Extrait KBIS : Tout savoir sur sa validité de 3 mois

Vous êtes dirigeant d'une entreprise et vous êtes régulièrement confronté à des demandes d'extrait KBIS de la part de vos fournisseurs, de vos clients, de l'administration (appel d'offre public, aides à l'emploi...), de votre banque, de votre assureur etc. Vous vous interrogez, et si vous faisiez un stock d'extraits KBIS, pour les communiquer au fur et à mesure des demandes ? N'en faites rien, car les KBIS ont une durée de validité limitée.

KBIS : une durée de validité limitée

L'extrait KBIS ne mentionne aucune date de validité. Pourtant, il est d'usage de demander un KBIS de moins de 3 mois, qu'il s'agisse d'un KBIS en version papier ou d'un KBIS en version numérique. Ce délai part à compter de la date d'émission de l'extrait. Pendant ce délai de 3 mois, les informations contenues dans l'extrait font foi lors des démarches administratives et sont opposables aux créanciers. La durée de validité d'un extrait KBIS est de moins de 3 mois soit 90 jours à compter de la date d'émission, que ce soit sa version papier ou numérique. En effet, pour la plupart des procédures officielles pour la gestion d'une entreprise, il est d'usage de fournir des KBIS récents. C'est d'autant plus important concernant les sociétés et leurs démarches commerciales. De fait, il faut toujours donner un kbis de moins de trois mois lorsque l'on doit entreprendre une démarche (ouverture de compte bancaire, appel d'offres, facturation client, etc.).

Par ailleurs, le dirigeant d'une entreprise en création a la possibilité de demander un KBIS provisoire au RCS (Registre du Commerce et des Sociétés). Le KBIS provisoire est alors valide, jusqu'à l'obtention du KBIS définitif. Le délai d'obtention de celui-ci est en général compris entre 3 et 7 jours ouvrés sous réserve, bien entendu, que le dossier de création déposé soit complet. Il est, cependant, possible de commencer à émettre des devis avant réception du KBIS provisoire ou définitif. Il suffit, en effet, d'indiquer sur ceux-ci "entreprise en cours de création".

A noter : le KBIS est réservé aux entreprises commerciales. Les entrepreneurs individuels dans le domaine du commerce peuvent produire un extrait K. Quant aux artisans, la chambre des métiers leur délivre un extrait D2. Et, les professions libérales n'ont accès qu'à leur avis de situation au répertoire sirene disponible en ligne sur le site de l'INSEE.

Les extraits K, Kbis, L et Lbis

Les entreprises ayant une activité commerciale peuvent être encore concernées par une demande d'extrait K ou Kbis. Dans la plupart des cas, l'extrait Kbis demandé doit dater de moins de 3 mois.

L'extrait K concerne les entreprises individuelles (EI), c'est-à-dire les personnes physiques. Il concerne donc aussi les micro-entrepreneurs. Il est appelé L s'il s'agit de la création d'un établissement secondaire.
L'extrait Kbis concerne les personnes morales, c'est-à-dire à toutes les formes de sociétés commerciales. Il est appelé Lbis s'il s'agit de la création d'un établissement secondaire.

Raisons d'une durée de validité limitée du KBIS

L'extrait KBIS est la carte d'identité de l'entreprise. Ce document valide l'existence juridique de la société commerciale, car il atteste de son inscription au Registre du Commerce et des Sociétés, un registre tenu par le greffe du tribunal de commerce. Le KBIS permet donc de s'assurer que le partenaire commerciale n'est pas une société fictive ou une société ayant cessé son activité.

De plus, ce document officiel donne des informations relatives à sa personnalité morale :

la raison sociale (pour un entrepreneur individuel, il s'agit obligatoirement de son identité),
le numéro SIREN / le numéro SIRET (les identifiants de la société délivrés par l'INSEE, lors de la création),
la forme juridique (SARL, SAS, SASU...),
la date de création de la société,
l'éventuel nom commercial ou enseigne,
l'éventuel nom de domaine, c'est-à-dire l'adresse du site vitrine sur le web,
le capital social servant notamment de garantie pour les créanciers,
l'adresse du siège social ainsi que celle des différents établissements (pour ces établissement, un extrait L peut être délivré),
l'objet social détaillé (les activités exercées),
les noms des dirigeants ainsi que leurs adresses,
l'existence d'une procédure collective (redressement judiciaire, liquidation judiciaire, procédure de sauvegarde),
etc.

Certaines de ces données sont susceptibles d'être modifiées, en cours de vie de l'entreprise. C'est pourquoi l'extrait KBIS a une durée de validité limitée.

Effectivement, cet acte authentifié par le greffe contient de nombreuses informations relatives à une société, mais qui ne sont pas vouées à changer tous les quatre matins. Par exemple, si le siège social ou le principal dirigeant ne changent pas d'adresses, la validité de l'extrait kbis serait toujours bonne. En somme, on pourrait considérer que le kbis n'a pas de durée de validité tant que les renseignements sur l'entreprise ne sont pas modifiés et qu'aucun changement de dirigeant n'est opéré.

Comment obtenir un extrait K ou Kbis ? 📄

Il est possible que lorsque l'on présente un certificat de plus de 3 mois, il ne soit pas considéré comme valide ni officiel par les interlocuteurs qui le reçoivent. Et c'est ici que ça se complique ! Ces derniers peuvent alors imaginer que les renseignements décrits dans le kbis ont pu changer dans les derniers mois et, ainsi, ne plus être exacts. Ou pire, imaginer que la société est fictive ou a déjà cessé son activité. Afin d'éviter les interrogations ou les doutes des partenaires ou prestataires de votre entreprise, il est donc conseillé de fournir un KBIS récent.

Comment avoir toujours un KBIS en cours de validité

Le chef d'entreprise peut demander son extrait KBIS régulièrement, afin d'en fournir un exemplaire à jour à ses différents partenaires commerciaux. Depuis début 2020, il a la possibilité obtenir un KBIS gratuit sur le site Monidenum, un site mis en place par les greffes des tribunaux de commerce. Par souci de simplicité, le dirigeant a également la possibilité d'automatiser l'envoi de l'extrait KBIS en se rendant sur le site Infogreffe et en souscrivant un abonnement payant. L'envoi de la pièce d'identité de l'entreprise commerciale se fait alors par courrier, pour une durée et selon une périodicité choisies par le souscripteur.

A savoir : le KBIS est un document public. Les tiers ont donc accès à celui-ci sans avoir à justifier d'un intérêt. Cependant, ils n'ont pas la possibilité d'obtenir un extrait KBIS gratuitement. En effet, ils doivent soit utiliser Infogreffe, soit s'adresser au tribunal de commerce. C'est pourquoi les tiers réclament au chef d'entreprise l'envoi d'un KBIS daté de moins de 3 mois.

Les particularités de la Moselle et de l’Alsace

La Moselle et l’Alsace ont instauré une validité maximale de 3 mois après l’émission d’un Kbis. De plus autre particularité de ces deux départements français, l’extrait Kbis s’obtient au greffe du tribunal d’instance du siège social de la société dont vous cherchez des informations et non pas au greffe du tribunal de commerce. La particularité de ces deux départements est liée au droit local spécifique de l’Alsace et de la Moselle.

Les greffes sont situés dans les villes de Thionville, Metz et Sarreguemines en Moselle et dans les villes de Strasbourg, Saverne, Colmar en Alsace. Il n’est pas possible de faire de demande en ligne. Pour obtenir un Kbis, il faut se déplacer au greffe du tribunal d’instance de la ville concernée. Attention, les paiements en carte bleue ne sont pas acceptés et il est obligatoire de faire l’appoint pour payer les 2,96 € exigés pour la remise de tout Kbis.

Pourtant le Kbis est un document souvent demandé car à titre d’exemple, rien que dans le tribunal d’instance de Strasbourg, 45 000 demandes sont traitées chaque année.

Lire aussi: Tout savoir sur la validité du Kbis

Durée de validité réduite du KBIS, en cas de modification des informations

La date de fin de validité du KBIS est réduite, lorsque des modifications sont apportées à l'entreprise : changement de la gérance ou du capital social, adjonction ou au contraire suppression d'une activité, déménagement du siège social, prononcé d'une procédure collective...

Le dirigeant a alors l'obligation de mettre à jour son extrait KBIS et de fournir le document modifié aux partenaires en faisant la demande. La modification de l'extrait KBIS se fait en 2 étapes.

Une publication doit, tout d'abord, paraitre dans un journal d'annonces légales du département dans lequel se trouve le siège social de l'entreprise commerciale. Elle doit se faire dans le mois qui suit le changement et vise à informer les tiers de celui-ci. Ensuite, il faut procéder à une inscription modificative au RCS.

Il faut savoir que la durée de validité du Kbis est réduite lorsque des modifications importantes sont apportées à l'entreprise, telles que le changement de gérant, la modification du capital social, l'ajout ou la suppression d'une activité, le déménagement du siège social, ou encore le lancement d'une procédure collective.

Elle va se faire en deux étapes. Tout d'abord, une annonce doit être publiée dans un journal d'annonces légales du département où se trouve le siège social de l'entreprise. Cette publication doit intervenir dans le mois suivant le changement afin d'informer les tiers. Ensuite, il faut effectuer une inscription modificative au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS).

Quand mettre à jour le Kbis de votre entreprise ?

Tout au long de son existence, une société évolue. Il est très rare que celle-ci ne subisse aucune modification durant toute sa vie. Ainsi, une mise à jour s'impose au moment où des changements surgissent. Ces changements en question peuvent être réalisés sous l'impulsion du dirigeant de la structure. Ils peuvent également apparaitre à la demande du tribunal de justice. Quoi qu'il en soit, ceux-ci modifient le statut de votre entreprise.

Parmi les changements les plus fréquents qui entrainent une mise à jour d'une entreprise, on peut citer :

Le changement de dirigeant
Le changement d'adresse du siège social
Le changement de la dénomination sociale
Un changement relatif au montant du capital social

Comment mettre à jour le Kbis ?

Avant de mettre à jour le Kbis, vous devez d'abord convoquer vos associés et leur communiquer les modifications que vous envisagez de faire. Si la majorité de vos collaborateurs ne s'opposent pas à votre décision, vous pouvez procéder à la mise à jour. Pour ce faire, vous devez vous adresser aux organismes fiscaux et sociaux pour leur fournir les informations sur les évolutions au sein de votre entreprise. Ensuite, vous vous rendrez directement au Greffe du tribunal de commerce ou au Centre de Formalités des Entreprises (CFE) pour demander une mise à jour du Kbis. Vous avez aussi la possibilité de suivre une démarche en ligne sur le site du CFE.

Pour une mise à jour classique du Kbis, vous devez vous munir notamment d'un procès-verbal de l'assemblée générale qui a pris la décision de modification avec vous. À part cela, vous devez avoir un formulaire M2 et un exemplaire des statuts de société mis à jour. À cela s'ajoutent les frais d'enregistrement destinés au greffe. Des pièces supplémentaires seront requises selon votre forme juridique.

Au besoin, vous ferez une annonce au journal d'annonces légales (JAL) du département pour faire connaitre au public les modifications apportées à votre entreprise. Cette étape est surtout valable si la modification concerne un changement d'adresse de votre entreprise.

Obtenir un extrait Kbis : Les démarches

Toute personne peut obtenir un extrait kbis pour une entreprise, à condition d'avoir les informations relatives à cette activité professionnelle. Cependant, la plupart des demandes de kbis sont effectuées par les dirigeants des sociétés. Pour réaliser cette démarche et obtenir un extrait kbis, il faut se tourner vers le Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) ou sur le site infogreffe.fr pour une demande en ligne. Il existe aussi monidenum.fr et pappers.fr pour un téléchargement au format numérique.

Sinon, de manière générale, le greffe du tribunal de commerce fournit un extrait kbis aux entreprises en une dizaine de jours si la demande est faite par voie postale. Ce délai peut évidemment varier en fonction de l'ancienneté de l'entreprise, de sa forme juridique ou des disponibilités des professionnels. Néanmoins, il est rare que le registre du commerce dépasse un délai de 15 jours pour fournir le kbis d'une entreprise.

Vous obtiendrez votre extrait Kbis entre 3 à 7 jours ouvrables après la création de votre entreprise et votre immatriculation au RCS. Si vous avez besoin du document dans l'immédiat, vous pouvez faire une demande d'extrait Kbis provisoire. Celui-ci vous sera délivré dans un délai de 48 h. Pour obtenir un extrait Kbis provisoire, votre entreprise doit impérativement avoir un numéro Siren valide et avoir réglé tous les détails relatifs à l'immatriculation au Registre du Commerce et des Sociétés.

Par ailleurs, il est important de noter le ralentissement de la greffe dans le traitement des dossiers relatifs à l'extrait Kbis pendant les périodes de vacances et les jours fériés. Il est donc essentiel d'anticiper ces périodes au moment du dépôt de dossier. Le mieux est de déposer votre dossier au moins 15 jours ouvrables avant les périodes de vacances et les jours fériés. Ainsi, vous serez sûrs d'obtenir votre extrait Kbis au moment où vous en aurez besoin.

Combien coûte un extrait Kbis ?

La première demande d’extrait est gratuite, car incluse dans les frais d’immatriculation pour les 3 premiers exemplaires. Concernant les demandes suivantes, les tarifs varient selon le mode de retrait que vous choisissez :

2,56 € pour un retrait direct au greffe
3,20 € pour un envoi électronique
3,97 € pour un envoi postal

En cas de modification des informations (changement d’adresse, de gérant, de statut juridique…), il sera nécessaire d’effectuer une formalité modificative, suite à laquelle votre extrait Kbis mis à jour vous sera envoyé par le Greffe.

Dans de nombreux cas durant la vie d'une société !

Un entrepreneur doit fournir un extrait kbis pour la plupart de ses procédures administratives ou commerciales. Il devra, par exemple, transmettre un extrait kbis à sa banque pour l'ouverture d'un compte professionnel. De la même manière, une entreprise devra donner un extrait kbis dans le cadre d'un achat de fournitures ou de matériaux. Il pourra également être requis dans le cadre d'un développement de l'entreprise à l'international, afin de signer de nouveaux contrats ou d'ouvrir des succursales dans un pays étranger. Quoi qu'il en soit, l'extrait kbis donnera toutes les informations relatives à la société afin que ses partenaires et prestataires puissent travailler avec elle.

Les informations contenues dans un extrait Kbis

Une fois qu’un dirigeant a déclaré sa société auprès du RCS, il obtient un Kbis. Ce document renferme des éléments essentiels pour identifier et caractériser une entreprise donnée. Le Kbis recèle en particulier les informations suivantes :

le greffe du tribunal de commerce où l'immatriculation a été enregistrée
le numéro et la date d'immatriculation
l’identité du dirigeant avec son nom, prénom, date et lieu de naissance, sa nationalité et son adresse.
la raison sociale c’est-à-dire le nom attribué à une société civile qui figure au Registre du Commerce et des Sociétés
la forme juridique (SARL, SA, GIE, SCI…)
le montant du capital social de l’entreprise
la date de la création de l’entreprise : il est possible de faire enregistrer une entreprise auprès du RCS le mois qui précède la fondation de l’entreprise et il faut obligatoirement que l’enregistrement ait lieu 15 après le début de l’activité.
L’adresse du siège social de l’entreprise
le code APE (Activité Principale Exercée). Ce code permet de déterminer l'activité principale d'une entreprise ou d’un travailleur indépendant. Les activités sont réparties en 90 secteurs différents qui sont eux-mêmes subdivisés en de nombreux sous-groupes.
la description détaillée des activités
La date de délivrance du Kbis et le nom du greffe du tribunal de commerce qui a validé le document.

Cet extrait peut changer en fonction de l’évolution d’une société ainsi le capital initial peut être augmenté, le dirigeant peut être remplacé ou le siège social peut déménager dans un autre lieu. C’est probablement la raison pour laquelle la législation française n’a pas imposé de date de validité pour un Kbis (sauf dans les départements d’Alsace et de la Moselle).

Dans la pratique, certaines mentions du Kbis peuvent être ajoutées ou modifiées au cours de la vie d’une entreprise. Un entrepreneur peut changer certaines caractéristiques de sa société. De plus, le greffier chargé de la tenue du Registre du Commerce et des Sociétés peut préciser qu’une entreprise donnée fait l’objet d’un recours collectif.

Aussi, dans les faits, en cas de litige commercial avec une partie adverse, les données du Kbis datant de moins de 3 mois font foi. Il est important de rappeler que les Kbis photocopiés (même certifiés conformes) n’ont aucune valeur légale. L’original est exigé, donc il est impératif d’avoir constamment un stock d’extraits à fournir aux organismes qui le souhaitent.

Les obligations des entreprises artisanales et libérales

Attention Une entreprise artisanale ou libérale n’est pas inscrite au registre du commerce et des sociétés (RCS). En revanche, elle est inscrite au registre national des entreprises (RNE). Dans ce cas, il est possible d'obtenir un justificatif d'immatriculation au RNE (ou extrait RNE). Il vous suffit de le télécharger gratuitement sur le site de l'Annuaire des entreprises.

Dans quels cas l'extrait Kbis n'est plus nécessaire ?

Il n'est plus nécessaire de joindre un extrait K ou Kbis pour accomplir de nombreuses démarches administratives. Il suffit de communiquer le numéro unique d'identification (Siren) ou un justificatif d'immatriculation au RNE: titleContent (qui est un équivalent de l'extrait K ou Kbis).

Ce justificatif d'immatriculation au RNE est téléchargeable gratuitement sur l'Annuaire des entreprises.

Par exemple, il n'est plus nécessaire de fournir un extrait K ou Kbis dans les démarches suivantes :

Candidature à un marché public
Demande d'autorisation d'exploitation commerciale
Demande d'ouverture d'une procédure de redressement judiciaire
Douanes, fiscalité
Déclarations, agréments et autorisations
Produits énergétiques
Urbanisme
Travaux d'intérêt général
Procédures collectives
Autorisations d’exploitation commerciale
Obligation du commerçant titulaire de l’autorisation d’ouverture de commerce de détail
Agriculture
Propriété industrielle
Transport

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