L'Extrait Kbis : Durée de Validité et Informations Essentielles pour Votre Entreprise

L’extrait Kbis est un document essentiel pour les entreprises en France. Il sert à certifier l’existence légale de l’entreprise et contient des informations cruciales telles que la forme juridique, la raison sociale et l’adresse. Il est le passeport ou la carte d’une entreprise. Le Kbis est obligatoire pour exercer son activité légalement.

L'extrait Kbis représente une « carte d'identité » à jour d'une entreprise immatriculée au Registre du commerce et des sociétés (RCS). Il est le document officiel qui prouve l’existence juridique d’une entreprise commerciale. Il concerne autant les entreprises individuelles que les sociétés avec plusieurs associés. Les artisans qui veulent exercer une activité commerciale auront besoin d’un extrait Kbis.

Qu'est-ce que l’extrait Kbis ?

L’extrait Kbis est un document officiel délivré par le greffe du tribunal de commerce. Il atteste que vous êtes inscrit au Registre du Commerce et des Sociétés et prouve l’existence légale de votre activité. Cela permet de renseigner sur la situation réelle de l’entreprise.

Le Kbis est exclusivement délivré par le greffe du tribunal de commerce à toute société inscrite au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS). Les entreprises ayant une activité commerciale peuvent être encore concernées par une demande d'extrait K ou Kbis.

Les différents types de Kbis

Il y a plusieurs types de Kbis différents en fonction du statut de votre entreprise ou de votre activité. Pour être précis, le Kbis ne concerne que les personnes morales qui exercent une activité commerciale.

Extrait K : L'extrait K concerne les entreprises individuelles (EI), c'est-à-dire les personnes physiques. Il concerne donc aussi les micro-entrepreneurs. L'extrait est appelé L s'il s'agit de la création d'un établissement secondaire.
Extrait Kbis : L'extrait Kbis concerne les personnes morales, c'est-à-dire à toutes les formes de sociétés commerciales. Il est appelé Lbis s'il s'agit de la création d'un établissement secondaire.

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À quoi sert un extrait Kbis ?

L’extrait Kbis vous permet de mener des démarches administratives et commerciales. Voici les principales raisons pour lesquelles il vous sera indispensable :

Formalités administratives et bancaires : Que ce soit pour ouvrir un compte bancaire professionnel, souscrire une assurance ou demander une aide financière, un extrait Kbis récent est souvent exigé pour finaliser ces démarches.
Attestation de légitimité : En tant qu’artisan-commerçant, vous rencontrerez des clients, fournisseurs et partenaires qui veulent être sûrs de votre sérieux. L’extrait Kbis attestera que votre entreprise est bien immatriculée, en règle et autorisée à exercer son activité.
Accès aux marchés publics : Si vous souhaitez répondre à des appels d’offres ou collaborer avec des institutions, un extrait Kbis à jour vous sera souvent demandé. Il prouvera que vous êtes bien en conformité avec les réglementations.
Obtention de financements et de subventions : L’extrait Kbis est une pièce justificative requise pour accéder à un prêt ou à une aide qui développera votre activité. Les banques et organismes financiers y voient une preuve de la solidité et de la régularité de votre entreprise.

Quelle est la durée de validité de l’extrait Kbis ?

Contrairement à ce que l’on pourrait penser, l’extrait Kbis n’a pas de durée de validité légale. Cette absence de date limite s’explique par la nature évolutive des entreprises. Les informations qu’il contient peuvent être modifiées à tout moment (changement de siège social, d’activité, de forme juridique...). Ainsi, un extrait Kbis ne périme pas.

Mais l’extrait Kbis n’a pas, à proprement parler, de date limite de validité, mais lorsque les informations de l’entreprise changent, alors le kbis devient obsolète, car il ne contient plus les réelles informations sur la situation de l’entreprise. Il vous faudra alors actualiser votre Kbis tous les trois mois et quand vous déclarez des changements dans votre entreprise : adresse, redressement judiciaire, liquidation, changement de dirigeant, etc.

Dans la pratique, la validité de ce document est souvent évoquée. En effet, la plupart des administrations, banques, clients et autres partenaires commerciaux exigent généralement un extrait Kbis datant de moins de 3 mois. Cette règle est motivée par le besoin d’avoir une information à jour sur la situation de votre entreprise. En fournissant un Kbis daté de moins de trois mois, vous assurez ainsi à vos interlocuteurs une transparence totale et montrez que votre établissement est en règle.

Nous vous conseillons donc de toujours posséder un extrait kbis de moins de trois mois. Les organismes officiels sollicitent généralement un extrait daté de moins de 3 mois. Comme nous l’avons vu, une entreprise est en constante modification avec un changement de dirigeant ou une augmentation de capital social. Il est alors important de mettre à jour son Kbis.

Lire aussi: Tout savoir sur l'Extrait Kbis

Comment obtenir un extrait Kbis de moins de 3 mois ?

Pour obtenir un extrait kbis de moins de trois mois, plusieurs options s’offrent à vous.

Infogreffe et MonIdenum : La première option est d’en faire la demande auprès d’Infogreffe ou encore MonIdenum. Aujourd’hui, cette demande est dématérialisée et payante. Notez que vous devrez en faire la demande tous les trois mois, ce qui peut à la longue faire perdre beaucoup de temps aux dirigeants. Par ailleurs, vous ne pourrez faire la demande que de l’extrait kbis de votre entreprise.
LegaDrive : Si vous souhaitez faire la demande d’extrait kbis d’une autre entreprise ou si vous voulez recevoir votre extrait Kbis actualisé sans faire de démarche supplémentaire, vous pouvez souscrire à un abonnement à LegaDrive. Vous recevrez tous les trois mois un Kbis actualisé.

Mettre à jour son Kbis de plus de 3 mois

Pour mettre à jour un Kbis, tout changement doit être fait par le dirigeant, ou le cas échéant approuvés par l’assemblée générale (AG). Selon le statut, les modifications du kbis doivent être votées par les associés, soit à l’unanimité, ou à la majorité.

Lorsque cette décision est validée, le dirigeant doit soumettre les documents nécessaires pour la publication des modifications au journal d’annonces légales, tels que les changements statutaires ou les changements dans les informations de l’entreprise (nouvelle dénomination, changement de siège social, etc.)

Pour formuler l’avis de modification, les informations suivantes doivent être obligatoirement précisées :

Raison sociale,
Forme juridique,
Adresse,
Capital social
Origine du changement,
Date de modification du kbis.

Vous devez par la suite déposer les changements de Kbis auprès du greffe du tribunal de commerce.

Lors de cette étape, certains documents et pièces justificatives sont à transmettre :

Décision de modification de Kbis
Formulaire M3, déclaration sur l’honneur de non-condamnation et carte d’identité du nouveau dirigeant, si le changement concerne le dirigeant de la société,
Formulaire M2
Attestation de publication dans le journal d’annonces légales
Statuts modifiés, le cas échéant.

Il est possible de le faire en ligne sur différentes plateformes ou en personne.

Où trouver son KBis ?

Pour un chef d'entreprise, il a la possibilité de retrouver son KBIS numérique sur le site internet monidenum. Cette démarche est totalement gratuite.

Cependant, toutes personnes lambdas à la possibilité d'avoir accès aux KBIS en ligne de n'importe quelle entreprise immatriculée en France. Pour cela, il lui suffit de faire la demande auprès du greffe du tribunal de commerce dont dépend la société (le tribunal d'instance ou de grande instance pour les régions d'Alsace et Moselle) ou alors de faire une demande en ligne sur le site infogreffe.fr. Attention cette dernière possibilité est payante.

Le cas de l'extrait de Kbis provisoire pour se lancer rapidement

La durée d’obtention de votre premier Kbis est plutôt longue si nous prenons en compte la validation de votre dossier de création d’entreprise, l’immatriculation, etc.

Or, vous ne pouvez pas commencer votre activité sans l’obtention du Kbis ou encore sans certaines démarches administratives comme les subventions. Il existe alors le Kbis temporaire qui sera un numéro d’immatriculation provisoire au RCS.

Comment obtenir un Kbis provisoire ?

Pour obtenir ce numéro temporaire vous devez faire la demande au RCS en ayant déposé le dossier complet d’immatriculation auprès du RCS au préalable. Vous obtiendrez votre numéro au RCS temporaire 48h après votre demande. Vous pouvez utiliser ce Kbis temporaire jusqu’à l’obtention de votre Kbis définitif.

Si vous passez par un Expert-Comptable pour vos démarches de création d’entreprise, ce Kbis provisoire vous sera envoyé automatiquement.

Quelles sont les informations mentionnées dans le Kbis ?

Le Kbis, véritable carte d’identité de votre entreprise, recense tous les actes qui sont intervenus durant la vie de votre entreprise, mais aussi toutes les informations susceptibles d'intéresser les tiers.

Vous l’avez compris, le Kbis est un document complet qui mentionne les informations essentielles telles que :

Le greffe dont relève l’entreprise
La date de délivrance du Kbis
Le numéro de SIREN et le numéro SIRET
Le code APE et l’objet social détaillé
La raison sociale, le sigle, l’enseigne
L’adresse du siège et l’adresse des différents établissements
La date de création de la société
La forme juridique (entreprise individuelle, EURL/SARL, SASU/SAS...)
Le capital social
La durée de vie
Le nom de domaine, le cas échéant (adresse Web de l’entreprise)
Les noms, prénoms, dates et communes de naissance, nationalités et adresses du ou des dirigeant(s)
L’extrait Kbis mentionne si l’entreprise est sous le coup d’une procédure collective
Les décisions suite à une/des procédure(s) collective(s)

Qui peut obtenir un extrait Kbis ?

Le Kbis est un document avec de nombreuses informations intéressantes. C’est en plus un document public, c'est-à-dire que n'importe qui peut demander un exemplaire de votre Kbis. La demande est relativement simple, il suffit de connaître le nom de l’entreprise et son numéro de SIREN ou de son sigle.

Dans l'environnement de l’entreprise, le Kbis est très important, car vos concurrents et vos fournisseurs peuvent l’obtenir.

Nous vous conseillons d’utiliser Infogreffe. Sinon, pour moins de cinq euros vous pouvez obtenir le Kbis de n’importe quelle entreprise.

Quelles sont les démarches à faire et les organismes à contacter pour avoir son Kbis ?

Après la création de votre entreprise ou plus exactement du traitement de votre dossier de création, vous recevrez un Kbis par voie postale.

Il sera attribué par le tribunal de commerce auquel vous êtes rattaché mais ais la durée de validité du Kbis n’étant que de 3 mois vous devez obtenir d’autres exemplaires durant l'existence de votre entreprise.

Voici deux solutions que nous vous proposons :

Infogreffe est une solution digitale où pour quelques clics et moins de cinq euros vous obtenez tous les Kbis qui vous intéressent.
Le greffe de la Chambre commerciale du tribunal d’instance ou le greffe de la chambre commerciale du tribunal de grande instance ou le greffe du tribunal de commerce ont les moyens de vous fournir un exemplaire de Kbis certifié.

Combien coûte un extrait K-bis ?

Les 4 premiers exemplaires d’extraits Kbis qui font suite à la création de la personne morale ne sont pas facturés par le greffe, car la société a versé, en amont, des frais d’immatriculation.

Si vous voulez commander de nouveaux extraits Kbis, les envois suivants sont facturés :

2.69 euros pour une commande de Kbis au greffe
4.18 euros pour une commande de Kbis par courrier
3.37 euros pour un envoi électronique

Ces tarifs, fixés par le greffe, sont susceptibles d’évoluer.

Comment obtenir un extrait Kbis gratuit ? Est-ce possible ?

Tout à fait, l'obtention d'un extrait de KBIS est gratuit et très simple. Il vous suffit de taper portail des sociétés dans la barre de recherche de votre moteur de recherche et le tour est joué.

Type de demande	Tarif
Commande au greffe	2.69 €
Commande par courrier	4.18 €
Envoi électronique	3.37 €

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