L'extrait Kbis : Définition, Utilité et Obtention

L’extrait Kbis d’une entreprise peut être assimilé à sa carte d’identité : c’est un document officiel qui prouve la création d’une société en bonne et due forme. Il est obligatoire pour exercer son activité commerciale, peu importe votre secteur professionnel. Mais à quoi ça sert exactement ? Comment se le procurer et quelles sont les informations mentionnées ?

Qu'est-ce que le Kbis ?

Ce document juridique atteste de l’existence d’une entreprise française. Il est obligatoirement produit pour toute personne physique ou morale exerçant une activité commerciale dans l’hexagone. L’extrait de Kbis est délivré par le Registre du commerce et des sociétés (RCS) dès que vous enregistrez votre activité. Et comme votre carte d’identité, il contient toutes les informations importantes sur votre entreprise : nom, capital social, adresse, date de création, etc.

L’extrait Kbis d’une société est un acte authentique signé par le greffier du tribunal de commerce. Il concerne donc toutes les personnes morales (EURL/SARL, SASU/SAS ou SA) exerçant une activité commerciale à une date mentionnée. Un auto-entrepreneur n’obtient pas de Kbis mais un extrait K : ce document est seulement dédié aux entrepreneurs qui gèrent leur entreprise en nom propre (en micro-entreprise ou en entreprise individuelle). Quant aux artisans qui n’exercent pas d’activité commerciale, ils ne sont pas non plus concernés par ce document.

L'Utilité du Kbis pour les Entreprises

Dans sa définition, l'extrait Kbis est le gage de l'existence de l'identité juridique d'une entreprise. C'est ce document qui lui permet d'engager sa signature dans divers contrats. C'est d'ailleurs pour cette raison que les partenaires commerciaux et les administrations publiques réclament le Kbis avant de s'engager auprès d'une entreprise. Il est également demandé à l'occasion des candidatures pour appels d'offres publics, pour l'ouverture des comptes professionnels, ou encore pour l'achat de matériel professionnel.

Le Kbis joue un rôle majeur dans la vie de votre entreprise : il ne sert pas qu’à prouver votre existence légale. Pour commencer, vous en avez besoin pour réaliser des transactions avec vos partenaires commerciaux, notamment pour émettre des factures juridiquement valables. Ce document est aussi demandé pour de nombreuses formalités administratives, comme obtenir une subvention ou encore participer à un appel d’offres public. Vous en aurez aussi besoin pour l’ouverture d’un compte bancaire au nom et pour le bénéfice de votre entreprise. Le Kbis est également nécessaire pour débloquer le capital social déposé pendant la phase de création d’entreprise.

Lire aussi: Tout savoir sur l'extrait K-Bis pour les sociétés étrangères

Un autre rôle de ce document est qu'il sert de recueil d'informations sur la société et ses dirigeants. Il contient notamment la forme juridique de l'entreprise, son numéro d'immatriculation, une mention qui atteste de l'engagement ou non de l'entreprise dans une procédure collective, et l'indication du Greffe du tribunal auquel elle est rattachée. Il est aussi possible d'y trouver le montant du capital social, l'adresse du siège, la date de création, la durée de vie ou encore l'activité commerciale pratiquée. À tous ces éléments, s'ajoutent les informations sur le dirigeant principal, les administrateurs et les commissaires aux comptes, à savoir : leur nom, leur date et commune de naissance, leur adresse et leur nationalité.

Toutes ces informations permettent de se renseigner sur la régularité, la visibilité et la légalité de l'entreprise, mais aussi sur sa santé financière et donc sa solvabilité. Ces divers paramètres sont très importants pour les partenaires qui aimeraient traiter avec l'entreprise ou étudier la concurrence.

Par conséquent, une entreprise qui ne possède pas d'extrait Kbis prend le risque de réduire ses chances d'obtenir le soutien de nouveaux fournisseurs, assureurs, organismes financiers, investisseurs, mais également la possibilité de candidater à des marchés publics par exemple. Or, selon sa situation, il peut lui être fatal de perdre de telles chances.

Le Kbis d’une société regroupe tout ce que vous devez savoir sur l’identité et la création de l’entreprise. Ce document recense tous les actes qui sont intervenus en cours de vie sociale, mais aussi de nombreuses informations susceptibles d’intéresser les tiers (clients comme partenaires).

L’extrait Kbis constitue la carte d’identité officielle et à jour d’une entreprise. Dans le cadre de certaines démarches, il peut être demander à un entrepreneur de fournir un exemplaire de son extrait Kbis. Pour l’entrepreneur souhaitant bénéficier des aides financières pôle emploi pour soutenir la création ou la reprise d’entreprise.

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Enfin, second point très important : l’extrait Kbis est un document d’une grande utilité pour vérifier des informations sur une entreprise (un prospect par exemple), et notamment si elle ne fait pas l’objet d’une procédure collective.

L’objectif du Registre du Commerce et des Sociétés avec le Kbis, c’est que chacun puisse prendre connaissance des informations qui y figurent. Ainsi, tout le monde peut demander l’extrait Kbis d’une entreprise en s’adressant au greffe du Tribunal de commerce concerné.

Dans les relations commerciales, l’extrait Kbis est un document très utilisé. Il doit cela à la fiabilité des données qu’il donne sur une entreprise. En effet, il est émis par les greffes qui en certifient l’exactitude. Que contient un extrait Kbis, qui peut l’obtenir et comment peut-on l’obtenir ?

L’extrait Kbis est un document officiel délivré par les greffes des tribunaux de commerce. Les informations qu’il contient proviennent de la déclaration d’immatriculation réalisée sur le guichet unique. Chaque entreprise a pour obligation de s’immatriculer sur le guichet unique des entreprises. La plateforme administrée par l’INPI est la plateforme centrale qui enregistre la création de toutes les entreprises.

Si l’emploi de l’expression Kbis peut être utilisée pour toute les entreprises exploitées dans le cadre d’une personne morale, il faut savoir que le terme approprié pour une entreprise individuelle est extrait K. L’objet de l’extrait Kbis est de donner des informations fiables sur une entreprise. Issues du registre du commerce et des sociétés (RCS), le Kbis reprend les informations contenues dans les statuts juridiques de la société. Le document est composé de plusieurs parties.

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Cette partie du Kbis donne un premier niveau d’information sur chaque entreprise. Par exemple, le montant du capital social montre la solidité de l’entreprise. C’est dans cette partie que vous pouvez identifier l’identité du représentant légal de la société : le président d’une SAS, SASU, SA, SELAS… ou le gérant d’une SARL, EURL, SCI, SELARL...

Un extrait Kbis n’est pas une donnée accessible librement. Pour être certain d’avoir un document valable juridiquement, il est préférable de consulter un site officiel comme celui du GIE Infogreffe. Si vous prévoyez de travailler avec une entreprise, en tant que fournisseur ou en tant que client, vous pouvez aussi lui demander directement son extrait Kbis. En effet, la demande de son propre extrait Kbis est gratuite. Il suffit de se connecter sur le site Monidenum.

Le Kbis est un document public. Ainsi, tout un chacun peut en demander un exemplaire.

L’extrait Kbis contient plusieurs informations essentielles au sujet d’une entreprise. Le numéro SIREN (numéro à 9 chiffres permettant d’identifier l’entreprise. La date d’immatriculation de l’entreprise au greffe indiqué sur l’extrait Kbis. La forme juridique de l’entreprise (pour les personnes morales).

Informations Clés Contenues dans l'Extrait Kbis

• Le numéro SIREN (numéro à 9 chiffres permettant d’identifier l’entreprise).
• La date d’immatriculation de l’entreprise au greffe indiqué sur l’extrait Kbis.
• La forme juridique de l’entreprise (pour les personnes morales).

Entreprises Concernées par le Kbis

Toute entreprise immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) doit posséder un extrait Kbis. Ce dernier est un document officiel qui atteste de l'existence juridique d'une personne morale. Cependant, toutes les entreprises ne sont pas enregistrées au RCS et ne sont donc pas considérées comme des personnes morales. Alors, lesquelles sont concernées par ce document ?

Au vu de son utilité et des informations qu'il véhicule, il est logique que l'extrait Kbis soit requis uniquement pour les sociétés commerciales, c'est-à-dire les personnes morales inscrites au RCS. Il s'agit des entreprises de type SARL, SA, EURL, SASU, etc. Les micro-entreprises, les artisans et les professions libérales en sont d'office exclus, mais ces derniers possèdent plutôt des équivalents qu'ils peuvent obtenir via des démarches indépendantes de celles de l'obtention de l'extrait Kbis.

Alternatives au Kbis pour les Micro-entreprises et les Artisans

Chez les artisans, l'équivalent du Kbis est l'extrait D1 (Déclaration d'activité d'un artisan) obtenu après immatriculation au répertoire des métiers (RM). Pour les professions libérales, le numéro SIREN suffit pour attester de l'immatriculation de l'activité. Ce dernier s'obtient auprès de l'Union de Recouvrement pour la Sécurité Sociale et les Allocations Familiales (Urssaf).

En ce qui concerne les micro-entreprises, il est important de faire certaines précisions : les micro-entreprises ont également l'obligation de s'inscrire au RCS. Cependant, n'étant pas des personnes morales, mais plutôt physiques, elles reçoivent à la place du Kbis un extrait K, qui possède à peu près les mêmes attributs que l'extrait Kbis.

L'Extrait K pour Entreprise Individuelle

Comme expliqué ci-dessus, le Kbis des entreprises individuelles est l'extrait K. Il prouve lui aussi l'existence juridique de la micro-entreprise et présente ses caractéristiques. Cependant, le contenu diffère légèrement de celui du Kbis. L'extrait K contient les informations sur l'entrepreneur (nom et prénom, nationalité, date de naissance, adresse), la date et le numéro d'identification de la micro-entreprise, une description de l'activité, la date de démarrage de l'activité, le nom de domaine du site web, etc.

Ainsi, n'ayant pas de siège, de statut, d'associés ou autres administrateurs, la micro-entreprise possède un extrait K avec moins d'informations, mais tout aussi important que l'extrait Kbis. L'importance de l'extrait K se révèle au moment d'ouvrir des comptes professionnels, de louer un bien, de traiter avec des fournisseurs, de postuler pour un marché public, etc. D'ailleurs, pour l'obtenir, l'entrepreneur doit suivre les mêmes démarches qu'un dirigeant d'entreprise.

Le Kbis pour les Associations

Bien qu'elles ne soient pas des entreprises, certaines associations sont concernées par l'extrait Kbis. Normalement, les associations ne relèvent pas du RCS, pour la simple raison qu'elles ne sont pas censées exercer une activité lucrative, encore moins une qui soit commerciale. Cependant, la loi peut autoriser une association à pratiquer une activité lucrative si elle est prête à partager les bénéfices. Ainsi, il en existe qui se voient délivrer le Kbis après s'être inscrites au RCS, iIl s'agit de celles qui exercent des activités monétaires et financières. C'est le cas par exemple des associations qui ont la possibilité d'émettre des obligations ou titres de créance négociables. A celles-là, on peut ajouter les associations qui effectuent habituellement des opérations de change manuel. Ces organismes faisant face à des enjeux considérables, il est normal d'exiger de leur part un certain formalisme qui n'est pas habituellement demandé aux associations classiques.

Comment Obtenir un Extrait K ou Kbis ?

L'extrait K ou le Kbis est délivré à l'entreprise au moment de l'immatriculation au RCS. Mais puisqu'il est régulièrement actualisé, une version actualisée peut être obtenue à tout moment ; il suffit de se rendre sur le site monidenum afin d'en faire la demande. Pour ce faire, il faudra télécharger une pièce d'identité et attendre que le site vérifie l'enregistrement de l'entreprise au RCS. Une fois la demande validée, l'extrait K est disponible pour l'auto-entrepreneur. Dans le cas d'une entreprise morale, la démarche est la même, sauf que dans ce cas, elle doit être introduite par le représentant légal de l'entreprise.

Les dirigeants d’entreprise peuvent toutefois obtenir un extrait Kbis gratuit de leur entreprise sur le site Monidenum, un service proposé par le Conseil National des Greffiers et Infogreffe.

Service en ligne monidenum.frLe dirigeant d'une entreprise commerciale peut obtenir gratuitement un extrait K ou Kbis de son entreprise grâce au service en ligne monidenum.fr. Ce service d'authentification est géré par les greffes des tribunaux de commerce. Il faut d'abord créer un compte personnel puis se connecter grâce à un identifiant. Après avoir renseigné le nom du dirigeant, la raison sociale ou le numéro Siren de l'entreprise, un extrait Kbis de l'entreprise concernée peut être téléchargé.

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L'extrait K ou Kbis d'une entreprise inscrite au RCS peut également être commandé via le site Infogreffe. Il suffit de renseigner le Siren ou la dénomination de l'entreprise recherchée. Le Kbis peut alors être obtenu en format papier ou sous format électronique. L'obtention du Kbis est payante.

Obtenir son Extrait K auprès du Greffe du Tribunal

Il est aussi possible d'obtenir les extrait K et Kbis directement auprès du Greffe du tribunal du commerce auquel l'entreprise est rattachée. Cette démarche est payante, peu importe qu'il s'agisse du représentant légal de la société, de l'auto-entrepreneur lui-même ou d'un tiers. La demande peut se faire en ligne sur le site du Greffe du tribunal du commerce ou sur le site Infogreffe qui rassemble les ressources de tous les tribunaux de commerce en un seul endroit.

Une demande d’extrait Kbis n’est pas réservée uniquement au dirigeant de ladite société. En effet, l’extrait Kbis n’est pas confidentiel et toute personne peut demander et obtenir l’extrait Kbis d’une entreprise. La démarche de demande d’extrait Kbis est facilitée.

Si vous demandez à une entreprise de vous fournir un extrait Kbis, il doit avoir été émis dans les 3 derniers mois.

Pour être certain d’avoir un document valable juridiquement, il est préférable de consulter un site officiel comme celui du GIE Infogreffe.

Comme l’extrait Kbis, l’attestation RNE peut être téléchargée en ligne. A la différence de l’extrait Kbis, son obtention est gratuite. Il permet donc d’avoir une série d’informations semblable à celle de l’extrait Kbis.

Validité et Mise à Jour du Kbis

Le Kbis possède une durée de validité relativement courte (3 mois) puisque de nombreux évènements peuvent impacter la vie de l’entreprise. Une augmentation de capital social ou un changement de dirigeant suffisent à le rendre caduc !

Il n’existe théoriquement pas de durée de validité d’un extrait kbis. Toutefois, il est habituel qu’un extrait kbis datant de moins de 3 mois soit exigé afin de s’assurer que les informations qu’il contient soient à jour.

L’extrait kbis regroupe les informations liées à l’identité de l’entreprise et reprend ainsi les inscriptions faites par l’entreprise au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS). Ce document est mis à jour en fonction des événements qui ponctuent la vie de l’entreprise.

Changement de logo ou de dénomination sociale, modification de forme juridique, augmentation de capital, transfert de siège social, nouveau dirigeant, modification de date de clôture de l’exercice annuel, changement de l’objet social : de nombreux changements vous obligent à modifier votre Kbis.

Théoriquement, toute modification d’une entreprise doit être enregistrée par le greffe et le RCS dans les 30 jours suivants la date de la décision.

Bon à savoir : depuis le 23 novembre 2021, l’extrait Kbis n’est plus demandé aux entreprises pour de nombreuses démarches (55 procédures administratives), seul le numéro SIREN est demandé.

Délais d'Obtention

Votre extrait Kbis d’entreprise vous sera généralement envoyé dans un délai de 3 à 7 jours ouvrés après la date de dépôt de votre dossier au greffe.

Lors d’une création d’une entreprise, le délai de réception de l’extrait kbis est généralement de 10 à 15 jours environ après l’immatriculation. Au format papier, les délais d’envoi peuvent aller de 3 à 10 jours ouvrés auxquels s’ajoutent les délais d’acheminement généralement.

Pour une immatriculation, comptez une dizaine de jours ouvrés à compter de la date de dépôt de votre dossier au greffe pour l’avoir en votre possession.

Vous êtes pressé ? Il est possible de demander un Kbis provisoire au greffe. Ce document peut être obtenu dans les 48 heures qui suivent le dépôt de votre dossier de création.

Conséquences de l'Absence de Kbis

L’absence de Kbis pour les entreprises qui y sont soumises signifie que vous n’avez pas réalisé (ou finalisé) votre immatriculation auprès du RCS. Aux yeux de la loi, vous n’avez alors pas le droit d’exercer votre activité commerciale : ce serait du travail dissimulé. Sans lui, impossible d’émettre des factures valables ou de répondre à des appels d’offres.

“L’extrait Kbis est un document central et fondateur pour une entreprise, faites attention à le conserver précieusement.

L'extrait Kbis est un document délivré par le greffe du tribunal de commerce, une fois votre entreprise déclarée au Registre National des Entreprises (RNE) . L'inscription au RNE est obligatoire pour pouvoir exercer une activité commerciale. Le Kbis ne concerne que les sociétés qui exercent une activité commerciale. Le Kbis représente la carte d’identité de votre entreprise. Le Kbis fait état de toutes les modifications qui interviennent en cours de vie sociale.

Un arrêté du 29 juillet 2024 en a précisé les modalités de délivrance, les informations qui doivent y figurer et sa valeur probante.

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