Comment obtenir un extrait de compte TVA au Luxembourg et gérer les systèmes eTVA, eCDF et VAT Refund

La consultation de l'extrait de compte détaillé en ligne se fait à travers un espace professionnel sur le portail MyGuichet. L’assujetti doit disposer d’un accès au système eTVA pour chaque société pour laquelle il veut consulter les extraits de compte. Tous les utilisateurs des systèmes eTVA disposent automatiquement d'un accès au système eTVA-M. Le mandat est à établir par le mandant, le mandant doit donc disposer aussi d'un accès eTVA. Le mandataire doit accepter au préalable un nouveau mandat en vue de le rendre applicable, respectivement il peut refuser un mandat lui proposé. L'accès au système est strictement personnel, tout comme le certificat professionnel LuxTrust.

Depuis le 6 novembre 2020, les indépendants n’ont plus besoin de faire une demande d’accès eTVA pour accéder à la consultation de leur compte. L’accès se fait de manière sécurisée avec le certificat Luxtrust personnel de la personne. L’utilisateur ne peut consulter que l’extrait de compte détaillé de l’assujetti représenté. Pour consulter l’extrait d’un autre assujetti, un mandat électronique est requis. Les gestionnaires (principal et systèmes) sont responsables de la gestion des accès des autres utilisateurs au sein de la société assujettie. Un utilisateur n’étant ni gestionnaire principal ni gestionnaire ne peut pas consulter l’extrait de compte détaillé.

Les accès et la gestion des mandats

Le gestionnaire principal et les gestionnaires sont responsables de la gestion des accès des autres utilisateurs au sein de la société assujettie. L’Administration de l’enregistrement, des domaines et de la TVA met à disposition des assujettis à la TVA un portail de gestion des mandats. Ce portail permet la gestion des mandats électroniques pour eTVA-C et VAT Refund. Tous les utilisateurs des systèmes eTVA disposent automatiquement d’un accès au système VAT Refund. Le mandat est à établir par le mandant, le mandant doit donc disposer aussi d’un accès eTVA. Le mandataire doit accepter au préalable un nouveau mandat en vue de le rendre applicable, respectivement il peut refuser un mandat lui proposé. La gestion active des mandats est réservée au gestionnaire principal et aux gestionnaires. Les utilisateurs simples ne peuvent que consulter les mandats donnés et les mandats reçus.

Accès et sécurité

L’utilisateur doit représenter un assujetti soumis à la TVA luxembourgeoise et ne peut consulter que l’extrait de compte détaillé de l’assujetti représenté. Pour accéder à un autre extrait, un mandat électronique est requis. L’accès est limité au gestionnaire principal et aux gestionnaires du système eTVA. L’aidedesk eTVA n’est pas compétent pour répondre aux questions qui ne concernent pas ces demandes d’accès. La connexion à Guichet.lu et MyGuichet nécessite un certificat LuxTrust et un espace professionnel.

Cas particuliers et améliorations récentes

Pour les déclarations TVA et les extraits de compte, le portail Guichet.lu fournit des informations complémentaires sur l’obtention d’un accès au système eTVA. Le 6.11.2020 marque une simplification pour les indépendants concernant l’accès à la consultation de leur compte. Le système VAT Refund permet aux assujettis établis au Luxembourg, ou leur représentant, d’introduire une demande de remboursement conformément à la directive 2008/9/CE. Si un mandataire est mandaté, il doit quand même accéder VAT Refund et remplir ses données de base avant que le mandataire puisse déposer les demandes.

Les déclarations TVA sont à déposer exclusivement à travers le système eCDF. Le dépôt électronique via eCDF est sécurisé et les formulaires au format PDF permettent une saisie simplifiée des données. Une fois validées, les déclarations peuvent être déposées électroniquement et le dépôt dans eCDF est considéré comme officiel. Tous les utilisateurs des systèmes eTVA disposent automatiquement d’un accès au système VAT Refund et au besoin, les déclarants supplémentaires peuvent être ajoutés via le menu Déclarants sur eCDF, sous certaines conditions.

Le rôle du portail eCDF et la préparation des déclarations

Les déclarations TVA se déposent via le portail eCDF et, selon les cas, via MyGuichet. Les formulaires sur eCDF permettent une saisie guidée et une validation des données avec des cadres d’erreur visibles en rouge. Le déposant peut sauvegarder et valider les données sans clôturer le dépôt, et retrouve sa déclaration en cours dans le menu Formulaires / En cours. Le dépôt final peut être effectué en cliquant sur Déposer; des copies non éditables peuvent être sauvegardées pour archivage. Les déclarations déposées apparaissent sous Déclarations déposées et une copie peut être créée pour un nouveau dépôt afin de corriger une erreur.

Le portail eCDF est accessible à tout utilisateur muni d’un certificat LuxTrust et la connexion est sécurisée via HTTPS. Pour les déclarations de TVA, le dépôt dans eCDF est la voie officielle et est synchronisé avec les systèmes AED pour le traitement. Le mandat doit permettre au mandataire de suivre le dossier, avec des droits gérés via le menu Déclarants pour les comptes LuxTrust OU. Les régimes OSS et IOSS, relatifs à l’e-commerce, peuvent être utilisés en complément pour les ventes transfrontalières et les livraisons effectuées dans l’UE.

Déclarations et obligations TVA

La TVA luxembourgeoise suit les taux de 17 % (normal), 14 %, 8 % et 3 % (super-réduit). La périodicité des déclarations dépend du chiffre d’affaires annuel: mensuelle, trimestrielle ou annuelle. Les opérations intracommunautaires exigent des états récapitulatifs (VIES) et un numéro de TVA intracommunautaire valide. L’autoliquidation s’applique en particulier sur les acquisitions intracommunautaires et certaines prestations transfrontières. Le dépôt électronique via eCDF et MyGuichet est la norme, et le respect des échéances évite intérêts de retard et pénalités.

Le Luxembourg propose également des mécanismes pour les remboursements de TVA, en fonction du lieu où l’entreprise est établie et selon la directive applicable (2008/9/CE ou 13e directive). Le dossier de remboursement doit être cohérent et soutenu par les pièces justificatives (factures, documents d’importation, attestations). Les délais de traitement varient selon la directive et le pays de dépôt; en cas de question, il faut contacter les autorités fiscales via les canaux appropriés.

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Éléments	Points clés
Accès eTVA	Pour chaque société; accès géré par le gestionnaire principal; LuxTrust nécessaire
Déclarations TVA	eCDF ou MyGuichet; dépôt électronique obligatoire; accusé de réception
Mandats	Gérés par le mandant; mandat électronique nécessaire pour consulter d’autres assujettis
VAT Refund	Consultation et dépôt via VAT Refund; dépend des directives et du pays

Points pratiques pour obtenir et consulter l’extrait de compte

1) Vérifiez que vous disposez d’un accès eTVA pour chaque société à consulter. 2) Utilisez LuxTrust pour vous authentifier sur MyGuichet et Guichet.lu. 3) Si vous devez consulter un autre assujetti, obtenez un mandat électronique et assurez-vous que le mandant vous y autorise. 4) Pour toute question relative au portail MyGuichet, contactez le centre de support par le formulaire ou par téléphone au (+352) 247-82000. 5) Accédez à l’extrait de compte détaillé via l’espace professionnel MyGuichet ou via le portail eCDF selon le type de déclaration et les droits d’accès.

Résumé opérationnel

Le processus Luxembourg TVA s’articule autour de portails dédiés: MyGuichet pour l’accès et les mandats, eCDF pour les dépôts de déclarations, et VAT Refund pour les demandes de remboursement. L’extrait de compte TVA est consultable par le gestionnaire principal ou les gestionnaires autorisés, et les mandats permettent à des tiers d’agir en votre nom selon les règles. L’utilisation sécurisée des certificats LuxTrust et le respect des délais et formats électroniques garantissent une conformité efficace et une traçabilité fiable.

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