Fiche métier : secrétaire comptable en petite entreprise — missions et compétences

Le secrétaire comptable est le pivot administratif et comptable de l’entreprise ou du cabinet qui l’accueille, en assurant à la fois les tâches de secrétariat et les opérations de tenue des comptes. La fonction de secrétaire comptable est complète et exigeante : elle mêle des responsabilités de tenue comptable à des missions d’accueil et d’organisation administrative. C’est un poste qui requiert rigueur, discrétion et polyvalence.

Missions principales

Le métier de secrétaire comptable regroupe des missions diversifiées. Il suppose d'être très polyvalent. Le secrétaire comptable joue un rôle central en assurant à la fois la gestion administrative et la tenue des comptes au sein de l'entreprise.

Secrétariat courant et relationnel

Il assure la réception physique et téléphonique des clients, gère le courrier, organise les plannings, archive les documents et commande les fournitures.
Interlocuteur de premier niveau pour les clients et les fournisseurs, il combine accueil, gestion du courrier, facturation et suivi de trésorerie.
Le Secrétaire comptable est très sollicité. Les contacts sont très nombreux sur ce poste et particulièrement en TPE où le Secrétaire comptable est en relation avec les clients, les fournisseurs, les partenaires de l'entreprise.
Son travail de secrétariat et de comptabilité est souvent interrompu par les appels entrants et par les demandes directes des collaborateurs de l'entreprise.
Il rédige, met en forme des documents, garantit la mise à jour et le suivi des dossiers, produit, organise et diffuse l’information de documents en garantissant leur fiabilité.

Comptabilité quotidienne

Il effectue les opérations d’enregistrement, de suivi et de contrôles des recettes et des dépenses.
Le secrétaire comptable assure la saisie des opérations comptables dans les livres, prépare les factures et suit les paiements et les encaissements.
Il saisit les écritures comptables (clients, fournisseurs), renseigne, saisit, édite, contrôle et transmet les factures clients et contrôle et suit la facturation de l’activité.
Il réalise le suivi des règlements et les relances, effectue les relances clients et enregistre les recouvrements de créances.
Il peut être amené à saisir les écritures de trésorerie, effectuer les rapprochements bancaires, enregistrer les factures fournisseurs et clients, remplir les déclarations sociales et fiscales.

Gestión administrative du personnel et déclarations

Il assure la gestion administrative du personnel.
Il prépare les déclarations fiscales et de TVA et suit et reporte régulièrement la situation de la trésorerie à la direction.

Production de synthèses et outils de suivi

Il peut également concevoir des outils de suivi d’activité à la demande de sa direction et produire des documents de synthèse comptable simples.
Il prépare les états financiers mensuels, trimestriels et annuels pour révision par l'expert-comptable ou l'auditeur.

Compétences techniques (hard skills)

La maîtrise des logiciels de bureautique tels que Microsoft Office est essentielle, en particulier Excel. Le secrétaire comptable doit maîtriser les outils bureautiques (Pack Office, Excel) et les logiciels de comptabilité et de paie courants (Sage, EBP, Ciel Compta).

Maîtrise des principes comptables et capacité à effectuer les travaux courants de comptabilité, tels que la saisie et l'analyse des données financières.
Connaissances en comptabilité générale, gestion de la facturation, rapprochements bancaires et suivi de trésorerie.
Maîtrise des règles fiscales et des obligations légales en matière de comptabilité pour garantir la conformité.
Compétences en paie et en déclarations sociales, selon la taille et l’organisation de l’entreprise.

Compétences comportementales (soft skills)

La polyvalence, le sens de l’organisation, la rigueur et un fort sens du relationnel sont des qualités incontournables.
La discrétion est essentielle, car ce profil a accès à des informations sensibles sur la situation financière de l’entreprise et ses clients.
Un secrétaire comptable doit posséder une parfaite maîtrise de la langue française et de bonnes connaissances en comptabilité générale.
La résolution de problèmes, la gestion du temps et la capacité à hiérarchiser les tâches sont indispensables.
La communication écrite et orale et la gestion du stress sont des atouts pour exercer dans un environnement exigeant.

Secrétaire, comptable, responsable administratif

Conditions de travail et secteurs d’exercice

Le secrétaire comptable travaille généralement dans un bureau, souvent partagé avec d'autres membres du personnel administratif ou comptable. L'environnement est structuré pour permettre un accès facile aux documents et une concentration optimale.

Il peut exercer dans des structures très variées : cabinets d'expertise-comptable et d'audit, PME et TPE de tous secteurs, grandes entreprises, sociétés de services spécialisées dans la gestion de la paie et la comptabilité, associations, établissements publics disposant d'un service financier.
Au sein des cabinets d'expertise-comptable, la secrétaire comptable travaille en étroite collaboration avec les comptables et experts-comptables.
Dans les PME et les grandes entreprises, il est généralement rattaché à la direction administrative et financière.

Formation et accès au métier

Le poste est accessible dès le niveau bac via un Baccalauréat professionnel Gestion Administration ou un Baccalauréat technologique STMG (Sciences et Technologies du Management et de la Gestion). Pour accéder au métier de secrétaire comptable, un diplôme de niveau bac à bac+2 dans le domaine de la comptabilité est généralement requis.

Formations possibles : baccalauréat professionnel Gestion-Administration, baccalauréat STMG spécialité Gestion et Finance, BTS Comptabilité et Gestion, BTS Support à l’action managériale, DUT/BUT GEA, titre professionnel de Comptable Assistant, CAP d’employé de bureau.
La voie de l'alternance est particulièrement appréciée pour ce métier qui nécessite une bonne maîtrise des outils bureautiques et des logiciels de comptabilité.
Un BEP secrétariat n’est pas suffisant pour exercer le métier de secrétaire comptable ; afin de maximiser ses chances, il est conseillé de viser au moins un bac+2.

Évolution professionnelle

Le métier de secrétaire comptable offre plusieurs perspectives d’évolution. Des spécialisations sont également possibles selon les secteurs (immobilier, BTP, industrie).

Après quelques années d'expérience, il est possible d'évoluer vers les métiers suivants : assistant comptable, comptable unique ou général, responsable de service comptabilité, gestionnaire de paie, contrôleur de gestion.
Pour accéder à des fonctions d'encadrement ou se spécialiser, une formation complémentaire peut s'avérer nécessaire (DCG, Master CCA, formation en contrôle de gestion ou audit).
Avec une formation complémentaire ou une expérience suffisante, il peut accéder aux métiers de comptable général, d’agent comptable des finances publiques ou rejoindre le secteur de la banque et des assurances.

Rémunération

La rémunération du secrétaire comptable varie selon son niveau d'expérience, son diplôme, la taille et le secteur de l'entreprise qui l'emploie.

Niveau	Fourchette brute annuelle
Débutant (moins de 2 ans)	20 000 - 25 000 €
Junior (2 à 5 ans)	25 000 - 30 000 €
Confirmé (5 à 10 ans)	30 000 - 35 000 €
Senior (plus de 10 ans)	35 000 - 45 000 €

Ces montants peuvent être majorés de 5 à 10% en région parisienne et incluent généralement des avantages tels que les chèques-repas, une mutuelle d'entreprise et une participation aux frais de transport. Certains employeurs peuvent proposer des primes individuelles ou collectives en fonction des résultats. À noter qu'un secrétaire comptable exerçant en cabinet ou dans une société de services pourra prétendre à un salaire supérieur de 10 à 20% par rapport aux entreprises "classiques".

Enjeux et tendances

Le métier de secrétaire comptable évolue sous l’effet de la digitalisation et de l’automatisation des processus administratifs et comptables. Les formations d'actualité pour secrétaires comptables sont conçues pour vous tenir au fait des dernières avancées dans le domaine de la comptabilité et de la gestion financière.

Les formations au secrétariat comptable Lefebvre Dalloz Compétences offrent un ensemble complet de compétences techniques et pratiques. Elles sont dispensées par des experts du secteur et couvrent une variété de sujets allant des compétences comptables fondamentales aux dernières pratiques en matière de gestion financière.

Profil recherché

Vous êtes organisé, méthodique et rigoureux ? Vous avez une appétence pour la gestion administrative et comptable et savez rester discret en toutes circonstances ?
Le secrétaire comptable doit jongler entre les chiffres et les lettres. Cela exige à la fois une grande précision et une discrétion sans faille.
Exerçant dans un environnement exigeant, le secrétaire comptable est confronté à des situations qui peuvent engendrer de la tension ; la gestion du stress et des émotions au travail est donc importante.

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