Dossier de Demande de Subvention Fédérale: Guide Complet

Vous avez un projet et vous pensez que l'Europe peut vous aider, mais vous ne savez pas comment procéder ? La phase de candidature est cruciale.

Les renseignements fournis dans ce dossier définiront les modalités de suivi et de gestion administratives et financières de votre projet. Vous les retrouverez dans la convention d’attribution de l'aide, si votre projet est retenu pour un cofinancement européen.

Quel que soit le programme, des guides et des outils sont mis à disposition sur les sites internet dédiés. Il convient donc de se renseigner sur les appels à projets en cours et anticiper les modalités de gestion liées aux financements européens.

L’Union européenne dispose de différents programmes de financement pouvant être sollicités en fonction de la nature d’un projet ou de ses activités, la Région Île-de-France peut vous appuyer dans votre recherche de financement européen :

Les fonds européens structurels d’investissement : en Île-de-France, le Fonds européen de développement régional (FEDER), le Fonds social européen+ (FSE+) et le Fonds européen pour le développement rural (FEADER) peuvent être mobilisés et sont des fonds européens dont la gestion est confiée aux Régions et à l’État.
Des programmes de coopération territoriale européenne permettent de soutenir des projets de coopération.
Les programmes européens thématiques gérés par la Commission européenne ou ses agences exécutives (Horizon Europe, Life, Erasmus+…).

Infographie des financements européens pour les entreprises

Lire aussi: Tout savoir sur Honda Finance

Questions Essentielles à Se Poser Avant de Déposer Votre Demande

Avant de déposer une demande de financement FEDER/FSE+, il est impératif de formaliser votre idée de projet et ses objectifs.

Assurez-vous de l’adéquation avec le cadre réglementaire européen et de la capacité d’implication financière (les fonds européens intervenant en dernière source de financement), comptable, juridique et RH de la structure. En effet, afin d'assurer le paiement à l’issue du projet et d’anticiper les audits et contrôles, il sera nécessaire de tracer et de justifier l’ensemble des dépenses et des réalisations du projet.

Voici quelques questions clés à considérer :

Quelle est la finalité de mon projet ? Cette question permet d’identifier le contexte ou la stratégie qui cadre le projet, et de s’assurer que le projet correspond aux objectifs du fonds européen concerné.
Comment mesurer l’atteinte des objectifs de mon projet ? Dans la phase de préparation du dépôt du projet, il est nécessaire d’identifier des objectifs mesurables, en conformité avec les règles fixées par le programme régional ou national.
Où mon projet est-il mis en œuvre ? Le projet doit se situer sur le territoire francilien, sur le bassin hydrographique Seine-Normandie pour les opérations relevant de l’axe interrégional Bassin de la Seine ou sur un territoire précis, le cas échéant (exemple : dispositif ITI).
Quelles sont les dates de mise en œuvre de mon projet ? Pour les projets menés dans le cadre de la programmation 2021-2027, les dates limites de mise en œuvre sont précisées dans les appels à projets.
Qui sont mes partenaires financiers ? L’aide européenne n’a pas vocation à financer entièrement un projet, elle vient compléter les autres financements : il s’agit du principe de cofinancement.

[TUTO] Les financements européens pour votre entreprise

Préparation du Dossier de Demande

La phase de candidature est la plus importante. Les renseignements donnés dans ce dossier vont définir les modalités de suivi et de gestion administratives et financières de votre projet, vous les retrouverez dans la convention d’attribution de l'aide, si votre projet est retenu pour un cofinancement européen.

Un conseil ?! Les objectifs de votre projet doivent être « SMART» : Spécifiques, Mesurables, Acceptables, Réalistes, et situés dans le Temps ; Votre budget doit être établi de façon réaliste : ne valoriser que les dépenses strictement nécessaires à la réalisation du projet, facilement justifiables et traçables dans votre comptabilité, établir un échéancier de vos demandes de remboursement qui vous permette d’assurer un fond de trésorerie (les fonds européens n’interviennent qu’en remboursement).

Dans un souci de simplification, les programmes européens proposent de forfaitiser certains coûts comme des dépenses de fonctionnement du projet (personnel, frais indirects..)

Les obligations contractuelles doivent être anticipées : publicité du financement européen, conservation des pièces, comptabilité séparée, indicateurs de réalisation ; Vous êtes soumis à la commande publique: consultez la rubrique « la commande publique » pour bien préparer votre demande de subvention.

Éléments Clés du Projet

Lors de la préparation de votre dossier, assurez-vous de pouvoir répondre aux questions suivantes :

Quel type de projet allez-vous mener ?
Pourquoi ce projet est-il décisif ?
Pourquoi peut-il être financé par l’Union Européenne ? Valeur ajoutée européenne ?
Comment allez-vous le mener à terme ?
Quel management de projet au sein de votre institution et/ou avec vos partenaires ?
Quelle méthodologie mettre en place pour que le projet avance (calendrier de réalisation, étapes clés, marchés publics…) ?
Est-ce qu’il faut prévoir des conventions de partenariat ?
Combien cela va-t-il coûter ?
De quels moyens avez-vous besoin pour mener à bien votre projet (prestations externes, ingénierie, moyens de communication, d’animation, frais de déplacements…) et combien chacun des moyens va-t-il coûter ?
Quelles recettes complémentaires peuvent contribuer au projet ? (soutiens publics nationaux et locaux, votre participation, celle des autres partenaires, recettes potentielles du projet).

Les fonds européens, en particulier le FEADER interviennent en contrepartie de financements publics nationaux (Etat Régions Départements autres collectivités..).

Schéma de financement européen

Lire aussi: Micro-entreprise : Frais et charges

Où et Quand Déposer Votre Demande ?

Pour effectuer une demande de financement FEDER ou FSE+ dans le cadre du Programme régional géré par la Région Île-de-France et ses organismes intermédiaires, le dépôt des demandes de financement s'effectue sur la plateforme e-Synergie.

Pour déposer une demande de financement FSE+ auprès de la DRIEETS Île-de-France au titre du Programme national, il faut se rendre sur la plateforme Ma démarche FSE+, et se référer précisément aux appels à projets et critères de sélection qui définissent le cadre dans lequel les projets doivent s’inscrire ainsi que la date butoir de dépôt des demandes. Les appels à projets de la DRIEETS Île-de-France et de ses organismes intermédiaires (OI) sont publiés sur le site fse.gouv.fr.

Il est conseillé de déposer une demande d’aide avant de démarrer son projet. Toute demande doit être complétée avant la date de clôture de l’appel à projets concerné.

Pour qu’une demande d'aide puisse être prise en compte, elle doit comporter au minimum des éléments concernant l’identification du porteur et du projet, et contenir les pièces spécifiées dans l'appel à projets correspondant. La demande doit être datée et signée par le porteur de projets.

Pour les projets relevant du dispositif ITI, les demandes de financement sont présentées pour un passage en comité de sélection des ITI. Le processus comprend les étapes suivantes :

Les dossiers doivent être saisis par le porteur dans le portail e-Synergie.
Après validation par le porteur, la demande de subvention est transmise au système d'information Synergie.
Le dossier apparait dans Synergie à l’état « Dépôt ».
La cellule ITI en charge du dossier doit procéder à la première étape de validation du dossier.
Après l’émission de l’attestation de dépôt au porteur, le service instructeur vérifie la complétude administrative du dossier.

Spécificités du FSE, FSE+ et FTJ

Le Fonds social européen (FSE et FSE+) et le Fonds pour une transition juste (FTJ) n’allouent des aides qu’aux personnes morales. Les demandes de financement auprès du FSE, du FSE+ et du FTJ sont gratuites. Aucun frais de dossier ou d’assurance ne peut être demandé pour le dépôt d’une demande de financement.

Vous allez créer et déposer votre demande de financement en ligne sur la plateforme Ma démarche FSE+. Il n’existe plus de version papier depuis 2014. Certains éléments ont été paramétrés de manière à prendre en compte des règles de gestion posées par la réglementation européenne (règlements (UE) n°1303/2013 et n°1304/2013 - réglementation relative aux aides d’État) ou nationale.

Au préalable à toute création de compte sur Ma démarche FSE+ nous vous conseillons de prendre contact avec le service gestion du FSE+ au sein de votre DREETS.

Conseils Utiles

La dématérialisation est généralisée à tous les programmes européens.
Prenez le temps très en amont de créer vos codes d'accès, de prendre connaissance des différents guides, particulièrement si vous répondez à un appel à projets.
N'attendez pas la dernière minute pour saisir les éléments, un problème informatique, une surcharge du serveur sont des problèmes susceptibles d'entraver votre dépôt dans les délais.
Prévoyez également d’avoir revu la liste des pièces à fournir, les avoir scannés et classer numériquement afin qu’ils soient accessibles facilement.
La complétude du dossier est conditionnée par la fourniture de l’ensemble des pièces et des renseignements demandés ; télécharger le guide de saisie E-Synergie ici.
Contactez le plus tôt possible avec le point de contact du programme ou via le formulaire du site pour bénéficier au plus tôt d'une orientation et d'un appui.

Plateformes de Dépôt par Programme

Pour le Programme régional FEDER FSE+ FTJ, la demande d’aide doit être déposée d’une façon dématérialisée sur le portail E-synergie.
Pour le programme opérationnel FEAMPA la demande s'effectue sur E-Synergie
Pour le Programme stratégique régional FEADER, la demande d’aide peut être déposée d’une façon dématérialisée sur le portail Euro-Pac
Pour les autres programmes européens : les plateformes sont multiples, laissez-vous guider.

Instruction de la Demande

Lorsque le gestionnaire déclare la demande de financement recevable, l’instruction du projet peut être engagée. L’instruction consiste en une analyse qualitative, quantitative et financière du dossier d’une demande de subvention recevable afin de donner un avis sur l’opportunité de son financement.

Le service instructeur travaillera avec vous pour valider votre demande. La période de réalisation du projet doit être couverte par le programme opérationnel et l’appel à projets.

balises: #Subvention