Dysfonctionnement du Guichet Unique INPI : Solutions et Alternatives

Depuis le 1er janvier 2023, le guichet unique de l'INPI (Institut National de la Propriété Industrielle) est censé être l’unique plateforme de réalisation des formalités d’entreprises relatives à la création, la modification (changement d’objet, de dénomination, etc.) ou à la cessation d’activité. Pourtant, dès sa mise en place, les utilisateurs ont fait face à de nombreux dysfonctionnements de la plateforme.

La mise en place de ce portail avait en effet pour but de faciliter les démarches en les regroupant sur une même plateforme. Cela simplifie les procédures et évite le changement d'interlocuteur en cours de démarche. En créant l’e-portail de l’INPI, les pouvoirs publics ont souhaité faciliter les démarches liées aux entreprises en rassemblant l’ensemble des procédures sur une plateforme unique.

Cet article détaille les problèmes rencontrés avec le guichet unique de l'INPI et propose des solutions pour les entreprises. Il aborde également les principaux problèmes rencontrés, les solutions alternatives disponibles, et comment un service de formaliste peut aider à accélérer vos démarches administratives.

I. Objectifs et Contexte du Guichet Unique de l'INPI

Le lancement du guichet unique visait à simplifier la gestion des démarches administratives en centralisant les formalités d'entreprise, qui étaient autrefois réparties sur plusieurs plateformes, notamment le Centre de Formalités des Entreprises (CFE) et Infogreffe. Ce nouveau portail unique devait permettre aux entrepreneurs de gérer facilement leurs formalités relatives à :

La création d’entreprise
La modification d’activité
La fermeture d’entreprise

Avec une interface standardisée et connectée au Registre National des Entreprises (RNE), l’idée était de permettre une mise à jour instantanée des informations relatives à chaque entreprise.

Objectifs principaux du guichet unique :

Centraliser toutes les formalités en un point unique.
Accélérer les traitements grâce à l’automatisation des procédures.
Réduire les coûts administratifs pour les entreprises.

II. Dysfonctionnements Majeurs du Guichet Unique

Malgré les objectifs ambitieux, le lancement du guichet unique a rencontré plusieurs obstacles majeurs qui ont parfois ralenti les démarches au lieu de les faciliter.

1. Rejets Injustifiés des Dossiers et Bugs

L'un des problèmes les plus fréquemment rapportés est le rejet de dossiers pour des raisons souvent injustifiées. Les formalistes et les entrepreneurs ont constaté que même des dossiers conformes aux exigences étaient rejetés sans explication claire. Cela obligeait les utilisateurs à refaire les démarches plusieurs fois, augmentant ainsi les délais.

Les principales raisons des rejets incluent :

Des erreurs d’interprétation par la plateforme.
Des dysfonctionnements techniques lors de l’enregistrement des informations.
Des problèmes avec les documents joints, bien qu'ils respectent les standards demandés.

Ces bugs ont considérablement ralenti la gestion des formalités, notamment pour la création d’entreprises et la modification de statuts.

2. Retards dans le Traitement des Dossiers

Contrairement à l’objectif initial d’accélérer les formalités, les délais de traitement ont parfois été considérablement allongés. Les entrepreneurs et les formalistes se sont retrouvés face à des retards de plusieurs semaines, voire plusieurs mois, dans certains cas. Cela a créé de grandes difficultés pour les entreprises, en particulier celles qui devaient lancer leurs activités rapidement.

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3. Fonctionnalités Manquantes

Certaines fonctionnalités indispensables, telles que la possibilité de dissoudre une entreprise ou de modifier des statuts, n’étaient pas disponibles dès le lancement de la plateforme. Cela a obligé de nombreux utilisateurs à revenir à des procédures manuelles ou à passer par des services comme Infogreffe pour compléter leurs formalités.

4. Complexité Accrue

Plutôt que de simplifier la gestion des démarches administratives, le guichet unique a, dans certains cas, complexifié les procédures. Les formalistes et les avocats spécialisés ont dû s'adapter aux nouvelles procédures, ce qui a allongé les délais de traitement et a parfois engendré des coûts supplémentaires pour les utilisateurs.

III. Analyse des Données Récentes et Audits

En novembre 2023, l’INPI a annoncé des mises à jour pour améliorer le fonctionnement du guichet unique. Toutefois, malgré ces améliorations, de nombreux utilisateurs ont continué à signaler des dysfonctionnements.

En décembre 2023, la Cour des comptes a publié un audit, concluant que les améliorations apportées n’étaient pas suffisantes pour résoudre rapidement tous les problèmes techniques.

Après des difficultés en 2023, le guichet unique est désormais pleinement fonctionnel, ce qui a permis de mettre fin à la procédure de continuité offerte par Infogreffe (le 31 décembre dernier). Depuis le 1er janvier 2023, le guichet unique a ainsi permis le dépôt de 6,6 millions de formalités, dont plus de 4 millions en 2024. Le rythme de dépôt a doublé avec près de 100 000 formalités déposées chaque semaine.

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Ce sont ainsi 1,5 million de formalités de création, 980 000 formalités de modification, 540 000 formalités de cessation et 820 000 dépôts de comptes annuels qui ont été réalisés en 2024. Les délais de traitement ont progressé tout au long de l'année 2024 : 50 % des formalités ont été validées en moins de 0,9 jour calendaire pour un temps moyen de validation de 8,6 jours calendaires toute formalité confondue.

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IV. Solutions et Alternatives Disponibles

Face à ces nombreux obstacles, plusieurs solutions alternatives ont été mises en place pour compenser les faiblesses du guichet unique.

1. Procédure de Secours en Cas de Défaillance

Le gouvernement a prévu une procédure de secours en cas de défaillance du guichet unique. Cette procédure s’applique sur décision de l’INPI - gestionnaire dédié de la plateforme. Elle suppose toutefois que le site Internet soit indisponible ou qu’il subisse un blocage empêchant le dépôt d’un dossier de formalité. Les utilisateurs peuvent, à cet effet, faire remonter tout problème ou dysfonctionnement en effectuant un signalement. C’est précisément ce signal d’alerte que va étudier un comité spécial pour mettre en œuvre la procédure de secours.

C’est l’INPI qui dispose du pouvoir de déclencher la procédure de secours. Les utilisateurs du service (entreprises effectuant leurs formalités légales, professionnels mandatés) ne peuvent le faire eux-mêmes. Ils peuvent cependant faire remonter l’information en formulant un signalement. Il peut s’agir, par exemple, du greffe du tribunal de commerce (TC), de la chambre de métiers et de l’artisanat (CMA), de l’URSSAF, d’une chambre de commerce et d’industrie (CCI), etc.

Trois conditions cumulatives permettent le déclenchement de la procédure de secours du guichet unique.

Le service est indisponible ou il subit un blocage répétitif, empêchant toute déclaration et le dépôt d’un dossier ;
Il n’existe pas de solution alternative permettant d’effectuer la formalité via le guichet unique ;
Le guichet unique ne peut résoudre le problème rencontré dans les 15 jours suivant le signalement.

L’INPI dispose d’un délai de 96 heures à compter du signalement pour déclencher la procédure de secours. La décision doit notamment préciser le délai de recours à la procédure de secours, la nature des formalités concernées et toute information utile (forme juridique ou activité concernée…). En cas de besoin, le collège peut prolonger la durée de la procédure.

2. Utilisation du Site Guichet-Entreprises

En premier lieu, les entreprises doivent utiliser le site guichet-entreprises.fr. Ce dernier remplace alors temporairement le guichet unique. Il transmet toutes les informations et documents aux organismes concernés. En cas de difficultés rencontrées par le site guichet-entreprises, les utilisateurs peuvent remplir les formulaires proposés sous format PDF ou utiliser une autre plateforme gérée par un organisme qui assure la continuité du service.

3. Recours aux Anciennes Plateformes

En réponse aux dysfonctionnements récurrents, un arrêté a été mis en place en décembre 2023, permettant aux entreprises de recourir à Infogreffe en cas de bug persistant sur le guichet unique. Cela a permis de continuer les démarches administratives sans être bloqué par les problèmes techniques de la plateforme.

Les utilisateurs peuvent également remplir les formulaires proposés sous format PDF ou utiliser une autre plateforme gérée par un organisme qui assure la continuité du service :

De la chambre de commerce et d’industrie pour les commerçants et les sociétés commerciales,
De la chambre de métiers et de l’artisanat pour les artisans,
Du greffe du tribunal de commerce pour les sociétés civiles et les sociétés d’exercice libéral,
De la chambre d’agriculture pour les activités agricoles,
De l’URSSAF pour les professions libérales réglementées,
Ou de la direction générale des finances publiques (loueurs en meublé non-professionnel…).

4. Fonction "Compléter / Corriger"

L'INPI a ajouté une fonction permettant aux utilisateurs de réajuster leurs dossiers en ligne. En cas de rejet pour erreur mineure, cette option évite de recommencer entièrement le processus, ce qui permet de gagner du temps et de réduire la frustration.

5. Mises à Jour Directes sur le Registre National des Entreprises (RNE)

Une autre solution consiste à effectuer des mises à jour directes du RNE, sans passer par la plateforme "Compléter / Corriger". Cette méthode offre une plus grande flexibilité aux formalistes et permet d'accélérer les démarches pour les entreprises qui doivent opérer rapidement.

V. Recommandations pour Optimiser vos Démarches Administratives

Pour tirer le meilleur parti du guichet unique, tout en minimisant les risques de complications, voici quelques recommandations :

Signaler systématiquement les bugs à l'INPI.
Mettre à jour le RNE avant d'accéder au Guichet unique pour réussir à réaliser une formalité.
Vérifier dans le JSON pour débusquer des fraudes potentielles ou de voir si d'autres formalités sont en cours.

VI. Assistance et Contact

De manière générale, l'assistance d'INPI Direct par téléphone au 01 56 65 89 98 ou auprès de la chambre consulaire doit permettre de trouver une solution et de faire aboutir les formalités en cas de difficulté.

La loi confie, à titre obligatoire, cette mission d'assistance à l'INPI et aux réseaux consulaires (pour leurs ressortissants) et la réglementation permet à d'autres acteurs, notamment l'URSSAF, la DGFIP, l'INSEE ou les greffes des tribunaux de commerce, d'y participer dans leur domaine de compétence.

VII. Pourquoi Faire Confiance à un Service de Formaliste ?

Les démarches administratives étant de plus en plus complexes, il est essentiel de vous entourer d’un service compétent pour gérer vos formalités d’entreprise.

Un service de formaliste met à disposition une équipe d’experts spécialisés dans la gestion des formalités administratives, vous permettant de vous concentrer sur l’essentiel : le développement de votre entreprise. Ces experts connaissent parfaitement les rouages du guichet unique et ont les solutions pour surmonter ses dysfonctionnements.

Les avantages de faire appel à un service de formaliste incluent :

Expertise avérée dans la gestion des formalités d'entreprise, avec une connaissance approfondie des procédures administratives.
Accompagnement sur-mesure à chaque étape : création, modification ou cessation d'activité.
Gestion proactive des retards et suivi constant de l'avancement de vos dossiers.
Alternatives rapides en cas de blocage sur le guichet unique.

VIII. Nouvelle Procédure en Cas de Dysfonctionnement (à partir du 1er janvier 2025)

Un arrêté du 20 décembre 2024 pris pour l’application de l’article R. 123-15 du code de commerce prévoit une nouvelle procédure. À compter du 1er janvier 2025, un récépissé sera délivré aux entreprises rencontrant des difficultés graves sur le guichet pour le dépôt des dossiers uniques.

Les difficultés graves sont caractérisées lorsque le dépôt ne peut être réalisé en raison :

Soit d’une indisponibilité générale du guichet unique électronique
Soit d’un blocage d’un ou plusieurs types de déclarations.

Dans ces 2 cas, le directeur général de l’INPI délivre un récépissé au déclarant, le jour même de la de demande de dépôt de la formalité. Le déclarant procède ensuite à sa déclaration, accompagnée du récépissé dès qu’il est informé, par tous moyens, de la résolution de la difficulté grave. Sa déclaration doit intervenir au plus tard dans un délai de 15 jours suivant l’information de la résolution.

Type de Formalité	Nombre de Formalités (2024)
Création	1,5 million
Modification	980 000
Cessation	540 000
Dépôt de Comptes Annuels	820 000

Bien que le guichet unique de l’INPI ait été conçu pour faciliter les démarches administratives des entrepreneurs, sa mise en œuvre a rencontré plusieurs difficultés techniques et des retards importants.

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