Extrait Kbis Auto-Entrepreneur : Délais et Validité

Le Kbis est un document officiel qui prouve l’existence de votre société. Il est le passeport ou la carte d’une entreprise. Le Kbis est obligatoire pour exercer son activité légalement. Il certifie l’existence juridique et les informations légales d’une société à la date de la signature de l’acte (adresse du siège et des établissements, capital social, nom des dirigeants...).

Dans leurs démarches administratives, les entreprises commerciales doivent fournir un extrait K ou Kbis . Ce document est nécessaire dès lors que l’on possède une entreprise, ou une micro-entreprise, commerciale. Il permet de justifier son activité et de prouver son existence légale.

Qu'est-ce que l'extrait Kbis ?

L'extrait Kbis est un document délivré par le greffe du tribunal de commerce. Il atteste qu’une entreprise est enregistrée au registre du commerce et des sociétés (RCS). Pour un auto-entrepreneur, on ne parle pas d'extrait Kbis, mais d'extrait K. Le Kbis contient toutes les informations clés concernant la micro-entreprise. Pour ces démarches, vous pouvez fournir un justificatif d’immatriculation au RNE. L'extrait Kbis est la carte d’identité officielle de l’entreprise.

Comment obtenir un extrait K ou Kbis ? 📄

Les Différents Types de Kbis

Il y a plusieurs types de Kbis différents en fonction du statut de votre entreprise ou de votre activité. Pour être précis, le Kbis ne concerne que les personnes morales qui exercent une activité commerciale.

Les entreprises ayant une activité commerciale peuvent être encore concernées par une demande d'extrait K ou Kbis. Dans la plupart des cas, l'extrait Kbis demandé doit dater de moins de 3 mois.

Extrait d'Immatriculation ou Kbis ?

Les entreprises individuelles et les auto-entrepreneurs ne sont pas des personnes morales. Ils disposent simplement d’un extrait K, et non d’un Kbis.

L’extrait K ne comporte pas la signature du greffier du tribunal de commerce et, dans ce contexte, n’est pas un acte authentique, mais un simple document officiel informatif.

Si vous êtes artisan, vous devez disposer de l'extrait D1 qui est un autre type de Kbis prouvant votre habileté à exercer votre activité légalement.

Si vous êtes auto-entrepreneur, vous pouvez vous procurer un extrait K gratuit, appelé aussi « avis de situation », en passant par le site Web du greffe du tribunal de commerce ou via le site de l’INSEE. Pour l'auto entrepreneur, il s'agit d'un extrait K ou avis de situation comme nous l'avons vu. Le temps d'obtention est le même que pour les autres professions.

Les Rôles Essentiels du Kbis

En plus de prouver l’existence légale de votre entreprise au RCS, le Kbis possède d’autres rôles. Il est obligatoire pour effectuer des factures juridiquement valables.

Lire aussi: Tout savoir sur l'Extrait Kbis

Vous ne pouvez pas effectuer des transactions avec des partenaires commerciaux si vous ne possédez pas de Kbis.

L’extrait Kbis est un document généralement sollicité par les organismes officiels ou les partenaires de la société dans différents cadres comme par exemple ceux :

D’un appel d’offre
De l’entrée dans un local commercial
De l’achat de marchandises
De l’obtention d'une subvention.

Le Kbis est obligatoire pour l'ouverture d'un compte bancaire au bénéfice et au nom de votre entreprise et le déblocage de fonds que vous avez effectué durant la phase de création de votre société.

Le Kbis peut aussi servir de preuve et d'assurance en cas de problème avec un tiers. Si vous êtes dans le cas d’un litige sur une information relative à votre entreprise, le Kbis de moins de 3 mois sera analysé pour trancher le litige.

Informations Mentionnées dans le Kbis

Le Kbis, véritable carte d’identité de votre entreprise, recense tous les actes qui sont intervenus durant la vie de votre entreprise, mais aussi toutes les informations susceptibles d'intéresser les tiers.

Le Kbis est un document complet qui mentionne les informations essentielles telles que :

Le greffe dont relève l’entreprise
La date de délivrance du Kbis
Le numéro de SIREN et le numéro SIRET
Le code APE et l’objet social détaillé
La raison sociale, le sigle, l’enseigne
L’adresse du siège et l’adresse des différents établissements
La date de création de la société
La forme juridique (entreprise individuelle, EURL/SARL, SASU/SAS...)
Le capital social
La durée de vie
Le nom de domaine, le cas échéant (adresse Web de l’entreprise)
Les noms, prénoms, dates et communes de naissance, nationalités et adresses du ou des dirigeant(s)
L’extrait Kbis mentionne si l’entreprise est sous le coup d’une procédure collective
Les décisions suite à une/des procédure(s) collective(s)etc...

Une fois qu’un dirigeant a déclaré sa société auprès du RCS, il obtient un Kbis. Ce document renferme des éléments essentiels pour identifier et caractériser une entreprise donnée.

Le Kbis recèle en particulier les informations suivantes :

le greffe du tribunal de commerce où l'immatriculation a été enregistrée
le numéro et la date d'immatriculation
l’identité du dirigeant avec son nom, prénom, date et lieu de naissance, sa nationalité et son adresse.
la raison sociale c’est-à-dire le nom attribué à une société civile qui figure au Registre du Commerce et des Sociétés
la forme juridique (SARL, SA, GIE, SCI…)
le montant du capital social de l’entreprise
la date de la création de l’entreprise : il est possible de faire enregistrer une entreprise auprès du RCS le mois qui précède la fondation de l’entreprise et il faut obligatoirement que l’enregistrement ait lieu 15 après le début de l’activité.
L’adresse du siège social de l’entreprise
le code APE (Activité Principale Exercée). Ce code permet de déterminer l'activité principale d'une entreprise ou d’un travailleur indépendant. Les activités sont réparties en 90 secteurs différents qui sont eux-mêmes subdivisés en de nombreux sous-groupes.
la description détaillée des activités
La date de délivrance du Kbis et le nom du greffe du tribunal de commerce qui a validé le document.

Durée de Validité d'un Extrait Kbis

Le Kbis n’a pas de durée de validité, mais les organismes officiels sollicitent généralement un extrait daté de moins de 3 mois. Nous vous conseillons d’avoir toujours un Kbis de moins de 3 mois pour respecter la durée de validité.

Comme nous l’avons vu, une entreprise est en constante modification avec un changement de dirigeant ou une augmentation de capital social. Il est alors important de mettre à jour son Kbis.

L'extrait Kbis ou extrait d'immatriculation au Registre du Commerce et des Sociétés n'a pas de durée de validité. Cela s'explique par le fait que la situation d'une entreprise peut être modifiée à tout moment. Concrètement, l'extrait Kbis est la photographie de l'entreprise à un instant T.

Dans ce sens, toute modification d'informations concernant celle-ci doit faire l'objet d'une mise à jour du document officiel. Ces informations peuvent être un changement d'adresse, de nom du dirigeant, du capital social ou autre.

Chaque chef d'entreprise est donc tenu de déclarer toute éventuelle modification d'informations concernant sa société auprès du Registre du Commerce et des Sociétés. Ces dernières seront, par la suite, vérifiées et contrôlées par le greffier du Tribunal de commerce avant d'être envoyées au RCS qui va à son tour mettre à jour les extraits. Suite à cela, les versions d'extraits Kbis précédentes ne seront plus valables.

L'extrait K a une durée de validité de 3 mois. En général, il est demandé un extrait de moins de 3 mois.

Pourquoi un Kbis de Moins de 3 Mois ?

L'extrait Kbis est requis dans plusieurs domaines relatifs au bon fonctionnement de l'entreprise. Cela peut être l'ouverture d'un compte bancaire, la signature d'un contrat ou de bail de location, etc. Face à ce genre de situation, les chefs d'entreprise sont tenus de présenter un extrait Kbis datant d'au moins 3 mois pour être en règle. Cela a pour but de réduire au mieux les risques de récupérer des extraits Kbis contenant des informations inexactes et/ou non à jour.

Validité du Kbis en Alsace et Moselle

La durée de validité d'un extrait Kbis n'est pas la même sur tout le territoire français. En Alsace et en Moselle, le document officiel n'est valable que pendant une durée de 3 mois maximum après son émission.

Celui-ci est uniquement obtenu auprès du greffe du tribunal d'instance du siège social de l'entreprise. La demande d'extrait Kbis pour les entreprises situées en Alsace et en Moselle ne peut pas se faire en ligne et le paiement en carte bleue est refusé. Il faudra donc se rendre au greffe de tribunal d'instance et faire l'appoint pour payer l'extrait Kbis.

Avoir un Kbis Valide en Tout Temps

Même si l'extrait Kbis n'a pas de durée de validité (à l'exception de ceux obtenus en Moselle et en Alsace), nombreux sont les fournisseurs et les organismes qui exigent un document de moins de 3 mois. Il est donc important de toujours avoir un extrait Kbis récent à portée de main pour veiller au bon déroulement des différentes démarches que vous prévoyez de faire.

Dans ce sens, il est intéressant de souscrire à un envoi périodique du document sur le site d'infogreffe.fr. C'est à vous de choisir la périodicité et la durée de votre abonnement. Notons que la durée maximale ne doit pas dépasser les 24 mois. Les extraits seront envoyés mensuellement à votre adresse postale ou bien à celle que vous aurez indiquée.

Qui Peut Obtenir un Extrait Kbis ?

Le Kbis est un document avec de nombreuses informations intéressantes. C’est en plus un document public, c'est-à-dire que n'importe qui peut demander un exemplaire de votre Kbis. La demande est relativement simple, il suffit de connaître le nom de l’entreprise et son numéro de SIREN ou de son sigle.

Dans l'environnement de l’entreprise, le Kbis est très important, car vos concurrents et vos fournisseurs peuvent l’obtenir. Nous vous conseillons d’utiliser Infogreffe. Sinon, pour moins de cinq euros vous pouvez obtenir le Kbis de n’importe quelle entreprise.

Les tiers ont donc accès à celui-ci sans avoir à justifier d'un intérêt. En effet, ils doivent soit utiliser Infogreffe, soit s'adresser au tribunal de commerce. C'est pourquoi les tiers réclament au chef d'entreprise l'envoi d'un Kbis daté de moins de 3 mois.

Démarches et Organismes à Contacter

Après la création de votre entreprise ou plus exactement du traitement de votre dossier de création, vous recevrez un Kbis par voie postale.

Voici deux solutions que nous vous proposons :

Infogreffe est une solution digitale où pour quelques clics et moins de cinq euros vous obtenez tous les Kbis qui vous intéressent.
Le greffe de la Chambre commerciale du tribunal d’instance ou le greffe de la chambre commerciale du tribunal de grande instance ou le greffe du tribunal de commerce ont les moyens de vous fournir un exemplaire de Kbis certifié.

Voici les étapes cruciales pour effectuer une modification du Kbis en tant qu’auto-entrepreneur en France. Lorsque des changements interviennent au sein de votre entreprise, tels que des modifications de statuts juridiques, de siège social ou de dirigeants, il est essentiel de suivre les démarches légales requises.

Pour commencer, adressez-vous à un journal d’annonces légales habilité dans votre département pour publier une annonce légale informant le public des modifications apportées. Une fois l’annonce diffusée, assurez-vous de recevoir une attestation de publication, document indispensable à joindre à votre demande de modification du Kbis.

Gardez à l’esprit que dans le cas d’un transfert de siège social dans un autre département, la publication de deux annonces légales est nécessaire : une dans le département de destination et une dans le département d’origine.

Combien Coûte un Extrait K-bis ?

Les 4 premiers exemplaires d’extraits Kbis qui font suite à la création de la personne morale ne sont pas facturés par le greffe, car la société a versé, en amont, des frais d’immatriculation.

Prix Kbis

Si vous voulez commander de nouveaux extraits Kbis, les envois suivants sont facturés :

2.69 euros pour une commande de Kbis au greffe
4.18 euros pour une commande de Kbis par courrier
3.37 euros pour un envoi électronique

Ces tarifs, fixés par le greffe, sont susceptibles d’évoluer.

Type de Commande	Prix
Au greffe	2.69 euros
Par courrier	4.18 euros
Envoi électronique	3.37 euros

Comment Obtenir un Extrait Kbis Gratuit ?

Tout à fait, l'obtention d'un extrait de KBIS est gratuit et très simple. Il vous suffit de taper portail des sociétés dans la barre de recherche de votre moteur de recherche et le tour est joué. Aujourd’hui en France, l’écosystème entrepreneurial s’est beaucoup enrichi. Il est possible de se faire accompagner gratuitement par des experts et des professionnels.

Depuis début 2020, il a la possibilité obtenir un KBIS gratuit sur le site Monidenum, un site mis en place par les greffes des tribunaux de commerce. Par souci de simplicité, le dirigeant a également la possibilité d'automatiser l'envoi de l'extrait KBIS en se rendant sur le site Infogreffe et en souscrivant un abonnement payant. L'envoi de la pièce d'identité de l'entreprise commerciale se fait alors par courrier, pour une durée et selon une périodicité choisies par le souscripteur.

Auto-Entrepreneur et Kbis : Ce Qu'il Faut Savoir

Un auto-entrepreneur peut avoir besoin de fournir un extrait K ou Kbis s’il est enregistré au RCS (Registre du Commerce et des Sociétés) et qu’il exerce une activité commerciale. Un auto-entrepreneur libéral avec une seconde activité d’achat/vente a également besoin de cet extrait. Mais si vous n’exercez une unique activité libérale, vous n’avez pas besoin de ce document.

Les démarches à faire pour obtenir l’extrait K/Kbis auto entrepreneur peuvent être réalisées en ligne ou sur place.

Identification de votre Greffe du Tribunal de Commerce : Vous devez contacter le Greffe du Tribunal de Commerce où votre auto-entreprise est immatriculée.
Formulaire de demande d’extrait K/Kbis : Vous devrez remplir un formulaire de demande d’extrait K/Kbis.
Modalités de paiement : Généralement, des frais sont associés à la demande d’extrait K/Kbis.
Envoi de la demande : Une fois que vous avez rempli le formulaire et payé les frais éventuels, vous pouvez envoyer votre demande au Greffe du Tribunal de Commerce concerné.
Réception de l’extrait K/Kbis : Une fois que votre demande est traitée, vous recevrez votre extrait K/Kbis par courrier postal ou sous format électronique, selon vos préférences.

Si vous êtes immatriculé en Alsace-Lorraine ou en Outre-Mer, la demande d’extrait K en ligne n’est pas disponible. Si vous êtes agent commercial, votre immatriculation se fait au Registre Spécial des Agents Commerciaux (RSAC) et non au RCS. Si vous exercez une activité artisanale, vous pouvez obtenir un extrait D1 en plus de votre Kbis.

Quand Pouvez-Vous Commencer à Travailler Sans Kbis ?

Le Kbis de l’auto-entrepreneur étant une preuve d’immatriculation de sa micro-entreprise, par conséquent, ne pas avoir son extrait Kbis signifie ne pas avoir encore sa société immatriculée.

Or, vous pouvez réaliser votre déclaration d’activité jusqu’à 15 jours après son début effectif. De ce fait, vous pouvez commencer à travailler avant d’avoir obtenu votre extrait Kbis, mais pendant seulement 15 jours.

Passé ce délai, à défaut d'immatriculation et d'obtention de l'extrait K, vous risquez d'être condamné à verser des astreintes jusqu'à immatriculation effective de l’entreprise.

Une autre situation est celle où vous avez réalisé votre déclaration d’activité, mais vous n’avez pas encore réceptionné votre Kbis, ce qui est assez fréquent car la réception peut parfois prendre 1 à 2 semaines. Dans ce cas, vous pouvez travailler sans aucun souci.

L'Importance de l'Immatriculation au RCS

L’obligation d’immatriculation au RCS pour les auto-entrepreneurs est cruciale, car son non-respect peut entraîner diverses sanctions. Tout d’abord, le défaut d’immatriculation peut entraîner le versement d’astreintes, correspondant à des indemnités journalières de retard, jusqu’à ce que l’immatriculation soit effectuée.

De plus, l’administration a le pouvoir de contraindre l’auto-entrepreneur à s’immatriculer. Dans les cas les plus graves, une absence volontaire d’immatriculation peut conduire à des sanctions pénales sévères, notamment une peine d’emprisonnement pouvant aller jusqu’à 3 ans et une amende pouvant atteindre 45 000 € pour travail dissimulé.

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