Comment effectuer l’envoi de la DSN pour une PME

La Déclaration Sociale Nominative (DSN) est une démarche mensuelle indispensable pour toutes les entreprises, y compris les petites et moyennes entreprises (PME). Elle consiste en un fichier unique transmis en ligne, regroupant toutes les déclarations sociales des salariés. La DSN vise à simplifier les démarches administratives, faciliter le calcul et le paiement des cotisations sociales et assurer la transmission des données sociales aux organismes compétents.

Qu’est-ce que la DSN ?

La DSN est une déclaration sociale nominative mensuelle obligatoire, mise en place depuis 2017 pour le secteur privé et depuis 2020 pour le secteur public. Elle remplace près de 26 déclarations distinctes telles que la DADS-U, la DUCS, les attestations employeur, et centralise l’ensemble des données sociales relatives aux salariés dans un seul fichier transmis via la plateforme en ligne Net-Entreprises ou la MSA pour le régime agricole.

La DSN inclut les données de paie, les cotisations sociales, les événements affectant les salariés (arrêts maladie, fin de contrat, accident du travail, maternité…), ainsi que le taux de prélèvement à la source applicable pour chaque salarié. Chaque établissement de l’entreprise doit produire une DSN propre, identifiée par son numéro SIRET.

Pourquoi la DSN est-elle importante pour une PME ?

La DSN simplifie et automatise les formalités sociales de l’entreprise. Elle permet :

Le calcul et le paiement des cotisations sociales en temps réel ;
La transmission automatique aux organismes sociaux comme l’Urssaf, la CPAM, Agirc-Arrco, France Travail ;
Une meilleure fiabilité des données sociales en limitant les erreurs liées à la multiplicité des déclarations ;
Le suivi rapide des droits et événements des salariés grâce à la transmission d’informations actualisées ;
L’intégration du prélèvement à la source de l’impôt sur le revenu depuis 2019.

Quelles sont les étapes pour effectuer l’envoi de la DSN ?

1. Préparer les données de paie

Avant de générer la DSN, il faut vérifier l’exactitude des données relatives aux salariés : identité, type de contrat, rémunérations nettes et brutes, taux de prélèvement à la source, cotisations patronales, exonérations. Il est recommandé d’effectuer cette vérification après la clôture de la paie pour éviter toute erreur ou incohérence.

2. Générer la déclaration DSN

En général, la DSN est générée automatiquement via un logiciel de paie compatible avec la norme DSN (norme NEODeS). L’employeur peut également saisir directement les données sur la plateforme Net-Entreprises, mais cela peut être chronophage et source d’erreurs.

3. Contrôler les données avant envoi

Relisez attentivement les informations déclarées, notamment les périodes de rattachement des salaires, montants déclarés et événements signalés, afin d’éviter un rejet du fichier ou des notifications d’anomalies.

4. Transmettre la DSN

L’envoi doit être effectué avant la date limite imposée selon l’effectif de l’entreprise :

Effectif	Date limite de transmission
Moins de 50 salariés	Au plus tard le 15 du mois suivant la période de travail rémunérée
50 salariés et plus	Au plus tard le 5 du mois suivant la période de travail rémunérée

Si la date d’échéance tombe un jour non ouvré, elle est décalée au jour ouvrable suivant.

5. Vérifier le Compte-Rendu Métier (CRM)

Après transmission, l’Urssaf envoie un CRM qui informe en temps réel des anomalies ou rejets détectés dans la DSN. L’employeur peut corriger les erreurs avant la date limite via une déclaration « annule et remplace » ou dans la DSN suivante à l’aide du bloc de régularisation.

Qui peut réaliser la DSN dans une PME ?

La responsabilité de la DSN peut être prise en charge par différentes personnes ou entités au sein d’une PME :

L’employeur lui-même, via un logiciel compatible ou la plateforme en ligne ;
Le service des ressources humaines ;
Un expert-comptable ou un tiers déclarant mandaté, qui assure la gestion complète ou partielle de la paie et des déclarations.

La DSN événementielle : déclaration des événements en cours de mois

En plus de la DSN mensuelle, la DSN événementielle doit être transmise dans les 5 jours ouvrés suivant un événement affectant un salarié, comme :

Arrêt maladie ou maternité ;
Reprise anticipée du travail ;
Fin de contrat de travail.

La DSN événementielle permet de conserver les données à jour auprès des organismes sociaux entre chaque DSN mensuelle.

Principales anomalies à éviter dans la DSN

L’Urssaf détecte fréquemment plusieurs anomalies dans les DSN, parmi lesquelles :

Période de rattachement incorrecte : déclarer le montant net social sur une période couvrant plusieurs mois ou non cohérente avec la date de versement du salaire.
Omission de cotisations patronales : frais de santé, prévoyance et retraite supplémentaire doivent être correctement renseignés, notamment dans les rubriques spécifiques (types 92 et 93).
Déclaration incorrecte des mandataires sociaux : un mandataire sans contrat de travail ne doit pas être déclaré comme salarié.
Valeurs erronées des jours calendaires déclarés : le champ nombre de jours calendaires doit refléter la présence effective du salarié durant la période.
Incohérence entre modalité d’exercice du temps de travail et quotité de travail : par exemple, un salarié à temps partiel ne doit pas être déclaré temps plein.
Omission du Siret de l’Urssaf de rattachement.

Comment corriger une erreur sur la DSN ?

Si une erreur est détectée, il est possible d’utiliser le mode “annule et remplace” pour corriger la DSN avant la date limite de dépôt. Passé ce délai, la correction s’effectue dans la DSN suivante avec un bloc de régularisation. Le délai de 30 jours pour la régularisation volontaire permet d’éviter, dans certains cas, des pénalités financières.

Risques et sanctions en cas de non-respect de la DSN

Le non-respect des échéances ou les erreurs dans la DSN peuvent entraîner des sanctions, notamment :

60,08 € par salarié et par mois en cas de retard de transmission ;
40,05 € par salarié pour inexactitude sur les rémunérations déclarées ;
13,35 € par salarié pour autres omissions ou erreurs.

L’Urssaf peut également appliquer une DSN de substitution pour corriger d’office les anomalies persistantes non régularisées.

Conseils pratiques pour une DSN réussie dans une PME

Utiliser un logiciel de paie compatible DSN référencé par Net-Entreprises ;
Effectuer la déclaration avant le versement des salaires ;
Contrôler attentivement les données avant envoi et suivre le Compte-Rendu Métier ;
S’assurer que toutes les cotisations et événements salariés sont correctement transmis ;
Corriger immédiatement les anomalies via la plateforme ou logiciel de paie ;
Bénéficier, si besoin, de l’accompagnement d’un expert-comptable ou service RH spécialisé.

[Entreprise] Déclarer mes cotisations sociales grâce à la Déclaration sociale nominative (DSN)

En suivant ces étapes et en restant vigilant aux détails, une PME pourra réaliser la DSN efficacement, éviter les sanctions et garantir la conformité de ses déclarations sociales.

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