Extrait de Kbis et Obligations URSSAF pour les Auto-Entrepreneurs

Cet article détaille les conditions générales d’utilisation (CGU) du Téléservice autoentrepreneur.urssaf.fr et de l’application mobile AutoEntrepreneur Urssaf, mis en place par l’ACOSS (Urssaf Caisse nationale). Il vise à définir les modalités d’utilisation de ces outils et les obligations qui en découlent pour les auto-entrepreneurs.

Infographie des créations d'entreprises en France

Définitions Essentielles

Acoss ou Urssaf Caisse nationale : Agence Centrale des Organismes de Sécurité Sociale, en charge du pilotage du réseau des Urssaf.
Conditions générales d’utilisation (CGU) : Document définissant les modalités d’utilisation du Téléservice et de l’application mobile.
Téléservice : Système d'information permettant à l’Usager de réaliser des démarches administratives en ligne.
Urssaf : Organisme gestionnaire en charge du traitement des déclarations de l’Usager.
Usager ou Utilisateur : Toute personne utilisant le site, l’application mobile, ou les services proposés.

Objectif du Téléservice

Le Téléservice est proposé par l’Urssaf Caisse nationale pour permettre à l’Usager de procéder par voie électronique aux démarches administratives, notamment pour enregistrer ses déclarations en tant qu’auto-entrepreneur et effectuer le paiement de ses cotisations et contributions.

Création et Gestion du Compte en Ligne

La création d’un compte en ligne est possible depuis la zone « Créer votre compte ». L’Utilisateur doit renseigner des informations relatives à son identité et/ou à l’entreprise (Siret). Il doit l’ouvrir et cliquer sur le lien présent dans le texte.

Il est alors redirigé vers une page confirmant l’activation de son compte. Il appartient à l’Utilisateur de prendre les mesures propres à assurer la confidentialité du mot de passe qui lui est communiqué. Bloquer définitivement, au bout de 10 tentatives d’accès échouées.

Utilisation des Téléservices

L’utilisation des Téléservices requiert une connexion et un navigateur internet. Dans le cas où l’utilisateur souhaite transmettre des fichiers à l’Urssaf par le biais de la messagerie sécurisée, il pourra joindre jusqu’à 4 fichiers de 2 Mo maximum.

En cas d’indisponibilité, un message mentionnant la durée de l’interruption du service est affiché sur la page d’accueil.

Modifications des CGU

Les termes des présentes CGU peuvent être modifiés ou complétés à tout moment, sans préavis, en fonction des modifications apportées aux Téléservices, de l’évolution de la législation ou de la réglementation, ou pour tout autre motif jugé nécessaire.

Ces modifications et mises à jour s’imposent à l’usager qui doit, en conséquence, se référer régulièrement à cette rubrique pour vérifier les conditions générales en vigueur.

Les demandes abusives, notamment par leur nombre, leur caractère répétitif ou systématique, ou les envois à caractère frauduleux susceptibles de porter atteinte à la sécurité des systèmes d’informations, seront rejetés et ne feront pas l’objet d’accusé réception ou de réponse.

L’Urssaf et l’Urssaf Caisse nationale se réservent le droit de prendre toute mesure propre à faire cesser tout comportement qui contreviendrait aux conditions générales d’utilisation.

Lire aussi: Tout savoir sur l'Extrait Kbis

Attestation d'Affiliation URSSAF

L’attestation d’affiliation URSSAF formalise votre statut et marque le début de votre parcours en tant qu’auto-entrepreneur. Elle permet de prouver votre affiliation à la Sécurité sociale des indépendants.

L'affiliation à l’URSSAF vous apporte à la fois des obligations, comme le paiement des cotisations sociales, mais aussi l’accès à plusieurs droits : assurance maladie, retraite, allocations familiales et bien d’autres.

L'URSSAF vous informe de votre affiliation sous un délai de 4 à 10 semaines une fois que vous avez terminé votre déclaration d'activité sur le Guichet unique des entreprises.

Une fois votre entreprise créée, vous pouvez obtenir une attestation d'affiliation URSSAF à tout moment depuis votre espace en ligne autoentrepreneur.urssaf.fr en cliquant sur "télécharger une attestation".

Les Différentes Attestations URSSAF

Voici la liste des attestations URSSAF existantes pour les micro-entrepreneurs :

Attestation de vigilance URSSAF
Attestation de contribution à la formation professionnelle
Attestation fiscale
Attestation de chiffre d’affaires

Attestation de Vigilance URSSAF

L’attestation de vigilance URSSAF est obligatoire pour tous les micro-entrepreneurs effectuant un contrat de plus de 5 000 € hors taxe pour un même client. Elle vise à éviter le travail dissimulé et les fraudes sociales.

Le client (donneur d’ordre) doit demander cette attestation à son sous-traitant (vous), vérifier sa validité sur le site de l’URSSAF, et obtenir un document attestant de l’immatriculation du micro-entrepreneur (par exemple, un extrait Kbis).

Elle contient : l’identification de la micro-entreprise (nom, siège social, numéro de SIRET) et la preuve que vous êtes à jour du paiement de vos obligations sociales.

Elle doit être renouvelée tous les 6 mois jusqu’à la fin de l’exécution du contrat.

Attestation de Contribution à la Formation Professionnelle (CFP)

En tant que micro-entrepreneur, vous vous acquittez de la contribution à la formation professionnelle (CFP) tous les mois ou tous les trimestres. Cette charge représente entre 0,10 % et 0,30 % de votre chiffre d’affaires.

L’attestation de CFP permet de prouver que vous avez bien payé votre contribution à la formation professionnelle et vous ouvre des droits à la formation professionnelle auprès du FAF (fonds d’assurance formation).

Elle indique notamment : le montant de la contribution à la formation professionnelle versé l’année précédente et l’organisme compétent pour accorder une prise en charge pour votre formation.

Vous ne pourrez pas obtenir d’attestation CFP si votre chiffre d’affaires est nul sur les 12 derniers mois.

Attestation Fiscale

L’attestation fiscale est indispensable pour faire votre déclaration de revenus. Elle indique le montant de chiffre d’affaires réalisé l’année N-1 à déclarer aux services des impôts.

La répartition du chiffre d’affaires est spécifiée en fonction de votre activité : prestations BNC, prestations BIC, ventes ou location de meublé.

Votre attestation fiscale est disponible au téléchargement sur votre espace en ligne URSSAF à partir du 7 février 2024.

Attestation de Chiffre d’Affaires

L’attestation de chiffre d’affaires permet de justifier de l’ensemble du chiffre d’affaires déclaré à l’URSSAF pour l’année en cours.

Elle est disponible au téléchargement pour chaque période déclarative (par mois ou pour 3 mois) en fonction de la méthode que vous avez choisie pour votre auto-entreprise.

Pour vos déclarations de chiffre d'affaires 2024 les attestations sont disponibles début mars (déclaration mensuelle) ou début mai (déclaration trimestrielle).

Comment Obtenir les Attestations URSSAF ?

Les attestations URSSAF s’obtiennent sur simple demande en ligne. La démarche pour les télécharger est toute simple (et gratuite). Vos attestations sont disponibles sur le site internet de l'URSSAF dédié aux auto-entrepreneurs (auto-entrepreneur.urssaf.fr) ou sur l'application mobile AutoEntrepreneur Urssaf.

Pour les télécharger, il suffit de suivre les étapes suivantes :

Connectez-vous à votre espace AutoEntrepreneur Urssaf
Rendez-vous ensuite dans l’onglet « gérer mon auto-entreprise »
Cliquez sur « mes attestations » dans la rubrique « mes documents »
Sélectionnez le type d’attestation que vous souhaitez dans le menu déroulant « demander une attestation »
Une fois la bonne attestation choisie, cliquez sur « valider »
L’attestation URSSAF demandée viendra alors s’insérer dans le tableau « mes attestations » juste en dessous

Extrait K, Kbis et Justificatif RNE

Une entreprise artisanale ou libérale n’est pas inscrite au registre du commerce et des sociétés (RCS). En revanche, elle est inscrite au registre national des entreprises (RNE). Dans ce cas, il est possible d'obtenir un justificatif d'immatriculation au RNE (ou extrait RNE). Il vous suffit de le télécharger gratuitement sur le site de l'Annuaire des entreprises.

Les entreprises ayant une activité commerciale peuvent être encore concernées par une demande d'extrait K ou Kbis. Dans la plupart des cas, l'extrait Kbis demandé doit dater de moins de 3 mois.

L'extrait K concerne les entreprises individuelles (EI), c'est-à-dire les personnes physiques. Il concerne donc aussi les micro-entrepreneurs. L'extrait est appelé L s'il s'agit de la création d'un établissement secondaire.

L'extrait Kbis concerne les personnes morales, c'est-à-dire à toutes les formes de sociétés commerciales. Il est appelé Lbis s'il s'agit de la création d'un établissement secondaire.

Utilité de l'Extrait K ou Kbis

L'extrait K ou Kbis prouve l'existence juridique d'une entreprise commerciale. Il représente une « carte d'identité » à jour d'une entreprise immatriculée au Registre du commerce et des sociétés (RCS).

Il doit être fourni lors de démarches comme l'ouverture d'un compte en banque professionnel ou l'achat de matériels auprès d'un fournisseur.

Il n'est plus nécessaire de joindre un extrait K ou Kbis pour accomplir de nombreuses démarches administratives. Il suffit de communiquer le numéro unique d'identification (Siren) ou un justificatif d'immatriculation au RNE (qui est un équivalent de l'extrait K ou Kbis).

Ce justificatif d'immatriculation au RNE est téléchargeable gratuitement sur l'Annuaire des entreprises.

Démarches Administratives Sans Extrait Kbis

Par exemple, il n'est plus nécessaire de fournir un extrait K ou Kbis dans les démarches suivantes :

Candidature à un marché public
Demande d'autorisation d'exploitation commerciale
Demande d'ouverture d'une procédure de redressement judiciaire
Etc.

Attestation de Vigilance : Obligations des Donneurs d'Ordre

Employeurs, indépendants, l’attestation de vigilance permet à vos clients et donneurs d’ordre de vérifier que vous respectez vos obligations de déclaration et de paiement de vos cotisations et contributions sociales auprès de l’Urssaf.

En tant que donneur d’ordre vous devez vérifier que vous disposez bien d’une attestation de vigilance valide et authentique. L’attestation doit être présentée lors de la conclusion du contrat puis tous les 6 mois jusqu’à la fin de son exécution.

Si vous ne respectez pas les conditions pour obtenir une attestation de vigilance, votre demande sera refusée. Pour connaître le motif de ce refus et pour régulariser votre situation en vue d’obtenir une attestation, connectez-vous à votre espace en ligne et consultez ce document dans la rubrique « Documents et démarches » puis « Télécharger une attestation », cliquez sur le bouton « Voir le fichier ».

Contrôle de l'URSSAF : Comment s'y Préparer ?

La simple idée d’un contrôle de l’Urssaf peut provoquer un sentiment de panique. Pourtant, vous pouvez garder l’esprit tranquille si votre comptabilité est correcte et mise à jour. En effet, le but d’une inspection est de vérifier le règlement de vos cotisations sociales : ce n’est donc pas un contrôle fiscal !

L’acronyme Urssaf signifie Union de Recouvrement des cotisations de Sécurité Sociale et des Allocations Familiales. Organisme privé, il est chargé d’une mission de service public qui dépend du Ministère de la Santé et de la Prévention et du Ministère de l'Action et des Comptes publics : collecter les cotisations et contributions sociales des entreprises dont celles de toutes les auto-entreprises.

En tant qu’auto-entrepreneur, vous avez l’obligation de déclarer votre chiffre d’affaires de façon mensuelle ou trimestrielle. Vous réglez ensuite vos cotisations sociales sociales en conséquence. Lors d’un contrôle, l'Urssaf se base donc sur vos déclarations de chiffres d’affaires.

Objectifs et Déclencheurs d'un Contrôle URSSAF

Un contrôle de l’Urssaf a pour but de vérifier le règlement de vos cotisations sociales. Le montant que vous avez versé doit être exactement le même que celui réellement dû. Ce dernier est calculé en fonction de votre type d’activité, de votre chiffre d’affaires ou encore des aides dont vous bénéficiez.

Contrairement aux idées reçues, un contrôle de l’Urssaf ne veut pas dire que vous êtes suspecté de fraude : certaines entreprises peuvent être sélectionnées de manière aléatoire.

Certains facteurs peuvent tout de même conduire à un contrôle de l’Urssaf :

Des déclarations ou paiements de cotisations mal effectués ou en retard
Votre chiffre d’affaires atteint les plafonds autorisés en micro-entreprise
Une suspicion lors d’un contrôle fiscal à titre personnel
L’un de vos clients est soumis à un contrôle de l’Urssaf

Depuis la loi ESSOC en 2018, vous pouvez vous-même demander à bénéficier d’un contrôle de l’Urssaf. Pourquoi ? Vous pouvez éviter une sanction financière si vous n’êtes pas en règle.

Déroulement d'un Contrôle URSSAF

Un contrôle peut se résumer en quatre étapes principales : la réception de l'avis de contrôle, l'envoi de la liste des pièces justificatives, l'examen de celles-ci et, enfin, la réception de la lettre d'observation.

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