Méthodes d’évaluation de la garantie financière pour une agence de voyages et les exigences liées

Pour ouvrir une agence de voyages, il est indispensable d'obtenir une immatriculation auprès d'Atout France. Mais pour cela, il est aussi obligatoire de souscrire une garantie financière, auprès de l'APST, d'une banque ou d'une compagnie d'assurance. La garantie financière est obligatoire pour toute agence de voyages. Vous souhaitez créer votre agence de voyages. Le garant de l'agence pourra donc être sollicité par les clients pour être remboursé de son acompte ou du prix du voyage déjà réglé. Mais la garantie peut également permettre aux voyageurs d'effectuer leur séjour ou de finir celui qu'ils ont déjà entamé sans craindre de ne pas pouvoir rentrer, dans le cas où leur agence ferait faillite.

Son montant doit, au minimum s'élever à 100 000 €. La garantie financière est donc obligatoire pour exercer l'activité d'organisation ou de vente de prestations touristiques. Mais sachez, qu'il existe différents types de garants. Avant de se lancer dans de longues démarches administratives, "l'agent de voyages doit déjà identifier un garant", précise Me Llop.

Parmi les organismes habilités à délivrer une garantie financière, se trouvent les banques, les compagnies d'assurance et certaines associations spécialisées. En y adhérant, l'agent devient sociétaire. Contrairement à d'autres organismes, il n'est donc pas considéré comme un « client » ou un « administré ». L'association affirme demander une cotisation "modique".

Par ailleurs, souscrire une garantie financière auprès de l'APST offre la possibilité aux créateurs de l'agence de voyages d'obtenir plus facilement des crédits par la suite. Dans le cas du démarrage d'une activité, il faut, dans un premier temps, constituer un dossier très complet pour devenir adhérent de l'APST.

Processus d’adhésion et documents requis

1. La première étape consiste à remplir une demande d'adhésion à réclamer à l'association.
2. Autres documents à fournir : la copie d'une promesse du titre de location ou de propriété des locaux ou du fonds de commerce, un extrait du K bis de l'immatriculation au registre du commerce et des sociétés (RCS).
3. Les sociétés déjà existantes doivent, quant à elles, présenter une copie certifiée de la liasse des comptes fiscaux des deux derniers exercices.
4. Le dossier à présenter à l'APST doit également comporter un descriptif du projet qui détaille l'activité avec, si possible des brochures ou des plaquettes de présentation.
5. Enfin, il faut fournir des contre-garanties sous la forme d'un engagement de caution solidaire.

Une fois que le dossier est complet, il ne reste plus qu'à le faire parvenir au siège de l'APST. Il sera, par la suite, examiné par les instances de l'association au cours de l'une de leurs 12 réunions annuelles. Les futurs agents installés en région parisienne devront présenter leur projet au professionnel du tourisme élu, la veille de la réunion, afin qu'il l'expose à ses confrères. À l'issue de la réunion du bureau de l'APST, le créateur de l'agence est immédiatement informé de la décision par courrier.

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Dans le cas d'un refus de l'association, il existe d'autres moyens d'obtenir une garantie financière. Autre solution : faire appel à un courtier en assurance. 80% des dossiers "touristiques" traités par cette société de courtage concernent des agences de voyages en création. Un grand nombre de créateurs d'entreprise font appel à ses services après avoir été refusés par l'APST. Une réponse est apportée par le courtier au maximum 15 jours après la remise du dossier.

Note: Une fois la garantie financière accordée, elle se matérialise sous la forme d'une attestation.

« Au total, mes démarches ont duré environ 4 mois avant d'obtenir un rendez-vous officiel avec l'APST. Cela a été long car, en fait, je suis tombée au moment de la réforme de l'attribution de l'immatriculation qui a été confiée à Atout France. Pour la garantie financière, il faut absolument venir vers l'APST avec un dossier complet et un business plan bien ficelé. Le principal problème auquel j'ai dû faire face pour l'obtention de la garantie, c'est le manque de coordination entre Atout France et l'APST. Du coup, j'ai été obligée de prendre contact avec l'APST pour leur montrer mon dossier et obtenir un premier avis. Ils m'ont donné un accord officieux et m'ont délivré une attestation provisoire.»

Alternatives et solutions en cas de refus

BonjourJ'ai créé mon agence de voyages sur mesure pour les groupes l'été dernier et ait été immatriculé en octobre dernier. Il est vrai que l'obtention de la GF est un parcours du combattant. Il y a en effet un énorme manque de coordination entre l'APST et Atout France qui demandent chacun une attestation de l'autre pour pouvoir étudier le dossier ! L'histoire du chien qui se mort la queue ! + les dates de commissions qui ne sont pas coordonnées : le temps d'avoir l'attestation de l'un, la commission du deuxième est passée et faut à nouveau attendre un mois !

Les banques ne suivent pas du tout, trop frileuses ! Une seule m'a fait une offre en demandant des contre garanties trop importantes tel un nantissement de la moitié des fonds garanties (apport personnel placé sur un compte bloqué) et une prime de 2.5% !!! Une autre a refusé de me suivre car mon prévisionnel était irréalisable d'après leur "fiche métier".

Après des heures de recherches sur internet et une centaine d'appels, j'ai enfin trouvé un courtier en assurances qui m'a fait une offre Groupama avec une prime à 1% soit 1000 €. Pour info, l'APST ne demande pas 0.8% mais 700 € de fixe + 0.6% du montant de la garantie (600 €) = 1 300 € + 600 € de droit d'entrée soit au final 1 900 €.

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Par contre avec Atout France, tout est allé très vite. Pas de difficulté spéciale à les joindre, accueil agréable, rien à redire. Je n'ai besoin que d'une caution de 10 000 euros, (réceptif). On m'a fait des promesses, j'ai augmenté mon faible capital en accord avec ces promesses (et ça coûte), et maintenant on me renvoie à Groupama ou l'ASPT qui mettent les mêmes conditions pour la caution de 100 000 ou celle de 10 000. Mon Opération est toute petite, nous sommes limite à 2 groupes de 4 à 6 personnes par mois, soit un total d'environ 160 personnes par an (environ 3000 euros par groupes x 2 x 8 mois d’activités).

Points clés et conseils pratiques

• Pour obtenir une garantie financière, il faut d’abord vérifier les critères d’éligibilité de l’organisme ciblé et s’entourer d’un expert-comptable spécialisé pour agence de voyage dans la constitution du dossier.
• Le montant de la garantie financière est illimité depuis le 1ᵉʳ janvier 2016 et dépend du montant total des fonds déposés par les clients, du profil de risque et du chiffre d’affaires prévu.
• Le calcul du montant de la garantie prend en compte le volume d’affaires, le prévisionnel financier, le timing des encaissements et les contre-garanties éventuelles.
• Des contre-garanties possibles incluent cash deposit, cautions solidaires, ou autres formes selon les accords avec le garant. Le choix dépend de la liquidité et de la stratégie financière de l’agence.
• La loi impose une garantie financière illimitée et la RC Pro permet de couvrir les dommages causés à des tiers; ces deux éléments restent indispensables pour opérer légalement.
• Le processus de demande passe par la constitution d’un dossier complet, sa soumission au garant ou au courtier, puis l’évaluation par les instances du garant et la délivrance éventuelle d’une attestation.

Éléments de calcul et facteurs influents

Le montant inscrit sur l’attestation n’est pas un budget marketing, ni une trésorerie disponible. Le point important est le mot “pic”. Une moyenne annuelle peut donner une vision rassurante mais trompeuse. Une agence qui vend surtout des voyages d’été peut encaisser beaucoup d’acomptes et de soldes entre mars et juin, alors que les départs ont lieu plus tard. La première erreur consiste à écrire « 500 000 € de chiffre d’affaires la première année » et à calculer la garantie à partir de ce seul chiffre. Vous devez répartir votre activité mois par mois : dates de réservation, dates d’encaissement, dates de paiement fournisseur, dates de départ et dates de retour. Dans un accompagnement à la création d’agence de voyage, cette simulation est l’un des documents les plus utiles.

Le calcul tient compte du volume d’affaires prévisionnel, du prévisionnel financier et des contre-garanties potentielles. Le patrimoine immobilier de l’agence peut aussi servir de contre-garantie. Le garant évalue le risque et peut demander des pièces financières rassurantes et des éléments de prévision. Le coût de la garantie est influencé par le taux du garant et peut inclure une prime annuelle et des frais de dossier. Pour une création, le montant initial autour de 200 000 € est un repère courant, mais peut devenir supérieur selon l’exposition réelle. Il faut aussi veiller à ne pas sous-estimer l’importance du calendrier fournisseur et des encaissements clients.

En pratique, il est utile d’ajouter une marge de prudence de 10 % à 20 % sur le pic calculé et de vérifier les règles propres à chaque garant sur la manière d’inclure les paiements fournisseurs dans le calcul final. La RC Pro et la garantie financière ne s’opposent pas mais se complètent: la première couvre les dommages causés à des tiers, la seconde protège les fonds des clients et permet leur rapatriement en cas de défaillance.

Tableau récapitulatif des éléments clés

Rôles et relations entre acteurs

Le garant peut être l’APST, une banque ou une compagnie d’assurance. L’APST reste une option historique pour le secteur du tourisme, mais certains opérateurs se tournent aussi vers des assurances privées pour combiner protection et RC Pro. L’obligation de garantie financière n’est pas uniquement une contrainte administrative: elle assure la protection des clients et renforce la confiance dans les partenariats du secteur.

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Les agents de voyages doivent comprendre que le calcul de la garantie financière se fonde sur l’activité réelle et les pics d’encaissement, et non sur une projection purement théorique. Le choix du garant et les conditions associées peuvent influencer lourdement la faisabilité du projet, surtout en création.

Règles et comparaison avec d’autres assurances

La garantie financière et la responsabilité civile professionnelle remplissent des rôles différents: la GF protège les fonds des clients et garantie leur rapatriement; la RC Pro couvre les dommages causés à autrui par l’agence et ses préposés. Les deux doivent être souscrites pour opérer légalement. Certaines situations nécessitent une contre-garantie adaptée au profil de l’agence et à son plan de financement.

Cas particuliers et conseils de prorogation

Pour les agences franchisées, chaque entité doit en principe souscrire sa propre garantie financière. Dans un contexte de création, les exigences et les marges à prévoir peuvent être plus élevées; il convient d’ajuster le montant et les garanties en fonction du modèle de vente et des pics saisonniers.

Les passages sur les refus, les démarches et les retards indiquent l’importance d’une préparation méticuleuse du dossier et d’un accompagnement par un expert-comptable spécialisé pour agence de voyage afin d’éviter des retards et des malentendus entre les organismes.

Conclusion opérationnelle

Face à l’ensemble des règles, la garantie financière demeure un pilier essentiel pour sécuriser les transactions et préserver les droits des voyageurs. La coordination entre Atout France et l APST, ou entre l’APST et les banques/assureurs, est primordiale pour éviter les blocages. Le calcul du montant de la garantie doit refléter les flux réels et les pics saisonniers, et s’appuyer sur des simulations mensuelles précises pour anticiper les éventuels besoins de trésorerie et les ajustements annuels.

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