précisément ce que l’entreprise fait.
Sceau du greffe: Vous trouverez toujours à cet endroit le sceau du Tribunal de commerce vous ayant délivré l'extrait KBIS pour confirmer la conformité et la validité de votre acte.

Analyse Détaillée des Sections du Kbis

La première partie de l’extrait Kbis est celle qui permet d’identifier l’entreprise en tant que telle. Il s’agit de l’information phare de l’extrait Kbis. En effet, ce document est remis sous condition d’immatriculation au Registre du commerce et des sociétés (RCS) et a pour objectif principal d’attester de ladite immatriculation. Cette dernière fait partie des formalités obligatoires pour les entreprises.

Il s’agit ici du nom formel de l’entreprise. Ce dernier doit être défini au moment de la création et précisé dans les statuts de cette dernière. La dénomination sociale de l’entreprise n’est pas forcément le nom tel qu’il apparaît aux yeux des clients ou dans les supports de communication (nom commercial). Dans le cas d’une micro-entreprise ou d’une entreprise individuelle, cette raison sociale correspond aux nom et prénom de l’entrepreneur.

En règle générale, il est possible, sur un extrait Kbis, de préciser le nom commercial de l’entreprise ou de la société. Le statut juridique détermine les règles de fonctionnement de l’entreprise. Ainsi, en fonction de la forme juridique choisie, l’entreprise pourra définir un certain nombre d’associés, un capital social de départ, le statut de son dirigeant. De même, les règles relatives à l’affiliation de l’entreprise à un régime d’imposition découleront de cette forme juridique. Il existe différentes formes juridiques possibles pour une entreprise.

Le capital social de la société correspond à l’ensemble des apports effectués par ses actionnaires et ses associés. Le capital social constitue une première source de financement pour la société. De même, il fait office de garantie aux yeux des éventuels créanciers. Ce capital peut changer au cours de l’existence de la société.

Il s’agit de l’adresse du siège social de la société. Une société ne peut avoir qu’un seul siège social, même si elle dispose de plusieurs établissements. L’adresse du siège social va permettre de définir le rattachement de l’entité à un certain nombre d’administrations et de services publics. Elle détermine notamment la domiciliation fiscale de l’entreprise.

Cette information correspond à la durée d’existence de la société. En effet, la personne morale a une durée d’existence limitée. Cette durée doit être précisée dans les statuts de la société. La limite de durée est fixée à 99 ans, avec possibilité de prolongation, aussi nommée prorogation.

L’extrait Kbis précise également la date à laquelle se termine l’exercice comptable de l’entreprise. Cette date est importante pour l’entreprise ou la société. Cette partie permet d’identifier les différentes parties prenantes de la société ou de l’entreprise. Les informations de cette catégorie sont celles permettant d’identifier les personnes.

Cette partie de l’extrait Kbis se divise ensuite en diverses sous-parties dédiées au Président, ainsi qu’aux divers administrateurs. Chacun d’entre eux fait en effet l’objet d’une identification. Cette section a pour but d’aider à identifier clairement l’activité de l’entreprise ou de la société.

L’établissement principal est celui où s’exerce l’activité principale de la société. Cette adresse peut correspondre à l’adresse du siège social, mais il ne s’agit en rien d’une obligation. La partie portante sur l’activité permet, comme son nom l’indique, de préciser l’activité de la société.

Cette partie peut être rédigée brièvement. Ensuite, vient la date de commencement de l’activité. L’origine du fonds correspond à la situation de la société au moment de son immatriculation par l’entrepreneur (création de l’activité, rachat de la société…). Enfin, le mode d’exploitation se réfère à la façon dont l’entreprise ou la société est gérée.

Lorsque celle-ci est présente, elle reprend l’ensemble des changements et modifications subis par l’entreprise. Enfin, l’extrait Kbis porte toujours les coordonnées du greffe du Tribunal de commerce qui en est à l’origine, ainsi que son sceau en bas de page.

À noter : les informations qu’il est possible de lire sur l’extrait Kbis sont publiques et peuvent être consultées par chacun. De même, elles reposent sur les déclarations des entrepreneurs auprès de l’administration.

Pour finir, l’extrait Kbis précise la date à laquelle les informations ont été mises à jour. En effet, les modifications opérées par l’entreprise ou la société entraînent celle des informations présentes sur le Kbis.

L’extrait Kbis peut inclure une section intitulée « Observations et renseignements complémentaires ». Cette partie est particulièrement utile, car elle répertorie tous les changements et modifications que l'entreprise a pu subir au fil du temps. Grosso modo, son historique ou encore son carnet de route. Cela peut concerner des apports financiers, un changement de dénomination sociale, un déménagement de siège social, voire une fusion ou absorption avec une autre entreprise.

Durée de Validité et Mise à Jour du Kbis

En théorie, un extrait KBIS n’a pas de durée de validité. Il n’y a pas de durée de validité pour un Kbis. Cependant, dans la majorité des cas, il est exigé de fournir un exemplaire de moins de 3 mois. Le Kbis possède une durée de validité relativement courte (3 mois) puisque de nombreux évènements peuvent impacter la vie de l’entreprise.

En pratique, il est toutefois nécessaire que le KBIS date de moins de 3 mois. Lorsque l’entreprise en a besoin - pour candidater à un appel d’offres ou réaliser une commande par exemple - elle doit pouvoir prouver de sa situation actuelle. Une augmentation de capital social ou un changement de dirigeant suffisent à le rendre caduc !

Changement de logo ou de dénomination sociale, modification de forme juridique, augmentation de capital, transfert de siège social, nouveau dirigeant, modification de date de clôture de l’exercice annuel, changement de l’objet social : de nombreux changements vous obligent à modifier votre Kbis.

Exemple d'Extrait Kbis et son Utilité

Si vous avez besoin d'un exemple d'un extrait KBIS, vous êtes au bon endroit ! Un modèle d'extrait Kbis vous permet de vous familiariser avec ce document incontournable pour prouver l’existence légale d’une entreprise.

Pourquoi est-ce nécessaire d'avoir un modèle d'extrait KBIS en votre possession ? Premièrement, si vous venez de créer votre entreprise ou en tant qu'auto entrepreneur, il est possible que vous n'en ayez jamais vu auparavant. Donc il est utile de télécharger un modèle pour savoir à quoi il ressemble. Deuxièmement, il vous permettra de vérifier la conformité et la validité d'un extrait KBIS fournit par un prestataire ou un fournisseur afin de prouver l'existence de leur société. Cela permet d'éviter toute confusion et malentendu.

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