Guide complet pour organiser les élections professionnelles en PME : procédure et étapes

Votre PME a atteint le cap des 11 salariés ? Félicitations pour cette croissance ! Souvent perçu comme une formalité, le CSE est pourtant bien plus qu’une obligation légale. Dès que votre entreprise atteint 11 salariés, la mise en place du CSE devient obligatoire.

Pourquoi organiser des élections professionnelles ?

Obligatoire dans les structures de plus de 11 salariés, le Comité social et économique (CSE) regroupe plusieurs anciennes instances représentatives du personnel : les délégués du personnel (DP), le comité d'entreprise (CE) et le comité d'hygiène, de sécurité et des conditions de travail (CHSCT).

Les représentants ont un rôle important dans la politique sociale d’une entreprise puisqu’ils représentent l’ensemble du personnel et s’assurent du respect du droit du travail.

⚠️ Attention au délit d’entrave !Ne pas organiser les élections alors que vous remplissez les conditions vous expose à un risque majeur : le délit d’entrave.

Quand organiser les élections ?

Dès que votre entreprise a atteint le seuil d’au moins 11 salariés en ETP pendant 12 mois consécutifs, l’employeur doit informer le personnel de la tenue de l’élection d’un CSE. Depuis le 1er janvier 2020, les entreprises comptant plus de 11 salariés pendant 12 mois consécutifs doivent se doter d’un Comité Social et Economique (CSE).

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Lorsque l’effectif d’une entreprise dépasse 11 salariés pendant 12 mois consécutifs, alors les élections professionnelles deviennent obligatoires pour constituer le Comité social et économique.

Cette information doit être portée à la connaissance des salariés au maximum 90 jours calendaires avant la date du premier tour des élections du CSE.

Qui organise les élections ?

Si vous vous demandez qui organise les élections du CSE, la réponse est simple : le chef d’entreprise se charge d’organiser les élections professionnelles pour mettre en place un CSE.

Il appartient à l’employeur d’organiser des élections professionnelles dès que l’entreprise est assujettie à l’obligation d’instaurer un CSE, ou de le renouveler.

Calendrier électoral et étapes principales

L’organisation des élections du CSE d’une PME peut être un moment stressant pour la Direction des ressources humaines. Pour organiser les élections professionnelles du CSE sans encombre, nous recommandons de bien anticiper le scrutin en suivant les 12 étapes présentées dans ce guide.

Afin d'instaurer un semblant d'ordre lors des élections CSE de votre entreprise, plusieurs étapes sont à suivre et respecter, que les entreprises synthétisent généralement sous le nom de "calendrier électoral du CSE".

Informations des salariés à propos de l’arrivée prochaine des élections du CSE, invitation à destination des syndicats afin de négocier le protocole d'accord préélectoral.
Négociation et mise en place du protocole d'accord préélectoral. Ce dernier détaille les tenants et aboutissants de l’organisation et du déroulé des élections du CSE.
Élections.
Dépouillement, annonce et communication des résultats à l'ensemble des salariés.

Ne vous alarmez pas, nous allons rentrer dans le détail dans quelques instants.

1. Élaboration du calendrier électoral

La première étape va donc être l’élaboration du calendrier électoral. Celui-ci doit proposer une vision complète et simple des différentes étapes à suivre afin que chacun puisse s'y retrouver.

La première étape consistera à informer l’intégralité des salariés de la tenue prochaine des élections et spécifiquement à communiquer sur la date du premier tour. Il va proposer différentes sections détaillant, entre autres, les collèges électoraux, les salariés éligibles, le personnel et les sièges à l’intérieur des collèges ou encore la répartition homme/femme (qui doit être équitable).

2. Informer les syndicats et négocier le Protocole d’Accord Préélectoral (PAP)

Surtout, vous devez inviter les syndicats représentatifs de votre entreprise à venir négocier un Protocole d’Accord Préélectoral (PAP).

Les syndicats conviés à la table des négociations ne sont pas obligés de vous prévenir de leur participation. Les invitations destinées aux organisations syndicales représentatives (OSR) dans l’entreprise ou l’établissement concerné, les organisations syndicales ayant constitué une section syndicale dans l’entreprise ou l’établissement concerné et les syndicats affiliés à une organisation syndicale représentative au niveau national ou interprofessionnel (CFDT, CGT, CGT-FO, CFE-CGC, CFTC) doivent être envoyées par lettre recommandée avec accusé de réception.

Les syndicats doivent recevoir le courrier d'invitation au moins 15 jours avant la date de la première réunion de négociation du protocole d'accord électoral.

La finalité du PAP est en effet simplement de fixer les modalités d’organisation des élections du CSE. Le contenu du Protocole d’Accord Préélectoral peut faire l’objet d’aménagements.

Pour être reconnu valable, le protocole d’accord préélectoral doit être signé à la double majorité. Le PAP est adopté selon une règle de double majorité. Il doit être validé par une majorité des syndicats présents ET par une majorité des syndicats ayant obtenu la majorité des suffrages exprimés lors des dernières élections professionnelles.

Vous ne parvenez pas à vous entendre avec les organisations syndicales pour conclure un PAP ? Pas de panique. Si après deux voire trois réunions de négociation vous ne parvenez pas à un accord, il vous suffit de saisir la DREETS ou le tribunal judiciaire.

3. Établissement et affichage de la liste électorale

L’employeur doit établir la liste des électeurs des membres du CSE pour chaque collège. Une fois établie, vous devez procéder à la publication de votre liste électorale. Cette diffusion doit intervenir au plus tard 4 jours calendaires avant la date du premier jour du scrutin.

Le rôle de l'employeur est également de procéder à l’établissement de la liste électorale. Cette dernière doit obligatoirement comporter certaines informations : les noms et prénoms des salariés, l’ancienneté au sein de l'entreprise, les informations concernant leur statut d’électeur, les informations liées à leur éligibilité.

4. Identification des effectifs et répartition des sièges

Comment calculer l'effectif pour les élections professionnelles du CSE ? L’effectif pour la mise en place d’un CSE, ou son renouvellement, s’apprécie au niveau de l’entreprise.

Les salariés en CDI, les salariés en CDD et les salariés à temps partiel sont pris en compte dans le calcul, y compris s’ils sont en période d’essai ou en arrêt maladie. Les salariés en CDI à temps plein et les travailleurs à domicile comptent comme une unité.

Les salariés suivants sont pris en compte en proportion de leur temps de travail dans l’entreprise : les salariés titulaires d’un CDD ; les salariés titulaires d'un contrat de travail intermittent ; les salariés en contrat de travail temporaire, les salariés mis à la disposition de l'entreprise par une entreprise extérieure qui sont présents dans les locaux depuis au moins 12 mois.

Maintenant que vous avez une idée claire de l’effectif de votre structure, vous pouvez identifier le nombre de représentants du personnel à élire. Le nombre d’élus dont doit être composé votre CSE et le nombre d’heures de délégation de ces derniers sont fixés par le Code du travail, article R2314-1.

Le nombre de sièges dépend des effectifs de l’entreprise comme le définit le Code du travail (article R2314-1). Selon la taille de l’entreprise, le nombre de titulaires à élire peut aller de 1 à 35.

5. Répartition en collèges électoraux et conditions d’éligibilité

Dans le cadre des élections du CSE, les salariés sont répartis dans deux, voire trois collèges électoraux, en fonction de la catégorie professionnelle à laquelle ils appartiennent. Les ouvriers et employés sont regroupés dans un premier collège. Les ingénieurs, chefs de service, techniciens, agents de maîtrise et assimilés dans un deuxième collège.

Il faut que les candidats remplissent des conditions : être présent dans l'entreprise depuis au moins 3 mois au 1er tour du scrutin ; être âgé d'au moins 16 ans ; jouir de ses droits civiques.

6. Constitution des listes de candidats

Lorsque le protocole d’accord pré-électoral est négocié et mis en œuvre, il est l'heure de constituer les différentes listes de candidats. S'il est possible de présenter et de voter pour une liste d'un unique candidat, aux élections du CSE, comme à d'autres, on vote généralement pour une liste de candidats, effectuées par collège électoral.

Par principe, il existe deux collèges électoraux : celui rassemblant les ouvriers et employés, et celui rassemblant les ingénieurs, chefs de service, techniciens, agents de maitrise... Par exception, votre PAP peut prévoir la désignation d’un bureau de vote unique, commun à tous les collèges électoraux.

D'autres règlementations existent, notamment en termes de parité hommes/femmes : les listes de candidats aux élections du CSE ont l’obligation de comporter une proportion d'hommes et de femmes correspondante à leur proportion respective sur la liste électorale. De la même manière, les listes doivent obligatoirement afficher une alternance entre les candidats des deux sexes jusqu’à épuisement des candidats d'un des sexes.

Équivalence de titulaires et de suppléants : au sein des différents collèges électoraux, les nombres de titulaires et suppléants désignés doivent être équivalents. À noter qu'un salarié peut à la fois se porter candidat au poste de titulaire et de suppléant.

7. Campagne électorale

Les candidats aux élections du CSE sont libres de mener une campagne électorale au sein de l'entreprise. Au programme : publicité, discussion, partage d’idées et de points de vue... Chaque liste de candidats essayant d'inciter les salariés à voter pour eux.

Les moyens autorisés afin d'arriver à ses fins sont nombreux. Comme nous l'avons vu plus haut, des démarches de tentatives d'influence seraient passibles de condamnation pour délit d'entrave.

8. Modalités de vote : papier, correspondance, électronique

En tant qu’employeur, vous pouvez organiser les élections professionnelles du CSE selon différentes modalités. Le vote physique est bien entendu la solution la plus évidente, malgré les contraintes matérielles qui lui sont associées. Le vote par correspondance est également possible. Cette option est néanmoins déconseillée au regard de la jurisprudence.

Le vote électronique réduit la charge logistique qui pèse sur l’organisateur des élections. Pour pouvoir organiser les élections de votre CSE via le vote électronique vous devez négocier un accord collectif avec les délégués syndicaux présents dans votre entreprise.

Les modalités de mise en œuvre du scrutin électronique seront détaillées dans le Protocole d'Accord Préélectoral. Le PAP devra en effet comporter en annexe la description du fonctionnement du système de vote retenu et celle du déroulement des opérations électorales.

En cas de scrutin à distance, la plateforme de vote électronique doit impérativement assurer la confidentialité des données transmises. Tous les salariés électeurs disposent d’un mot de passe confidentiel unique afin d'accéder au système de vote électronique.

Bon à savoir : vous ne serez pas présent le jour J et vous souhaitez tout de même participer ? Le vote électronique s'effectue de manière similaire au vote papier au cours d’une période délimitée par le protocole d’accord préélectoral.

9. Organisation matérielle du jour du scrutin

Le jour du scrutin, organisez le vote dans le respect des règles définies dans le PAP. L’employeur doit prévoir l’organisation matérielle de l’élection au CSE (urnes, isoloirs et bulletins de vote).

Chaque bureau de vote doit être constitué d’un président et de deux assesseurs. Les trois membres du bureau de vote sont nommés en fonction de leur âge, le président étant l’électeur le plus âgé, le premier assesseur le second électeur le plus âgé et le second assesseur l’électeur le plus jeune.

Par exception, votre PAP peut prévoir la désignation d’un bureau de vote unique, commun à tous les collèges électoraux. Dans ce cas, la composition du bureau de vote doit représenter les différents collèges de manière équilibrée.

10. Dépouillement et proclamation des résultats

Le dépouillement des votes d'une élection du CSE se déroule en public, immédiatement après fermeture du scrutin. Le dépouillement doit avoir lieu immédiatement après le scrutin.

Les votes sont comptés par le bureau de vote. Le dépouillement commence par les sièges de titulaires, attribués selon la règle de la plus forte moyenne (scrutin proportionnel). Au premier tour des élections professionnelles, les électeurs votent pour les listes électorales proposées par les organisations syndicales représentatives. Le vote se déroule par scrutin de liste avec représentation proportionnelle à la plus forte moyenne.

Le second tour des élections du CSE, les candidatures deviennent libres. Le deuxième tour n’est organisé que s’il n’y a pas eu 50 % des électeurs qui ont exprimé un suffrage au premier tour. Le deuxième tour est ouvert à toutes les candidatures : tout salarié éligible peut se présenter, sans étiquette syndicale.

Les résultats sont proclamés en public par le président du bureau de vote et affichés dans l'entreprise (conformément à l’article R.). Les élus sont proclamés oralement à l’issue du dépouillement.

11. Procès-verbal et formalités post-électorales

Immédiatement après le dépouillement, le procès-verbal (PV) est rédigé en 2 exemplaires et signés par tous les membres du bureau de vote. Un procès-verbal des opérations électorales est rédigé dans la salle de vote en présence des électeurs. La rédaction est confiée au secrétaire, ou à un des membres du bureau de vote si ce dernier est absent.

Le président du bureau de vote a pour mission d’établir un procès-verbal des élections. Ce dernier est à établir en plusieurs exemplaires destinés à différentes destinations : un est destiné à être affiché dans les locaux au profit des salariés ; un doit être transmis à chacun des collèges électoraux ; deux sont à transmettre à l'inspection du travail ; un est destiné au Centre de Traitement des Élections Professionnelles (CTEP) ; quant au dernier, il est destiné à être conservé précieusement par l'employeur.

Les procès-verbaux destinés à être transmis doivent alors l’être dans un délai maximal de 15 jours après le scrutin.

12. Mise en place du CSE et premières obligations des élus

À la suite du dépouillement et de la proclamation des résultats, le Comité social et économique est mis en place. Parmi les obligations des élus du CSE figure la nécessité d’organiser la première réunion du CSE dans un délai d’un mois et d’élaborer le règlement intérieur du CSE.

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